Para nós, que fazemos parte do mundo das startups, todos já ouvimos e vivemos a frase:«Faz coisas que não sejam escaláveis.»
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No que diz respeito às vendas, este mantra ressoa particularmente com os fundadores e os gestores de vendas. Se você e a sua equipa conseguiram superar o difícil e desafiante processo de encontrar o ajuste entre o produto e o mercado, parabéns. Agora vem a parte difícil: é hora de ampliar a sua capacidade de atrair mais potenciais clientes para o seu processo de vendas do que nunca.
Para fundadores ou gestores de vendas que procuram orientação sobre como expandir os negócios, essa orientação inclui frequentemente a contratação de alguém para gerir as operações de vendas, a fim de os ajudar a expandir os seus esforços.
Mas eis o meu conselho não solicitado: por enquanto, não contrate ninguém para a área de operações de vendas.
As operações de vendas não são uma novidade.
Tal como a maioria das tendências e palavras-chave no mundo da tecnologia, um conceito que pode parecer inovador e atraente é apenas uma versão ligeiramente melhorada de algo que já existe há muito tempo. Há décadas que as empresas contratam gestores de operações de vendas ou gestores da cadeia de abastecimento.
Em termos simples, um «gestor de operações de vendas» é apenas uma designação específica para um analista. Trata-se de uma função que requer que uma pessoa ou um software interprete os resultados de um determinado processo.
Apesar do número crescente de publicações de blogue como esta, as operações de vendas não são uma novidade. No entanto, as ferramentas e as metodologias são novas. Hoje em dia, as características de um excelente gestor de operações de vendas devem incluir a capacidade de interpretar resultados através do uso das novas ferramentas e tecnologias à sua disposição.
A prioridade n.º 1 é simples
As operações de vendas devem dar prioridade a apenas uma coisa: ajudar as suas equipas de vendas a fechar mais negócios mais rapidamente.
Não precisa de contratar ninguém para começar a fazer isso. Observe tudo o que um vendedor precisa de fazer para fechar um negócio e faça uma lista dos passos:
Provavelmente ficará assim:
- Chegue ao potencial cliente.
- Identifique o potencial cliente.
- Lidar com objeções.
- Close negócio.
- Atualize o CRM com as etapas 1 a 4.
Cada uma destas etapas inclui várias etapas menores. Deixa essa discussão para outro dia.
Agora que já tem a lista de etapas, calcule o tempo (percentagem do dia) e as atividades repetitivas (chamadas, acompanhamentos, propostas, etc.) necessárias para concluir cada etapa. Identifique qual delas parece ser a mais complicada e demorada para a sua equipa. Qual é que está a causar mais atrito e a impedir que eles fechem mais negócios?
Então começa a elaborar um plano para tornar essa etapa menos complicada.
Comece com uma experiência simples
Começar a trabalhar com operações de vendas é um projeto que parece assustador para a maioria das pessoas com quem falo. As dúvidas prendem-se, muitas vezes, com o facto de não saber por onde começar ou que ferramentas utilizar.
Pode resolver isso começando com apenas uma experiência e uma folha de cálculo.
O mais eficaz que pode fazer é seguir estes quatro passos:
- Determine uma métrica na qual pretende incidir (taxa de fechamento, taxa de alcance, valor da transação, tempo até ao fechamento, etc.).
- Defina uma meta de sucesso ou insucesso em termos percentuais (aumento/diminuição de 10%).
- Apresente uma alteração específica que considere que terá impacto no resultado. Concentre-se nessa alteração.
- Acompanhe os resultados.
Como duplicámos Close nossa Close de vendas através das operações de vendas
Quando me tornei Diretor de Crescimento na Close, percebi que estávamos a concretizar menos de 50% das oportunidades que a nossa equipa estava a criar. Uma vergonha.
Na minha primeira experiência com operações de vendas, quis verificar se conseguia elevar a nossa taxa de conversão de oportunidades para mais de 50% e mantê-la nesse nível. Ao entrevistar cada membro da nossa equipa de vendas, ficou claro que estávamos a criar demasiadas oportunidades que não eram qualificadas. Estavam a perder imenso tempo a dar seguimento a oportunidades que, para começar, nunca deveriam ter sido criadas.
Então, alterei os critérios de qualificação de uma oportunidade. Passou a ser muito mais difícil criar uma oportunidade na fase Close».
Seguindo o processo de 4 etapas acima, eis o que defini para a experiência:
- A métrica que pretendemos melhorar: Taxa de conversão de oportunidades
- Meta de sucesso ou insucesso: atingir uma taxa de conversão de 50%.
- Altere os critérios de qualificação da oportunidade.
- Acompanhe a taxa de conversão de oportunidades numa base móvel de 30 dias.
Iniciámos a experiência em julho com uma taxa de conversão de oportunidades em vendas de 47%. Em agosto, atingimos uma taxa de conversão de 65%. Gerámos muito menos oportunidades, o que afetou ligeiramente a receita.
No entanto, os resultados iniciais foram positivos. Conseguimos atingir uma taxa de conversão superior a 50% sem levar a empresa à ruína.
Posteriormente, nos meses seguintes, mantivemos os mesmos critérios e concentrámo-nos noutras experiências, e o nosso desempenho nesta métrica específica continuou a melhorar a cada mês:
Em janeiro, registámos uma taxa de conversão de oportunidades em vendas de 90%, o que significa que duplicámos efetivamente a nossa taxa de conversão em seis meses!
Interpretação dos resultados
É fundamental refletir sobre os resultados que a sua experiência poderá trazer. Formule uma hipótese. Com base no exemplo anterior da nossa equipa de vendas, eu esperava que os nossos números de receita fossem afetados negativamente pelo facto de a equipa de vendas ter receio de criar uma oportunidade. Se a receita tivesse sido afetada negativamente, teríamos abandonado a experiência e tentado outra abordagem.
A receita sofreu um ligeiro impacto, mas foi apenas temporário. Começámos a superar as nossas metas e, ao mesmo tempo, a manter ou aumentar a receita.
Sempre que descrever uma experiência à sua equipa, deve definir os resultados esperados. É necessário definir o que constitui sucesso e o que constitui fracasso e comunicar as medidas a tomar em cada cenário assim que os resultados estiverem disponíveis.
Os sintomas exigem receita médica
Nas operações de vendas, comunicar os resultados é metade do caminho andado. As pessoas, especialmente os vendedores, têm naturalmente dificuldade em tirar partido dos dados para agir. É necessário assumir o papel de tradutor. Interprete os dados e transforme-os numa linguagem ou em passos que a sua equipa consiga compreender.
Na esperança de que sigam o meu conselho, eis algumas dicas profissionais para comunicar os resultados à vossa equipa:
- NUNCA apresente apenas números brutos. Apresente sempre comparações com resultados anteriores para mostrar o crescimento ou o declínio:
- RUIM: Resultados do 2.º trimestre = 100 negócios concluídos
- POSITIVO: Resultados do segundo trimestre = crescimento de 25% em relação ao trimestre anterior, 100 negócios concluídos
- Acompanhe qualquer conjunto de dados com um resumo por escrito. Se não conseguir transformar os dados num resumo por escrito, significa que não os compreende, e a sua equipa também não os compreenderá.
- Os sintomas exigem soluções. Apresente a sua interpretação dos resultados e o que sugere que a equipa faça. Como analista, é sua função apresentar uma recomendação. Não deixe a equipa à sua sorte.
- Evite siglas e números complicados. Arredonde os valores e seja o mais descritivo possível.
- RUIM: 13,723 por cento... uau, mais crescimento
- POSITIVO: Crescimento de 14% na receita mensal recorrente (MRR) em relação à semana anterior
O caminho para contratar alguém
Quando se encara as operações de vendas como uma série de pequenas experiências, a carga de trabalho torna-se imediatamente muito mais leve.
Tal como fez com o seu processo de vendas, divida o trabalho em etapas. Identifique as etapas que envolvem repetição ou introdução de dados e subcontrate-as a outra pessoa. Assim que tiver conhecimento dos resultados de algumas experiências, talvez seja altura de consultar os sites de emprego para recrutar alguém que o ajude a transformar essas experiências em projetos.
Por qual experiência vais começar?
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