Chaque nouveau prospect est précieux. Vous vous précipitez vers eux comme quelqu'un qui a raté son bus, de peur qu'il n'y en ait pas d'autre avant un bon moment.
Mais votre entreprise prend de l'ampleur. Elle commence à gagner du terrain. Et soudain, vous avez l'impression qu'il n'y a plus qu'un seul bus. À ce stade, le problème n'est plus le volume de prospects, mais plutôt leur gestion. Vous n'avez plus les moyens de suivre manuellement chaque opportunité. Et quand cela arrive, certains prospects passent même entre les mailles du filet.
Passer à côté de certains prospects, ça fait partie des aléas du métier, n’est-ce pas ? Pas tout à fait. Une bonne automatisation permet de colmater ces fuites. En configurant correctement Close, vous pouvez détecter ces fuites à un stade précoce, maintenir votre pipeline à jour et vous assurer qu’aucun prospect qualifié ne passe entre les mailles du filet. Voici comment procéder.
Étape 1 : Identifier les points de perte de prospects
L'automatisation a un certain attrait. Il est tentant d'essayer de tout automatiser avant même d'avoir fait le travail de base. Nous sommes donc désolés : il y a un peu de travail de base à faire. Avant de tout automatiser, vous devez d'abord identifier les dysfonctionnements de votre système de gestion des prospects.
Posez-vous quelques questions essentielles. Où les commerciaux assurent-ils actuellement le suivi manuel des prospects ? Et à quel niveau ces tâches semblent-elles passer à côté de certains prospects ?
L'un des problèmes les plus courants que nous avons constatés concerne les prospects qui sont entrés dans votre pipeline mais qui n'ont jamais été affectés à l'étape suivante de votre flux de travail. Ce sont ces prospects qui devraient être traités en priorité, mais votre entreprise n'a pas encore trouvé le moyen de les faire progresser dans le pipeline du CRM.
Il existe également d'autres lacunes courantes à prendre en compte :
- Les personnes qui ne se sont pas présentées et qui n'ont jamais reçu de relance ni de proposition de rendez-vous de remplacement
- Les prospects qui ont reçu un seul e-mail… puis se sont évaporés
- Les prospects qui se trouvent dans le statut « En cours de prise de contact », mais qui restent bloqués là pendant des semaines
Dressez la liste de vos principaux points de friction. Une fois que vous l'aurez, vous pourrez commencer à mettre en place des procédures pour les résoudre.
Étape 2 : Créer des vues intelligentes « Red Flag » pour les opportunités
Le moyen le plus simple d'identifier vos prospects en attente est d'utiliser les filtres de Close. Rendez-vous dans la section « Prospects » de Close appliquez les filtres suivants :
- Des prospects présentant une opportunité concrète…
- … mais aucune réunion n'est prévue
- …ou aucune communication au cours des trois derniers jours (appels, e-mails ou SMS)
- …ou toute tâche inachevée
Cela permet de dresser immédiatement une liste des prospects qui ont échappé à l'attention. Vous pouvez les signaler et les transmettre à votre équipe commerciale : « Au fait, est-ce qu'on pourrait recontacter [prospect] ? »
(Une petite remarque : veillez à définir des filtres pour les réunions à venir afin de ne pas afficher par inadvertance des prospects manqués pour lesquels un suivi est prévu.)
Maintenant que ces filtres sont configurés, nous vous recommandons d'enregistrer cette vue sous le nom « Alerte rouge : opportunités ». À ce stade, le processus est déjà semi-automatique. Désormais, les responsables commerciaux peuvent la consulter quotidiennement et se demander :
- Pourquoi personne n'a donné suite à cette affaire ?
- Qui est responsable de ce prospect ?
- Avons-nous un plan pour la suite ?
Vous pouvez également ajouter une colonne indiquant le nom d'un commercial ou d'un « responsable » à ces données, ce qui vous aidera à attribuer des responsabilités au sein de l'équipe et à faire en sorte que quelqu'un repère ces prospects qui auraient pu passer inaperçus.
Étape 3 : Identifier les prospects entrants qui se refroidissent sans qu'on s'en aperçoive
Vous devriez également utiliser Smart View pour passer en revue les prospects entrants qui n'ont jamais été contactés après la première tentative. Créez un Smart View en appliquant les filtres suivants :
- Statut : En cours de mise en place
- Aucune communication au cours des 30 derniers jours
- Aucune réunion prévue
- Aucune tâche inachevée
- N'est pas disqualifié
Vous disposez désormais d'une liste de clients potentiels qui pourraient bien être toujours intéressés, mais qui, pour une raison ou une autre, sont simplement sortis de votre champ de vision. Vous pouvez leur attribuer une étiquette telle que « Alerte : prospects à recontacter » et répéter la procédure décrite ci-dessus.
Étape 4 : Intégrer ces principes dans les habitudes quotidiennes de l'équipe
La configuration des Smart Views ne prend que quelques instants, mais l'avantage, c'est qu'elle permet d'économiser des heures de nettoyage du pipeline par la suite.
Il vous suffit de définir une heure de point quotidien pour que les responsables ou les commerciaux puissent examiner ces alertes. À partir de là, vos commerciaux peuvent les transformer en une liste de tâches :
- Si la piste figure dans la vue « drapeau rouge », ils doivent y donner suite dès aujourd'hui.
- Ils peuvent ensuite attribuer un appel, un e-mail, une réunion ou un critère d'exclusion si nécessaire.
Une fois que vous avez configuré les Smart Views de cette manière, vous disposez d'un moyen de détecter les failles dans votre pipeline.
Étape 5 : Ajouter des notifications pour les lacunes critiques
Pour l'instant, ce processus est semi-automatique. Mais que faire si vous souhaitez que ces flux de travail soient un peu plus automatisés, afin de ne même plus avoir à vérifier ces listes quotidiennement ?
Vous pouvez automatiser les alertes dans Close. Utilisez l'intégration Zapier pour envoyer des notifications Slack lorsqu'un prospect passe dans une vue « alerte rouge ».
Imaginons, par exemple, un prospect dont l'opportunité est ouverte et qui n'a fait l'objet d'aucun contact au cours des 30 derniers jours. Cela déclencherait alors l'envoi d'un message Slack au commercial ou au responsable commercial concerné.
Plutôt que de fouiller vous-même dans le tableau de bord et d'ouvrir une nouvelle fenêtre Slack, les déclencheurs et les Zaps peuvent s'en charger à votre place. Vous pouvez même être en vacances : ces messages seront tout de même envoyés à votre équipe dès qu'un prospect sera ajouté à la liste des « signaux d'alerte ».
Mais pas besoin d'être en vacances pour profiter des avantages de cette automatisation. Il suffit de l'intégrer au canal Slack de votre équipe (ou à votre moyen de communication préféré) pour éviter que les prospects en attente ne restent trop longtemps en suspens.
Les lacunes en matière de communication peuvent être comblées grâce à une automatisation adaptée
Il se peut que votre entreprise reçoive de nombreux prospects. Mais même une stratégie de prospection entrante efficace exige que vous ne les laissiez pas passer à la trappe. Mettez plutôt en place des automatisations et des flux de travail qui empêchent les prospects intéressés de vous échapper. Votre équipe commerciale vous en sera certainement reconnaissante.
C'est là que Close tout son sens. En configurant les filtres et les déclencheurs décrits ci-dessus, vous pouvez transformer ce vague nuage de prospects mystérieux et partiellement identifiés en tâches concrètes à inscrire sur la liste des choses à faire de votre équipe. Que vous dirigiez une équipe ou que vous travailliez en solo, peu importe. Ces vues intelligentes vous permettront de rester concentré et proactif.
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