Qu'est-ce qui vous plaît le plus dans la prise de notes commerciales ? Avez-vous hâte de les rédiger à la main ? Adorez-vous simplement les saisir dans votre CRM après un entretien commercial ?
Attends, comment ça, tu n'aimes pas prendre des notes ? *Je suis sous le choc*
Je plaisante, on sait bien que presque tous les commerciaux détestent prendre des notes lors des appels.
Qu'on le veuille ou non, les notes de visite commerciale sont indispensables: elles améliorent directement l'expérience client et, à terme, votre chiffre d'affaires.
Pourquoi est-ce si important de prendre des notes pendant une réunion, et comment rédiger des notes qui vous seront utiles après la réunion ? Voyons cela de plus près.
Pourquoi les notes de vente sont-elles si importantes ?
De bonnes notes de vente permettent de cerner les besoins, les difficultés, les objections et les prochaines étapes, ce qui facilite un meilleur suivi et accélère la conclusion des ventes.
Grâce à ce résumé clair des appels, vous pourrez mieux assurer le suivi et mener vos transactions jusqu'à leur conclusion.
Voici trois bonnes raisons pour lesquelles vous devriez vous engager à prendre des notes lors de vos appels, même si cela vous semble parfois être une véritable corvée.
- La mémoire humaine n'est pas fiable: les détails s'effacent rapidement. Prendre des notes permet d'éviter les oublis qui coûtent cher à votre chiffre d'affaires. Vous ne vous souviendrez pas d'autant de détails de l'entretien commercial que vous le pensez, et lorsque ces détails passent à la trappe, c'est votre chiffre d'affaires qui en pâtit.
- Les notes de vente permettent aux clients de se sentir privilégiés. Lorsque vous vous souvenez de détails personnels concernant vos clients (ou même simplement en évitant de leur reposer des questions que vous leur avez déjà posées la dernière fois), ceux-ci auront le sentiment que leurs pensées et leurs sentiments comptent pour vous. Donnez à vos clients le sentiment d'être écoutés en gardant une trace de ce qu'ils vous disent.
- Des notes de vente bien rédigées améliorent votre pipeline commercial. Ces notes vraiment pertinentes que vous prenez ne sont pas seulement pour vous : partagez-les avec vos collègues pour leur donner des conseils sur la manière de conclure une vente. Partagez-les avec votre responsable commercial pour l'aider à évaluer la stratégie commerciale du service. Vous pouvez même les partager avec d'autres services pour aider ces équipes à mieux cerner votre public cible et les difficultés rencontrées par vos clients. Tout le monde y gagne!
Vous souhaitez prendre de meilleures notes lors de vos entretiens commerciaux ? Suivez ces 6 conseils
Les enregistrements d'appels sont très pratiques, et des outils comme Zoom peuvent même transcrire vos appels vidéo. Mais prendre des notes ne se résume pas à retranscrire mot pour mot tout ce qui a été dit pendant l'appel.
Voyons comment tirer le meilleur parti de vos notes et obtenir des informations concrètes que vous pourrez mettre en pratique après l'appel.
1. Gardez vos notes à portée de main
Avant d'aborder la manière de rédiger des notes commerciales efficaces pour votre entreprise, assurez-vous de disposer d'un espace de stockage sécurisé et facilement accessible pour les conserver.
Les documents peuvent faire l'affaire, mais votre CRM est la meilleure solution : les notes sont associées aux prospects, aux e-mails, aux appels et aux tâches, ce qui vous offre une vue d'ensemble complète.
Par exemple, dans Close, lorsque vous ouvrez le profil d'un prospect, vous pouvez voir toutes les interactions que votre équipe a eues avec cette entreprise, y compris les notes que vous ou vos collègues avez prises lors des appels.
En d'autres termes, quel que soit le membre de l'équipe qui a parlé à cette personne et pris ces notes d'appel, les points clés de la conversation sont accessibles à toute personne qui aurait besoin de la contacter à l'avenir. Vive le contexte !
(Psst… N'oublie pas : tu peux aussi automatiser la prise de notes dans Close! Découvre-le ici.)
2. Rédigez des notes concises et ciblées
Pas besoin d'écrire un nouveau « Guerre et Paix ». Votre conversation était intéressante, mais vos notes sont là pour vous aider à vous souvenir des points essentiels, pas de chaque mot qui a été prononcé. (Et si, pour une raison quelconque, vous avez besoin de revoir l'intégralité de l'appel, vous devriez vous fier à l'enregistrement de l'appel, pas à vos notes.)
Alors, quels éléments doivent figurer dans vos notes de vente ? Gardez ces trois mots à l'esprit : « important », « exploitable » et « pertinent ».
Les notes d'appel peuvent contenir des informations telles que :
- La réaction du prospect face à certaines parties de la démonstration
- Si vous avez discuté des tarifs
- Qu'avez-vous appris sur le cycle d'achat du prospect ?
- Mesures à prendre dont vous avez convenu
- Calendrier des prochaines étapes
Ce sont toutes des informations commerciales utiles qui faciliteront votre prochain entretien commercial, car elles vous aideront à vous constituer une base de connaissances générale sur chaque client potentiel.
3. Utilisez une application de prise de notes automatisée
Ah, l'automatisation, une véritable bouffée d'air frais quand il s'agit de prendre des notes lors de vos entretiens commerciaux ! Installez-vous confortablement, détendez-vous et laissez l'IA s'occuper de vos notes.
Chaque outil gère cela différemment ; voici donc quelques-unes des meilleures options et comment en tirer le meilleur parti :
Close: Grâce à Call Assistant, vous n'aurez plus jamais besoin de prendre des notes à la main. Chaque appel que vous passez dans Close enregistré, transcrit et résumé à l'aide de l'IA. Il vous suffit de cliquer sur le fil d'activité de vos prospects et de consulter les conversations les plus récentes.
Vous cherchez quelque chose en particulier ? Les transcriptions sont consultables, ce qui signifie que vous pouvez trouver exactement ce que vous cherchez en quelques secondes.
En plus des notes, vous bénéficierez également d'un numéroteur performant, d'une API adaptative et d'intégrations avec tous vos outils de vente préférés. De plus, Close vous Close la possibilité de mener des campagnes multicanales, grâce à des fonctionnalités d'e-mail et de SMS intégrées.
Fathom : Fathom estun autre outil performant pour prendre des notes lors de vos réunions commerciales. Il vous suffit d'inviter Fathom à rejoindre votre appel vidéo sur Zoom pour qu'il génère une transcription précise et consultable. Vous pouvez rapidement mettre en évidence des passages clés de l'appel et les partager avec votre équipe sur Slack. De plus, Fathom prend en charge sept langues, ce qui vous permet de tirer le meilleur parti de vos appels, même s'ils ne se déroulent pas en English.
Fireflies : un nouvel outil d'aide à la prise de notes pour les réunions basé sur l'IA, Fireflies vous permet d'enregistrer vos réunions, de les transcrire, de marquer les moments importants et même d'analyser le ton des interventions, la durée de parole de chacun et les tendances.
Mieux encore, Fathom et Fireflies s'intègrent tous deux à Close, ce qui vous permet d'utiliser vos outils de prise de notes d'appel préférés en parallèle de votre logiciel CRM favori.
4. Développez votre propre style
Chaque commercial a sa propre façon de prendre des notes. Tant que celles-ci sont concises, claires et exploitables, tout va bien. Sachez simplement que ce qui fonctionne pour un commercial ne fonctionnera pas forcément pour vous.
Certaines personnes aiment prendre des notes sur un bloc-notes après leurs appels. D'autres les saisissent directement dans leur CRM tout en discutant avec des prospects. Vous pouvez choisir d'utiliser des puces plutôt que des phrases complètes. Ou de mettre au point une sténographie (qui reste lisible !). Optez pour ce qui vous convient le mieux.
Dans Close, vous pouvez rédiger des notes en format enrichi avec des listes à puces, des passages surlignés, des liens hypertextes et bien plus encore :
5. Adopter de bonnes habitudes
Je ne vais pas vous mentir : au début, quand vous déciderez de prendre de meilleures notes de vente, vous aurez du mal.
Comment je le sais ? Parce que ça arrive à tout le monde. Vous serez absorbé par un appel et vous oublierez certains (voire tous) des conseils ci-dessus. Vous oublierez peut-être même de prendre des notes. Ce n’est pas grave.
Ne vous inquiétez pas de devoir être parfait dès le départ. Considérez plutôt chaque appel commercial comme une occasion de prendre de bonnes habitudes et d'améliorer vos compétences en matière de prise de notes. Tant que vous prenez plus souvent de bonnes notes que de mauvaises (ou que vous ne prenez pas de notes du tout), tout ira bien.
6. Utilisez un modèle de bon de vente
Enfin, créez quelques modèles pour faciliter la prise de notes.
Peut-être avez-vous des questions spécifiques que vous posez systématiquement à chaque prospect lors de votre premier appel. Ou bien vous avez besoin de recueillir des informations importantes avant de faire passer un prospect du statut de « prospect » à celui d’« opportunité ». Les modèles vous permettent de consigner plus facilement des notes pertinentes dans ces situations.
Dans Close, utilisez Activités personnalisées pour créer des modèles de notes réutilisables, afin que les commerciaux saisissent les bonnes informations à chaque fois.
Pour accéder à cette fonctionnalité, il vous suffit de vous rendre dans l'onglet « Paramètres », puis de cliquer sur « Activités personnalisées » dans le menu. Une fois cette étape effectuée, cliquez sur « + Nouvelle activité personnalisée », donnez-lui un nom, puis cliquez sur « Enregistrer ». D'autres options s'offrent à vous à partir de là, mais voilà l'essentiel.
Que vous utilisiez Close non, vous devriez absolument recourir à des modèles pour simplifier la prise de notes lors de vos ventes. Cela vous aidera à vous assurer que vous le faites réellement et que vos notes sont exploitables.
Conclusion : évitez ces erreurs dans vos notes de vente
C'est souvent à la suite de mauvaises expériences que les commerciaux prennent conscience de l'importance de bien rédiger leurs notes de vente.
Par exemple, quand un client s'énerve parce qu'il est obligé de répondre sans cesse à la même question. Ou quand on interroge un collègue sur un appel et qu'il ne s'en souvient pas.
Évitez ces erreurs. Prenez l'habitude de prendre des notes de manière efficace afin d'offrir une meilleure expérience à vos clients, d'augmenter vos ventes et d'optimiser votre processus commercial.
Voici ce qu'il faut éviter :
- Erreur n° 1 : vous ne prenez aucune note. C'est évidemment la pire chose à faire en matière de compte-rendu d'appel. Commencez fort et terminez en beauté : ainsi, vous n'oublierez pas les tâches de suivi essentielles et vous témoignerez du respect pour le temps que vos prospects vous ont consacré.
- Erreur n° 2 : vous prenez beaucoup trop de notes. Cela peut paraître étrange, mais prendre trop de notes peut être tout aussi néfaste que de ne pas en prendre du tout. Le problème, c'est que vous vous retrouvez avec une montagne de texte à trier (et soyons honnêtes, vous ne le ferez probablement pas). Ce qui nous amène à l'erreur suivante…
- Erreur n° 3 : vous ne relisez jamais vos notes. Si vous avez pris la peine de rédiger des notes d'entretien, c'est pour une bonne raison. Pour tirer le meilleur parti de vos notes, il est essentiel de les relire avant votre prochain entretien ou de vous en servir comme aide-mémoire pour les tâches de suivi. Ne laissez pas tout ce travail partir en fumée !
Bien sûr, si vous avez du mal à prendre régulièrement des notes de vente, ne vous inquiétez pas ! Cela arrive même aux meilleurs commerciaux. Et c'est justement pour cela que les applications de prise de notes automatisée ont fait leur apparition sur le marché (et sont devenues si populaires !).
Vous rêvez du jour où vous n'aurez plus jamais à prendre de notes ? Eh bien, ce jour est arrivé.
Utilisez Close créer des transcriptions précises et des résumés générés par l'IA de vos appels commerciaux, afin de ne plus jamais manquer une occasion d'impressionner vos clients (et de conclure des ventes) !
