La contratación, al igual que las ventas, puede ser complicada.
Estás haciendo malabarismos con candidatos, correos electrónicos y comentarios. La mayoría de las empresas se conforman con sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) que parecen sacados del año 2008. 🥱
Pero en Close nos preguntamos: «¿Y si nos saltáramos todo eso y utilizáramos nuestro CRM para formar el equipo de nuestros sueños?».
Spoiler: funcionó.
Me llamo Maddie Tierney y soy responsable de selección de personal en Close. Estoy aquí para mostrarte cómo hemos convertido nuestro CRM en una herramienta de contratación muy eficaz, que nos permite trabajar de forma organizada, eficaz y eficiente.
Aunque no recomendamos necesariamente utilizar Close solución de recursos humanos, hemos descubierto las ventajas de probar nuestro propio producto y queremos compartir esta experiencia para inspirar vuestro proceso de ventas.
Así es como utilizamos Close contratar de forma más inteligente, rápida y eficaz.
Cómo utiliza mi equipo Close el proceso de selección de personal
La mayoría de las empresas emergentes contratan con un objetivo claro, y eso requiere muchos recursos y energía para encontrar a los mejores candidatos. Cuando se cuenta con un equipo pequeño, cada contratación tiene un impacto enorme.
En Close, sabemos perfectamente de qué se trata. Solo en el último año, me encargué del proceso de selección de 250 candidatos para distintos puestos y envié más de 2.500 correos electrónicos a lo largo de todo el proceso de selección de esos candidatos. El equipo en su conjunto entrevistó a 580 candidatos.
Para mantener todo ese volumen de datos en orden, necesitábamos una plataforma ágil que permitiera a nuestro equipo gestionar a los candidatos de forma colaborativa sin limitarnos a un proceso rígido.
El problema era que la mayoría de las herramientas tradicionales no están diseñadas específicamente para este enfoque flexible; o bien son caras y poco flexibles en cuanto a lo que ofrecen (y a menudo están pensadas expresamente para grandes organizaciones), o bien no son lo suficientemente personalizables como para adaptarse a los rápidos cambios que se requieren en un entorno de tipo startup.
En el ámbito de las ventas, se guía a los clientes potenciales a través de llamadas sucesivas, seguimientos y puntos de contacto para determinar si son o no candidatos adecuados. Lo mismo ocurre con la contratación. Por ello, es fundamental contar con las herramientas adecuadas para ser creativos y hacer un seguimiento de lo que necesitamos y cómo lo necesitamos, lo que hace que nuestro proceso sea más eficaz.
Hay dos formas en que los nuevos candidatos pueden incorporarse a nuestro proceso de selección:
- Entrantes: alguien envía su candidatura a una vacante en Close. Estos candidatos envían su solicitud a través de plataformas de selección de personal como Lever o Ashby. Utilizamos la automatización para importar esos perfiles a Close.
- Saliente: Se trata de candidatos que hemos identificado como posibles candidatos para un puesto vacante. Nos ponemos en contacto con ellos mediante la automatización de Close, que nos permite automatizar una serie de pasos (como, por ejemplo, una secuencia de correos electrónicos).
Contar con una única fuente de información veraz sobre los candidatos
Una vez que los datos están en Close, disponemos del contexto necesario, que incluye información como:
- De dónde procedía el candidato
- Lo que escribieron en su solicitud
- Cualquier comunicación previa con algún miembro de nuestro equipo, incluso si alguien del equipo interno les recomendó para el puesto
- Datos de contacto y ubicación del candidato
- El perfil de LinkedIn y la página web del candidato, así como los puestos a los que ha solicitado (y cualquier otro a los que haya solicitado en el pasado)
El uso Close nos Close analizar los datos con gran detalle. Esto significa que tenemos toda la información sobre el candidato al alcance de la mano en cada fase del proceso de selección. Este contexto permite a nuestro equipo acudir bien informado a las entrevistas, comprender el panorama completo de cada candidato y mantenerse organizado para que no se pase nada por alto.
La flexibilidad dentro del proceso también es fundamental: utilizamos los estados personalizables Closepara indicar en qué fase del proceso de selección se encuentra un candidato, lo que nos permite marcar a los candidatos como «ha presentado su solicitud» o «en proceso de entrevista con la alta dirección», por ejemplo. Esta personalización nos permite adaptar estos estados a nuestro proceso actual o modificarlos a medida que vamos mejorando continuamente.
Lo mejor de todo es que podemos ver toda la información sobre un candidato resumida en la parte superior de la página gracias a los resúmenes de candidatos generados por IA. Así, si necesito comprobar en qué fase del proceso de selección se encuentra un candidato, puedo verlo de inmediato en una sola pantalla, con los puntos clave destacados en la parte superior.
Anotar comentarios y notas de la entrevista
En Close, nuestro proceso de selección es sumamente colaborativo y global. Se realiza una entrevista individual con cada candidato a medida que avanza en el proceso de selección. Cada conversación tiene unos objetivos específicos y evalúa múltiples facetas de la experiencia del candidato, desde su estilo de comunicación hasta sus conocimientos especializados.
Aunque esto requiere mucho tiempo, nos ayuda a incorporar a los mejores candidatos posibles al Close . Algunas empresas prefieren que cada entrevistador evalúe a los candidatos de forma aislada, pero nosotros no hemos optado por hacerlo así.
Nuestra filosofía de contratación es exhaustiva y está orientada a los resultados; por ello, es importante que cada miembro del equipo que entreviste a un candidato pueda consultar las notas y los comentarios de los demás miembros del equipo que ya hayan hablado con él, a fin de disponer de toda la información contextual posible desde el principio.
Esto también es importante si tenemos en cuenta que nuestro proceso de selección no es rápido (por lo general, los candidatos pasan por nuestro proceso de entrevistas a lo largo de un periodo de entre 30 y 90 días). Mantener el orden es IMPRESCINDIBLE.
Para ello, utilizamos «Actividades personalizadas» con el fin de recopilar comentarios de forma estandarizada tras cada entrevista.
Nos permite realizar un seguimiento de:
- Fase de la entrevista: esta opción del menú desplegable permite al entrevistador seleccionar en qué fase del proceso se encuentra este candidato.
- Resultado: la valoración general del entrevistador sobre el candidato. Se trata de un menú desplegable con seis opciones para indicar su opinión.
- Resumen: Este espacio de texto libre permite al entrevistador añadir más detalles sobre lo que ocurrió durante la llamada y darle el formato que desee.
- Notas de la llamada sin editar: Otro cuadro de texto libre en el que el entrevistador puede escribir notas durante la llamada.
Además de esta actividad personalizada, utilizamos Notes in Close llevar un seguimiento de las referencias, los proyectos para realizar en casa y otros detalles. Esto resulta muy útil, ya que permite mantener todos estos datos importantes en un único lugar de fácil acceso, lo que resulta muy práctico para toda la organización.
Seguimiento de actividades personalizadas para recabar opiniones de los candidatos
Queremos que los candidatos tengan la mejor experiencia posible durante el proceso de selección, por lo que recopilamos todos sus comentarios para mejorar nuestro proceso y la experiencia en general. Estos comentarios suelen ser espontáneos y se transmiten a través de una llamada o un correo electrónico. Posteriormente, podemos incorporarlos a nuestra «Actividad personalizada».
Esta sencilla actividad personalizada nos permite anotar lo que se ha dicho y añadir luego la valoración (positiva, negativa o neutra). El hecho de registrar estos datos en una actividad personalizada nos permite añadirlos a listas dinámicas de clientes potenciales con filtros personalizados, lo que nos permite identificar cualquier tendencia dentro del conjunto de datos.
Con estos datos, podemos preguntarnos: ¿Cómo se sienten nuestros candidatos a lo largo del proceso? ¿Cómo se sienten los candidatos de un departamento concreto? A partir de ahí, podemos aportar ideas para mejorar continuamente el proceso de selección.
Este es otro ejemplo de lo importante que es contar con la flexibilidad necesaria para definir lo que nos importa y hacer un seguimiento de lo que resulta valioso para el equipo.
Creación de vistas inteligentes para un seguimiento de alto nivel
«Smart Views» te permite acceder con un solo clic a tus búsquedas favoritas y te muestra únicamente los clientes potenciales (o, en mi caso, los candidatos) que se ajustan a los criterios que hayas establecido en ese momento.
Estas son algunas de las vistas inteligentes personalizadas que he configurado en Close hacerme la vida más fácil:
Vistas inteligentes específicas para cada puesto: cada vez que contratamos para un puesto, configuro una vista inteligente que filtra los candidatos de ese puesto y muestra aquellos cuyo «Estado» actual indica que siguen activos en el proceso de selección. De este modo, puedo ver rápidamente quiénes son los candidatos en el proceso de selección para cada puesto.
Entrevistas de hoy: esta vista inteligente muestra a todos los candidatos con una reunión programada que no se haya cancelado. Esto me ofrece una visión general de las entrevistas que se celebran hoy. (También tengo una vista inteligente para ver las entrevistas de mañana y las de la próxima semana).
Comentarios de hoy: Si quiero revisar los comentarios de la entrevista que se han hecho hoy, puedo consultar esta vista inteligente, que filtra los perfiles de los candidatos que tienen una actividad personalizada de entrevista creada hoy.
Todo esto es visible para el resto del equipo, lo que significa que cualquier entrevistador también puede consultar estas «Smart Views».
También hago un seguimiento de mis actividades de contacto con Smart Views. Llevo un registro de todos los candidatos con los que nos hemos puesto en contacto y de si han abierto o respondido a un correo electrónico o han concertado una llamada con el equipo.
Consejo profesional: ¡Yo también tengo una vista inteligente llamada «Revisa tus borradores» para mi uso personal! Cualquier cliente potencial que tenga un borrador de correo electrónico que nunca se haya enviado aparece aquí. Esto me viene genial cuando estoy escribiendo un correo y me distraigo con otra cosa: ¡siempre puedo volver aquí para asegurarme de que nunca se me olvida enviarlo!
Cómo Close mis procesos de selección de personal
Los profesionales de la selección de personal saben que la captación de candidatos es una pieza fundamental del rompecabezas, y ahí es donde entra en juego el outbound.
A la hora de contratar talento, mi método es similar al de los comerciales que se dedican a la venta proactiva: primero hay que encontrar a las personas adecuadas, ponerse en contacto con ellas de forma espontánea con un mensaje bien pensado y sincero, ¡y, con suerte, conseguir que acepten una llamada!
Cabe destacar que, aunque la automatización mejora mi eficiencia, no aplicamos un enfoque único para la comunicación. Cada mensaje que enviamos a los candidatos se redacta con mucho cuidado, por lo que siempre tiene un toque personal.
Así es como gestiono mis flujos de trabajo de salida en Close:
En primer lugar, buscaré a las personas adecuadas para el puesto que queremos cubrir. El responsable de contratación y yo estamos colaborando estrechamente para examinar minuciosamente cada perfil y asegurarnos de que sean candidatos prometedores para nuestro equipo.
Normalmente busco a gente en LinkedIn y utilizo una herramienta como ContactOut para obtener sus direcciones de correo electrónico. Una vez las tengo, uso Zapier para introducir toda esa información en un perfil de cliente potencial en Close. A partir de ahí, su estado pasa a ser «En cola de salida», lo que significa que tengo que ponerme en contacto con esa persona.
A continuación, los incluiré en una secuencia automatizada que incluye correos electrónicos, SMS, llamadas telefónicas, tareas, etc.
Cada puesto cuenta con su propia secuencia automatizada en Close. Nuestro proceso es colaborativo y estoy trabajando en estrecha colaboración con el responsable de contratación, por lo que los nuevos candidatos ya han recibido luz verde. A partir de ahí, utilizo la función «Enviar como» para que los correos electrónicos se envíen directamente desde la cuenta del responsable de contratación.
Así es como sería un flujo de trabajo de salida típico:
Esta es una de las piezas del rompecabezas del reclutamiento en la que mantener el orden de esta manera da sus frutos: ¿te imaginas tener que llevar un seguimiento manual de múltiples cadenas de correos electrónicos de contacto con posibles candidatos?
Llevar un seguimiento de estas conversaciones (gracias a una automatización integrada que personalizamos al 100 %) garantiza que no se pierda el hilo con ningún candidato potencial y que ninguna comunicación se quede en el tintero. Esto nos ayuda a tener una visión completa de los candidatos reclutados (y a mí, además, a mantener la cordura).
Seguimiento de nuestra reserva de talento
Close más de 10 años en el mercado y nuestro objetivo es crear una empresa sostenible. Contamos con una ventaja frente a otras empresas que compiten por el talento. No nos estamos quedando sin recursos y no tenemos problemas para recaudar fondos.
Tenemos la suerte de poder plantearnos la contratación con una perspectiva a largo plazo. Por eso, cuando encontramos a una persona fantástica con la que nos gustaría trabajar, pero no es el momento adecuado , la incluimos en nuestra base de datos de talentos.
Utilizamos las «Actividades personalizadas» para hacer un seguimiento de las personas que se incorporan a nuestra base de datos de candidatos. Puede tratarse de recomendaciones de miembros del equipo interno, de alguien a quien se haya visto dar una excelente charla en una conferencia, o de personas a las que hayamos entrevistado pero que, por el momento, no encajaran en el perfil o que acabaran aceptando otro puesto de trabajo.
No están realizando entrevistas de trabajo en este momento, y nosotros tampoco nos estamos poniendo en contacto con ellos. Close nos Close la flexibilidad necesaria para hacer un seguimiento de esas personas; y cuando queramos volver a contactar con ellas, tendremos todo ese contexto y el historial de comunicaciones guardados en Close.
He aquí un ejemplo real: en 2019 nos pusimos en contacto con Todd Lewellen para un puesto de ingeniero. En aquel momento, aceptó otro trabajo, pero nos causó una excelente impresión y acabó formando parte de nuestra base de datos de talentos. Tres años después, se puso en contacto con nosotros para un puesto vacante de director de ingeniería... ¡y lo contratamos! Hoy en día, Todd es una de las personas con las que más me gusta trabajar. ¡Ese es el poder de contar con una sólida base de datos de talentos!
Reflexiones finales: cómo mantener el orden durante el proceso de contratación y selección de personal
Soy una persona a la que le importa mucho el contexto, sobre todo en lo que se refiere a la selección de personal. Quiero disponer de toda la información y comprender todo lo que está pasando. A través de este caso de uso creativo, hemos encontrado formas de utilizar nuestro propio producto para que todo el equipo disponga del contexto que necesitamos en cada paso del proceso.
La rapidez lo es todo. Esto es así tanto en ventas como en contratación: los mejores profesionales se llevan como pan caliente. Con nuestro enfoque, podemos identificar rápidamente a los candidatos adecuados y llegar a ellos allí donde se encuentren mediante mensajes específicos y eficaces.
Puede que no sea lo habitual, pero así es como Close los tratos. 💅
Mantente en contacto con Close o mí en LinkedIn — y, por supuesto, ¡mira cómo funciona el proceso de selección si alguno de nuestros puestos vacantes te interesa!
