Como é que a Underground Ecom duplicou a sua actividade em 1 ano utilizando Close

Tem dados de vendas dispersos por várias ferramentas? Está a gerir as relações com os clientes a partir de 5 aplicações diferentes?

As folhas de cálculo do Google são a ruína da sua existência?

Se respondeu "sim" a qualquer uma das perguntas anteriores, Matt Young já esteve no seu lugar. No ano passado, Matt foi convidado a juntar-se à equipa da Underground Ecom para ajudar a moldar o fluxo de trabalho e a direcção da equipa de vendas.

Embora estivessem a trabalhar muito bem com o alcance automatizado, não havia um centro para os dados de vendas. Toda a empresa estava à beira de uma grande expansão, e Matt sabia que tinha de haver uma forma melhor de monitorizar os dados de vendas e de os escalonar em função da qualidade e não da quantidade. Se não conseguissem reunir os dados, seria impossível concretizar a visão de crescimento que ele tinha para a Underground Ecom.

Como o Close já fazia parte do seu conjunto de tecnologias, Matt e a sua equipa tinham uma vantagem inicial. Mas todos tinham de concordar em utilizar activamente a Close como fonte única de verdade. Como é que ele encorajou uma equipa algo céptica a adoptar totalmente a plataforma numa questão de semanas - e que resultados obtiveram desde então?

Vamos analisar em pormenor a forma como a Underground Ecom expandiu a sua utilização de Close para poupar tempo e criar um processo de vendas mais estruturado.

Como a Underground Ecom está a capacitar as empresas de comércio electrónico através do correio electrónico

As empresas online precisam de investir em marketing digital para sobreviver, especialmente na conjuntura actual. É essa a filosofia que orienta a Underground Ecom. Mas esta agência de marketing está concentrada no canal que considera ter a maior oportunidade de transformação e tracção no aumento das receitas do comércio electrónico - o correio electrónico.

Sediada no Reino Unido e com funcionários em todo o mundo, a Underground Ecom orgulha-se de fornecer um serviço completo de marketing por correio electrónico às PME do comércio electrónico que precisam de uma ajuda extra. Com a sua abordagem única, estão a trabalhar para criar 20% de receitas adicionais para os seus clientes utilizando o marketing por correio electrónico todos os anos.

Matt Young, agora CMO da empresa, foi integrado na equipa de vendas na altura do confinamento, na Primavera de 2020. Anteriormente, tinha trabalhado para grandes empresas de tecnologia de primeira linha, trabalhando durante 17 anos em muitas funções de vendas diferentes.

Originalmente, ele foi contratado para fazer vendas consultivas e avaliar o processo atual. Mas como as circunstâncias mudaram drasticamente em 2020, Matt assumiu um papel mais profundo para ajudar a formalizar e dimensionar o processo de vendas da empresa.

Ele viu uma oportunidade quase esmagadora de crescimento, tanto na sua própria função como na agência - se conseguissem escalar com rapidez suficiente para a aproveitar.

Como a pandemia abriu novas oportunidades para o comércio electrónico subterrâneo

Não é segredo que, desde o início da pandemia, as vendas de comércio electrónico aumentaram.

De repente, as pessoas em todo o mundo passaram a ter um acesso restrito (ou nulo) a muitos estabelecimentos comerciais tradicionais. A geração X, os Millennials e a geração Z já se sentiam confortáveis com as compras online, mas os Baby Boomers foram forçados a adoptar esta nova forma de fazer compras.

Por este motivo, as empresas que nunca tinham considerado as vendas por comércio electrónico apressaram-se a adoptar este novo fluxo de receitas.

Eis como Matt o descreve:

Assistimos a uma explosão absoluta no nosso negócio de eventos de vendas, comércio electrónico e marketing por correio electrónico. Os bons fabricantes que nunca fizeram comércio electrónico estão a começar a ver mais de 1 milhão de dólares por mês com vendas online. E perguntam-se: "Porque é que não fizemos isto antes?"

Matt Young
CMO, Underground Ecom

Uma história em particular resume o tipo de mudança a que a Underground Ecom assistiu em 2020.

"Um dos nossos clientes está agora a obter 70% de todas as suas receitas através do correio electrónico, quando anteriormente nem sequer tinha a certeza se devia investir nisso. A criação de conteúdos cativantes com base em dados de clientes em tempo real permite que as empresas invistam neste tipo de compras, especialmente agora que as pessoas não podem fazer compras pessoalmente."

Com um aumento tão rápido das vendas, como é que a Underground Ecom se expandiu tão repentinamente sem que as rodas saíssem do autocarro?

Apostaram tudo em Close.

A vida antes de Close: Como a equipa da Underground Ecom percebeu a necessidade de mudança

Underground Ecom tem usado Close desde 2019. Mas, quando Matt entrou em cena, ele descobriu que Close era o estranho frequentemente ignorado na pilha de tecnologia da empresa.

"Havia um vendedor que estava a fazer divulgação na Underground Ecom quando eu comecei", explica Matt. "Ele estava a importar 10 mil contactos por mês para Close e depois enviava contactos automáticos. Caso contrário, não estava realmente configurado - não havia dados a serem guardados lá e, honestamente, ninguém estava realmente a usá-lo.

"Fui contratado para nos ajudar a crescer e, por isso, sugeri que aplicássemos a nós próprios uma mentalidade de grande empresa para que, à medida que crescêssemos, pudéssemos preencher essas vagas em vez de contratar a pedido para cargos que podem não ser uma boa adição a longo prazo."

Na opinião de Matt, um processo de vendas bem-sucedido precisa de ser:

• Escalável
• Repetível
• Racionalizado

Eu sabia que, se estávamos a expandir-nos, precisávamos de começar a centralizar os dados. Tínhamos uma equipa de 20 pessoas que estava a crescer e não tínhamos uma única fonte de verdade. Tínhamos um milhão de folhas de cálculo do Google, 5 canais do Slack, 4 quadros do Trello - precisávamos de trazer tudo isso para dentro da empresa.

Matt Young
CMO, Underground Ecom

Para o conseguir, Matt decidiu que era altura de utilizar o Close da forma como foi concebido: como uma base de dados centralizada para a equipa de vendas.

"Provavelmente, poderia poupar alguns milhares de dólares mantendo tudo em papel ou em aplicações gratuitas", diz Matt, "mas as coisas perdem-se por entre as fendas. Essa não é a forma correcta - não existe uma única fonte de verdade."

Hora da decisão: Os passos que a Underground Ecom deu para utilizar Close em todo o seu potencial

Durante muito tempo, a equipa de vendas da Underground Ecom utilizou o Close apenas para o envio automático de correio electrónico. Embora essa seja uma característica importante do Close, não é certamente a principal razão pela qual os nossos clientes utilizam a nossa plataforma.

"Começámos a escolher com mais cuidado em Close," diz Matt. "Quando vimos funcionalidades poderosas, como as automatizações e as Smart Views, soubemos que era disto que precisávamos."

Para o que precisávamos, o site Close foi perfeito.

Normalmente, tomar este tipo de decisão implica comparar vários concorrentes e tomar uma decisão informada. Mas para Matt, a resposta foi clara. "Não somos uma empresa com 250 pessoas. Precisávamos de um local centralizado para documentos, dados e contactos. Para o que precisávamos, Close foi (e continua a ser) perfeito."

Mas será que o resto da equipa pensa o mesmo?

De uma primeira reacção céptica à adopção plena pela equipa

"O processo inicial de conseguir que os nossos representantes se comprometessem a utilizar Close foi um pouco doloroso", admite Matt.

Então, como é que ele incentivou uma maior adopção por toda a equipa?

"Concentrei-me no facto de que quanto mais depressa começassem a utilizar Close, menos trabalho administrativo teriam de fazer. Mostrei-lhes como o Close era fundamentalmente benéfico para o seu trabalho quotidiano e como poderia reduzir 30 minutos do dia de cada um. Acharam que era brilhante e adoptaram-no rapidamente!"

Alinhar o CRM com a equipa e o processo

A Underground Ecom diferencia-se pelo facto de fazer todo o trabalho para os seus clientes internamente - não subcontratam nenhuma parte do seu processo.

No total, a empresa tem seis equipas que lidam com os clientes: design, controlo de qualidade, redacção e gestão de clientes. O seu objectivo é manter um controlo rigoroso da qualidade dos e-mails que criam para os clientes.

A logística:

• Plano de negócios
• Sete lugares
• Concluiu primeiro um ensaio
• A estrutura da equipa é baseada em pods:
• Concepção, controlo de qualidade, redacção e gestão de clientes para cada cliente
• Mais uma equipa de vendas com 7 lugares, centrada na saída

A Underground Ecom criou agora o site Close para se alinhar com o seu processo de vendas e aumentar as suas receitas sem perder essa exclusividade interna.

O processo único que a Underground Ecom utiliza para vender no interior Close

Um total de 8 membros da equipa utilizam o Close todos os dias na Underground Ecom, incluindo os 6 gestores de clientes da equipa. Mas Matt precisava de ligar o processo e os dados de uma forma que lhe permitisse comunicar activamente o que se passava.

"Sou muito orientado para os dados, é assim que eu trabalho", diz Matt. "Não tínhamos uma forma de obter esses dados até criarmos as actividades personalizadas, as vistas inteligentes e as tarefas. Depois, criámos painéis de controlo para que todos pudessem reportar o que cada membro da equipa estava a fazer."

Antes de 2020, a Underground Ecom apenas utilizava Close para armazenar alguns dados e enviar mensagens de correio electrónico às pessoas. "Agora", diz Matt, "Close é o nosso principal meio de comunicação, utilizamo-lo para tudo".

Ele descreve a estratégia de vendas da equipa como sendo principalmente de saída:

Enviamos 15 mil e-mails por semana através de automações em 15 domínios diferentes e monitorizamos de perto o retorno. Os novos potenciais clientes podem marcar a sua chamada de descoberta através da integração Close + Zoom. Também utilizamos o Close e o Zoom para realizar auditorias e avaliações técnicas, analisando o actual sistema de correio electrónico do potencial cliente.

Matt Young
CMO, Underground Ecom

"Por fim, apresentamos ao potencial cliente um exemplo de um sítio Web que mostra exactamente o que acontece quando os seus próprios compradores abandonam um carrinho, utilizando mensagens de correio electrónico reais para demonstrar o que está a acontecer."

À medida que a equipa continua a expandir este processo de vendas e a obter melhores resultados em Close, Matt vê ainda mais benefícios no seu próprio processo diário.

"Todos estão a aderir ao Close. Posso ouvir chamadas, participar em reuniões por vídeo - é incrível. Agora que estamos a crescer, é fundamental ter esse processo sustentável e repetível."

Close características que não podem faltar a esta equipa

"99% do nosso processo de vendas é feito por e-mail (afinal, é esse o nosso negócio)", diz Matt. Assim, a principal funcionalidade que esta equipa utiliza é a automatização e sequenciação de e-mails.

As vistas inteligentes ajudam a equipa a organizar os seus contactos e a centrar-se em cada indivíduo.

E, claro, onde estaria a equipa sem as tarefas?

"Literalmente, tudo o que os nossos representantes fazem é atribuído a tarefas", explica Matt. "É a espinha dorsal do seu dia de trabalho e a primeira coisa que fazem de manhã."

Depois de estabelecer um processo claro e escalável para as vendas em Close, que resultados obteve a equipa?

O que faz com que Close valha a pena - poupar mais de 150 horas por mês com relatórios centralizados

Foram necessárias apenas algumas semanas para que toda a equipa de vendas da Underground Ecom aderisse ao Close. O que os convenceu de que Close valia o esforço?

O ROI inicial de Close: Poupar tempo e dinheiro

Matt refere duas vantagens fundamentais que a equipa constatou logo no início, quando começou a utilizar Close de forma mais completa.

Em primeiro lugar, ficou claro desde o início que a equipa estava a poupar muito tempo.

Fazer uma versão manual do que fazemos em Close consumiria imenso tempo - nunca poderíamos ter expandido tão rapidamente. Os nossos representantes poupam facilmente 30 minutos por semana, por representante. E o Close liberta imenso o nível C. É difícil quantificar o quanto. Ter uma reunião de vendas com os dados reunidos em 5 minutos em vez de 30, a quantidade de tempo que Close liberta para a nossa equipa é inestimável.

Em toda a empresa, Matt calcula que poupam as horas de um empregado a tempo inteiro por mês.

"Estávamos a pensar em contratar um segundo assistente de nível C. Mas agora, com Close, não precisamos de o fazer. O ROI supera claramente o custo de Close."

Dimensionamento para obter resultados de maior qualidade a longo prazo

"O nosso negócio não continuará a expandir-se se a nossa equipa não continuar a utilizar o Close para centralizar os relatórios (em vez do Google Sheets)", afirma Matt.

Planear objectivos futuros com Close ao seu lado

Durante a loucura que foi 2020, a Underground Ecom mais do que duplicou em tamanho, número de funcionários, receitas e lucros. Este ano, estão a tentar fazer o mesmo.

"Se tivéssemos tentado fragmentar ou utilizar sistemas diferentes para poupar dinheiro, teria sido um desastre para o nosso negócio", afirma Matt. "Esperamos voltar a duplicar de tamanho e é fundamental ter este processo escalável e repetível.

"No ano passado, gerámos 25 milhões de dólares em receitas para os nossos clientes. Este ano, o nosso objectivo é tornarmo-nos um parceiro inestimável para os nossos clientes e continuar a crescer com eles (e com Close)."