Analyse der Vertriebspipeline: Wichtige Kennzahlen und 3 Schritte zur Erstellung von Berichten

Inzwischen nimmt Ihre Vertriebspipeline allmählich Gestalt an. Sie haben die grundlegenden Pipeline-Phasen, die wir in Kapitel 2 dieses Leitfadens besprochen haben, übernommen und sie an Ihre eigenen Geschäftsprozesse und Kunden angepasst, wie wir in Kapitel 3 gelernt haben.

Aber wenn Ihre Pipeline erst einmal läuft, ist das noch nicht das Ende der Geschichte.

Der Aufbau einer Vertriebspipeline ist nur der Anfang. Um sicherzustellen, dass diese Pipeline Ihrem Team effektiv hilft, mehr Geschäfte abzuschließen, müssen Sie wissen, wie Sie sie analysieren können.

Die Analyse und Pflege Ihrer Pipeline ist unerlässlich: Auf diese Weise bleibt Ihre Vertriebspipeline auch in Zukunft gesund. Mit einer ordnungsgemäßen Analyse der Vertriebspipeline können Sie Ihr Team in die Lage versetzen, seine Vertriebsziele zu erreichen und sicherstellen, dass kein Geschäft auf der Strecke bleibt.

In diesem Kapitel werden wir darüber sprechen:

• Analyse der Vertriebspipeline: Was und wie man verfolgt
• Analyse der Vertriebspipeline: Einrichten von Berichten
• So erkennen Sie, ob Ihre Vertriebspipeline gesund ist

Am Ende dieses Kapitels werden Sie genau wissen, was Sie verfolgen müssen, wie Sie es verfolgen müssen und wie Sie diese Informationen nutzen können, um bessere Entscheidungen für Ihre Pipeline zu treffen.

Analyse der Vertriebspipeline: Was und wie man verfolgt

Es gibt eine Vielzahl von Vertriebskennzahlen, die Sie in Ihrer Vertriebspipeline verfolgen können. Aber seien wir mal ehrlich: Wer hat schon die Zeit, all diese Daten zu analysieren? (Ich nicht.)

Lassen Sie uns also über einige der wichtigsten Metriken sprechen, die Sie verfolgen sollten, und darüber, wie Sie dies tun können:

Pipeline-Wert

Ihr Pipeline-Wert ist genau das, wonach es klingt: der Wert der Opportunities in Ihrer Pipeline. Wenn Sie diesen Wert kennen, können Sie Ihre Ziele genau vorhersagen und sind besser darauf vorbereitet, sie zu erreichen.

So berechnen Sie den Pipeline-Wert:
Beginnen Sie mit der Anzahl der Geschäfte in Ihrer Pipeline. Multiplizieren Sie diese Zahl dann mit der durchschnittlichen Größe Ihres Geschäfts.

Die Berechnung würde wie folgt aussehen: 50 Geschäfte x 5.000 $ durchschnittliche Größe des Geschäfts = 250.000 $

Geschwindigkeit der Vertriebspipeline

Dies zeigt Ihnen, wie viel Geld täglich durch Ihre Vertriebs-Pipeline fließt, basierend darauf, wie schnell die Leads Ihre Vertriebs-Pipeline durchlaufen. Diese Kennzahl hilft Ihnen zu verstehen, wie gesund Ihre Pipeline ist, und Opportunities zu identifizieren, die zu lange für den Abschluss brauchen.

So berechnen Sie die Vertriebsgeschwindigkeit:
Nehmen Sie zunächst die Anzahl der Geschäfte in Ihrer Pipeline. Multiplizieren Sie diese Zahl mit der durchschnittlichen Größe des Geschäfts und teilen Sie sie dann durch die durchschnittliche Länge des Verkaufszyklus in Tagen.

Hier ein Rechenbeispiel: 50 Geschäftsabschlüsse x 5.000 $ durchschnittliche Geschäftsgröße ÷ 60 Tage Verkaufszyklus = 4.166 $

In diesem Fall würden also jeden Tag 4.166 $ durch Ihre Vertriebskette fließen. (Je höher diese Zahl, desto besser!)

Pro-Tipp: Um diese Zahl zu verbessern, versuchen Sie diese Methoden, um Dringlichkeit zu erzeugen und Geschäfte schneller abzuschließen!

Konversionsrate pro Stufe

Um sicherzustellen, dass Ihre Pipeline als Ganzes gesund ist, ist es wichtig, die Konversionsrate für jede Phase im Auge zu behalten. Mit anderen Worten: Wie viel Prozent der Opportunities in einer bestimmten Phase werden in die nächste Phase überführt?

Wenn Sie diese Kennzahl im Auge behalten, können Sie sicherstellen, dass jede Phase Ihrer Pipeline gut funktioniert, und Sie werden auch auf mögliche Veränderungen auf dem Markt oder bei Ihren Kunden aufmerksam.

So berechnen Sie die Konversionsrate pro Stufe:
Die meisten CRMs berechnen dies für Sie. Behalten Sie die historischen Daten im Auge, damit Sie die Konversionsrate im Laufe der Zeit vergleichen können.

Profi-Tipp: Sehen Sie sich dieses aufgezeichnete Webinar an, um zu erfahren, wie 5 führende Vertriebsmitarbeiter ihre Konversionsraten steigern.

Leistung der Vertriebsmitarbeiter in der Pipeline

Durch die Verfolgung der Leistung jedes einzelnen Vertreters innerhalb Ihrer Vertriebspipeline erfahren Sie, wo jeder einzelne Vertreter Unterstützung und Förderung benötigt.

Wenn z. B. ein bestimmter Vertreter überdurchschnittlich viele Opportunities durch die Qualifizierungsphase bringt, dann aber eine niedrigere Abschlussquote hat, braucht er vielleicht Hilfe bei der besseren Qualifizierung. Oder wenn ein bestimmter Vertriebsmitarbeiter Schwierigkeiten hat, neue Leads in die Prospektionsphase zu bringen, braucht er vielleicht Hinweise, wo er potenzielle Kunden identifizieren und kontaktieren kann. Anhand dieser Vertriebsdaten können Sie umsetzbare Erkenntnisse gewinnen, die Ihrem Team helfen, sich zu verbessern.

So berechnen Sie die Leistung der Vertreter-Pipeline:
Trennen Sie Ihre Pipeline-Ansicht, um nur einen bestimmten Vertreter zu sehen, und sehen Sie dann die durchschnittliche Konversionsrate pro Stufe. Vergleichen Sie diese dann mit der durchschnittlichen Konversionsrate insgesamt und sehen Sie, wie die einzelnen Vertreter abschneiden.

Jetzt wissen Sie also, was Sie verfolgen sollten. Lassen Sie uns darüber sprechen, wie Sie Ihre Verkaufsanalysen einrichten können.

Analyse der Vertriebspipeline: Einrichten von Berichten

Sobald Sie Ihre Vertriebspipeline eingerichtet haben und wissen, welche Metriken Sie verfolgen wollen, ist es an der Zeit, die Berichterstattung einzurichten. Mit der automatisierten Analyse der Vertriebspipeline sehen Sie nicht nur die richtigen Daten zur richtigen Zeit. Sie können diese Daten auch in aussagekräftige Aktionspunkte für Ihr Team umwandeln.

Im Folgenden finden Sie vier einfache Möglichkeiten zur Einrichtung und Automatisierung von Berichten:

1. Verwenden Sie die Opportunity Funnel-Berichterstattung in Close , um die wichtigsten Kennzahlen an einem Ort zu sehen.

In Close können Sie Einblicke in den Trichter erhalten und den Zustand Ihrer Pipeline mit dem integrierten, sofort einsatzbereiten Opportunity Funnel Reporting analysieren.

Mit diesem Bericht können Sie leicht erkennen, wo Leads in der Pipeline stecken bleiben, die Konversionsraten und die Verkaufsgeschwindigkeit verfolgen und schnell Lecks in Ihrem Trichter finden (und beheben).

2. Richten Sie automatische Berichte über das Vertrauen in Opportunities ein.

Anhand der bereits bekannten Konversionsraten für die einzelnen Phasen können Sie automatische Vertrauensstufen für jede Ihrer Opportunities erstellen.

Das brauchen Sie dazu:

• Close CRM
• Zapier
• Google Sheets

Richten Sie zunächst Ihr Google Sheet mit einem prozentualen Vertrauensgrad für jede Phase in Ihrer Vertriebskette ein. Wenn z. B. 50 % der Leads in der Verhandlungsphase schließlich konvertiert werden, beträgt das Vertrauen in die Opportunity in dieser Phase 50 %.

Sie sollte in etwa so aussehen:

Als Nächstes verbinden Sie dieses Google Sheet mit Ihrem Close Konto mithilfe von Zapier. Wenn sich der Status einer Verkaufschance in Close ändert, führen Sie ein Zapier aus, das nach dem Vertrauensniveau der Verkaufschance in Ihrem Blatt sucht. Richten Sie dann eine zweite Zap ein, die diese Daten in ein benutzerdefiniertes Vertrauensniveau übersetzt und die Verkaufschance in Close aktualisiert.

Eine ausführlichere Beschreibung der Vorgehensweise finden Sie in diesem Tutorial:

3. Automatisieren Sie die Berechnung der Pipelinewerte für jede Stufe

Der Wert Ihrer Pipeline ist wichtig, um zu verstehen, wo Ihre Geschäfte stehen und wie nah Sie an Ihren Zielen sind. Es hilft Ihnen auch zu erkennen, ob Ihre Pipeline gesund ist oder nicht.

Unter Closewerden diese Berechnungen der Pipelinewerte automatisch für Sie durchgeführt.

Das bedeutet, dass Sie nicht alles neu berechnen müssen, wenn eine Opportunity in eine neue Phase übergeht. Der Pipeline-Wert wird im Moment berechnet und passt sich automatisch an, wenn Sie Opportunities in verschiedene Phasen verschieben.

Sie können auch verschiedene Arten von Werten sehen, wie z. B. den Jahreswert, den monatlichen Wert oder den einmaligen Wert.

Mit Close ist Ihr Pipeline-Wert immer zur Hand.

4. Analysieren Sie die Leistung der einzelnen Vertreter innerhalb der Verkaufspipeline

Dazu benötigen Sie ein aktivitätsbasiertes CRM, mit dem Ihre Mitarbeiter ihre Aktionen verfolgen und aufzeichnen, z. B. Close.

Unter Close können Vertreter E-Mails und Textnachrichten versenden und sogar telefonieren. Alle diese Aktionen werden automatisch aufgezeichnet und können später in einem Bericht festgehalten werden.

Auf dem Dashboard können Sie zum Beispiel Ihre eigene Rangliste einrichten, um die Leistung Ihrer Mitarbeiter zu sehen.

Sie können auch verschiedene Arten von Werten sehen, wie z. B. den Jahreswert, den monatlichen Wert oder den einmaligen Wert.

So können Sie sehen, wie die Vertriebsmitarbeiter mit den Opportunities in ihrer Pipeline umgehen. Sie können auch die Aktionen sehen, die sie durchführen, z. B. Anrufe, E-Mails, SMS-Nachrichten, und diese mit den gewonnenen Opportunities in Beziehung setzen, was Ihnen hilft, die Methoden zu identifizieren, die in Ihrer Pipeline funktionieren.

Aber wie können Sie feststellen, ob Ihre Pipeline gesund ist oder nicht, wenn Sie Ihre Berichterstattung eingerichtet haben?

So erkennen Sie, ob Ihre Vertriebspipeline gesund ist

Die Aufrechterhaltung einer gesunden Vertriebspipeline erfordert ständige Analysen und Anstrengungen. Eine gesunde Pipeline kann nicht danach beurteilt werden, wie viele Opportunities sie hat oder wie hoch der Gesamtwert ist: Sie müssen alle oben besprochenen Schlüsselkennzahlen auswerten, um den Zustand Ihrer Pipeline zu verstehen.

Mit einem guten Berichtswesen sind Sie in der Lage, diese Fragen zu beantworten und den Zustand Ihrer Vertriebspipeline zu ermitteln:

Wo sehen Sie den stärksten Rückgang?

Gibt es eine bestimmte Phase, in der es zu einem stärkeren Rückgang als normal kommt? In der Regel sind die Stufen auf der linken Seite der Pipeline stärker betroffen als die Stufen auf der rechten Seite. Wenn Sie etwas anderes feststellen, müssen Sie möglicherweise einige Änderungen vornehmen.

Verteilen sich die potenziellen Kunden auf die verschiedenen Phasen der Pipeline, oder gibt es auf einer Seite mehr als auf der anderen?

In der Regel befinden sich auf der linken Seite der Pipeline mehr Leads als auf der rechten Seite. Wenn Ihre Leads jedoch gleichmäßig über alle Phasen verteilt sind oder sich mehr Leads auf der rechten Seite befinden, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass Ihre Pipeline austrocknet. Verwenden Sie die Berechnungen zur Größe der Pipeline, die wir in Kapitel 3 besprochen haben, um herauszufinden, wie viele Opportunities sich in jeder Phase befinden sollten, und arbeiten Sie daran, dies in die Tat umzusetzen.

Eine ungesunde Pipeline hat zu viele Leads auf der rechten Seite und wird wahrscheinlich bald austrocknen.

Nimmt Ihre Pipeline-Geschwindigkeit zu oder ab?

Wie viel Geld fließt täglich durch Ihre Pipeline? Behalten Sie anhand der oben beschriebenen Berechnungen die Geschwindigkeit Ihrer Pipeline ständig im Auge. Auf diese Weise erkennen Sie, wenn sie zu sinken beginnt.

Verwenden und aktualisieren die Mitarbeiter die Vertriebskette aktiv?

Eine weitere Möglichkeit, den Zustand der Pipeline zu messen, ist die Annahmequote in Ihrem Team. Nutzen Ihre Vertriebsmitarbeiter die Pipeline wirklich? Ist sie auf dem neuesten Stand, oder sind sie mit der Aktualisierung der Opportunities, mit denen sie arbeiten, in Verzug geraten?

Anhand dieser Fragen und der gesammelten Daten können Sie feststellen, ob Ihre Pipeline gesund ist, und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Führen Sie diesen Check etwa einmal im Monat durch, um die Entwicklung Ihrer Pipeline im Auge zu behalten.

Produktivitätssteigerung durch Analyse der Vertriebskette

Ein guter Arzt analysiert die Symptome, um eine genaue Diagnose zu stellen, bevor sich die Krankheit zu etwas Ernsterem entwickelt.

Genau wie dieser Arzt können Sie die Analyse Ihrer Vertriebskette nutzen, um den Zustand Ihrer Vertriebskette regelmäßig zu überprüfen. Auf diese Weise können Sie Probleme in Ihrer Pipeline "diagnostizieren" und korrigieren, bevor sie Probleme mit Ihrem Team oder Ihrem Vertrieb verursachen.

Oben haben wir Ihnen die wichtigsten Kennzahlen gezeigt, die Sie in Ihrer Vertriebs-Pipeline im Auge behalten müssen, darunter die Pipeline-Geschwindigkeit, die Konversionsraten für jede Phase, den Pipeline-Wert und die Leistung des Vertriebsmitarbeiters, sowie wie Sie diese Kennzahlen verfolgen und mithilfe Ihres CRM Schlussfolgerungen aus den Daten ziehen können.

Wir haben auch gesehen, welche Fragen Sie stellen müssen, um den Zustand Ihrer Vertriebspipeline zu beurteilen.

Wenn Sie die Pipeline-Analyse regelmäßig durchführen, sind Sie in einer besseren Position, um Ihre Pipeline effektiv zu verwalten.

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