A maioria dos sistemas telefónicos disponíveis atualmente não foi concebida para pequenas empresas. São pesados e complicados. A sua equipa passa mais tempo a alternar entre separadores, a perder o contexto das chamadas e a criar soluções alternativas do que a responder a perguntas e a fechar negócios.
Sabe do que precisa, certo? Um sistema robusto, simples e fácil de analisar para gerir as chamadas recebidas e efetuadas. E a opção mais comum? Simplesmente não é o que procura.
Já passámos por isso: a lutar com uma configuração de sistema fragmentada, com funcionalidades de que não precisávamos (mas pelas quais pagámos na mesma). Resolvemos o problema. E agora também pode fazê-lo. 😏
O telefone empresarial está a desaparecer? Provavelmente — eis onde os telefones empresariais ficam aquém em 2024
A era do telefone empresarial — tal como a conhecemos — está a chegar ao fim. Ferramentas de terceiros como o OpenPhone, o Grasshopper ou o RingCentral não funcionam da forma que as pequenas empresas precisam.
«A maioria dos sistemas ou é demasiado cara, com funcionalidades destinadas a grandes empresas, ou carece da flexibilidade necessária para se adaptar a equipas mais pequenas», afirma Sergey Taver, Diretor de Marketing da Precision Watches.
As ferramentas independentes criam atritos no seu processo e na sua capacidade de alcance, reduzindo a sua eficiência e atrasando o seu trabalho. Ao mesmo tempo, as funcionalidades do sistema de atendimento telefónico são um componente cada vez mais essencial nas operações das pequenas empresas.
A necessidade existe, mas os sistemas atuais não estão à altura porque:
- Não estão bem integradas com outras ferramentas (como o seu CRM), o que significa que está constantemente a alternar entre separadores e a perder o contexto (ou clientes) no meio dessa confusão.
- Estão repletas de funcionalidades de que as pequenas empresas simplesmente não precisam (mas pelas quais tem de pagar na mesma).
- Tem dificuldade em adaptar-se às empresas e aos colaboradores que trabalham à distância , uma vez que os sistemas telefónicos tradicionais foram concebidos para um ambiente de escritório com equipamento físico incluído.
- Introduzem custos adicionais por linha, por mês, que podem sobrecarregar o orçamento de qualquer pequena empresa. Isto é especialmente irritante quando o produto também causa mais stress.
- Exija o registo manual das chamadas recebidas e efetuadas, o que facilita a perda de detalhes sobre os potenciais clientes por parte da sua equipa. (Isto aplica-se à maioria dos sistemas de terceiros, mas não a todos.)
Essas graves «desvantagens» continuam a irritar os empresários e a levar as pessoas a questionar-se: o que se seguirá?
Shawn Plummer, diretor executivo da The Annuity Expert, afirma:
«A falta de integração entre o nosso sistema telefónico e o CRM tornou-se um grande obstáculo à produtividade. Cada chamada que atendemos obriga-nos a registar as informações separadamente, o que nos faz perder tempo e acarreta o risco de perder dados essenciais.
«A implementação de um sistema totalmente integrado transformaria as nossas operações diárias e aumentaria significativamente a produtividade.»
Nesta era em que tudo é «tudo-em-um», os responsáveis pelas pequenas empresas esperam (e merecem) sistemas integrados que eliminem custos adicionais e melhorem as suas operações.
Então, Shawn? Temos o sistema ideal para ti. 🙏
A melhor alternativa para o seu telefone empresarial — Configure o seu sistema telefónico empresarial no seu CRM
Imagine que pudesse ter tudo. Funcionalidades de IVR e encaminhamento, perfeitamente integradas com os dados dos potenciais clientes no seu CRM. Sem ter de alternar entre separadores. Sem funcionalidades complexas. Apenas um sistema de comunicação fiável e completo, concebido especificamente para as pequenas empresas modernas.
Durante muitos anos, esse foi o sonho. «Tínhamos de recorrer a outras soluções telefónicas para gerir e encaminhar as chamadas recebidas para o número de telefone principal Close», explica Nick Persico, diretor de operações comerciais da Close. «Era um processo complicado e, por vezes, difícil de gerir.»
Por isso, integrámos este sonho diretamente no nosso CRM.
«Nós próprios somos o nosso cliente ideal», afirma Nick. «Por isso, as equipas de Vendas, Sucesso e Apoio ao Cliente da Close diretamente da maioria das funcionalidades que desenvolvemos. O nosso objetivo era criar uma solução telefónica única para os nossos clientes, mas também para a nossa equipa.»
Deixa-me apresentar-te uma alternativa melhor: o telefone empresarial integrado na solução de CRM. Simplifica o teu conjunto de ferramentas para otimizar as tuas chamadas (e poupar dinheiro). 🤲
As novas funcionalidades do Close trazer de volta a «funcionalidade do sistema telefónico», porque o sistema:
- Centraliza todo o contexto das chamadas num único local. Não precisa de alternar entre separadores, pois trabalha inteiramente dentro do seu CRM, tanto para chamadas recebidas como para chamadas efetuadas. (Temos também inúmeras integrações para as suas outras necessidades operacionais.)
- Oferece funcionalidades poderosas e fáceis de utilizar. Obtenha exatamente o que precisa — nem mais, nem menos. Desde o IVR de chamadas recebidas até ao marcador de chamadas efetuadas, passando por tudo o que for necessário.
- Suporta configurações de equipas remotas. Close uma empresa totalmente remota, pelo que o nosso sistema de chamadas foi concebido para responder às suas necessidades específicas de trabalho remoto.
- Oferecemos preços competitivos e acessíveis. Muitas das nossas funcionalidades estão incluídas na tarifa básica de aluguer do telefone, enquanto outras (incluindo o IVR e a funcionalidade de encaminhamento automático) têm um custo fixo de 19 $ por linha premium, por mês. Isto representa uma poupança de 40 a 50 por cento em relação ao preço médio praticado pelos fornecedores de telefonia empresarial!
- Regista os detalhes das chamadas recebidas e efetuadas —automaticamente. Os utilizadores podem concentrar-se na conversa, enquanto o Assistente de Chamadas a transcreve automaticamente, poupando-lhe tempo e permitindo-lhe obter informações úteis.
É óbvio, não é? Integrar o telefone da sua empresa no sistema de CRM é a forma mais simples de otimizar as chamadas e melhorar significativamente o atendimento ao cliente.
«Antes, utilizávamos o Salesforce como nosso CRM e o Groove como nosso marcador de chamadas», afirma Jonathan Hinshaw, diretor de vendas da UGURUS. «Um representante de vendas tinha dificuldade em fazer 100 chamadas por dia, porque estava sempre a procurar informações entre as duas ferramentas. Agora, consegue facilmente atingir 200 ou até 250 chamadas no mesmo período de tempo. A velocidade com que conseguimos operar aumentou 100 por cento.»
Como configurar o seu telefone empresarial no Close
Close sempre Close funcionalidades de chamadas avançadas, pois o nosso objetivo é dotar as pequenas empresas das ferramentas necessárias. As nossas últimas atualizações foram especialmente concebidas para substituir o seu sistema telefónico de terceiros — e capacitar a sua equipa.
Veja aqui como configurar todas as funcionalidades de ✨chamadas✨ no Close.
6 passos para configurar Close chamadas recebidas
Estas funcionalidades para chamadas recebidas são fáceis de utilizar e estão prontas a ser utilizadas. Adaptam-se à sua equipa e evoluem de acordo com as suas necessidades — porque sabemos que estas mudam.
Siga estes seis passos e, em pouco tempo, estará a gerir as chamadas recebidas:
1. Transforme o seu número de grupo num Número Premium. Selecione o número de grupo que pretende atualizar no Close. Esse será a sua linha principal e/ou as suas sublinhas (como a de vendas), caso se trate de uma organização de maior dimensão. As atualizações para Número Premium têm um custo de 19 $ por linha, por mês, e oferecem todas as funcionalidades necessárias para substituir o seu sistema telefónico.
2. Configure o encaminhamento baseado em leads para automatizar o processo. O encaminhamento baseado em leads associa as chamadas recebidas aos leads existentes no seu CRM e encaminha-as automaticamente de acordo com a Regra de Estado do Lead (por exemplo, período de avaliação, cliente, etc.) e/ou o Campo Personalizado (por exemplo, responsável pelo lead) que definir. Aqui está um exemplo. Se um cliente existente «atribuído» ao David ligar, é encaminhado automaticamente para o David. Se ele não atender — dependendo de como configurou —, esse cliente será encaminhado para o apoio ao cliente (para onde os clientes são encaminhados) ou para o correio de voz do David. Tudo o que teve de fazer foi configurar as regras de encaminhamento baseadas em leads e colocar tudo em piloto automático!
O encaminhamento baseado em leads ajuda a evitar atritos na tomada de decisões e o encaminhamento incorreto das chamadas através de um IVR. No entanto, se o número de um interlocutor não corresponder aos dados do seu CRM, basta encaminhá-lo através do menu telefónico — ou diretamente para outro número de grupo (como o de vendas).
3. Programe o seu menu telefónico IVR. Um bom menu telefónico é como um controlador de tráfego aéreo. Leva todos ao destino pretendido, de forma rápida e segura. Escolha até 10 opções de marcação para chamadas recebidas e decida se estas devem ser encaminhadas para membros específicos de um grupo, reencaminhadas para um número externo, enviadas para o correio de voz ou se o utilizador deve ouvir as opções novamente. Defina uma ação predefinida para o caso de o utilizador não selecionar nenhuma opção!
Por exemplo, a Opção 1 pode encaminhar as chamadas para um membro específico da equipa. A Opção 2, para o número do grupo de vendas. A Opção 3, para a sua equipa externa de atendimento ao cliente. E assim por diante. A ação predefinida pode repetir as opções caso não seja selecionada nenhuma opção.
4. Grave a sua saudação personalizada. Carregue ou grave a sua saudação personalizada para o menu telefónico IVR. Isto permite-lhe estabelecer uma ligação mais próxima com quem liga.
5. Ative a personalização da ordem e da duração dos toques. Como pretende que a sua equipa receba as chamadas? Selecione a ordem de toque — todos ao mesmo tempo ou em rodízio — para distribuir as chamadas pelos membros da sua equipa (para as chamadas encaminhadas para o número do grupo). Agora, defina a duração dos toques para lhes dar mais (ou menos) tempo para atenderem.
Um exemplo? Pode definir a ordem de toque para «round robin» e também definir a duração do toque para 15, 30, 45 ou 60 segundos. O sistema tocará para o seu primeiro representante (ou agente) durante (por exemplo) 30 segundos, para o representante seguinte (ou agente) durante 30 segundos, e assim sucessivamente.
6. Defina o seu número de reencaminhamento alternativo (+ mensagem de correio de voz). Especifique o número de reencaminhamento — para onde a chamada deve ser encaminhada — caso você ou a sua equipa não atendam. Pode ser um número de telemóvel, outro membro da equipa ou um reencaminhamento para o menu do telefone. Em alternativa, encaminhe a chamada para o correio de voz. (Objetivo: não deixar os chamadores sem resposta.)
Close fazer ainda mais. Receba chamadas na aplicação Close , mas e se, mesmo assim, não conseguir atender? As chamadas perdidas aparecem na sua Close . E, claro, pode transferir facilmente as chamadas em curso, conforme necessário. Estas são funcionalidades padrão incluídas em todos Close .
Comece a fazer chamadas de saída Close estes 4 passos
Chamadas recebidas? Temos tudo controlado. Chamadas efetuadas? Também temos tudo controlado.✌️
Alcance mais potenciais clientes com menos esforço, seguindo estes quatro passos simples:
1. Crie Visualizações Inteligentes com os seus leads. As Visualizações Inteligentes são filtros de leads guardados que lhe permitem aceder com um clique às suas pesquisas favoritas no Close. Elas indicam-lhe 1) se deve ligar a este lead (ou não) e 2) o que deve dizer. Especifique um estado específico do lead (por exemplo, período de avaliação), filtre por hora local, tenha em conta eventuais atribuições de leads, decida quanto tempo esperar entre tentativas de chamada — e muito mais. As Visualizações Inteligentes adicionam e removem automaticamente os leads que cumprem os critérios que definiu. É bastante fácil, certo?
«O nosso sucesso depende inteiramente das Smart Views», afirma Liz Stephany, diretora de vendas e sucesso da Close. «Temos uma Smart View com filtros que nos mostram novos registos para períodos de avaliação que não foram contactados por telefone ou mensagem pela nossa equipa. Assim, a nossa equipa de vendas pode começar a contactar esses potenciais clientes e, à medida que os contacta, esses potenciais clientes são removidos da lista (e novos são adicionados).»
2. Utilize o Power Dialer integrado para processar rapidamente as listas de potenciais clientes. O Power Dialer é a melhor forma de contactar rapidamente um grande número de potenciais clientes. No seu Smart View, basta clicar no botão «Ligar» e o sistema irá processar os seus potenciais clientes —automaticamente— um após o outro. Faça uma pausa para tomar notas ou ative a gravação de chamadas e o Assistente de Chamadas para que este o faça por si!
3. Utilize o Marcador Preditivo para alcançar um novo nível de eficiência. O Marcador Preditivo liga para vários números de potenciais clientes ao mesmo tempo e liga-o (ou à sua equipa, se for uma sessão em grupo) às pessoas que realmente atendem. Se está farto de sinais de ocupado, mensagens de voz ou números desativados, este marcador permite-lhe evitar tudo isso e voltar a fazer um trabalho de prospeção produtivo.
4. Ninguém atende? Use o Voicemail Drop para deixar uma mensagem com um único clique. A combinação do Dialer com o Smart View é extremamente eficaz, mas, por vezes, ainda assim acabará por cair no correio de voz. Use o Voicemail Drop para deixar uma mensagem pré-gravada com um único clique, poupando tempo e esforço aos seus representantes.
Estas funcionalidades fantásticas não requerem integrações e também não são exclusivas do Premium Number. O Marcador Preditivo e o Envio de Mensagens de Voz, no entanto, só estão disponíveis para os nossos clientes Enterprise, por isso, analise as suas opções antes de escolher um plano.
Como sempre, podes iniciar o teu período de teste gratuito de 14 dias e começar a falar ao telefone — tipo, agora mesmo.
Use Close melhorar as competências da sua equipa e obter mais contexto sobre as chamadas
Espera aí. Mas há mais! Close também te Close com o acompanhamento dos vendedores e o contexto das chamadas.
- A funcionalidade Call Coaching ( disponível nos planos Enterprise) permite aos utilizadores ouvir, dar orientações em voz baixa ou intervir em chamadas em curso. Utilize esta funcionalidade para formar novos vendedores, orientar os já existentes ou dar apoio em vendas complexas. O seu representante precisa de melhorar a sua capacidade de fechar negócios? Ouça a sua próxima chamada (para orientar a formação), dê orientações em voz baixa (apenas para o seu representante) ou intervenha, apresente-se e feche o negócio você mesmo (seja prudente ao fazê-lo).
- O Call Assistant automatiza as suas tarefas de tomada de notas. Enquanto se concentra na conversa, ele gera uma transcrição e um resumo precisos e pesquisáveis, juntamente com ações a realizar para o futuro. É a IA no seu melhor. (Adicione esta funcionalidade a qualquer plano por 50 $/mês.)
- A Visualização de Conversas é a forma mais rápida de rever chamadas e reuniões. Basta pesquisar palavras-chave e frases específicas ou filtrar por utilizador, potencial cliente, sentido da chamada, etc. Utilize-a para obter o contexto da conversa, em vez de recorrer à sua memória.
- O Relatório de Atividades apresenta informações sobre o total de chamadas efetuadas, as chamadas por utilizador, a duração das chamadas — coisas desse género. Apresenta-lhe os números detalhados de cima para baixo.
Estas funcionalidades oferecem novas perspetivas sobre a sua abordagem nas chamadas. O que funciona? O que não funciona? O que pode alterar para concretizar essas oportunidades? As melhores soluções telefónicas completas oferecem-lhe isso — e nós fazemos parte dessa lista.
Conclusões finais: CRM + Telefonia empresarial = Chamadas sem complicações e mais negócios concretizados
As pequenas empresas modernas precisam de uma solução de telefonia empresarial completa para gerir as chamadas recebidas (e efetuadas). Como é que se consegue isso? Deixe de lado as ferramentas de terceiros e opte por um CRM com funcionalidades de sistema de telefonia integradas. É melhor para si, e também para os seus potenciais clientes e clientes.
O CRM dispõe de todos os dados dos potenciais clientes que o seu sistema telefónico não possui. O encaminhamento baseado em potenciais clientes e os menus telefónicos intuitivos e simples criam uma experiência de chamada simplificada, desde o tom de marcação até ao fecho do negócio, aumentando a satisfação e a fidelização dos clientes. Eles chegam exatamente onde pretendem.
A sua equipa? Está aliviada por ter um contexto de chamadas centralizado e funcionalidades intuitivas. E o seu orçamento? Está contente por se livrar de um sistema telefónico externo caro e difícil de gerir. Comece o seu período de teste gratuito de 14 dias Close— sem necessidade de cartão de crédito — para sentir a diferença.
