11 plantillas y ejemplos de informes de ventas: Cómo crear un informe de ventas rápidamente

Como director de ventas, tiene muchas responsabilidades entre las que se incluye la tarea de crear informes de ventas que los ejecutivos puedan comprender rápidamente.

Además de gestionar su equipo de ventas, proporcionarle formación y garantizar su crecimiento, los directores y gerentes de ventas también tienen la tarea de recopilar los datos adecuados y presentarlos a la dirección.

Sé de primera mano que esto puede resultar un poco abrumador. La buena noticia es que crear un informe de ventas eficaz no tiene por qué ser estresante. Con las herramientas adecuadas y una plantilla de informe de ventas sólida, puedes crear un informe de ventas procesable en tan solo unos minutos.

Antes de hablar de estrategia, definamos rápidamente un informe de ventas y determinemos qué puntos de datos debe incluir.

¿Qué es un informe de ventas?

Los gestores de ventas y otras partes interesadas utilizan estos datos para comprender la actividad general de ventas y el rendimiento del equipo de ventas, detectar problemas en el proceso de ventas y tomar decisiones empresariales más informadas.

El informe de ventas también puede trazar estrategias de crecimiento eficaces, identificar a los clientes ideales de la empresa y esbozar estrategias para agilizar el proceso de ventas.

Los informes de ventas suelen ser creados por jefes de equipo o directores de ventas, y tienen un formato que permite comunicar datos importantes a equipos o líderes específicos de forma eficaz.

Puede diseñar su informe de ventas como un documento de varias páginas, un documento Excel, un gráfico o incluso una presentación gráfica.

Cómo redactar un informe de ventas en 5 pasos

Cualquiera puede incluir cifras en un informe y divagar en una larga reunión. El verdadero reto es crear un informe de ventas que comunique los datos correctos sobre el proceso de ventas y no duerma a la audiencia. Eso requiere un toque especial.

Aquí tienes cinco pasos para crear un informe de ventas de éxito que no aburra a tu audiencia hasta las lágrimas.

1. Identifique el objetivo de su informe de ventas

El propósito de su informe es compartir las métricas de ventas. Pero no es posible incluir todos los datos de ventas. Céntrate en los datos que te ayuden a ti o a la empresa a alcanzar objetivos concretos.

Para empezar, pregúntese por qué elabora un informe de ventas. ¿Está midiendo la eficacia de sus campañas promocionales? ¿Quiere identificar tendencias de ventas interesantes para una previsión de ventas? ¿Su informe de ventas está diseñado para motivar a su equipo o asegurarse de que están haciendo suficientes llamadas salientes? ¿O es una instantánea útil de los KPI de ventas para que trabaje su equipo de operaciones de ventas?

El objetivo de su informe de ventas es ayudarle a recopilar y analizar el tipo de datos adecuado. También le ayudará a determinar el alcance de su informe, como el tiempo para informar.

2. Conozca la audiencia de su informe de ventas

Una vez que sepa exactamente por qué está creando un informe de ventas, el siguiente paso es definir su audiencia para que su informe pueda centrarse en la información que les interesa.

No enviarías el mismo correo electrónico frío a un director general y a un director de marketing, ¿verdad? Tampoco deberías enviarles el mismo informe de ventas.

A un responsable de marketing, por ejemplo, probablemente le interesen detalles como qué campañas de marketing generaron las ventas más rentables. A su director de ventas probablemente le interese saber si los representantes cumplirán sus cuotas.

Sin embargo, el Consejero Delegado y otros responsables de la toma de decisiones están más interesados en el "panorama general", como el crecimiento global de la empresa, que en los detalles de cada campaña.

3. Recopile sus datos de ventas

Una vez definidos el objetivo y los destinatarios del informe de ventas, es hora de recopilar los datos de ventas, filtrar la información y analizarla. Esta es la parte divertida. (O quizá sea sólo cosa mía).

Asegúrate de que el proceso de recopilación de datos está orientado a los objetivos y no presenta complicaciones. Si es posible, utilice herramientas que se integren con su CRM u otro software de ventas, lo que facilitará enormemente la obtención de datos.

Comience por esbozar las métricas que desea incluir en su informe y las tendencias generales que considera importantes. Un informe de ventas estándar incluye los principales KPI, el rendimiento del equipo, el número de bienes vendidos, la retención de ingresos netos, las ventas netas, los beneficios y los costes de adquisición de clientes.

También puede incluir el crecimiento de las ventas, las ventas regionales, las nuevas oportunidades, el rendimiento del equipo u otras métricas relevantes.

Tendrá que limpiar o filtrar los datos para eliminar los registros duplicados y centrarse en áreas específicas para mejorar la precisión de los datos. Por ejemplo, si quieres compartir métricas de ventas para Norteamérica, excluirías los números internacionales.

A continuación, defina el periodo que abarcará su informe. Suele ser una buena idea comparar dos periodos diferentes -actual y anterior-; por ejemplo, puede comparar las métricas mes a mes o año a año.

4. Cree imágenes atractivas para resaltar las métricas de ventas importantes

¿Ha asistido alguna vez a una reunión en la que el presentador lee diapositivas llenas de texto? Es aburrido y, lo que es peor, así es más difícil asimilar datos.

La forma de presentar los datos es tan importante como los propios datos. Aquí es donde la visualización de datos puede ayudar. En lugar de esperar que los directivos repasen hojas de cálculo llenas de números, utiliza gráficos y diagramas para ilustrar claramente el impacto de los datos importantes, contribuyendo de forma significativa a la gestión del rendimiento de las ventas.

Por ejemplo, un gráfico lineal puede mostrar el aumento o la disminución de los ingresos a lo largo del tiempo. Un gráfico circular puede ilustrar la contribución de cada producto a las ventas totales. Los gráficos de barras pueden utilizarse para comparar el rendimiento de los empleados.

Visualizar los datos ayuda a que el informe de ventas sea fácil de entender y digerir. También puede poner de relieve tendencias y retos importantes en las métricas de ventas clave que podrían afectar al rendimiento de las ventas en los próximos meses.

Además, el uso de elementos visuales le ayudará a elaborar un informe atractivo que evite que su audiencia se quede dormida.

Para crear visualizaciones de datos, como gráficos, diagramas y mapas, y utilizarlas en tus informes, utiliza una herramienta de visualización de datos como Google Data Studio.

Si sus informes ponen de manifiesto problemas o aspectos en los que se está quedando corto, considere la posibilidad de realizar un análisis DAFO para determinar la causa.

Psst...curiosidad sobre los factores que influyen en valor total del contrato? Consulte nuestro artículo.

5. Explicar el significado de las cifras de ventas

Por sí solas, las cifras pueden ser engañosas y conducir a juicios erróneos.

Por eso es importante contextualizar siempre los datos que se presentan en lugar de limitarse a dar cifras.

¿Cuáles son los distintos tipos de informes de ventas?

Hay montones de tipos diferentes de informes de ventas, y no existe un documento adecuado para todas las organizaciones. Diferentes equipos de una misma organización pueden utilizar distintos informes de ventas para resaltar diferentes datos.

La mayoría de los informes cubren un periodo de tiempo específico, como los informes de ventas diarios, semanales, mensuales y trimestrales. Sin embargo, los informes también pueden abarcar diferentes etapas del proceso de venta.

Estos son los tipos más comunes de informes de ventas y cuándo utilizarlos.

1. Informe sobre la cartera de ventas

El informe de canal de ventas muestra el valor de su canal de ventas y el número de operaciones en cada fase del canal. Destaca cuántos acuerdos podrían perderse y cuántos se ganarán, y cómo esto podría afectar a los ingresos globales de la empresa.

Dentro del pipeline, se describen todas las etapas clave de las operaciones para ofrecer una imagen clara del rendimiento de los ciclos de ventas diarios, semanales y mensuales.

Informe de ventas en curso en Close

Utilice este informe de ventas para: Mostrar el éxito o los retos en su canal de ventas.

2. Informe sobre el índice de conversión

Un informe sobre la tasa de conversión, o tasa de ganancias, muestra la eficacia con la que su equipo de ventas convierte los nuevos clientes potenciales en nuevos clientes.

Estos valiosos datos proporcionan información sobre la solidez de su estrategia global de ventas y ponen de relieve el rendimiento de los representantes y equipos de ventas.

El análisis de las tasas de conversión de cada vendedor puede mostrarle exactamente el rendimiento de esa persona, así como sus puntos fuertes y débiles en general.

Si los clientes potenciales no se convierten en acuerdos ganados ni en nuevos clientes, los informes sobre la tasa de conversión en cada etapa del proceso de ventas le ayudarán a identificar áreas de mejora.

Utilice este informe de ventas para: Destacar la diferencia entre los clientes potenciales que se cierran y los que no o para destacar la diferencia de rendimiento entre los representantes/equipos/campañas de ventas.

3. Informe de rotación de clientes

La tasa de rotación muestra la tasa global a la que un cliente dejará de hacer negocios con su empresa o de utilizar su producto.

El informe de rotación le mostrará cuándo los clientes cambian de empresa y por qué, proporcionándole información sobre las tendencias generales.

La tasa de rotación es importante para las ventas porque una tasa de rotación alta podría significar que se está dirigiendo a los clientes potenciales equivocados.

Utilice este informe de ventas para: Realizar un seguimiento del número de clientes que abandonan y los rasgos que comparten, como el tamaño de la empresa, el representante de ventas, la fuente de clientes potenciales, etc.

4. Informe de previsión de ventas

Una previsión de ventas es un informe detallado que estima cuánto venderá una empresa, un equipo de ventas o un vendedor cada semana, mes, trimestre o año.

Una previsión de ventas le ayuda a detectar posibles problemas en una fase temprana, cuando aún es posible evitarlos o solucionarlos.

En Close, puede prever fácilmente las ventas futuras utilizando los valores detallados de la vista Pipeline:

Utilice este informe de ventas para: Predecir las ventas futuras por representante, equipo, ubicación o tipo de cliente potencial.

5. Operaciones ganadas y operaciones perdidas

El seguimiento de las operaciones ganadas y perdidas le ayuda a ver cómo va el negocio y cómo se rentabilizan los esfuerzos de venta específicos.

Este informe también le permitirá saber cuáles de sus productos son más populares que otros.

Utilizando los datos adecuados, puede detectar tendencias relacionadas con las ofertas de productos de mayor rendimiento y maximizar esas oportunidades para conseguir más negocio.

Los informes de ventas ganadas y perdidas también ayudarán a los jefes de ventas a comprender el rendimiento individual de sus equipos y representantes.

Utilice este informe de ventas para: Realizar un seguimiento de las tendencias de los acuerdos ganados y perdidos por tipo de producto, detalles de la empresa, equipos de ventas o representantes concretos.

6. Tamaño medio de las operaciones

El informe sobre el tamaño de las operaciones le ayuda a determinar el número de ventas necesarias para alcanzar un objetivo de ingresos específico.

Por ejemplo, si cada operación ganada produce 5.000 dólares de ingresos y su objetivo de ventas es de 50.000 dólares, sabrá que su equipo necesita cerrar diez nuevas operaciones en ese plazo.

Esto también puede ayudar a planificar la capacidad de ventas y la asignación de recursos.

Utilice este informe de ventas para: Seguir el impacto de los descuentos, el rendimiento de los representantes, el crecimiento general del negocio y el impacto de las campañas.

7. Informe de llamadas de ventas

Puede realizar un seguimiento de la eficacia de sus representantes de ventas midiendo el número de llamadas telefónicas de ventas que realizan a sus clientes potenciales.

Explorador de Close Call

Esto puede ayudarle a comprender si existen diferencias en las tasas de cierre o discrepancias entre el número de llamadas telefónicas y el número de operaciones cerradas.

Los informes de llamadas también pueden ayudarle a aislar métricas específicas y segmentar los datos sobre los clientes potenciales individuales a los que se llama.

Informe de comparación de actividades en Close

Utilice este informe de ventas para: Establecer puntos de referencia para nuevas contrataciones, recopilar datos sobre clientes potenciales valiosos y optimizar su proceso de ventas.

4 plantillas gratuitas de informes de ventas (descargables en formato Google Sheets y Microsoft Excel)

Ahora que entiendes la importancia de los informes de ventas, veamos algunas de las plantillas más populares. Puede acceder a estas plantillas en Google Drive o Excel y copiarlas y pegarlas fácilmente para hacerlas suyas.

1. Plantillas de informes diarios de ventas

Esta plantilla básica de informe diario de ventas para ejecutivos de ventas incluye acceso a una amplia lista de inventario que puede utilizar para supervisar las ventas de varias líneas de productos. Si estás empezando y lo único que necesitas es una plantilla básica, prueba esta plantilla gratuita de informe diario de ventas en formato Google Sheets (también puedes descargar una versión para Microsoft Excel), que te ofrece SmartSheet.

2. Plantilla de informe semanal de ventas

Utilice esta plantilla de informe semanal de ingresos por ventas para supervisar y realizar un seguimiento de la actividad de ventas de una semana determinada con respecto a un objetivo de ventas específico. Gracias a Microsoft, esta plantilla gratuita de Google Sheets y Microsoft Excel te permite realizar un seguimiento de las actividades de cada vendedor en varias ubicaciones y en varias líneas de productos.

3. Plantilla de informe de ventas totales (con tabla dinámica)

¿Le gustan las tablas dinámicas? Te gustará esta plantilla de informe de ventas. Esta hoja de cálculo (y Google Sheets) facilita el seguimiento de las ventas de productos y el rendimiento de los clientes a lo largo de cada trimestre. Puedes añadir rápidamente nombres de clientes y ordenar por producto o cliente.

Puede descargar el informe de resultados en formato Google Doc y hacer una copia para sus propios informes de ventas.

4. Seguimiento de las previsiones de ventas

Esta plantilla de informe mensual de ventas forma parte de nuestra lista de las mejores plantillas de previsión de ventas. Está diseñada para ayudar a las pequeñas empresas a realizar un seguimiento de las oportunidades de venta, a quién se asigna cada cliente potencial, en qué fase del proceso de ventas se encuentra y la probabilidad de cerrar el trato.

A continuación, podrá realizar rápidamente estimaciones de previsiones de ventas esenciales para saber cuántas operaciones se cerrarán a final de mes.

Utilización de informes de ventas en Close

Crear reportes de ventas puede ser un PIA, aún cuando utilice una plantilla como las que listamos arriba. Si esas plantillas no son exactamente lo que está buscando, pruebe los informes de ventas deClose aquí.

Nuestros informes incluyen toneladas de datos, como informes de actividad de ventas en tiempo real, índices de éxito y una tabla de clasificación del equipo. Mejor aún, no se necesitan fórmulas de Excel. 🙌

Consejos rápidos para mejorar sus informes de ventas

Tanto si se trata de una pequeña empresa (que utiliza un CRM para pequeñas empresas) como de una organización empresarial con grandes recursos, los pasos anteriores le ayudarán a elaborar un informe de actividad de ventas que cumpla su cometido.

Sin embargo, si quiere ser mejor que la media, tendrá que hacer un esfuerzo adicional. Estas estrategias le ayudarán a crear un informe de ventas que proporcione datos procesables rápidamente. (Y te hará quedar bien ante tu jefe).

Comience con un resumen del informe de ventas

La mayoría de los informes empresariales empiezan con un resumen ejecutivo,por algo será. Los responsables de la toma de decisiones están muy ocupados, así que lo mejor es ofrecerles los datos más relevantes lo antes posible.

Presente brevemente el informe, con los puntos más destacados y las conclusiones más importantes. ¿Qué datos tiene para compartir? ¿Qué significan y por qué son importantes?

Utiliza tus métricas de ventas de alto nivel para crear un resumen que ayude a captar la atención y diga a tu audiencia qué esperar para que estén mejor preparados para procesar esa información.

Esto podría incluir un resumen inicial de lo siguiente:

• Número total de ventas
• Volumen total de ventas
• Total de operaciones en curso
• Ingresos totales

Si detecta grandes oportunidades o posibles retos, inclúyalos también.

Elimine la palabrería de sus informes de ventas

Puede resultar tentador incluir demasiadas cosas en su informe de ventas. Pero más no siempre es mejor. En lugar de incluir todos los datos en cada informe, piense en quién lo verá y qué datos le interesan. A veces, esto significa crear varios informes de ventas para distintos departamentos.

Si te cuesta eliminar datos, considera la posibilidad de añadir una sección de "Tendencias a vigilar" al final. Enumera las métricas y los cambios que estás monitorizando y qué impacto podrían tener a largo plazo.

Utilice una plantilla de informe de ventas

Si no tiene tiempo para diseñar y dar formato a un informe de ventas desde cero, utilice una de las plantillas anteriores. Utilizar una plantilla de informe de ventas tiene dos ventajas principales:

1. Una buena plantilla de informe de ventas proporciona un esqueleto bien estructurado, por lo que sólo tendrá que introducir sus datos e información.
2. Esto puede ayudarle a ahorrar mucho tiempo y esfuerzo, al tiempo que le garantiza un informe bonito y organizado.

Automatice sus informes de ventas con un CRM

Si su empresa utiliza un software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), puede utilizarlo fácilmente para generar un informe de ventas personalizado y detallado.

Las herramientas tradicionales como Microsoft Excel o Google Sheets son buenas para almacenar datos y realizar cálculos complejos, pero hay que configurar las fórmulas y dar formato a las hojas desde cero. Es tiempo que podrías dedicar al seguimiento de clientes potenciales o, ya sabes, a navegar por Reddit.

Sin embargo, un CRM facilita la generación de informes de forma casi inmediata porque ya realiza el seguimiento y almacena los datos de ventas en tiempo real. Tanto si eres una startup que utiliza un CRM como si eres el propietario de una pequeña empresa que busca mejorar sus métricas de resultados, contar con informes de ventas de calidad es esencial para tomar decisiones basadas en datos sobre cómo hacer crecer mejor tu negocio.

Puede ver fácilmente cualquier periodo de tiempo, establecer intervalos de fechas personalizados, comparar con periodos anteriores y analizar el rendimiento de los representantes de ventas.

Al automatizar partes del proceso de elaboración de informes de ventas, puede reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para elaborar un informe que transmita información relevante de forma atractiva.

La mayoría de los CRM ofrecen varios informes que puede generar y personalizar para adaptarlos a sus necesidades.

¿Listo para crear mejores informes de ventas?

Puede que los informes de ventas no sean su parte favorita del trabajo, pero son cruciales para hacer crecer su negocio y cerrar más tratos.

Los informes de ventas muestran qué estrategias funcionan y cuáles no, y ponen de relieve las oportunidades de crecimiento. Y ayudan a tu jefe a ver cuándo tú o tu equipo estáis arrasando.

Siga los pasos para crear un informe de ventas que transmita la información correcta y tenga el máximo impacto.