Redactar tu primera propuesta comercial puede resultar abrumador. Puede que te parezcan demasiado formales para tu pequeña empresa (en expansión), con demasiados detalles y requisitos.
Seamos sinceros: la documentación empresarial repleta de jerga no es lo tuyo. (Tampoco es lo nuestro.)
Por suerte, tus propuestas comerciales no tienen por qué ser complicadas para que cumplan su función.
A lo largo de los años, he utilizado propuestas comerciales para proyectos de mayor envergadura y he elaborado una plantilla que puedo adaptar a cada caso. Puedo afirmar con total seguridad que estas propuestas me han ayudado a conseguir algunos contratos de gran valor, han proporcionado a mis defensores internos un argumento persuasivo y han servido para justificar el presupuesto incluido en ellas.
A continuación, descubrirás qué debe incluir tu propuesta, cómo redactarla y algunas recomendaciones para que te ayuden a conseguir nuevos clientes.
¿Qué es una propuesta comercial y por qué la necesitas?
Para elaborar una propuesta ganadora, te conviene incluir algunos elementos y excluir otros. A continuación te ofrecemos nuestra visión de lo que debe incluir una propuesta que te ayude a cerrar el trato.
Elementos imprescindibles en tu propuesta comercial
- Página de título: Empezar con una página de título visualmente atractiva en la que figure el nombre de tu empresa, el destinatario de la propuesta y la fecha de elaboración puede crear un tono agradable y profesional. Utiliza el logotipo de tu empresa y una imagen bien diseñada para dar el pistoletazo de salida.
- Resumen ejecutivo/carta de presentación: A continuación , puedes añadir una breve descripción de los antecedentes y las cualificaciones de tu empresa, los motivos por los que los profesionales de tu sector confían en ti, tu declaración de misión o cualquier otro aspecto que consideres importante incluir. El objetivo es sentar las bases para generar confianza.
- Planteamiento del problema y solución: Antes de entrar en detalles, convence a tus clientes potenciales del «porqué» de tu propuesta. Resume todos los problemas que hayas identificado previamente y las soluciones que tu empresa ofrece para ellos. Describe el panorama futuro y los resultados que esperas conseguir.
- Detalles del servicio y del proyecto: Ahora que has mostrado qué problemas vas a resolver, es el momento de describir cómo los resolverás. Aquí puedes detallar tus servicios y los pormenores del proyecto. Si eres una empresa de contabilidad, podrías incluir servicios como la contabilidad, la declaración de impuestos, la elaboración de informes financieros y la gestión de nóminas. Para cada servicio, ofrece una descripción de en qué consiste y de los resultados esperados.
- Calendario de entrega del proyecto: Saber cuándo pueden esperar los resultados puede ayudar a generar un sentido de urgencia en tus clientes potenciales. Si vendes software, por ejemplo, podrías incluir un calendario de entrega previsto con las fechas de migración de datos, implementación, formación y puesta en marcha. Esto hará que el panorama sea aún más claro y te ayudará a acercarte a la meta.
- Precios: Las propuestas son un excelente medio para presentar tus precios, ya que estos se integran en todas las ventajas que ofreces. En lugar de limitarte a indicar la información sobre precios que aparecería en una carta, puedes incluir los precios de forma estratégica en tu propuesta. Describe cada partida que vas a facturar a partir del alcance del trabajo y los servicios que has detallado anteriormente en la propuesta. Deja todo muy claro para que no haya sorpresas más adelante.
- Prueba social: elementos como las estadísticas (el ahorro de dinero y tiempo suelen ser los más habituales), los casos prácticos o los testimonios de clientes similares ayudan a reforzar tu argumento. También puedes recurrir a datos como los años que llevas en el mercado (cuantos más años, mayor es la confianza) o el número de clientes a los que has prestado servicio (como los carteles de McDonald's que dicen «1.000 millones de clientes atendidos»).
Elementos opcionales que puedes incluir en tu propuesta comercial
- Índice: Un índice puede resultar útil si tu propuesta incluye muchos servicios diferentes e información importante. Sin embargo, no es necesario si se trata de una propuesta más breve.
- Opciones de paquetes: Dependiendo del tipo de negocio que tengas, puede resultar útil ofrecer varias opciones predefinidas para distintos niveles de servicio. Por ejemplo, puedes ofrecer una opción económica (barata), un paquete estándar y una oferta premium. Esto puede ayudar a los posibles clientes a elegir por sí mismos la opción que mejor se adapte a sus necesidades y te ahorrará tiempo a la hora de crear precios y paquetes de servicios personalizados.
- Contrato: Algunas empresas necesitarán que se firme un contrato con los términos y condiciones antes de comenzar el trabajo, por lo que tu propuesta puede ser un buen lugar para incluirlo. Las empresas de contabilidad, por ejemplo, necesitan que los nuevos clientes firmen una carta de encargo en la que se detalle el alcance del trabajo, las condiciones de pago, cuándo se les facturará, etc. Si tú mismo dispones de ese documento o de algo similar, inclúyelo aquí.
- Opciones de pago: Puedes integrar las propuestas en el proceso de compra. Si resulta conveniente para tu negocio, incluye una sección sobre las condiciones de pago, la información de pago que deberán facilitar y una lista de las opciones de pago entre las que pueden elegir (por lo general, se trata de transferencia bancaria, tarjeta de crédito o cheque). Incluir esta información aquí puede reducir el tiempo necesario para cerrar el trato, ya que permite resolver este aspecto desde el principio.
- Líneas de firma: De nuevo, si quieres que la propuesta forme parte del proceso de compra propiamente dicho, puedes incluir líneas de firma en ella. Muchos proveedores de servicios, como los agentes inmobiliarios, utilizan un programa de software para enviar la propuesta con líneas de firma electrónica en todos los lugares donde necesitan que el cliente firme. Los programas de firma electrónica como DocuSign o Adobe Sign agilizan este proceso.
Según un estudio de Adobe, el 65 % de las propuestas comerciales que incluyen un bloque de firma se cierran en un plazo de 24 horas.
¿Cuál es el formato visual ideal para tu propuesta?
El formato que utilices para enviar tu propuesta dependerá de lo que tengas que incluir. Si solo vas a enviar una propuesta en la que se describe el trabajo que vas a realizar, pero que no requiere firmas electrónicas, un PDF es una opción ideal.
También puedes utilizar una presentación de diapositivas o una infografía si quieres ser más creativo y presentar la propuesta en persona. Si de verdad quieres destacar, incluso puedes enviarla por correo postal (quizá incluyendo también una buena botella de whisky).
Si deseas incluir un contrato, los términos y condiciones y la firma electrónica, hay numerosos programas entre los que puedes elegir para presentar una propuesta digital interactiva. DocuSign, PandaDoc y Adobe Sign se encuentran entre las opciones más populares para ir más allá de un formato básico.
Pero, por favor, ¡por el amor de Dios, no envíes tu propuesta en formato Word! El formato PDF es el requisito mínimo, pero utiliza un programa como los mencionados anteriormente para darle un aspecto más oficial.
Cómo redactar una propuesta comercial en 8 pasos
Redactar una propuesta comercial implica recopilar toda la información necesaria para elaborar el análisis de viabilidad del proyecto y definir claramente el alcance del trabajo. A continuación, hay que organizar esa información en un formato de propuesta bien estructurado que la exponga paso a paso para que el cliente potencial pueda asimilarla fácilmente.
Una vez que hayas creado tu primera propuesta, puedes utilizarla como plantilla para futuras propuestas, adaptando los elementos que mejor se adapten a tu próximo cliente. A medida que vayas mejorando tus propuestas con el tiempo, podrás seguir perfeccionando tu plantilla.
Estos son los ocho pasos más sencillos para empezar a redactar tu primera propuesta comercial:
1. Conoce a tu público y el formato
Antes de empezar a redactar tu propuesta, debes saber quién es tu público y cómo se la vas a presentar. Tu propuesta será diferente dependiendo de si la escribes para posibles inversores, clientes o socios comerciales. Asegúrate de conocer a fondo a tu público y saber qué es lo que le importa. Si te dedicas a las ventas, puedes utilizar tu CRM para consultar las notas de conversaciones anteriores y así lograrlo.
Además, la forma en que pienses compartirlo influirá en cómo lo redactes. Si tienes pensado presentarlo en directo, quizá una presentación de diapositivas sea el formato ideal. Si vas a enviar por correo electrónico un documento que quieras que se difunda por la oficina, quizá sea mejor un PDF. Si quieres que lo firmen, quizá lo ideal sea un PDF que admita la firma electrónica.
Medidas a adoptar:
- Enumera el quién, el qué, el porqué, el cómo y el cuándo: aclara bien las cosas enumerando los detalles sobre a quién va dirigido, cuál es el objetivo, por qué es importante, cómo lo vas a llevar a cabo y cuándo.
- Crea un documento en blanco: una vez que tengas claro el formato, basta con crear un archivo en blanco con el formato adecuado y guardarlo como «Propuesta X». Esto le indica a tu cerebro que el trabajo ya está oficialmente en marcha.
2. Elabora un esquema sencillo que te ayude a mantener la concentración
Escribir siempre resulta más fácil cuando se cuenta con un esquema. Te ayuda a mantener la mente organizada y a no perder de vista tu objetivo final. Haz que tu esquema sea sencillo, claro y fácil de seguir. Puedes basarte en el ejercicio de «quién, qué, por qué, cómo y cuándo» del primer paso, y seguir los «elementos imprescindibles» de la sección anterior para completarlo.
Medidas a adoptar:
- Enumera los elementos imprescindibles: esto incluye tu carta de presentación, la descripción del problema y la solución, los detalles del servicio o el alcance del trabajo, etc.
- Enumera los elementos adicionales: una vez que hayas definido lo imprescindible, piensa en qué más podría ser útil incluir. Por ejemplo, ¿quieres incluir la firma electrónica o no es un requisito para tu proceso de ventas?
3. Redacta un mensaje que puedas enviar más tarde
Antes de empezar a completar el esquema que acabas de crear, redacta una declaración de objetivos que sirva de guía para la redacción de tu propuesta. Es útil establecer un tema central que puedas seguir y tener presente mientras escribes, para no aburrirte, perderte en detalles sin importancia o centrarte en aspectos secundarios.
Considera la posibilidad de utilizar el mensaje como exposición del problema y como solución en la propia propuesta. Es un buen punto de partida para empezar a escribir y orientarte.
Además, asegúrate de que este mensaje sea algo que realmente puedas cumplir más adelante. Al tratarse de un documento escrito, cualquier promesa incumplida puede señalarse fácilmente. Protege tu reputación y solo compromete a escribir los resultados que puedas cumplir.
Medidas a adoptar:
- Añade el mensaje principal de tu propuesta: escribe unas pocas frases sobre el mensaje fundamental que quieres que transmita tu propuesta. ¿Se trata de ahorrar tiempo y dinero, de hacer las cosas mejor o de algo más?
- Asegúrate de poder cumplir lo prometido: ¿Son viables los resultados de los que hablas en tu mensaje? Asegúrate de hacer solo promesas que puedas cumplir.
4. Personaliza tu resumen ejecutivo
El resumen ejecutivo es tu oportunidad para presentarte a ti mismo y a tu empresa ante los posibles clientes y generar confianza. ¿Y qué genera más confianza que un mensaje personalizado?
Utilizar el mismo resumen ejecutivo estándar que envías a todo el mundo resulta obvio y podría hacer perder el tiempo a todos. En su lugar, añádele un toque personal, explicando por ejemplo por qué tu experiencia es relevante, qué resultados de alto nivel puedes aportar o por qué eres el candidato ideal para el puesto. Esto te ayudará a transmitir una visión más convincente y hará que el resto de la propuesta resulte más interesante.
Medidas a adoptar:
- Descubre lo que te hace único: ¿qué es lo que hace que tú o tu empresa seáis los más adecuados? Aprovecha eso en tu resumen ejecutivo.
- Identifica qué ventajas les reporta: asegúrate de tener claro por qué tu cliente potencial está interesado y haz hincapié en ello en tu resumen ejecutivo.
5. Analiza los detalles de tu proyecto y los servicios
Ahora que ya has elaborado un mensaje convincente y has transmitido tu visión en el resumen ejecutivo y en la exposición del problema y la solución, es hora de entrar en detalles. Utiliza las palabras necesarias para explicar cada entrega, pero no los abrumes con demasiados detalles.
La propuesta debe incluir un alcance completo del trabajo en el que tú y tu posible cliente podáis poneros de acuerdo. Esto les ayudará a comprender y justificar la sección de precios más adelante.
Medidas a adoptar:
- Analiza tu proyecto: enumera todo lo que vas a aportar en una lista con viñetas.
- Describe tus servicios: para cada partida, explica en qué consiste el servicio y qué resultados ofrece, pero no te extiendas demasiado. Ve al grano.
6. Encuentra las pruebas sociales más relevantes
Lo ideal es que dispongas de una recopilación de estadísticas, casos prácticos y testimonios de clientes a los que hayas prestado tus servicios anteriormente y que puedan respaldar tu propuesta comercial. Si no es así, quizá tengas que dar rienda suelta a tu creatividad o ponerte en contacto con antiguos clientes para pedirles una referencia o una recomendación.
Céntrate en buscar testimonios de clientes que sean lo más parecidos posible al público al que va dirigida tu propuesta. No resultará muy eficaz si no es relevante para ellos.
Medidas a adoptar:
- Busca tesoros: encuentra los ejemplos de testimonios de clientes similares con los que el cliente se sienta más identificado para incluirlos en tu propuesta.
- Ponte en contacto: si no dispones de pruebas de credibilidad sólidas, ponte en contacto con un cliente actual para pedirle una cita o un testimonio que puedas utilizar. Si además puede respaldarlo con cifras, mucho mejor.
7. Establecer expectativas claras en cuanto a precios y plazos
Tras leer tu propuesta, tu cliente potencial debería saber exactamente cuánto va a gastar y cuándo recibirá los servicios por los que está pagando. Si hay alguna ambigüedad al respecto, la propuesta no ha cumplido su función.
Asegúrate de presentar tus tarifas. Puedes incluir opciones de paquetes (consulta la sección «elementos recomendables» más arriba) si procede, para facilitar la elección a tu cliente. Además, incluye un calendario para cada entrega. Puede tratarse de una estimación, ya que depende de cuándo realicen la compra.
Medidas a adoptar:
- Crea una tabla de precios: incluye una tabla clara en la que se indique el precio de cada artículo y lo que incluye.
- Establece plazos claros: para cada entrega o servicio que prestes, indica una fecha prevista. En el caso de los servicios continuados, basta con indicar la fecha de inicio. Se trata de tus mejores estimaciones, pero no son inamovibles.
8. Crea una plantilla de tu propuesta para usarla en el futuro
Crea una vez, úsala siempre. Acabas de trabajar duro en la redacción de esa propuesta, y crear una plantilla a partir de ella te ahorrará muchísimo tiempo en el futuro. Puedes seguir perfeccionando y mejorando tus futuras propuestas y actualizar tu plantilla a medida que lo hagas.
Medidas a adoptar:
- Crea una plantilla: toma esta propuesta y conviértela en una plantilla fácil de usar a la que puedas recurrir para tu próxima propuesta. Asegúrate de señalar los apartados que hay que personalizar y los que se pueden reutilizar tal cual.
- Compartir plantillas: si trabajas en equipo, puede resultar útil intercambiar plantillas con tus compañeros. Así podéis aprender unos de otros y encontrar ideas para mejorar vuestras propuestas.
Tipos de propuestas comerciales (y cómo utilizarlas)
Hay muchos tipos de propuestas, pero no todas resultan útiles para tu negocio en particular. Para que comprendas mejor cómo integrar las propuestas en tu negocio, te mostraré los distintos tipos de propuestas comerciales y cómo se suelen utilizar.
Propuesta comercial
Una propuesta comercial se utiliza cuando un comercial vende el producto o servicio de su empresa a otra empresa. Esto es habitual en sectores B2B de alto valor, como el software, la tecnología médica, los equipos industriales u otros mercados en los que es necesaria la intervención de un comercial.
¿Cómo se utiliza?
Una vez completada la fase de calificación, el comercial puede elaborar una propuesta en la que se resuman los puntos débiles y las soluciones identificadas durante el proceso de venta. La propuesta expondrá claramente los problemas que hay que resolver, las soluciones y por qué la empresa está capacitada para resolverlos. Dependiendo de cómo se desee entregarla, puede presentarse en directo mediante una presentación de diapositivas o enviarse por correo electrónico en formato PDF.
Propuesta de servicios
Una propuesta de servicios está dirigida a empresas que prestan un servicio periódico y recurrente. Puede tratarse de cualquier cosa, desde la contabilidad hasta la gestión de instalaciones. Aunque puede intervenir un comercial, a menudo estas propuestas las elabora el propietario o el responsable de una pequeña empresa.
¿Cómo se utiliza?
Estas propuestas incluirán información breve sobre la empresa, detalles sobre sus servicios y datos de pago, entre los que se especificará cuándo y cómo se facturarán. Algunas de estas propuestas también pueden incluir un contrato con los términos y condiciones, así como un espacio para la firma electrónica. La propia propuesta puede constituir el documento vinculante que marque oficialmente el inicio de los trabajos.
Propuesta de inversión
Este tipo de propuesta la utilizan las empresas que desean recaudar fondos de inversores. Estas propuestas pueden ser generales, dirigidas a todos los posibles inversores, o personalizadas para aquellos inversores importantes a los que realmente se quiera causar una buena impresión.
¿Cómo se utiliza?
A menudo denominado «presentación para inversores», se trata de una propuesta que describe el plan de negocio, el mercado potencial total (TAM), la visión a largo plazo de la empresa y cómo se estructurará la operación de inversión. Por ejemplo, podrían estar buscando una inversión de 2 millones de dólares a cambio de una participación del 15 % en la empresa (algo parecido a lo que se ve en «Shark Tank»).
Propuesta de colaboración
Algunos modelos de negocio se basan en la creación de una red de socios para aumentar su valor. Algunos ejemplos son los mercados B2B especializados, las plataformas de software integradas o los intermediarios hipotecarios que colaboran con bancos concretos.
¿Cómo se utiliza?
A la hora de buscar un nuevo socio, el propietario de una empresa puede elaborar una propuesta en la que se describa el valor que aportará la nueva colaboración. En ella se establecerán las expectativas en cuanto al alcance del trabajo, las ventajas y los objetivos a largo plazo.
Alister Wood es el fundador de una red australiana de socios de SaaS llamada VisitUs. Se trata de un sistema que se integra con más de 2.000 aplicaciones y que utilizan cientos de empresas de todo el mundo. Él recurre a las propuestas para cerrar acuerdos con nuevos socios comerciales.
«Cuando busco un socio comercial, siempre incluyo una portada con un título que refleje mi objetivo. Suele ser algo así como “Cooperación para aumentar los ingresos en el suroeste de Australia”. También añado comentarios sobre todos los datos presentados y los sitúo en el contexto adecuado. El título siempre debe indicar el objetivo, tanto de forma explícita como implícita.
«Nunca doy por sentado que el destinatario sabe nada sobre mi negocio, así que incluyo breves explicaciones a lo largo de toda la propuesta».
¿Quieres que tu propuesta comercial funcione en la vida real? Sigue estas recomendaciones
El hecho de enviar una propuesta bien presentada no garantiza que consigas un nuevo cliente. Para aumentar tus posibilidades, prueba estas recomendaciones que pueden darle a tu propuesta el empujón extra que necesita.
Presenta tu propuesta con una propuesta de valor sólida
Al igual que en cualquier tipo de texto, el objetivo de la primera frase es conseguir que el público lea la segunda. Si empiezas con una declaración de valor contundente que despierte el interés y el deseo desde el principio, tendrás más posibilidades de lograr que el lector siga leyendo (o escuchando). No escondas el tesoro y esperes a que lo busquen; más bien, ponlo de manifiesto desde el principio para que quieran saber más.
Resume tus conversaciones de la vida real
Especialmente en el caso de las propuestas de venta, resulta útil revisar todas las notas que tienes en tu CRM del proceso de calificación. Estas notas te servirán de pista para identificar los puntos débiles y las ventajas que debes presentar en tu propuesta. Para cuando redactes la propuesta, ya deberías haber calificado al cliente y haber identificado todos los puntos importantes, así que aprovecha la propuesta para resumirlos de forma lógica.
Michael Nemeroff es el director ejecutivo y cofundador de Rush Order Tees, una marca de comercio electrónico de ropa dirigida tanto a clientes B2B como a clientes B2C. Cuando presenta una propuesta a sus proveedores, resume los puntos clave de sus conversaciones anteriores.
«Recurro a las propuestas comerciales cuando quiero establecer contacto con nuevos proveedores de materia prima. Dirijo una imprenta, lo que significa que necesitamos un stock constante de camisetas lisas y otras prendas de vestir en diversos colores y tallas. Nos abastecemos de varios proveedores, en función de la disponibilidad de sus productos.
«El objetivo de mis propuestas es resumir las conversaciones que ya he mantenido con estos proveedores. El documento es como una transcripción de los detalles que hemos tratado: el tipo de empresa que dirigimos, nuestro público objetivo y el tipo y la cantidad de prendas que necesitaríamos de ese proveedor».
Personaliza tu propuesta más allá de la plantilla
Contar con una plantilla es fundamental para que te resulte más fácil redactar tu propuesta, pero no dejes que sea demasiado fácil. También debes elaborar un mensaje personalizado que responda directamente a las necesidades de tu público. Cada propuesta debe ser ligeramente diferente en función de a quién vaya dirigida.
Boris Markovich es cofundador de Ayrshare, una empresa de API para redes sociales con sede en Nueva York. Envía propuestas cada semana y, aunque recurre a plantillas, también destaca la importancia de la personalización.
«Disponer de una plantilla es una práctica habitual. Por lo general, una propuesta suele tener secciones fijas, pero, por experiencia, lo más eficaz es elaborar propuestas a medida para cada cliente. Yo evito utilizar propuestas que se basen exclusivamente en plantillas. No cubren todas las necesidades, ya que cada cliente tiene unas necesidades empresariales específicas que requieren un enfoque particular».
Haz que resulte visualmente atractivo
Un buen diseño transmite profesionalidad y valor. Un mal diseño transmite pereza y falta de profesionalidad. Diseña tu plantilla de propuesta para que tenga un aspecto profesional y atractivo, con el fin de generar confianza en tu público. Si no trabajas en una empresa que cuente con diseñadores a los que puedas recurrir, puedes encontrar plantillas en sitios web como Canva, o contratar a un diseñador autónomo en Fiverr o Upwork para que te cree una plantilla.
Lleva un registro de qué propuestas has enviado, a quién (y cuándo)
Si te dedicas a las ventas, probablemente envíes muchas propuestas a clientes potenciales. Utilizar un CRM que te permita hacer un seguimiento de esto te será de gran ayuda. Saber cuándo enviaste una propuesta y tenerla a tu disposición en el CRM te permitirá hacer un seguimiento en el momento adecuado y disponer de la información que necesitas cuando la necesites.
Redacta un mensaje de seguimiento que anime a actuar
Otro aspecto positivo de utilizar un CRM es la posibilidad de programar los seguimientos, para que no tengas que estar pendiente de ello ni te olvides de hacerlo. Cuando realices el seguimiento de una propuesta, puedes redactar un mensaje que anime a tu público a actuar, recordándoles que todo lo que necesitan está en la propuesta.
Pregúntales qué opina su jefe sobre la propuesta, si tienen todo lo necesario para seguir adelante o si hay algún aspecto de la propuesta que deba modificarse. Intenta que la pregunta te lleve a la siguiente fase del ciclo de ventas, que en este momento es cerrar el trato.
Las propuestas no tienen por qué ser complicadas para conseguir más contratos
Para la mayoría de los comerciales y empresarios, una propuesta sencilla es todo lo que se necesita para cerrar más negocios, así que no la compliques en exceso. Asegúrate de incluir los elementos esenciales que hemos enumerado anteriormente y sigue algunas de las mejores prácticas, pero no te sientas como si estuvieras escribiendo el próximo gran libro de negocios estadounidense.
Por encima de todo, céntrate en lo que tu público puede ganar con ello y en por qué solo tú puedes satisfacer sus necesidades. Las propuestas que sigan siempre este principio serán las que consigan más contratos.
Por último, el seguimiento de las propuestas (y del resto del proceso de ventas) resulta mucho menos complicado cuando se cuenta con un CRM fácil de usar. Close el CRM ideal para empresas de servicios y comerciales que recurren a las propuestas para cerrar más ventas. Te permite adjuntar las propuestas junto con el resto de la información relevante sobre tus clientes potenciales, de modo que siempre dispongas del contexto necesario para realizar un seguimiento eficaz.
¿Te interesa utilizar Close hacer un seguimiento de tus propuestas y clientes potenciales? Echa un vistazo a una demostración o pruébalo gratis.
