Si vous êtes fondateur ou responsable d'une équipe, vous êtes sans doute submergé par les demandes de personnes qui comptent sur vous pour obtenir des retours, des commentaires, des suggestions et des validations. Chaque jour, votre boîte de réception est inondée d'une nouvelle vague d'e-mails auxquels vous devez répondre pour permettre à quelqu'un d'autre de faire son travail.
Cela peut ralentir l'ensemble de vos activités si d'autres membres de l'organisation se retrouvent bloqués dans le goulot d'étranglement que vous avez créé. Avant même de vous en rendre compte, votre petite équipe de start-up autofinancée avancera aussi lentement qu'une grande entreprise.
Il faut que tu fasses avancer les choses et que tu boucles le boulot. La rapidité, c'est essentiel.
De plus, faire attendre vos collaborateurs est démotivant et démoralisant. Vous n'êtes plus seulement une start-up autofinancée qui avance à petits pas ; le moral est également en baisse, et vous commencez à manquer de cette énergie magique qui fait vibrer les start-ups.
Il y a peu de chances que l'on en arrive là, car il s'agit d'un cas extrême. Cela dit, le problème est bien réel. Comment le résoudre ?
Je suis sûr que vous pourriez engager un consultant qui vous ferait payer une fortune pour ensuite vous dire de responsabiliser vos collaborateurs et de leur donner plus d'autonomie ! Aidez-les à devenir des leaders. Faites-leur davantage confiance !
Tout cela semble bien sur le papier, mais comment s'y prendre ?
Comment éliminer un goulot d'étranglement ?
Je voudrais vous proposer une approche bien plus simple. Vous n'avez pas besoin d'apprendre une nouvelle technique de gestion ni de changer votre façon d'être : demandez simplement à vos collaborateurs de vous confier des tâches assorties de délais précis.
Si vous ne répondez pas dans les délais impartis, ils considèrent automatiquement que vous leur donnez l'autorisation d'agir comme bon leur semble.
Le délai qui me convient le mieux est de 24 heures (pour les tâches urgentes) à 48 heures (pour les tâches non urgentes).
C'est un système simple que vous pouvez commencer à utiliser dès maintenant. Si vous êtes débordé et stressé, vous pouvez simplement copier-coller ce message et l'envoyer aux membres de votre équipe :
Je suis conscient que vous avez parfois besoin de mon avis, de mes commentaires ou de mes réponses, et j'ai souvent mis du temps à vous répondre. J'ai réfléchi à la manière dont je pourrais ne plus être un frein, et voici ce que j'ai trouvé :
À partir de maintenant, chaque fois que vous m'enverrez un e-mail nécessitant mon avis, une réponse, un retour d'information ou un commentaire, merci de me l'envoyer au moins 48 heures à l'avance.
(Si c'est urgent, réduisez le délai à 24 heures, mais précisez-le dès le début de l'e-mail.)
Si je ne vous réponds pas avant la date limite, vous avez toute ma permission d'agir comme bon vous semble.
À quoi pouvez-vous vous attendre en mettant ce système en place ?
Cette approche présente de nombreux avantages, comme nous avons pu le constater chez Close:
- La productivité de l'équipe augmente.
- Tu es moins stressé(e).
- Les membres de votre équipe vous en seront d'autant plus reconnaissants.
- Une fois cette règle établie, les gens adapteront leurs attentes. Ils ne s'attendront plus à ce que vous répondiez dans les quatre heures suivant la réception de leur e-mail, surtout lorsque vous avez une journée bien remplie. Et s'il y a parfois une urgence, ils vous indiqueront désormais très clairement que cela nécessite votre attention.
- Vous ferez preuve de plus de discernement. Est-ce que cela nécessite vraiment votre avis ? Il est désormais beaucoup plus facile de simplement dire non et de laisser les autres se débrouiller.
- Vous donnez à vos collaborateurs les moyens d'aller de l'avant et d'accomplir leurs tâches même lorsqu'ils n'ont pas de nouvelles de votre part dans un délai raisonnable.
Dans l'ensemble, tout se passe beaucoup plus facilement et beaucoup plus vite. Travailler ensemble est plus agréable, et vous obtiendrez de bien meilleurs résultats en équipe.
J'ai partagé cette astuce avec de nombreux fondateurs et dirigeants, et j'ai reçu beaucoup de retours positifs à ce sujet. Vous pouvez égalementécouter l'épisode de mon podcast intitulé « Feeling Overwhelmed », dans lequel j'ai partagé cette astuce avec mon ami et coanimateur, Hiten Shah.
