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"Implantar un nuevo CRM no debería llevar más de unas semanas".
Nick Persico, Director de Ventas de Close
¿Te parece una locura? Nick ha ayudado a cientos de equipos de ventas a implantar un nuevo CRM a lo largo de los años (así que sabe de lo que habla).
Aunque su calendario de implantación de CRM puede estar estructurado actualmente en meses o trimestres en lugar de semanas, vamos a mostrarle exactamente cómo convertir ese proceso en algo que no le llevará el resto de su carrera profesional.
Discutámoslo:
- Calendario de implantación de CRM: un proceso basado en objetivos que le ahorrará tiempo
- Plantilla de hoja de ruta para la implantación de CRM
Calendario de implantación de CRM: un proceso basado en objetivos que le ahorrará tiempo
Si quiere reducir el plazo de implantación de su CRM a cuestión de semanas, debe establecer y lograr este proceso mediante objetivos estructurados.
"Empieza con un enfoque basado en objetivos", dice Nick. "Elige una solución y una ruta que permitan poner esto en marcha en cuestión de semanas".
¿Se pregunta cómo empezar? Aquí tiene un calendario de implantación de CRM basado en objetivos que le ayudará a simplificar el proceso y a poner en marcha su nuevo CRM en cuestión de semanas.
Recuerde que muchos de los pasos de cada objetivo pueden completarse a la vez. Trabaja junto a tu equipo para completar estos pasos más rápidamente, y tendrás un nuevo CRM elegido e implementado en poco tiempo.
Objetivo 1: Preparar los datos
1 SEMANA: Puede que no sea un objetivo atractivo para empezar, y por esa razón la limpieza de datos normalmente se deja para el final del proceso. Pero cuando esperas hasta el último minuto para limpiar tus datos, añades fricciones innecesarias a todos los implicados (y acabas desperdiciando una cantidad de dinero que podrías haber ahorrado transfiriendo datos limpios).
Haz esto primero y estarás más preparado para una transferencia rápida.
Nick explica por qué es tan importante: "Esto es lo que atrapa a la gente durante semanas y semanas sin resultados: los datos estaban desordenados cuando se introdujeron, y cuando los importaron al nuevo sistema, se volvieron más desordenados. Luego tienen que pasar semanas haciendo una tediosa limpieza".
"Yo me centraría en la parte de los datos, y luego me preocuparía del CRM una vez que tengas un modelo de datos limpio que estés listo para importar".
Así que, primero, limpia tus datos:
- Eliminar o fusionar datos duplicados
- Comprender los formatos de datos que necesita en un nuevo sistema (como los campos personalizados).
- Limpie el proceso de importación de datos de otros sistemas a su CRM actual.
Objetivo 2: Llegar a la raíz de los retos actuales
1-2 SEMANAS: Es el momento de dar una respuesta clara a la pregunta "¿Por qué buscas un nuevo CRM?".
Si está estudiando un nuevo CRM, es consciente de que hay problemas. Ahora es el momento de dar una definición clara a esos problemas en beneficio de su equipo y otros responsables de la toma de decisiones.
Hágase a sí mismo (y a su equipo) algunas preguntas de introspección:
- ¿Cuáles son los principales retos que debemos resolver?
- ¿Cómo están afectando estos retos a nuestros principales indicadores clave de rendimiento (cumplimiento de la cuota de ventas, métricas de alcance, ingresos)?
- ¿Existe un problema más profundo detrás de este reto?
- ¿Qué esperamos concretamente de un nuevo CRM para estos retos?
Comprender y documentar los problemas a los que se enfrenta en la actualidad orientará su búsqueda de CRM y le dará argumentos para conseguir aprobaciones en el futuro.
Objetivo 3: Elaborar una lista de funciones e integraciones imprescindibles
1-2 SEMANAS: A medida que vaya definiendo los retos clave que debe resolver, es probable que empiece a elaborar una lista de las funciones esenciales que debe tener su nuevo CRM.
Hagamos de esto una lista limpia y bien definida a partir de la cual puedas construir.
Piense en su CRM como la herramienta que entra en escena cuando su equipo de ventas está trabajando con un cliente potencial, alguien que ha alcanzado un hito específico que requiere que empiece a interactuar directamente con una persona de su equipo de ventas.
Para obtener los mejores resultados, busque un CRM que se integre bien con la pila de generación de prospectos existente, pero que no intente servir a dos amos: Un CRM que funcione también como herramienta de generación de prospectos no suele ser un CRM fácil de usar para el equipo de ventas y puede obstaculizar el cierre de tratos.
Para obtener una lista de las funciones e integraciones esenciales del CRM, comience por analizar para qué utiliza actualmente el CRM su equipo. Qué funciones forman parte de su rutina diaria?
A continuación, analice su proceso de ventas. ¿Qué lugar ocupa el CRM en ese proceso? ¿Qué funciones facilitarán el proceso a su equipo?
Por último, asegúrese de que también pasa tiempo como vendedor en el CRM para conocer de primera mano lo que funciona y lo que no en el sistema actual.
Reduzca la lista de funciones esenciales a las que sean realmente necesarias para que sus representantes realicen su trabajo en el menor tiempo posible.
Objetivo 4: Elegir su nuevo CRM
2-3 SEMANAS: Quiere tomar la decisión correcta para su equipo, pero no quiere que esta parte de la hoja de ruta de implantación de CRM se alargue demasiado.
Empieza por fijar una fecha límite para tu decisión. Quítate presión reconociendo que no es una decisión con la que tengas que vivir el resto de tu vida.
"No se trata de una decisión aislada con la que haya que convivir durante años y décadas", explica Nick Persico. Hay CRM para las distintas fases de tu negocio, y el sector en general ha mejorado a la hora de permitirte exportar tus datos a otros sistemas con muy poca fricción".
Así que no pienses en esto como algo con lo que tendrás que vivir los próximos 10 años".
Cuando haya elegido algunos de los mejores CRM que se ajusten a su lista de imprescindibles, empiece a hacer demostraciones de diferentes herramientas y a probar versiones de prueba gratuitas. Si es posible, realice algunas de estas pruebas con sus representantes para ver qué les parece la nueva herramienta. Compare los CR M y consulte sitios de reseñas de software como G2, Capterra o SoftwareAdvice para conocer la opinión de los usuarios actuales.
Consejo profesional: ¿Quiere probar un CRM de ventas internas diseñado para equipos de ventas de alta velocidad? Le espera una prueba gratuita de 14 días de Close (ni siquiera le pediremos su tarjeta de crédito).
Además, recuerde que una herramienta todo en uno puede no ser la mejor respuesta. Tanto si prefieres una opción más centrada en el sector que ya esté configurada para tus necesidades como si prefieres un lienzo en blanco que puedas personalizar desde cero, ten en cuenta las herramientas de terceros que se integran bien y pueden optimizar la experiencia de CRM para adaptarse exactamente a lo que buscas.
Objetivo 5: Obtener la aprobación para la compra
1 SEMANA: El calendario de implantación de CRM puede estancarse fácilmente en esta fase. Aunque no esté en tu mano acelerar el proceso de aprobación, puedes hacer todo lo posible por agilizarlo antes de presentar tu decisión para su aprobación.
La clave: asegúrese de que conoce perfectamente cómo funciona el proceso de aprobación de comprasde su empresa. Sepa de antemano quién debe participar y cómo les gusta decidir sobre las nuevas compras de software.
Antes de planteárselo a los responsables de la empresa, asegúrate de que lo tienes:
- Resumen ejecutivo
- Toda la documentación necesaria
- Requisitos técnicos e información para el equipo de ingeniería
- Objetivos y métricas detallados
- Documentación sobre problemas conocidos
- Evaluación completa de riesgos
- Presupuesto previsto
Además, a medida que consiga la aceptación de los altos cargos, no olvide conseguir la aceptación de su equipo de ventas. Concéntrese en la productividad de sus representantes: ayúdeles a ver cómo este cambio les ayudará a ser mejores en su trabajo.
Objetivo 6: Completar la configuración del sistema
1-3 SEMANAS: Si ha completado el primer objetivo de esta hoja de ruta de implantación de CRM, entonces sus datos ya están limpios y listos para exportarlos a un nuevo sistema.
Ahora que la compra está hecha, cosechará los frutos de ese trabajo previo. No solo ahorrará tiempo al migrar los datos al nuevo CRM, sino que,cuanto antes se pase al nuevo sistema, menos tiempo tendrá que dedicar a pagar dos CRM, lo que podría ahorrarle fácilmente miles de dólares.
Para completar la configuración del sistema, siga estos tres pasos:
- Configure su CRM: Personalice su canal de ventas, páginas de clientes potenciales y campos personalizados, e importe las plantillas y secuencias de correo electrónico que haya configurado.
- Migre sus datos: Importe los datos de clientes y clientes potenciales y compruebe que se han configurado correctamente.
- Importe usuarios: Configure su equipo de ventas en el nuevo sistema, asegúrese de que tienen los permisos de usuario, la configuración de correo electrónico y los números de teléfono correctos.
- Integra el resto de tu pila de ventas: Junto con tu equipo de operaciones, marketing e ingeniería, configura API, integraciones Zapier o integraciones nativas con el resto de tu pila tecnológica de ventas y marketing.
Sabías que...
Close CRM se integra con más de 75 herramientas de ventas, marketing, prospección, comunicación y mucho más. Eche un vistazo a nuestras principales integraciones aquí.
Objetivo 7: Formar a su equipo en el nuevo CRM
1 SEMANA: Ahora que todo está en su lugar, es su trabajo como líder de ventas asegurarse de que la tasa de adopción y el uso de su equipo son altos.
La mejor forma de poner en marcha a su equipo es asegurarse de que su primera interacción con el nuevo CRM sea infinitamente más fluida que con su sistema anterior.
Así lo explica Nick Persico:
"Hemos visto que cuando una empresa cambia a un nuevo CRM, lo que importa es ese primer momento en el que el comercial se conecta, ve sus cuentas, su actividad anterior, sus tareas, y está listo para empezar. Eso es a lo que responden. El valor surge cuando ven sus datos y su actividad representados en el nuevo CRM de una forma mejor que les ayuda a ser más productivos".
Aproveche cualquier formación que ofrezca el nuevo proveedor de CRM. Busca también tutoriales en vídeo de usuarios actuales y selecciona los mejores materiales de formación para que tus representantes aprendan rápido el nuevo sistema.
Objetivo 8: Completar la transferencia al nuevo sistema
<1 WEEK: This final goal of your CRM implementation timeline will take you over the finish line and push your project completion to 100%.
Es hora de marcar las últimas tareas de su plan de proyecto:
- Compruebe que todos sus datos de CRM se han trasladado desde el sistema antiguo.
- Asegúrese de que todo su equipo conoce el nuevo sistema.
- Elimine el antiguo CRM y sus datos tan pronto como pueda y aumente el cumplimiento de la normativa aplicable en materia de datos.
- Elimine su suscripción al sistema antiguo y diga adiós a los costes adicionales de un sistema que no utiliza.
Una vez completadas estas últimas tareas, habrá implantado con éxito su nuevo CRM.
Plantilla de hoja de ruta para la implantación de CRM
¿Busca una plantilla de hoja de ruta que pueda deslizar y utilizar para realizar un seguimiento de su progreso? Aquí tiene nuestra plantilla de hoja de ruta para la implantación de CRM.
Recuerde: la mayoría de las tareas que conducen a los hitos de la implantación de CRM pueden realizarse en paralelo. Utiliza esta plantilla como guía para obtener una visión de conjunto del proyecto y, a continuación, analiza qué puede hacerse al mismo tiempo y delega todo lo que puedas para que el proyecto avance más rápido.
Comience su viaje con una completa hoja de ruta para la implantación de CRM
La clave del éxito de cualquier viaje es asegurarse de que se utiliza un buen mapa.
Los pasos anteriores son consejos curados que hemos aprendido a través de ayudar a miles de nuevas empresas y las PYME implementar un nuevo CRM y escalar sus negocios.
Esta hoja de ruta patentada es suya y le garantiza que le ayudará a pasar del punto A (su CRM actual) al punto B (un CRM totalmente nuevo) con la menor fricción posible.
Pero, una vez que se ha pasado a un nuevo CRM, ¿cómo sabe si ha tomado la decisión correcta? Vaya al capítulo 4 para ver los factores de éxito de un proyecto de implantación de CRM. →
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