Uma organização média utiliza cerca de 900 aplicações, e os funcionários são obrigados a alternar entre elas mais de 1.000 vezes por dia.
Isto significa que os funcionários estão a perder uma quantidade significativa de tempo a alternar entre programas, o que pode facilmente distraí-los de tarefas importantes. Além disso, as informações que são copiadas e coladas entre várias plataformas podem perder-se — para sempre.
As aplicações destinam-se a ajudar-nos a ser mais produtivos e eficientes. E continuam a fazê-lo. O problema não reside nas próprias aplicações; é quando estas são incompatíveis entre si que a sua equipa fica prejudicada.
Então, como pode ajudar os seus representantes de vendas a trabalhar de forma mais eficiente?
É aqui que entra a integração com o CRM. As integrações certas proporcionam uma transformação digital harmoniosa que mantém os seus dados sincronizados.
Além disso, irá também construir e reforçar as relações com os clientes, o que constitui uma situação vantajosa para ambas as partes.
Mas o que é a integração de CRM e como pode implementá-la na sua empresa?
Este guia irá explicar o que é a integração de CRM, os diferentes tipos existentes e fornecer outras informações úteis para ajudar a elevar a produtividade da sua empresa, a gestão de recursos empresariais e a relação com os clientes a um novo patamar.
A integração do CRM explicada
Vamos começar por definir o que é o CRM. CRM significa «gestão de relações com o cliente», um termo normalmente utilizado para designar uma tecnologia que gere de forma eficaz as relações e interações da sua empresa com clientes atuais e potenciais.
Além disso, ajuda a otimizar vários processos na sua empresa, como o processo de vendas, o que pode contribuir para aumentar a produtividade global da sua empresa.
Basicamente, o software de CRM ajuda-o a concentrar-se no desenvolvimento de relações com pessoas específicas, tais como clientes, colegas, fornecedores ou utilizadores de serviços. Isso pode incluir a angariação de novos clientes ou a abordagem de potenciais clientes, a conclusão de negócios ou a prestação de apoio e outros serviços ao longo da relação.
Então, onde é que a integração entra em jogo?
A integração de CRM, tal como o próprio nome indica, liga a sua solução de CRM a outras aplicações de terceiros que utiliza na sua organização.
Por outras palavras, tudo o que fizer num CRM ou numa das suas aplicações integradas será refletido e terá impacto nos dados do CRM em todas as outras aplicações do sistema.
O CRM integrado assume várias formas e pode variar consoante o tipo de negócio. Por vezes, pode ser tão simples quanto ligar o seu software de CRM a algumas funcionalidades do site da empresa, tais como janelas pop-up, chat ao vivo e formulários.
Outros podem precisar que a plataforma de CRM seja compatível com outras aplicações, como redes sociais ou plataformas de e-mail, que possam simplificar os seus processos empresariais.
Então, como é que isto funciona? Não vamos entrar em pormenores técnicos, mas a maioria das integrações de CRM requer uma ligação através de APIs (interfaces de programação de aplicações).
Outros podem necessitar de uma ferramenta denominada «plataforma de integração como serviço» (iPaaS), que se encarrega de partilhar informações entre outros sistemas.
Em suma, integrar um CRM com as suas outras aplicações pode aumentar radicalmente a eficiência da sua empresa, poupando-lhe tempo, uma vez que não é necessário estar sempre a alternar entre elas.
11 exemplos e estratégias de integração de CRM que deve conhecer
Agora que já sabe o que é a integração de CRM, vamos explorar os diferentes tipos de integração que podem ajudar a fortalecer as relações com os clientes e a criar uma coordenação entre os processos da sua organização. Aqui estão alguns deles:
Integração de correio electrónico
Quer se trate de uma pequena empresa ou de uma grande empresa, o e-mail é um meio de comunicação essencial. Na verdade, quase metade da população possui um endereço de e-mail. Isto significa que um dos seus principais canais de comunicação com os seus clientes será também através do e-mail.
É aqui que reside o valor da integração do e-mail. Nesse contexto, as vantagens da integração com o CRM permitem que vários departamentos da sua empresa, como vendas, marketing, RH, atendimento ao cliente e outros, integrem o seu e-mail (mesmo que seja do Microsoft Outlook ou do Gmail) no seu sistema de CRM.
Isto permite-lhes aceder a todas as suas ferramentas num único local e automatizar os seus e-mails para vários cenários.
Por exemplo, a sua equipa de vendas pode criar modelos e sequências e consultar todos os dados dos clientes sem precisar de recorrer a diferentes ferramentas de software.
Para a sua equipa de marketing, este tipo de integração permite criar uma estratégia de marketing por e-mail bem-sucedida, possibilitando o desenvolvimento de várias campanhas por e-mail.
Integração com as redes sociais
Existem mais de 100 plataformas de redes sociais com, pelo menos, 100 milhões de utilizadores. Só o Facebook conta com 2,96 mil milhões de utilizadores ativos mensais, segundo dados do terceiro trimestre de 2023. Se pretende chegar ao maior número possível de clientes, deve marcar presença nas plataformas onde os seus clientes realmente se encontram.
Isto significa que terá de utilizar diferentes aplicações para dar resposta a esta estratégia de integração. Felizmente, os sistemas de CRM oferecem integrações com redes sociais para minimizar a necessidade de alternar entre várias aplicações de redes sociais.
Além disso, ao integrar as contas das redes sociais da sua empresa com o seu CRM, também poderá obter informações valiosas sobre o seu público. Esses dados incluem o tipo de conteúdo que partilham e com o qual mais interagem, bem como a altura em que costumam interagir com a sua conta.
Ao mesmo tempo, a integração com as redes sociais também ajuda a simplificar e automatizar a publicação, eliminando a necessidade de publicar manualmente o conteúdo na hora exata em que é necessário.
E o melhor de tudo?
Plataformas populares como o Facebook, o Instagram, o Twitter e o LinkedIn são compatíveis com a maioria das ferramentas de CRM.
Integrações de software de prospeção
Uma equipa de vendas eficaz aproveita as aplicações de prospeção para identificar e interagir com potenciais clientes. Se este software não estiver integrado num sistema de CRM, a equipa tem de alternar constantemente entre este tipo de aplicação e outras, como plataformas de e-mail.
Isto é moroso e desnecessário, especialmente se tiver um CRM à sua disposição. Em vez disso, uma boa estratégia consiste em integrar o seu sistema de prospeção com o seu CRM atual. Isto permite-lhe interagir com os potenciais clientes diretamente no seu CRM.
Integração com o calendário
As empresas precisam de reuniões, sejam elas externas ou internas, para funcionar. No entanto, pode ser difícil sincronizar a sua agenda num único local se estiver a gerir várias aplicações. Bem, isso já não acontece.
Ao integrar o seu CRM no seu calendário do Google ou do Outlook, poderá ver facilmente todos os seus compromissos num único calendário. Alguns sistemas de CRM permitem-lhe até registar uma reunião na aplicação através de um webinar, criar avisos de reunião e até enviar convites por e-mail aos participantes da reunião.
Outros oferecem até uma funcionalidade que permite aos potenciais clientes marcar uma reunião de acordo com a sua disponibilidade, eliminando a necessidade de trocas de mensagens para coordenar os horários.
Integração de conectores
Em alguns casos, o seu CRM pode não dispor de todas as integrações de que necessita. Mas isso não significa que não possa ter tudo o que precisa numa única plataforma — é possível, graças às integrações de conectores.
Este tipo de integração permite-lhe realizar uma variedade de tarefas através da criação de fluxos de trabalho automatizados. Por exemplo, o Zappier é uma ferramenta que lhe permite transferir dados entre o seu CRM e mais de 1 000 aplicações de terceiros, tais como diversos softwares de gestão de projetos e aplicações de contabilidade e pagamentos.
Integração de comunicações
As integrações de CRM não só contribuem para a experiência do cliente e a produtividade da empresa, como também podem melhorar a coordenação e a acessibilidade da equipa.
As integrações de comunicações podem simplificar o seu processo de comunicação interna, permitindo-lhe integrar várias aplicações de mensagens e comunicação no seu CRM. Isto significa que pode utilizar o seu CRM para conversar com os seus colegas de equipa sem precisar de alternar entre aplicações.
Além disso, as integrações de comunicação também podem facilitar a comunicação entre si e os seus vendedores com os clientes e potenciais clientes.
Por exemplo, pode integrar o Zoom no seu sistema de CRM, e todos os detalhes das chamadas e informações de contacto estarão disponíveis sempre que precisar.
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Integração de formulários e recolha de dados
A geração de leads pode ser fácil ou morosa, dependendo da forma como automatizar esta tarefa. Com formulários e integrações para a recolha de dados, pode eliminar a necessidade de um intermediário entre os seus documentos e o armazenamento dos dados dos clientes.
Este tipo de integração com o CRM permite-lhe recolher e guardar as informações dos clientes num único local, para que possa contactá-los facilmente sempre que necessário. Esta funcionalidade também funciona com formulários personalizados e inquéritos, cujos dados podem ser sincronizados imediatamente com o seu CRM.
Com esta integração, todos os dados que recolhe dos seus clientes ficam reunidos num único local.
Integrações de apoio ao cliente
Se a sua organização dispõe de uma equipa de apoio ao cliente, esta integração com o CRM pode ajudar a criar uma maior coordenação com o resto da equipa.
Por exemplo, os dados dos tickets de assistência dos seus clientes podem ser sincronizados com as respetivas informações de cliente no seu CRM. Todos os outros membros da organização podem assim verificar se há alguma questão pendente que precise de ser resolvida antes de outra equipa os contactar por assuntos não relacionados.
Isto é importante para compreender o percurso do cliente e os dados demográficos relevantes sobre o público a quem se dirige.
Integração do chat ao vivo
Uma das melhores formas de mostrar aos seus clientes que se preocupa com eles é facilitar o contacto quando necessário. Ao mesmo tempo, permite que os potenciais clientes interajam consigo mesmo antes de efetuarem uma compra.
Ao utilizar um chatbot, todos os dados recolhidos nas conversas podem ser facilmente guardados no seu CRM, permitindo-lhe fazer o acompanhamento com muito mais facilidade quando precisar de concretizar oportunidades de negócio ou reativar clientes antigos.
Isto simplifica as interações com os clientes e evita aquelas tarefas rotineiras e repetitivas, permitindo-lhe concentrar-se em tarefas mais importantes, como decidir quando enviar os seus e-mails de vendas!
Integração de comércio eletrónico
Informações como compras, frequência das encomendas, dados de contacto e comportamento de compra são fundamentais para compreender os seus clientes, especialmente para os representantes de vendas.
Ao integrar o seu CRM com plataformas de comércio eletrónico como o Shopify, pode sincronizar automaticamente estas informações e aceder-lhes sempre que precisar. Com estes dados, pode planear de forma eficiente as suas estratégias de marketing e automatizar vários processos.
Por exemplo, pode ativar uma sequência de e-mails sobre carrinhos abandonados sempre que um cliente não concluir o processo de finalização da compra.
Além disso, se a sua empresa utiliza pagamentos online, a integração do CRM com o comércio eletrónico permite-lhe guardar automaticamente os novos contactos que recebem orçamentos. Isto facilitará o pagamento das faturas e compras pelos clientes, sem a necessidade de trocas de mensagens desnecessárias.
Integração de vídeo
Sabia que os vídeos são o tipo de conteúdo preferido dos consumidores? Isto significa que a sua equipa de vendas e marketing deve tirar partido do vídeo como parte da sua estratégia.
Para aumentar a sua eficácia, integre o seu CRM com quaisquer plataformas de vídeo ou software de streaming que utilize, como o YouTube, para aceder a dados valiosos que poderá aproveitar.
Esses dados podem incluir quais são os vídeos mais vistos, a que horas e muito mais. Ao mesmo tempo, a sua equipa terá acesso a todas as informações necessárias para criar um processo de vendas eficaz, sem ter de alternar entre ferramentas.
Vantagens da integração do sistema CRM
Já determinámos quais as integrações de CRM que utiliza para otimizar os seus processos empresariais. Mas de que forma é que essas integrações afetam o seu negócio?
Aqui estão as principais vantagens que deve conhecer:
Dados mais precisos
Ao integrar o seu CRM com todas as suas outras plataformas e sistemas, aumenta a precisão dos dados e reduz o risco de erros nas introduções manuais. Isto também significa que os dados são sincronizados em tempo real com os seus registos, tudo num único sistema centralizado.
Assim, os dados serão atualizados automaticamente em todas as plataformas, em vez de haver vários pontos de introdução de dados manuais ou múltiplos. O aumento da precisão dos dados não é apenas uma vantagem. Pode gerar efeitos benéficos em cadeia em toda a sua organização.
Otimização das iniciativas de vendas e marketing
Uma vez que as integrações de CRM podem fornecer informações detalhadas sobre os clientes, as suas equipas de marketing e vendas podem utilizá-las para compreender o comportamento dos clientes, criando assim o funil de vendas ideal.
Por outras palavras, podem utilizar os dados para criar campanhas automatizadas de vendas e marketing altamente direcionadas, com base nos perfis dos clientes e em fatores comportamentais.
Maior eficiência
Uma vez que todos os sistemas e plataformas utilizados pelos seus departamentos estão integrados num centro centralizado, é possível eliminar tarefas desnecessárias e rotineiras. Consequentemente, as suas equipas podem concentrar-se em atividades que geram um impacto mais significativo na sua organização, conduzindo a uma maior rentabilidade.
Por exemplo, um software de automação de marketing como o Mailchimp, que utiliza sequências de e-mail, pode garantir que os seus representantes de vendas não percam oportunidades que poderiam deixar escapar se tivessem de gerir várias plataformas ao mesmo tempo.
Tempo de formação reduzido
Em vez de formar os seus colaboradores para utilizarem várias plataformas ao mesmo tempo, pode ensiná-los a utilizar apenas o seu CRM, onde estão disponíveis todas as informações de que precisam.
Isto não só poupa tempo como também evita custos contínuos com formação, que podem ser elevados. Ao mesmo tempo, os formandos podem concentrar-se exclusivamente na aprendizagem de uma única ferramenta, o que os ajuda a destacar-se e a dominá-la mais rapidamente.
Aumentar as receitas
Com uma base de dados centralizada, a sua equipa pode gerir e aceder a todos os dados de que necessita, provenientes de diferentes plataformas, num único local. Isto permite que as suas equipas de vendas e marketing identifiquem o que os seus clientes desejam e necessitam com base em compras anteriores.
Os dados podem ser utilizados para criar oportunidades de aumentar as receitas e identificar lacunas que precisam de ser colmatadas.
Quer aumentar a produtividade das vendas? Comece por integrar o seu CRM
As integrações de CRM são recursos poderosos que deve aproveitar para ajudar a sua empresa a poupar tempo, esforço e dinheiro. Estas integrações reduzem ao mínimo o trabalho manual que pode comprometer os dados dos seus clientes, ao mesmo tempo que aumentam a eficiência e a produtividade globais da sua organização.
Com um CRM robusto como Close centro do seu negócio, pode criar processos e integrações eficazes que lhe permitem concentrar-se no que realmente importa.
Lembre-se: o que se pode medir, pode-se alcançar. Os dados que o seu CRM recolhe podem ser aproveitados para desenvolver estratégias de vendas eficazes e prestar um melhor serviço aos seus clientes.
