C'est généralement l'entreprise qui répond en premier à un prospect qui remporte la mise. Mais si une demande de démonstration reste sans réponse pendant 60 minutes, ce « prospect chaud » est déjà froid comme de la glace.
La plupart des opportunités de chiffre d'affaires manquées ne sont pas dues à un échec du marketing, mais à un manque de suivi.
Ça vous dit quelque chose ?
Pour la plupart des équipes spécialisées dans le marketing entrant, le problème ne réside généralement pas dans l'acquisition de prospects . Tout dépend de ce qui se passe une fois que quelqu'un a rempli ce formulaire.
Un prospect lève la main, puis… le dossier reste en suspens. Ça arrive souvent. (On le sait, car on l’a testé.) Le suivi est retardé. Ou pire encore, personne ne sait vraiment à qui il revient.
Close résout le premier problème en transférant instantanément les prospects vers Close.
Les flux de travail résolvent ce deuxième problème en garantissant qu'une action se déclenche dès l'arrivée d'un prospect.
Ensemble, ces fonctionnalités transforment automatiquement l'envoi d'un formulaire en la première étape de votre processus de vente inbound.
Voyons comment cela fonctionne et comment vous pouvez activer cette fonctionnalité pour votre équipe.
Pourquoi les formulaires et les flux de travail sont plus efficaces lorsqu'ils sont associés
Prendre l'avantage est généralement la partie la plus facile. C'est au niveau de la rapidité et de la constance que les équipes ont le plus de mal.
Lorsque Close associent des formulaires à des flux de travail, ils peuvent :
- Supprimer le routage manuel des pistes
- Harmoniser la manière dont les prospects entrants sont intégrés au pipeline
- Lancez un suivi immédiat sans compter sur votre mémoire
Au lieu que les commerciaux aient à rechercher de nouveaux prospects, Close en Close à leur place.
Voici un exemple :
Un prospect demande une démonstration via votre Close sur une page d'accueil. Le workflow déclenche instantanément :
- Attribue le prospect à un SDR/Setter
- Définit l'état sur « Potentiel »
- Crée une tâche d'appel à effectuer dans 5 minutes
- Envoie une notification interne sur Slack
- Le SDR/Setter vous appellera dans les 5 minutes
Et voilà. La vitesse pour prendre la tête = la rapidité.
De l'envoi à la première lecture (étape par étape)
Voici comment cela se passe généralement pour Close qui ont mis en place une stratégie de vente par prospection.
Étape 1 : un prospect envoie un Close
Un visiteur remplit un formulaire sur votre site web : une demande de démonstration, un formulaire de contact ou une demande de renseignements.
Dès qu'ils auront envoyé leur demande :
- Une nouvelle piste est créée dans Close ou une piste existante est mise à jour)
- Les champs renseignés sont directement associés à la fiche du prospect
- Des mécanismes de sécurité intégrés permettent d'éviter les doublons et de garantir la qualité des données
Pas d'intégrations à surveiller. Pas de retards de synchronisation.
À ce stade, le prospect est déjà acquis — super ! Mais c'est ce qui va suivre qui fait toute la valeur de cette fonctionnalité.
Étape 2 : Utiliser l'envoi d'un formulaire comme déclencheur de workflow
Close un déclencheur « Formulaire envoyé » dans les flux de travail.
Cela vous permet de définir une règle simple : lorsque ce formulaire spécifique est envoyé, lancez ce workflow.
Vous pouvez appliquer cela à un seul formulaire ou à plusieurs formulaires, et, si vous le souhaitez, ajouter des filtres pour obtenir différents comportements en fonction des réponses fournies dans les formulaires.
C'est ce qui transforme la collecte passive de prospects en un processus actif.
Étape 3 : Attribuer automatiquement le prospect
La propriété ne devrait pas être une question de devinettes.
Grâce aux workflows, vous pouvez :
- Attribuer le prospect à un responsable spécifique
- Répartissez les prospects de manière équitable au sein de votre équipe
- La demande est transmise à une équipe telle que les SDR ou les chargés de clientèle
L'attribution se fait instantanément, de sorte que chaque prospect est clairement attribué à un responsable dès son arrivée dans votre CRM.
Étape 4 : Définir automatiquement le statut du prospect
Vous pouvez ensuite uniformiser la manière dont les prospects entrants sont intégrés à votre pipeline.
Par exemple :
- Définissez le statut du prospect sur « Potentiel »
- Veillez à ce que chaque envoi de formulaire commence dans le même état
Cela permet de garder votre pipeline bien organisé et facilite la création de rapports ainsi que la hiérarchisation des priorités à mesure que le volume augmente.
Étape 5 : Planifiez immédiatement le premier suivi
La rapidité d'intervention est importante, mais elle ne devrait pas dépendre du fait que quelqu'un pense à agir.
Grâce aux workflows, Close automatiquement :
- Créer une tâche d'appel, envoyer un e-mail ou un SMS au responsable désigné
- Ajouter à la file d'attente immédiatement après l'envoi du formulaire
Dès qu'un commercial ouvre Close, la prochaine tâche à accomplir l'attend déjà.
Quels changements interviendront une fois que le système sera opérationnel ?
Une fois cette configuration mise en place, Close remarquent généralement :
- Des délais de réponse plus courts pour les demandes entrantes
- Moins de soumissions perdues ou oubliées
- Une gestion plus cohérente des demandes entrantes au sein de l'équipe
- Moins de tâches manuelles de nettoyage du CRM
Et comme ce système est automatisé, il continue de fonctionner même si votre équipe et le nombre de prospects augmentent.
Erreurs courantes à éviter
Voici quelques conseils de pro à garder à l'esprit avant de vous lancer.
À éviter :
- Attribuer des prospects sans créer de tâche de suivi
- Création d'une tâche sans désignation claire d'un responsable
- Une logique de routage trop complexe trop tôt
- Prévoir un suivi « demain » plutôt que tout de suite
Prêt à mettre cela en pratique ?
Si vous utilisez déjà Close , leur intégration à un workflow ne prend que quelques minutes et peut avoir un impact considérable sur votre processus de gestion des demandes entrantes.
Si vous découvrez Forms, commencez par saisir clairement vos prospects dans Close. Intégrez ensuite des workflows pour automatiser les étapes suivantes.
La rapidité d'action ne repose pas sur l'effervescence. Il s'agit plutôt de mettre en place un système qui réagisse dès qu'une personne se manifeste.
Si vous n'êtes pas encore Close , vous pouvez tester l'ensemble de la solution grâce à un essai gratuit. Créez un formulaire, associez-le à un flux de travail et constatez à quelle vitesse votre équipe réagit lorsque tout est regroupé au même endroit.
