Los 6 riesgos más comunes de la implantación de CRM + cómo combatirlos proactivamente

Le entusiasmaba la idea de empezar a utilizar un nuevo CRM para su equipo de ventas, hasta queempezó a oír hablar de los riesgos de la implantación de CRM.

¿Y si se gasta mucho más de lo presupuestado? ¿Y si la incorporación tarda una eternidad? ¿Y si sus representantes odian el nuevo CRM?

Para combatir estos "y si...", necesita algunas respuestas claras a los retos más comunes de la implantación de CRM. Por eso vamos a hablar de ello:

• Fracaso en la implantación de CRM: ¿por qué se produce?
• 6 Riesgos de la implantación de CRM: qué es lo más probable que salga mal

Al final de este capítulo, estarás totalmente preparado para enfrentarte a los retos y superar esos obstáculos para conseguir un nuevo CRM.

Fracaso en la implantación de CRM: ¿por qué se produce?

Si está intentando evitar problemas de implantación de CRM, es importante que conozca los principales obstáculos que probablemente encontrará en el camino.

Algunos de estos factores estarán más bajo su control que otros, pero ser consciente de ellos le ayudará a hacer todo lo posible para suavizar la transición antes de empezar a implantar un nuevo CRM.

He aquí las cuatro razones principales del fracaso de la implantación de CRM:

• Falta de investigación adecuada: Cuando no profundiza lo suficiente en la investigación de su CRM, es posible que simplemente elija un CRM basándose en su nombre conocido en lugar de en su compatibilidad con su negocio y su proceso de ventas.
• Confiar en la tecnología en lugar de en un proceso de ventas sólido: Demasiados jefes de ventas ven la nueva tecnología como la solución definitiva a los problemas de consecución de cuotas e ingresos. Pero cuando los jefes de ventas se centran primero en crear un proceso de ventas sólido y añaden tecnología que complemente ese proceso, harán un mejor trabajo para preparar a su equipo para el éxito.
• Desconexión entre jefes y representantes: Cuando los directores de ventas no participan en las ventas de forma regular, pierden el contacto con las tendencias actuales y las necesidades de su equipo de ventas. Esto puede llevarles a elegir un CRM que cree más retos de los que resuelve para el equipo de ventas.
• Previsiones inadecuadas: Cuando no pronostica con precisión el crecimiento de su proceso de ventas y de su negocio, puede terminar con un CRM que funciona por ahora, pero que limitará seriamente su progreso en el futuro a medida que su negocio se expanda.

Teniendo en cuenta estos factores, hablemos de los principales riesgos que conlleva cambiar de CRM y de cómo minimizarlos en la medida de lo posible.

6 Riesgos de la implantación de CRM: qué es lo más probable que salga mal

Cambiar de CRM es un gran cambio, y cualquier cambio importante de software conlleva sus propios riesgos y desafíos.

Así pues, analicemos los principales retos de la implantación de CRM y cómo puede planificarlos de antemano para superarlos.

Riesgo 1: Superar el presupuesto

Esta es probablemente la pesadilla de todos los que alguna vez han organizado un gran proyecto.

Pasarse del presupuesto previsto puede ser un gran quebradero de cabeza. Entonces, ¿cómo puedes evitarlo?

Solución: Asegúrese de tener todos los datos sobre su nuevo CRM

Antes de tomar una decisión, hay que analizar a fondo cuánto cuesta todo. Puede sonar un poco obvio, pero es importante conocer todos los datos antes de firmar en la línea de puntos (virtual).

Por ejemplo, ¿el plan de precios que ha elegido cubre todas las funciones que necesitará? ¿Las funciones necesarias están incluidas en un paquete adicional? ¿Y la incorporación y la formación del equipo? ¿Están incluidas en la suscripción o hay que pagar más por ellas?

Sabiendo estas cosas, estarás mejor preparado para prever tu presupuesto con precisión (y evitar gastar de más).

Riesgo 2: sobrepasar los plazos

Probablemente tenga en mente una fecha concreta para empezar a utilizar un nuevo CRM. Pero migrar todos sus datos de clientes potenciales y clientes a un nuevo sistema puede llevar tiempo, a veces más del que esperaba.

El principal problema de pasarse de la fecha límite es el coste: si la migración se realiza a destiempo, acabará pagando por dos sistemas CRM hasta que finalice la transferencia. Mientras tanto, tendrás que gestionar un equipo que trabaja con dos sistemas distintos y hacer malabarismos con los nuevos datos que vayan llegando al tiempo que intentas migrar los antiguos.

Solución: Limpiar los datos al inicio del proceso

Disponer de datos limpios y bien estructurados debería ser el punto de partida de su proceso de implantación de CRM. Cuando sea capaz de importar datos limpios a un nuevo CRM, esto reducirá infinitamente el tiempo que se tarda en migrar a un nuevo CRM.

Además, cuando los representantes inicien sesión en su nuevo CRM por primera vez y vean datos limpios, estructurados y comprensibles, apreciarán el valor del nuevo CRM mucho más rápido.

Riesgo 3: Quedarse atascado con una curva de aprendizaje pronunciada

Con algunos CRM, puede importar sus datos y empezar a trabajar desde el primer día. Con otros, su equipo pasará semanas intentando aprender cómo funciona el nuevo sistema.

Durante ese tiempo, no serán vendedores productivos. Estarán luchando por hacer su trabajo en un sistema que no entienden, lo que significa pérdida de tiempo (y de ingresos).

Solución: Elabore un plan de formación e incorporación de su equipo

Los equipos de ventas pequeños y ágiles necesitan un CRM que no les estorbe. Por eso, si diriges un equipo de ventas de una startup o una pyme, tu plan debe empezar por elegir un CRM que no sea tan difícil de aprender.

Si decide que merece la pena que su equipo aprenda a utilizar un CRM más complejo, no olvide incluir formación práctica para que su equipo se familiarice con el nuevo sistema.

Riesgo 4: Bajos índices de adopción

Si su equipo no está entusiasmado con el nuevo CRM, se enfrentará a una causa común de fracaso en la implantación de CRM. Una tasa de adopción baja significa que a tu equipo le cuesta cambiar del sistema antiguo o que, simplemente, no utiliza el nuevo.

Solución: Alinearse con las necesidades de su equipo

Para evitar bajas tasas de adopción tras el cambio, los responsables de ventas deben asegurarse de que sus prioridades están alineadas con las necesidades de sus representantes antes de tomar una decisión.

¿Cuándo fue la última vez que pasó una hora en el marcador haciendo llamadas en frío? ¿Con qué frecuencia envía secuencias de ventas a los clientes potenciales?

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Como gestor de ventas, cuando dedique regularmente tiempo a tareas de ventas junto a su equipo, tendrá un conocimiento profundo de lo que necesitan (y de lo que no) incluso antes de iniciar la búsqueda de un nuevo CRM.

Riesgo 5: Incapacidad de ampliación

Puede que haya encontrado el CRM perfecto para su negocio en este momento, pero ¿y dentro de 6 meses o un año? ¿Seguirá siendo el CRM adecuado para su negocio, su proceso de ventas y sus clientes potenciales?

Cuidado: muchos sistemas de CRM de bajo precio para pequeñas empresas cobran tarifas elevadas cuando se supera un determinado umbral de clientes potenciales, difusión y otros aspectos.

Solución: Prever el crecimiento a corto y largo plazo a la hora de decidirse por un CRM

No descartes los límites de tu nivel de precios preferido sólo porque aún parezcan lejanos. Utiliza tus previsiones para ver cuánto tardarás en alcanzar esos límites y determina si merece la pena seguir con este sistema o buscar otro que sea más fácil (y barato) de escalar con el tiempo.

Riesgo 6: perderse integraciones de funciones esenciales en el futuro

Las ventas son un juego en constante cambio, con nuevos actores y tecnologías interesantes que aparecen cada año. Si no utilizas una tecnología que avanza año tras año, te quedarás atascado con un software complejo y obsoleto.

Solución: Asegúrese de que el CRM elegido se actualiza y mejora periódicamente

Eche un vistazo a las actualizaciones del producto en su blog, consulte su Centro de ayuda y compruebe lo que dicen de ellos los comentarios más recientes. Cuando una empresa actualiza constantemente sus funciones, aprovecha las nuevas tecnologías y optimiza las integraciones con el software de ventas más avanzado, sabe que ha encontrado un software CRM que seguirá creciendo y mejorando con el tiempo. Muchos proveedores de CRM tienen un registro público de cambios o una sección dedicada a las actualizaciones del producto en su blog.

Cuándo debería ver los resultados de una implantación exitosa de CRM

Incluso una implantación exitosa de CRM tardará algún tiempo en mostrar resultados reales y medibles. En última instancia, el tiempo que tarde dependerá de la fase en la que se encuentre su empresa y debería seguir el mismo marco que utiliza para la planificación de objetivos.

Por ejemplo, una empresa emergente en fase inicial suele analizar los objetivos semana a semana. Así que cualquier cambio importante, como cambiar de CRM, te dará resultados mensurables semana a semana.

Las empresas medianas suelen analizar sus métricas trimestre a trimestre. Así que empezarás a ver los resultados de la implantación de tu CRM en el próximo trimestre.

En el caso de las grandes empresas, a menudo verá informes elaborados con métricas interanuales. Una empresa como esta probablemente tendría que esperar al menos un año para ver resultados medibles de este tipo de cambio.

En resumen: cuanto más pequeña sea su empresa, antes verá resultados que pueda seguir y medir tras implantar un nuevo CRM.

Planifique con antelación y evite que su equipo fracase en la implantación de CRM

Cada proyecto tiene sus riesgos, pero usted puede combatir proactivamente sus propios retos de implantación de CRM antes de que surjan.

Piense con antelación en los riesgos a los que es más probable que se enfrente al implantar un nuevo CRM en su equipo. ¿Es probable que se salga del presupuesto con funciones extravagantes y complementos caros? ¿Es más probable que su equipo se quede atascado en un proceso interminable de aprendizaje del uso del nuevo CRM? ¿Se adaptará el sistema elegido a su empresa con el paso del tiempo?

Cuando haya elaborado un plan preventivo claro con antelación, dispondrá de los recursos y la mentalidad adecuados para luchar contra estos retos y alcanzar el éxito con su nuevo CRM. Consulte el siguiente capítulo para conocer el presupuesto y los costes de implantación de un nuevo CRM. →‍