La automatización se ha hecho esperar mucho tiempo.
Los escritores de ciencia ficción de la época victoriana ya hablaban de que el trabajo humano acabaría en manos de un ejército de robots, y desde entonces hemos estado esperando la revolución de la automatización. Ahora, por fin, los robots han llegado para liberarnos de las tareas repetitivas y tediosas en una amplia variedad de ámbitos, entre ellos el de las ventas.
La realidad es que los aspectos más gratificantes de las ventas solo ocupan una pequeña parte de la jornada laboral. La satisfacción de hablar con los clientes y cerrar acuerdos se sustenta, entre bastidores, en muchas otras tareas que requieren mucho tiempo y que son las que permiten llevar la venta hasta su conclusión. Es en estos ámbitos donde la automatización puede aportar un gran valor.
Hoy vamos a analizar cinco métodos importantes para mejorar tu proceso de automatización de ventas. Pero antes, veamos en qué consiste y por qué es importante.
¿Qué es la automatización de ventas?
La automatización de ventas no consiste en llamadas comerciales incesantes realizadas por un bot de ventas; eso es un mal uso de la tecnología que acaba irritando a los clientes y no genera ningún crecimiento en las ventas. La automatización de ventas consiste en encargarse de las tareas que (probablemente) no gustan al comercial y llevarlas a cabo de forma eficiente y automática, sin perder de vista el interés del cliente.
Algunos ejemplos del proceso de automatización de ventas podrían ser el uso de herramientas de automatización del correo electrónico para el seguimiento, la incorporación de enlaces de programación en las campañas de correo electrónico, el uso de software de previsión automatizada y otros servicios que, en última instancia, mejoran todo el proceso de ventas.
Pensemos en Simon. Se pasa el día vendiendo prácticos paquetes de software de oficina, como programas para separar archivos PDF. Su empresa no utiliza sistemas de automatización de ventas.
Simón llega a la oficina. Está lleno de energía y motivado, listo para establecer contactos y convencer a los clientes. Sin embargo, antes de poder hacer nada de eso, tiene que buscar clientes potenciales. Dependiendo del software que utilice Simón, esto puede resultar una tarea laboriosa y tediosa, que requiere mucha investigación y ofrece pocos resultados.
Una vez que por fin haya identificado un cliente potencial, puede trabajar para convertirlo en un cliente potencial cualificado, luego en un cliente potencial cualificado y, finalmente, cerrar la venta.
Y entonces puede aprovechar ese impulso positivo y pasar al siguiente cliente, ¿no? No. Ahora Simon tiene que hacer una pausa para ocuparse de algunas tareas administrativas, como introducir datosen el CRM, y es posible que tenga que empezar el proceso de nuevo.
Las soluciones de automatización pueden ayudar a Simon… y a ti.
Las ventajas de mejorar la automatización de las ventas
Desde las secuencias de correo electrónico hasta la gestión de los datos de los clientes, la automatización de los procesos de ventas permite a los comerciales dedicar más tiempo a interactuar con los clientes potenciales, tal y como se pretende. Dedicar tiempo a mejorar la automatización de las ventas dará sus frutos. A continuación te explicamos cómo.
Agilizar las tareas administrativas
Muchas herramientas de automatización de ventas facilitan las tareas administrativas. Desde la creación y actualización de la información de los clientes hasta los correos electrónicos de seguimiento que hacen avanzar al cliente en el proceso de venta, estas tareas son necesarias… pero también requieren mucho tiempo.
A menudo, se dedica más tiempo a las tareas administrativas que a la interacción con los clientes y al cierre de ventas. ¿Sabías que los comerciales dedican solo el 28 % de su semana laboral a vender? Eso supone una gran pérdida de tiempo.
El software de automatización de ventas ayuda a optimizar tus procesos de ventas, de modo que se generen plantillas de correo electrónico, se registren las llamadas de ventas y se creen facturas —de forma automática—, lo que permite a tu equipo de ventas dedicar más tiempo al cliente.
Pero las ventajas de la automatización de las ventas van más allá de la simple realización de tareas.
Reducir las distracciones
Cuando se combinan tareas repetitivas con grandes cantidades de datos de ventas, las distracciones frecuentes y los errores humanos son casi inevitables. Ahí es donde entra en juego la automatización de ventas, que no se cansa, no se aburre ni se pasa una hora perdida en Internet.
Imagina que un miembro de tu equipo está buscando clientes potenciales. Está totalmente concentrado y avanzando en su trabajo hasta que un cliente se pone en contacto para pedir un presupuesto… y tiene que dejar lo que está haciendo.
¿Se resolverá esta consulta rápidamente? ¿O dará lugar a un proceso de fijación de precios y elaboración de presupuestos largo y complicado? Gracias a la automatización, puedes eliminar este riesgo mediante propuestas automatizadas y la resolución automática de consultas que ofrecen respuestas rápidas, lo que permite a tu equipo de ventas volver a sus tareas habituales.
Por lo tanto, la implementación de estas soluciones puede reducir al mínimo las interrupciones para tu equipo. Pero a los empleados les encantará por mucho más que eso.
Empleados más felices
Eliminar las tareas repetitivas y frustrantemente lentas del día a día de tu equipo de ventas no solo aumenta la productividad. Ahora pueden centrarse en lo que mejor saben hacer: hablar con los clientes, cerrar ventas y superar con creces los objetivos.
Una buena automatización mejora tanto la moral como las cifras de ventas.
Los empleados satisfechos son menos propensos a dejar la empresa, y sabemos que encontrar y formar a personal cualificado no es ni rápido ni barato. Apoya a tus comerciales en lo que quieren hacer : vender, cerrar ventas y desarrollar su carrera profesional. Tu apoyo dará sus frutos (en más de un sentido).
¿Te ha convencido? Profundicemos en la aplicación del proceso de automatización de ventas y en algunos consejos para mejorarlo.
5 formas de mejorar el proceso de automatización de ventas
Estos cinco métodos te pondrán en el buen camino hacia la automatización de las ventas. Descubre en qué debes centrar tus esfuerzos y qué errores debes evitar.
1. Automatizar las tareas repetitivas
Esta es la principal área de aplicación del software de automatización de ventas. Como se ha mencionado anteriormente, se dedica mucho tiempo a tareas tediosas y repetitivas que deberían recaer en la automatización, y no en un experto en ventas. A continuación te explicamos cómo aplicarlo e implementarlo:
Investigación
La búsqueda de información pública para identificar nuevos clientes potenciales se puede realizar de forma automática. El software de automatización puede rastrear la información pública y presentársela a tu equipo. Ahora ya está lista para utilizarse en la generación de clientes potenciales y la captación.
Imaginemos que quieres localizar a los responsables de la toma de decisiones de una empresa. En lugar de perder tiempo revisando sus perfiles en las redes sociales y consultando su página de «Acerca de», una herramienta de generación de clientes potenciales puede localizar automáticamente a las personas adecuadas y facilitarte su información de contacto.
Otra forma en que la automatización puede facilitar la investigación es rastreando Internet para encontrar direcciones de correo electrónico. Las herramientas de búsqueda de direcciones de correo electrónico, por ejemplo, pueden encontrar o adivinar las direcciones de correo electrónico de posibles clientes potenciales, para que no pierdas tiempo buscando.
Independientemente de cómo la utilices, la automatización de la investigación te ahorra tiempo y te ayuda a llegar a nuevos clientes potenciales más rápidamente.
Administración y comunicación
Las tareas administrativas y el procesamiento de datos no son precisamente el sueño de la mayoría de los comerciales. Pero hay buenas noticias: la automatización destaca en este ámbito. Si la carga administrativa incluye, por ejemplo, la creación y el mantenimiento de los registros de clientes, la mayor parte de este trabajo puede realizarse de forma automática mediante herramientas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), como Close.
A medida que se va consolidando la relación con el cliente, se pueden actualizar datos importantes, como las grabaciones de llamadas y la información de contacto, sin que tus representantes tengan que hacer ningún esfuerzo. De este modo, se puede acceder fácilmente a la información en el CRM centralizado.
Cualquier información que deba llegar a otro departamento de la empresa, una vez alcanzado un determinado punto del proceso de venta, puede enviarse automáticamente. ¿El equipo de posventa necesita la información de ventas inmediatamente después del cierre? No molestes a tu comercial: deja que el CRM se encargue de ello.
Por último, el software de CRM también puede ayudar a gestionar los aspectos automatizados de las relaciones con los clientes a lo largo de todo el proceso de venta. Desde el primer correo electrónico de captación hasta la confirmación final de la venta, estas comunicaciones informativas y relativamente genéricas pueden enviarse de forma automática.
2. Céntrate en tareas concretas
Podría parecer que las fantásticas herramientas de automatización de ventas son la solución a todo. Para reducir costes y mejorar la eficiencia, una empresa puede implementarlas en todos los ámbitos y luego sentarse a recoger los frutos, ¿verdad? Pues no. La automatización funciona mejor cuando el equipo ha analizado detenidamente qué procesos concretos se beneficiarán de ella y cuáles es mejor dejarlos en manos humanas.
Entonces, ¿dónde aplicar la automatización? Piensa en qué aspectos el proceso de automatización aporta lo que los humanos no pueden ofrecer, y viceversa. Si la automatización agiliza el proceso de venta sin perjudicar la experiencia del cliente, adelante.
Por ejemplo, los clientes se benefician de una mejora en la calidad del servicio. Su experiencia no se ve afectada por el hecho de que el correo electrónico de cortesía lo envíe un bot. Es probable que ni siquiera se den cuenta (y, si lo hacen, no les importará).
Esto es lo que realmente importa: si el cliente quiere responder al correo electrónico llamando a la empresa, ¿le atenderá una persona de verdad?
Se están logrando grandes avances en inteligencia artificial (IA), hasta tal punto que los chatbots están a punto de superar el test de Turing. Sin embargo, a los clientes todavía les gusta hablar con personas (por lo general). El factor humano es fundamental en este caso. Mejora la experiencia del cliente y aporta algo que un programa informático no puede ofrecer.
No escatimes en gastos, ya que a la larga eso perjudicará tu servicio al cliente y tu reputación. A largo plazo, no vale la pena ahorrarse unos pocos euros.
La reducción de costes no debería ser la única motivación para introducir la automatización en el proceso de ventas. Sin embargo, sigue siendo un aspecto relevante (e importante). Lo que nos lleva a:
3. Busca formas de ahorrar tiempo y dinero
La automatización puede suponer un enorme ahorro económico para una organización. Cuando se asignan a personas, o incluso a departamentos enteros, tareas que pueden automatizarse , la automatización puede reducir las necesidades de personal.
Pensemos en el ámbito de la supervisión. A veces, la función principal de un director comercial es mantener a los comerciales centrados en determinadas áreas prioritarias o garantizar que la información clave se comparta con todo el equipo. Tu solución de automatización de ventas puede incorporar estas funciones en la plataforma, activando notificaciones en los paneles de control de los comerciales.
También se pueden destacar las situaciones urgentes, de modo que los comerciales puedan aprovechar cada oportunidad, como el mejor momento para llamar a un cliente potencial o el inicio de un seminario web de ventas útil para la formación continua.
Este tipo de automatización te permite reajustar la gestión de tu empresa. Estos ahorros (tanto económicos como de personal) pueden reinvertirse en otras áreas para mejorar aún más la experiencia del cliente y lograr una mayor satisfacción del mismo. Aprovecha el talento de tus brillantes jefes de ventas para llevar a cabo actividades comerciales creativas y estratégicas, algo en lo que un robot puede ayudar, pero que nunca podrá sustituir.
La automatización también ahorra tiempo. Si el proceso de ventas de tu empresa depende de que determinados empleados realicen ciertos pasos en momentos concretos, es posible que acabes con un proceso de ventas atascado.
Sustituye estos posibles obstáculos por un proceso ágil y sistemático. Cerrar una venta siguiendo unos pasos que no dependan de la disponibilidad o la disposición de otra persona te permitirá obtener mejores resultados.
El resultado final es que los clientes están más satisfechos y (probablemente) aumentan las tasas de conversión, ya que se reducen al mínimo los retrasos. Además, tus resultados financieros se benefician de un ciclo de ventas más corto.
Además, muchas plataformas de ventas cuentan con funciones de puntuación de clientes potenciales que ayudan a identificar cuáles son los más prometedores y con cuáles se debe contactar de inmediato. Esto anima a los comerciales a cultivar las relaciones con los clientes potenciales que tienen más probabilidades de convertirse en ventas en breve.
Si se utiliza correctamente, la automatización de las ventas puede reducir considerablemente el desperdicio de recursos, es decir, de tiempo y dinero. Pero no olvides evaluar tu proceso y actualizarlo cuando sea necesario.
Analiza detenidamente tus procesos de automatización. Si se producen problemas de rendimiento debido a fallos en las herramientas y aplicaciones de automatización que se averían y suponen una pérdida de tiempo y dinero mientras se reparan, se trata de un fallo de la automatización.
En estas situaciones, los responsables deben plantearse si optar por una solución de automatización diferente o descartarla por completo y recurrir a la realización manual de las tareas.
4. Empieza poco a poco
No empieces con una automatización total y generalizada, con tecnología al estilo de «Tomorrowland». Es fácil dejarse llevar por la innovación tecnológica, pero si vas demasiado lejos y demasiado rápido, te expones a dos riesgos.
Daños a la cultura de tu empresa
Los cambios pueden suponer un impacto para tus procesos y tu equipo. Tu empresa es una entidad orgánica que funciona basándose en la tradición y la familiaridad. Aunque no debes caer en la complacencia, tampoco debes abandonar por completo lo que ha funcionado en el pasado.
Los beneficios de una automatización optimizada pueden tardar un tiempo en hacerse notar, ya que los trabajadores deben acostumbrarse a la nueva forma de trabajar y tomar conciencia de las nuevas oportunidades. Por eso, lo más sensato es introducir la automatización de forma gradual.
Por ejemplo, si limitas tu primer paso hacia la automatización a un mensaje de «bienvenida» para los nuevos clientes, estarás empezando de una forma que no dejará a los empleados desorientados, preguntándose qué ha sido de la empresa a la que se incorporaron. A continuación, ve aumentando la automatización sobre la marcha, contando con la participación de tus empleados.
Daño a la reputación de tu empresa
Los clientes pueden mostrarse sensibles ante los cambios en su empresa favorita, sobre todo los clientes habituales. Han decidido hacer negocios contigo porque les gustas y les gusta tu forma de trabajar. Si cambias demasiado, o si lo haces de forma imprudente, podrías poner en peligro su fidelidad.
La clave está en identificar qué es lo que los clientes valoran y aprecian de tu negocio. Quizá para averiguarlo sea necesario realizar una buena encuesta, pero que así sea.
Imaginemos que tu empresa vende zumos de fruta con un estilo desenfadado y llamativo. Quieres optimizar tu proceso de ventas, pero sin perder a ninguno de tus clientes actuales. Así que realizas una encuesta y descubres que a la mayoría de tu clientela le encanta tu originalidad; pero, más concretamente, el estilo de comunicación que se refleja en tus envases y en tu estrategia de marketing.
Ahora, solo tienes que asegurarte de que tu comunicación se ajuste a la imagen de marca… y automatizarla. Busca un creador de contenido excelente para los mensajes, tanto para las redes sociales como para las campañas de marketing por correo electrónico, y luego deja que la automatización se encargue de su envío.
En resumen, no alteres los elementos intrínsecos que tanto gustan a tus clientes, y aprovecha la automatización para mejorarlos diez veces más (en beneficio de todos).
5. Céntrate primero en las tareas diarias
Para que la automatización tenga el mayor impacto posible, debe aplicarse a las pequeñas tareas diarias de ventas. Si solo la utilizas para elaborar tu informe anual, no estás aprovechando todo su potencial.
El tiempo se va esfumando en la acumulación de un sinfín de pequeñas tareas. Por ejemplo, estar constantemente abriendo y cerrando el correo electrónico y comprobando si hay mensajes nuevos supone una gran pérdida de tiempo. Es mucho más eficiente dedicar sesiones específicas al correo electrónico, por ejemplo, cada dos horas.
Una vez más, la automatización viene al rescate. Configura tu panel de control de ventas para que te avise cuando sea el momento de revisar el correo electrónico. En ese momento, dedica toda tu atención a gestionar los mensajes recibidos. Es posible que el remitente ya haya recibido un aviso automático indicando que su correo ha sido recibido y que se le responderá en breve.
La automatización también permite escalonar los intervalos de revisión del correo electrónico, de modo que alguien del equipo se ocupe de la bandeja de entrada compartida cada pocos minutos. Esto puede tener un gran impacto en las tasas de respuesta a los correos electrónicos.
Sin duda, esto es mucho mejor que el método predeterminado, tan habitual, que consiste en recibir una notificación cada vez que llega un correo electrónico. Esto no hace más que interrumpir el flujo de trabajo del agente, lo que le impide realizar su trabajo con eficacia.
¿La automatización: el futuro de las ventas?
Un proceso eficaz de automatización de ventas tiene mucho que ofrecer. Realiza las tareas tediosas mucho mejor que las personas y deja que estas se dediquen a lo que una herramienta de software simplemente no puede hacer. En cuanto a la reducción del estrés, la mejora de la productividad comercial y la optimización de la gestión de clientes potenciales, las ventajas son reales y duraderas.
Pero recuerda: ten cuidado con dónde aplicas la automatización. Quieres aprovechar todas las ventajas sin correr algunos de los riesgos. Ten especial cuidado con la interacción con los clientes. Su experiencia lo es todo. Y además, ten cuidado de no alterar la cultura o el carácter de tu empresa. Quieres mantener intactos el valor y los valores de tu empresa.
Si se aplica con cuidado, la automatización puede impulsar tus procesos de ventas y beneficiar a toda la empresa. Bienvenidos al equipo de ventas, robots.
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