A tus clientes les encanta tu producto y los ingresos están creciendo rápidamente. Es hora de ampliar tus operaciones y llevar tu negocio al siguiente nivel. En esta transición, es fundamental que establezcas una base sólida para tu equipo de ventas.
Si contratas a muy pocos comerciales, es posible que no consigas el crecimiento deseado. Del mismo modo, si contratas a demasiada gente, tus márgenes de beneficio se verán mermados.
Por lo tanto, con el objetivo de lograr un crecimiento sostenido a largo plazo, lo primero que hay que hacer es calcular el número de personas que se necesitan.
Un organigrama de ventas aclara las responsabilidades y las relaciones jerárquicas, de modo que cada puesto sabe quién es el responsable de qué y cómo colaboran los equipos. Además, se convierte en una fuente única de información operativa, lo que te ayuda a ponerte en marcha más rápido y a crear un equipo de ventas de alto rendimiento.
En este artículo, te presentaré algunas herramientas para crear organigramas, compartiré varias plantillas de organigramas de ventas y te mostraré ejemplos de estructuras de organizaciones de éxito. Al final, estarás preparado para crear un organigrama de ventas eficaz que aporte claridad y guíe a tu equipo para que consiga resultados predecibles.
¡Empecemos!
¿Qué es un organigrama de ventas?
Considera el organigrama como un documento en constante evolución: actualízalo cada vez que cambien las funciones, los territorios o las líneas jerárquicas.
He aquí un ejemplo de organigrama del departamento de ventas:
Diseña primero la estructura por funciones (ingeniero de aplicaciones, desarrollador sénior, director) y, a continuación, asigna al personal; de este modo, la planificación de la plantilla se mantiene objetiva y escalable.
La mayoría de las herramientas para crear organigramas importan automáticamente los datos de los empleados (CSV/HRIS) para generar los organigramas, lo que permite ahorrar horas de trabajo manual en la maquetación.
El archivo de datos podría ser una hoja de cálculo que contenga la siguiente información: título, responsable, nombre y número de teléfono.
Los cuatro mejores creadores y generadores de organigramas para equipos de ventas
Una vez que hayas formateado correctamente la información de los empleados, puedes empezar a crear un organigrama de ventas con las siguientes herramientas.
1. Workleap (antes Pingboard)
Workleap ayuda a las empresas a visualizar la estructura de su equipo con datos sobre el personal en tiempo real. Incluso cuenta con un directorio fotográfico que permite localizar a la persona adecuada y consultar su información a través de las aplicaciones para Android e iOS. La herramienta te permite imprimir el organigrama y colaborar con tu equipo para elaborarlo.
Aquí tienes los datos que puedes incluir para cada empleado. Incluso puedes añadir los objetivos del equipo y la talla de camiseta de cada uno.
Lo mejor: Workleap destaca sobre todo por su integración con otros programas, algo que no es habitual en otras herramientas.
2. Org Plus Real-Time Express
Insperity OrgPlus RealTime es una herramienta automatizada para crear organigramas que requiere importar una hoja de cálculo como fuente de datos. Ofrece tres opciones de tamaño de organigrama: hasta 100, hasta 250 y hasta 500 empleados.
Una vez que hayas subido los datos de los empleados, sus fotos, sus funciones y sus superiores, dispondrás de ocho plantillas profesionales para crear un organigrama. El documento final está disponible en varios formatos, como Excel, PDF, PowerPoint y HTML.
Lo mejor: La herramienta es ideal para crear gráficos con calidad profesional que puedes utilizar en tus presentaciones.
3. Organimi
Es una herramienta de arrastrar y soltar que incluye plantillas de las siguientes categorías para empezar rápidamente.
Te permite importar de forma masiva la lista de empleados de tu empresa desde una hoja de cálculo.
La versión de pago también permite añadir campos de datos personalizados para cada entrada. Estos campos personalizados se pueden utilizar para guardar información como «la bebida favorita del empleado».
Puedes exportar un organigrama a un archivo PDF y compartir un enlace para que el público pueda verlo. El gran inconveniente de Organimi es que requiere una suscripción anual de pago para acceder a todas sus funciones. Además, la versión gratuita solo permite crear un organigrama.
Lo mejor: si ya tienes un organigrama estático, Organimi se especializa en convertirlo rápidamente en uno dinámico. Además, se integra con LinkedIn y G Suite.
4. Lucidchart
Aunque se trata de un programa de diagramas, Lucidchart te permite importar datos desde una hoja de cálculo y crear organigramas. Ofrece numerosas plantillas de organigramas para distintos tipos de organizaciones (como se puede ver en la captura de pantalla anterior).
Para crear automáticamente una estructura organizativa, sigue el formato de datos que se indica a continuación. Cada columna de la hoja debe tener un título, y cada empleado debe tener asignado un superior, identificado mediante su número de empleado o su nombre.
Si quieres crear un organigrama desde cero, también puedes arrastrar y soltar la figura de organigrama desde la biblioteca de figuras.
La herramienta te permite subir fotos, cambiar las formas, gestionar los campos que deseas mostrar y modificar el diseño.
Lo mejor: hay plantillas para diversos sectores que permiten ponerse en marcha rápidamente.
Nota: En caso de que una persona ocupe más de un cargo, es conveniente indicar ambos puestos. En el ejemplo siguiente, Paul Smith ocupa dos cargos (director general y vicepresidente de ingeniería). Obsérvese que su nombre aparece dos veces en el organigrama.
Otras herramientas como Visio, Gliffy y OrgChart4U son opciones aceptables para crear un organigrama de ventas, pero su aspecto visual deja mucho que desear. En Gliffy, por ejemplo, no se pueden añadir fotos junto a los cargos de los empleados, lo que da lugar a una presentación poco atractiva.
A continuación, veamos algunas plantillas de estructuras organizativas para empezar a utilizar el software de organigramas del que hemos hablado anteriormente.
Tres plantillas de organigramas de ventas para estructurar tu equipo comercial
Aquí tienes algunas plantillas de organigramas para estructurar tu equipo.
1. El organigrama típico de un departamento de ventas
La imagen siguiente muestra la estructura de la organización de ventas de una empresa. El director de ventas está al frente, y entre sus subordinados se encuentran un supervisor de ventas, un responsable de distribución y otros cargos similares.
2. La plantilla de gráfico moderno
Si tu departamento de ventas está creciendo rápidamente, la siguiente plantilla flexible de Airtable te puede resultar útil. Puedes crear diferentes tipos de equipos con comerciales especializados en la generación de clientes potenciales y ejecutivos de cuentas centrados en el sector empresarial. De hecho, la plantilla puede incluso servir como directorio de empleados.
3. Plantilla integrada de ventas y desarrollo empresarial
¿Tienes un equipo de socios de soluciones y otro de gestores de cuentas? En ese caso, aquí tienes un organigrama de ventas que puedes utilizar (creado y editable en Creately).
¿Sigues buscando inspiración para diseñar un organigrama para tu equipo de ventas? A continuación te ofrecemos algunos ejemplos de organigramas:
4 ejemplos de organigramas para inspirarte
¿Sabes cómo surgieron los organigramas? Echemos un vistazo a su fascinante historia y a su evolución como diseño.
En 1855, un ingeniero ferroviario escocés-estadounidense, Daniel McCallum, elaboró un organigrama ilustrativo del Ferrocarril de Nueva York y Erie. Como se puede ver a continuación, en él se indican la categoría y el número de empleados de cada departamento, así como la distribución de las funciones administrativas. Sin embargo, en aquella época no se le denominaba «organigrama».
En 1917, The Tabulating Machine Company (que más tarde se convertiría en IBM) elaboró un organigrama de estructura piramidal. En él se detallaban con precisión las relaciones funcionales y las subcategorías geográficas y departamentales.
El diseño piramidal que se muestra arriba permite visualizar claramente las organizaciones, ya que la jerarquía está bien definida. Se ha convertido en la base sobre la que las empresas elaboran sus organigramas.
Ahora que ya conoces el origen del organigrama, aquí tienes cuatro ejemplos distintos que te ayudarán a estructurar tu equipo de ventas.
1. Equipo de marketing de HubSpot
HubSpot acuñó el término«inbound marketing». La empresa se basa en el marketing de contenidos para aportar valor y captar la atención de sus clientes potenciales. Por eso, los contenidos desempeñan una función específica, tal y como se puede observar en la estructura del departamento de marketing que se muestra a continuación.
Conclusión principal: La estructura del equipo de marketing que se muestra arriba está orientada a ofrecer una excelente experiencia de captación al cliente y a aportarle valor en cada etapa. Del mismo modo, puedes estructurar tu equipo de ventas de tal forma que te permita centrarte mejor en tu función principal.
2. Organigrama de Buffer
A Buffer le gusta poner a prueba los conceptos tradicionales sobre el trabajo. Por eso, cuando la empresa creció, investigaron cómo estructurar los equipos y centraron sus esfuerzos en «claridad, orden y comunicación». Estos elementos se plasmaron en la tabla que se muestra a continuación.
Conclusión principal: Si eres una empresa como Buffer a la que le gusta «hacer las cosas de forma un poco diferente», la creación de tu organigrama no puede basarse en plantillas ni en programas informáticos. Es posible que tengas que diseñarlo desde cero.
3. La estructura de equipo circular descentralizada de Incipient
Incipient es una pequeña empresa que ayuda a otras empresas a dar el salto al mundo digital mediante sus soluciones de estrategia, diseño y tecnología.
Para ganar en agilidad y tomar decisiones sobre los productos con rapidez, el equipo adoptó un enfoque de gestión descentralizado. En la estructura circular resultante, los mandos intermedios también tienen capacidad para tomar decisiones.
Conclusión principal: Aunque una estructura circular o más plana es una novedad, podría entorpecer la claridad y dificultar el crecimiento. Sin embargo, dado que el teletrabajo está ganando terreno, el futuro del trabajo podría girar en torno a la autoorganización y la colaboración. Vale la pena probar con menos cargos jerárquicos y basarlo todo en el mérito.
Organizaciones como Zappos son un ejemplo de holocracia, un modelo en el que el poder recae en cada empleado. Esta estructura se basa en gran medida en la autogestión y en una jerarquía reducida.
4. Equipo de ventas de una startup de SaaS (ingresos anuales recurrentes de entre 5 y 10 millones de dólares)
El equipo de SaaSX ha hecho un gran trabajo al proporcionar organigramas de ejemplo para equipos de ventas a empresas emergentes en tres etapas distintas de ingresos:
- Menos de 5 millones de dólares de ingresos recurrentes anuales (ARR)
- Entre 5 y 10 millones de dólares de ingresos anuales recurrentes (ARR)
- Entre 10 y 25 millones de dólares de ingresos recurrentes anuales (ARR)
A continuación puedes ver el organigrama de la segunda fase y el resto de gráficos aquí.
Conclusión principal: Si eres una startup de SaaS que busca estructurar su equipo de ventas para crecer y expandirse, puedes adaptar el esquema anterior a tu presupuesto, objetivos y estrategia.
Lleva tu negocio a nuevas cotas con un organigrama de ventas estratégico
A medida que tu negocio crece, resulta fundamental establecer una estructura sólida para tu equipo de ventas a fin de aportar claridad y orden a su funcionamiento. La representación visual de la jerarquía contribuye, además, a una adecuada distribución de responsabilidades, a una comunicación eficaz y a la coordinación de tu departamento de ventas con el resto de equipos.
Elige el mejor organigrama de ventas para tu empresa, de modo que puedas alcanzar tus objetivos trimestre tras trimestre y año tras año.
