Coste de implantación de CRM: 6 formas de gastar + cómo ahorrar

"Esto suena muy bien... Pero, ¿cuánto va a costar todo?".

Si no está preparado para responder a esta pregunta, todo su proyecto de implantación de CRM está a punto de irse por el retrete.

Si ha seguido esta guía de implantación de CRM desde el principio, sabrá que conocer el coste total del proyecto es esencial para conseguir la aprobación de los altos cargos. Y como vimos en el último capítulo, pasarse del presupuesto es uno de los riesgos más comunes a los que te enfrentarás al implantar un nuevo CRM.

¿Cuánto cuesta realmente implantar un CRM? ¿De dónde proceden esos costes y cómo puede reducirlos?

Echemos un vistazo a la letra pequeña de su factura y discutámoslo:

• ¿Cuánto cuesta implantar un CRM?
• Desglose de costes de implantación de CRM: 6 lugares en los que está gastando dinero (y cómo reducir costes en cada fase)

¿Cuánto cuesta implantar un CRM?

Por término medio, la implantación de un CRM puede costar entre 10.000 y 20.000 dólares (o incluso más) para un equipo de ventas de unos 10 usuarios. Esto incluye el tiempo dedicado a elegir e implantar un CRM, además de los costes de consultoría, formación y reducción de la productividad durante el proceso de migración.

Sabemos que busca una respuesta directa a esta pregunta. Por eso no queremos limitarnos a decirte "depende".

En su lugar, he aquí algunos de los factores que tendrán un gran impacto en el coste de su proyecto de implantación de CRM:

• El coste total anual de su suscripción a CRM
• Cuánto cobra la empresa por migrar sus datos
• Si contrata a un consultor externo
• Cuánto le cobra la empresa de CRM por los servicios de consultoría
• Cuántas otras herramientas necesita integrar en su nuevo CRM
• Cuánto tiempo se tarda en migrar de un CRM a otro
• Cuánto tiempo necesita su equipo para aprender a utilizar el nuevo CRM de forma productiva

Pero los costes reales en esta fase implican algo más que hacer un recuento de los artículos más caros. Como responsable de operaciones de ventas, debes analizar el valor que hay detrás de esos costes.

Por ejemplo: ¿tiene que pagar servicios de consultoría para que migren sus datos? ¿Cuánto tiempo y esfuerzo le ahorrará realmente? ¿Tendrá que pagar formación adicional para su equipo? ¿Cuánto valor obtendrán de esta formación? ¿Cuánto más rápido se incorporarán al nuevo sistema?

¿Y el coste del propio CRM? ¿De qué funciones espera obtener un valor real? ¿Cuáles apenas utilizará su equipo?

Al examinar estos costes, no olvide sopesar el rendimiento de la inversión con el precio para ver cuánto valor puede obtener de cada elemento sin sacrificar su presupuesto.

¿Listo para profundizar en estos costes (y en algunas ideas para reducirlos)?

Desglose de costes de implantación de CRM: 6 lugares en los que está gastando dinero (y cómo reducir costes en cada fase)

Cuando se está entusiasmado con el salto a un nuevo CRM, puede ser fácil pasar por alto algunos de esos costes ocultos.

Así pues, vamos a hablar de 6 costes de implantación de CRM que debe tener en cuenta, además de algunos consejos sobre cómo reducir esos costes para su equipo.

1. Suscripción anual a CRM | 1.500 $ - 36.000 $.

Sí, nos damos cuenta de que es un rango bastante amplio. Suponiendo que su equipo esté formado por 10 usuarios, este es el coste medio de un CRM. Entonces, ¿qué afecta al coste base de tu nuevo CRM?

Los CRM basados en la nube le ofrecen planes de precios que ajustan el nivel de funciones y servicios que puede esperar. Principalmente, verás cambios en:

• Características y limitaciones
• Atención al cliente

Por ejemplo, un popular software de CRM ofrece un plan de inicio muy barato, pero sin funciones esenciales como secuencias de correo electrónico, informes personalizados o puntuación de clientes potenciales.

Además, algunos de los planes de suscripción CRM más básicos no incluyen un servicio de atención al cliente de alto nivel. Con el plan más básico de Salesforce, la única función de atención al cliente disponible es un formulario en línea con un tiempo de respuesta de dos días. E incluso con algunos de sus planes más caros, tendrá que pagar una cuota adicional para obtener respuestas de asistencia más rápidas.

Por eso, fíjese en la letra pequeña antes de firmar en la línea de puntos. Sepa exactamente qué funciones necesita y qué plan le permite disponer de ellas. Cuidado con los paquetes adicionales que te hacen pagar por funciones de venta esenciales.

Para ahorrar en gastos de atención al cliente, opte por un CRM que incluya un servicio de atención al cliente de alta calidad en el que pueda confiar sin coste adicional (*cough* como Close *cough cough*).

2. Gastos de instalación, formación y migración de datos: entre 1.800 y 10.000 dólares.

Los costes de implantación de un CRM siempre incluyen los gastos de configuración del nuevo CRM y la migración de los datos. Esta es una de esas tarifas que probablemente esté oculta en la letra pequeña de la página de precios del nuevo CRM (o puede que no esté en absoluto).

Por tanto, hable con su proveedor de CRM sobre los costes de migración antes de tomar ninguna decisión. Infórmese sobre las opciones de formación para su equipo, lea la letra pequeña y averigüe exactamente cuánto le va a costar. Las comunidades en línea pueden ser una gran fuente de información donde la gente habla de sus experiencias con los proveedores de CRM. (Busque especialmente aquellas que no pertenezcan ni estén patrocinadas por un proveedor de software concreto para conocer voces imparciales).

Para ahorrar en formación de equipos, busque tutoriales y contenidos de formación creados por usuarios actuales del sistema. Aprovecha cualquier formación gratuita que te ofrezca la empresa.

Aunque la migración de datos parece ser el mayor coste oculto para los equipos de ventas que cambian a un nuevo CRM, hay una forma sencilla de ahorrar: Cámbiese a un CRM que le ayude a migrar sus datos sin cobrarle ninguna tarifa oculta.

Hable con el equipo de ventas de Close para ver cómo se hace.

3. Reducción de la productividad durante la migración y la formación | 3.000 - 12.000 dólares

Es difícil poner precio a la productividad, pero es esencial tenerla en cuenta en tu presupuesto.

Mientras se migran los datos y sus nuevos representantes se ponen al día con el nuevo sistema, perderán unas horas preciosas durante la semana (y usted seguirá pagándoles lo mismo).

Si quiere ser más exacto con este coste, calcule el salario de su equipo y asuma que trabajarán a media máquina hasta que estén familiarizados con el nuevo sistema.

Una vez más, hay una forma sencilla de reducir este coste de implantación de CRM: elija un CRM que permita a su equipo ponerse manos a la obra desde el primer día.

4. VoIP y telefonía | 1.200 - 6.000 dólares

Dado que las llamadas son una actividad de ventas tan esencial, asegúrese de que hay espacio en su presupuesto para los servicios de VoIP. Para un equipo de 10 representantes, hay que añadir lo anterior a los costes anuales.

Añada este cargo cuando considere los costes de implantación de su CRM, especialmente si tiene que pagar por el servicio e integrarlo usted mismo.

Dicho esto, algunos CRM incluyen la telefonía en sus costes de suscripción. Otros trabajan directamente con un proveedor de servicios de VoIP, que le ofrece un descuento o un crédito mensual para las llamadas de su equipo. Algunos proveedores ofrecen una cierta cantidad de minutos de llamada por usuario, pero sólo para llamadas entrantes o salientes a localidades específicas.

Sea cual sea el caso, asegúrese de tenerlo en cuenta a la hora de elaborar su presupuesto previsto.

5. Herramientas de venta paralelas | Varía

Repita conmigo: su CRM no es una herramienta de generación de prospectos. Eso es algo por lo que tendrás que pagar aparte.

Su pila de ventas consistirá en algo más que su CRM. Cuando calcule sus presupuestos y organice los costes, recuerde que, si desea actualizar todo su proceso de ventas, probablemente tendrá que actualizar también el resto de su pila.

Así lo explica Nick Persico, Director de Ventas de Close:

"Hay que mantener la pila de generación de prospectos separada de la pila de CRM. Veo que muchos equipos meten la pata intentando que su CRM lo haga todo, y no es posible. Hay que ser ágil en el lado de la generación de prospectos, las herramientas y los métodos van a cambiar mucho más rápido que el CRM. Hay que pensar en ellos como entidades totalmente separadas".

Por lo tanto, tómese su tiempo para indagar en su pila de ventas. Establece una pila separada para la generación de leads y determina las herramientas adecuadas:

• Reserva y organización de reuniones
• Creación de horarios
• Creación de informes más detallados
• Capacite a su equipo de ventas
• Creación y firma de presupuestos y propuestas

Simplifique al máximo esta pila y reducirá costes.

6. Integraciones adicionales | $0 - $18.000

Ha comprobado que su pila de herramientas esenciales se integra bien con su nuevo CRM. Pero, ¿sabe cuánto le van a costar esas integraciones?

Recuerda: no todas las integraciones son nativas. Con la invención de herramientas como Zapier, es mucho más fácil vincular todas tus herramientas favoritas y automatizar tareas repetitivas. Sin embargo, esto suele conllevar un coste adicional.

Zapier te permite tener 5 flujos de trabajo automatizados (o 'zaps') configurados en su plan gratuito, lo que está muy bien. Pero si necesitas vincular muchas herramientas y configurar muchos zaps y compartirlos con todo tu equipo, tendrás que actualizar a uno de sus planes de pago.

E incluso con las integraciones nativas, puede haber tarifas ocultas; por ejemplo, la integración que necesita puede no estar disponible con el plan de suscripción de CRM que eligió.

Por tanto, investigue los costes reales de sus integraciones.

Consejo profesional: ¿Quieres ver cómo son las integraciones eficaces de CRM? Echa un vistazo a cómo el equipo de Customer.io creó un potente flujo de trabajo automatizado utilizando su propia herramienta de marketing por correo electrónico + Close CRM.

¿Le asustan los costes de implantación de CRM? Recuerde el ROI

Ver todos esos ceros probablemente haya hecho mella en tus niveles de estrés hoy, ¿verdad?

He aquí un dato importante para reducir ese estrés: la implantación de su CRM no sólo le aportará costes, sino también retorno de la inversión.

Aunque es importante asegurarse de que está preparado para afrontar todos los costes de la implantación de un nuevo sistema CRM para su equipo, es más importante centrarse en los resultados que aportará este nuevo CRM. De lo contrario, podría verse atrapado en la búsqueda de la opción "más barata" y perderse la opción que realmente aumentará sus resultados.

En el siguiente (y último) capítulo de esta guía, encontrará su lista de comprobación de implementación de CRM lista para usar que le ayudará a poner en práctica toda esta información. Sigue leyendo →