El único plan de implantación de CRM que necesitará

Ha elegido el CRM perfecto para su equipo. Ha obtenido las aprobaciones. El contrato está firmado.

Ahora es el momento de trazar su plan de implantación de CRM.

Elegir el software CRM adecuado puede parecer una tarea monumental, pero eso es sólo el principio de este proyecto.

Ahora tiene que llevar a su equipo a la meta y empezar a utilizar ese nuevo CRM.

¿Cómo puede asegurarse de que sus representantes utilizan el nuevo CRM de forma eficaz? ¿Cómo puede establecer una estrategia de implantación de CRM que no haga perder tiempo ni datos importantes? ¿Cómo puede configurar su CRM para el éxito?

En este capítulo, vamos a ver:

• Plan de implantación de CRM: una estrategia para llegar a la meta
• Plantillas de planes de proyectos de implantación de CRM

Al final de este capítulo, dispondrá de un plan claro para que su equipo comience a utilizar el nuevo CRM y realice un seguimiento del progreso de la implantación de principio a fin.

Plan de implantación de CRM: una estrategia para llegar a la meta

Esta estrategia de implantación de CRM es algo más que migrar todos sus datos y asignar algunas tareas a sus representantes. Necesitas establecer un plan con pasos manejables que te lleven desde la compra hasta el uso completo de tu nuevo CRM.

Estamos a punto de guiarle a través de una estrategia específica que le ayudará a garantizar el éxito de su nuevo CRM configurándolo correctamente desde el primer día.

1. Limpie los datos de sus clientes actuales

Seamos realistas: sus datos de clientes y clientes potenciales son probablemente un desastre.

Tanto si sus datos se encuentran en una hoja de cálculo CRM como en un software CRM específico, pueden convertirse fácilmente en un lío de información de clientes obsoleta, clientes potenciales perdidos hace tiempo y oportunidades que dejaron de responder a las llamadas de su equipo (a pesar de que dijeron que harían un seguimiento en 6 meses).

Ahora que está migrando a un nuevo sistema CRM, es el momento de limpiar esos datos. Si lo hace antes de migrar los datos, ahorrará tiempo y dinero durante el proceso de migración. Además, sus representantes comenzarán su nueva aventura de CRM en un sistema relucientemente limpio y que sólo incluye información relevante y actualizada.

Separe sus datos en estas 4 secciones:

1. Oportunidades activas
2. Oportunidades caducadas
3. Clientes activos
4. Clientes abandonados

Ahora, limpia los datos de cada sección.

Oportunidades activas:

• Comprobar si hay duplicados y fusionarlos
• Actualizar la fase de la operación, el valor estimado y las fechas de cierre, así como la información de contacto.
• Encuentre oportunidades activas que hayan estado en su cartera de proyectos durante un tiempo significativamente superior a su ciclo de ventas medio y trasládelas a oportunidades caducadas.

Oportunidades expiradas:

• Borra las oportunidades que lleven más de 6 meses o un año sin contacto.
• Eliminar duplicados

Clientes activos:

• Asegúrese de que toda la información está actualizada
• Eliminar duplicados

Clientes rechazados:

• Elimine las ofertas que se cerraron hace más de un año y con las que no se ha vuelto a contactar desde entonces.

Para que esto resulte menos desalentador, colabore con su equipo. Pida a sus representantes que clasifiquen todos los clientes potenciales que tienen asignados en estas 4 categorías y, a continuación, colabore con ellos para realizar la limpieza de cada sección.

2. Asegúrese de contar con un proceso de ventas bien definido

Un CRM está pensado para funcionar dentro de su propio proceso de ventas. Si no tienes un proceso de ventas eficaz establecido para tu equipo, un nuevo CRM no les ayudará a hacerlo mejor de lo que lo están haciendo ahora.

Piénselo así: está intentando construir una casa. Su proceso de ventas son los cimientos. Su CRM es la caja de herramientas. Con estas dos piezas esenciales en su lugar, puede construir una casa sólida que resistirá el paso del tiempo.

Tómese su tiempo para analizar su proceso de ventas. Examine las etapas de su proceso y sus tasas de conversión. Habla con tu equipo sobre lo que funciona y lo que no.

Utilice este tiempo para hacer brillar su proceso de ventas. Así tendrás algo bonito y limpio que implementar en tu nuevo CRM.

3. Organice la formación de su equipo

Ningún modelo de implantación de CRM estaría completo sin la formación del equipo.

Con suerte, ya estará utilizando una versión de prueba gratuita de su nuevo software CRM. Si es así, empiece a añadir al resto de su equipo lo antes posible. Si es posible, importe algunos clientes potenciales activos y pida a sus representantes que empiecen a jugar con el nuevo sistema para hacer un seguimiento de los acuerdos, realizar llamadas, enviar correos electrónicos, etc.

Si su nuevo CRM ofrece formación para el equipo, aprovéchela. Pregunte a su proveedor si estaría dispuesto a realizar una demostración rápida de las principales funciones del sistema con su equipo.

Sabías que...
‍En Close, nuestro equipo de ventas organiza un seminario web semanal de formación para nuestros nuevos usuarios en el que se profundiza en las principales funciones, así como en trucos prácticos para configurar tu CRM y empezar a cerrar tratos. Consulte los próximos seminarios web y solicite su plaza aquí.

Busque contenido educativo que su equipo pueda consumir en su tiempo libre, como vídeos de formación del propio CRM (como el canal de YouTubeClose ) o de sus usuarios actuales.

Recopile este contenido y envíe las mejores piezas a su equipo para que puedan empezar a aprender el nuevo sistema.

4. Empezar a migrar una pequeña cantidad de datos

Cuando llegue el momento de empezar a migrar sus datos, probablemente se sentirá emocionado y aterrorizado a partes iguales. Aunque esto significa que realmente puedes empezar a utilizar tu nuevo sistema CRM, la migración de datos siempre da un poco de miedo porque no quieres perder ninguno de esos valiosos datos.

Si su nuevo software CRM ofrece migración de datos, ¡fantástico! Eso significa que son profesionales en la materia, y usted puede preocuparse menos.

Si tiene que realizar la migración de datos usted mismo, no intente trasladarlo todo a la vez. En su lugar, tome una pequeña cantidad de sus datos de clientes potenciales e intente trasladarlos primero.

¿Recuerda las 4 categorías de clientes potenciales que creó en el paso 1? Para su primer intento de migración de datos, comience con una de las categorías menos valiosas, como las oportunidades caducadas. Tome una pequeña sección de esta categoría y muévala primero para asegurarse de que todo funciona correctamente.

5. Establezca la personalización dentro de su CRM

Su nuevo CRM es una pizarra en blanco: depende de usted rellenarlo con su proceso de ventas y estructura de equipo únicos.

En general, es probable que pueda ajustar estos aspectos del CRM:

• Etapas del proceso: Es posible que su CRM incluya etapas de canalización predeterminadas para un proceso de ventas básico, pero depende de usted ajustarlas para que se adapten al proceso de ventas que su equipo utiliza a diario.
• Permisos de usuario: Configure sus permisos de usuario como la estructura de su equipo. Los directores y gerentes deben tener acceso de administrador, mientras que los colaboradores individuales, como los SDR y los EA, pueden tener un nivel inferior de permisos en la aplicación. Contar con los permisos de usuario adecuados garantiza que sólo las personas adecuadas puedan eliminar datos importantes o ajustar la configuración de la cuenta.
• Plantillas de correo electrónico: Si su equipo utiliza plantillas de correo electrónico en caliente o en frío, ahora es el momento de configurarlas en su nuevo CRM.
• Secuencias de ventas: Las secuencias de correo electrónico, SMS o llamadas que sus representantes utilizan regularmente deben añadirse al nuevo CRM.
• Listas de clientes potenciales: La forma de separar los clientes potenciales en listas es exclusiva de su empresa, equipo y proceso. Configure esas listas de clientes potenciales en su nuevo CRM para que sus representantes sepan exactamente dónde buscar la información clave.
• Datos de clientes potenciales personalizados: Los campos de datos preestablecidos no suelen ser suficientes. Configure sus propios campos personalizados para oportunidades, clientes potenciales y contactos.
• Visualización de informes o cuadros de mando: La mayoría de los CRM permiten personalizar la forma de ver los informes, o incluso configurar cuadros de mando personalizados. Por ejemplo, en Close, puedes configurar un panel personalizado de resumen de actividad añadiendo mosaicos con las métricas más importantes de las que quieras hacer un seguimiento, así como una tabla de clasificación personalizable para clasificar a los representantes en función de las llamadas realizadas, los correos electrónicos enviados, las oportunidades creadas, etc.

6. Integre el resto de sus herramientas

Su CRM no es la única herramienta que utiliza su equipo. Ahora es el momento de integrar el resto de su pila de ventas con su CRM.

Esto podría incluir:

• Herramientas de captación de clientes potenciales
• Herramientas de chat y mensajería web
• Comunicación interna
• Análisis y almacenes de datos
• Herramientas de gestión de proyectos
• Herramientas de documentación

Configurar correctamente las integraciones de CRM es un aspecto clave de su estrategia de implementación de CRM. Asegúrese de probar a fondo estas integraciones antes de poner en marcha cualquier flujo de trabajo automatizado.

7. Pruebe nuevas funciones con su equipo

Su nuevo CRM está repleto de funciones interesantes que su equipo no ha probado antes. Estas funciones pueden aumentar la productividad y hacer que su equipo sea aún mejor cerrador de lo que ya era.

Pero sólo si saben utilizarlas correctamente.

En este punto, su equipo ya ha recibido cierta formación y hay una buena cantidad de datos migrados al nuevo sistema.

Antes de lanzarse, es hora de jugar con el propio sistema.

Organiza un día o una tarde con tu equipo para probar y jugar con nuevas funciones que no tenían en su CRM anterior.

Por ejemplo, si está implantando Close CRM por primera vez con su equipo, ¿por qué no prueba las funciones de automatización de llamadas? Power Dialer y Predictive Dialer?

También puedes probar las funciones de Call Coaching para ver cómo escuchar, susurrar, interrumpir e invitar a otros usuarios a una llamada activa. Además, ¿por qué no probar las actividades personalizadas, las vistas inteligentes o la integración con Zoom?

8. Importe el resto de sus datos

Sus integraciones están configuradas, ha importado algunos de sus datos y su equipo se siente ahora aún más cómodo con su nuevo CRM.

Todo el mundo está impaciente por empezar. Ahora, es el momento de traer el resto de sus datos y completar el plan de implantación del CRM.

No lo olvides: No borres ningún dato hasta que la migración esté completa y hayas probado el sistema para asegurarte de que no hay problemas.

9. Siga, mida e informe sobre sus objetivos

Una vez que su nuevo CRM esté implantado y el equipo lo esté utilizando, deberá seguir demostrando que ha tomado la decisión correcta.

¿Recuerda los objetivos que se marcó en el último capítulo? Es su responsabilidad realizar un seguimiento e informar sobre los objetivos fijados para su proyecto de implantación de CRM.

En el capítulo 4 de esta guía hablaremos más sobre los principales KPI de ventas que indican que su transición a CRM ha sido un éxito, pero aquí tiene algunas métricas clave que querrá tener a mano:

• Llamadas y correos electrónicos por representante
• Alcance de las llamadas
• Índices de respuesta por correo electrónico
• Tasa de adopción de CRM en su equipo de ventas
• Coste de adquisición de clientes (CAC)
• Valor de vida del cliente (LTV)
• Índices de retención y rotación
• Métricas de productividad (por ejemplo, tiempo dedicado a la introducción de datos frente a actividades de venta reales)
• Duración del ciclo de ventas

Plantillas de planes de proyectos de implantación de CRM

¿Quiere empezar rápido? Pase esta lista de comprobación de nuestro plan de proyecto de implantación de CRM:

• Categorice sus datos de ventas: Divida los clientes potenciales y los clientes en 4 categorías: oportunidades activas, oportunidades caducadas, clientes activos y clientes abandonados.
• Limpie sus datos: Elimine los duplicados, las oportunidades caducadas o fantasma, o los clientes de los que no tiene noticias desde hace años.
• Defina y documente su proceso de ventas: Esta es la base del éxito de sus ventas, y la utilizará para implantar su nuevo CRM con éxito.
• Imparta formación a su equipo: Asegúrate de que todo tu equipo sabe utilizar las principales funciones del CRM.
• Comience la migración: Empieza con una pequeña cantidad de datos para probar cómo funciona el proceso de migración.
• Personalice todo lo que pueda: Incluyendo permisos de usuario, campos personalizados, etapas de pipeline, plantillas de email y secuencias.
• Integre otras herramientas: Asegúrate de que tu pila de herramientas está integrada con tu CRM.
• Identifique nuevas funciones para probarlas con su equipo: Busca funciones y herramientas que no tuvieran en su CRM anterior.
• Reserve una tarde para jugar con el nuevo CRM con su equipo: Pruebe nuevas funciones, responda preguntas y, en general, siéntase cómodo con la nueva herramienta.
• Finalice la migración de datos: Añada el resto de los datos de sus clientes al nuevo CRM.
• Identifique las métricas clave para realizar un seguimiento de su éxito: Por ejemplo, las tasas de adopción, las tasas de divulgación, la duración del ciclo de ventas, el CAC y el LTV.
• Informe sobre estas métricas de éxito: Las partes interesadas en el acuerdo se alegrarán de ver cómo mejoran las métricas y se alcanzan los objetivos con el tiempo.

Cómo ejecutar un plan de implantación de CRM mediante un conocido software de gestión de proyectos

Todo buen proyecto necesita una práctica herramienta de gestión de proyectos para mantenerlo organizado y encaminado. A continuación te explicamos cómo configurar tu plan de implantación de CRM con 4 de las herramientas de gestión de proyectos más populares:

1. Asana

Lo mejor para: Equipos grandes con muchas partes interesadas

En Asana, muchos usuarios pueden ser invitados al mismo equipo y pueden colaborar en Proyectos separados. Comienza usando una de las plantillas de Proyecto disponibles o usa nuestra lista de verificación anterior como plantilla de plan de proyecto de implementación de CRM.

Dentro de tu proyecto, puedes crear tareas individuales, clasificarlas por secciones, establecer fechas de vencimiento y asignarlas a distintos miembros del equipo. También puedes crear dependencias entre tareas, para que el usuario adecuado reciba un aviso cuando le toque ponerse manos a la obra.

Una gran ventaja de Asana es que puedes cambiar fácilmente entre las vistas Lista, Tablero Kanban, Cronograma y Calendario, lo que significa que todos pueden ver el proyecto de una manera que tenga sentido para ellos.

2. Trello

Lo mejor para: Pymes y equipos de ventas pequeños

Basado en el estilo Kanban de gestión de proyectos, Trello permite crear tableros compartidos y construir tareas dentro de ellos. Es fácil empezar con la versión gratuita para proyectos a pequeña escala con menos miembros. También dispone de una galería de plan tillas con cientos de plantillas diferentes para elegir y personalizar.

Una vez que haya creado su tablero de implementación de CRM, configure las diferentes etapas del proceso y añada tareas a cada etapa. Cuando te pasas a un plan de pago, también puedes obtener automatizaciones e integraciones geniales (llamadas Power-Ups) que te permiten suavizar el flujo de trabajo, obtener permisos, añadir dependencias y mucho más.

3. Excel (o Google Sheets)

Lo mejor para: Fundadores de startups en fase inicial y empresarios en solitario

Aunque no es la herramienta de gestión de proyectos más sexy de la lista, muchos de los que gestionábamos proyectos antes de que nacieran todas estas herramientas de lujo nos sentimos más cómodos ejecutando proyectos en una hoja de Excel que en cualquier otro sitio.

Y lo que es más importante, se trata de una herramienta que probablemente ya poseas, por lo que usarla es gratis (y si no, Google Sheets es una alternativa gratuita). Hay un montón de maneras de maximizar el poder de Excel como herramienta de gestión de proyectos, pero recuerda que no es fácil compartir y colaborar.

Si tienes un presupuesto ajustado, pero necesitas colaborar con un equipo, probablemente sea mejor que utilices la versión gratuita de Trello.

4. Miro

Lo mejor para: Equipos remotos

Miro se ha creado para la colaboración a distancia y es una herramienta visual impresionante que puede utilizarse para casi cualquier cosa. Es básicamente una pizarra ilimitada, lo que hace que las posibilidades de uso sean prácticamente infinitas.

Lo mejor de utilizar Miro para planificar tu modelo de implantación de CRM es que puedes colaborar en tiempo real con miembros del equipo de todo el mundo. También dispone de una amplia galería de plantillas, con un montón de plantillas creadas exclusivamente para la gestión de proyectos.

Si diriges un equipo remoto y estás planificando una estrategia para implantar y empezar a utilizar tu CRM en diferentes ubicaciones físicas, Miro es una gran herramienta para gestionar el proyecto de principio a fin.

Planifique e implante su nuevo CRM

Cuando elabore un plan de implantación de CRM sólido desde el principio, aumentará sus posibilidades de éxito a medida que migre todo su equipo al nuevo CRM.

Esto resultará en:

• Mayores índices de adopción
• Mayor satisfacción de los usuarios
• Resultados de ventas probados con el nuevo sistema

(¿Quiere ver cómo Close puede ayudar a su equipo a aumentar la eficacia de sus ventas? Pruebe Close durante 14 días, sin necesidad de tarjeta de crédito).

¿Está preparado para empezar a implantar un nuevo CRM, pero se pregunta cuánto tiempo le llevará? Vaya al Capítulo 3 para obtener información sobre la creación de una hoja de ruta de implementación de CRM y los plazos previstos. →