¿Qué es lo que más te gusta de tomar notas de ventas? ¿Te encanta escribir esas notas a mano? ¿Te encanta introducir notas en tu CRM después de una llamada de ventas?
Espera, ¿cómo que no te gusta tomar apuntes? *¡Qué sorpresa!*
Es broma, sabemos que a casi todos los profesionales de ventas les cuesta mucho tomar notas de las llamadas.
Te guste o no, las notas de las llamadas de ventas son esenciales, y mejoran directamente la experiencia del cliente y, a la larga, tus ingresos.
¿Por qué es tan importante tomar notas en las reuniones y cómo se pueden tomar notas que resulten útiles una vez finalizada la llamada? Vamos a profundizar en el tema.
¿Por qué son tan importantes las notas de ventas?
Unas buenas notas de venta recogen las necesidades, los puntos débiles, las objeciones y los pasos a seguir, lo que permite realizar un mejor seguimiento y cerrar los acuerdos más rápidamente.
Con este resumen claro de la llamada, podrás realizar un mejor seguimiento y llevar los acuerdos más cerca de su cierre.
Aquí tienes tres razones de peso por las que deberías comprometerte a tomar notas de las llamadas, incluso cuando hacerlo te resulte un auténtico suplicio.
- La memoria humana no es fiable: los detalles se desvanecen rápidamente. Las notas evitan que se pierdan hilos que pueden suponer una pérdida de ingresos. No vas a recordar tantos detalles de la conversación de ventas como crees, y cuando esos detalles se pasan por alto, tus ingresos se resienten.
- Las notas de venta hacen que los clientes se sientan especiales. Cuando recuerdas detalles personales sobre tus clientes (o, simplemente, evitas repetir preguntas que ya les hiciste la última vez), ellos sentirán que sus opiniones y sentimientos te importan. Haz que tus clientes se sientan escuchados tomando nota de lo que te cuentan.
- Unas buenas notas de ventas mejoran tu proceso de ventas. Esas notas tan útiles que estás tomando no son solo para ti: compártelas con tus compañeros para que sepan cómo cerrar un trato. Compártelas con tu jefe de ventas para que pueda evaluar la estrategia comercial del departamento. Incluso puedes compartirlas con otros departamentos para que esos equipos conozcan mejor a tu público objetivo y las dificultades de los clientes. ¡Todos salen ganando!
¿Quieres tomar mejores notas durante las llamadas de ventas? Sigue estos 6 consejos
Las grabaciones de llamadas son fantásticas, y herramientas como Zoom incluso transcriben tus videollamadas. Pero tomar notas es mucho más que limitarse a transcribir cada palabra que se ha dicho durante la llamada.
Hablemos de cómo sacar el máximo partido a tus notas y obtener información útil que puedas aplicar tras la llamada.
1. Mantén tus notas a mano
Antes de hablar sobre cómo redactar notas de ventas eficaces para tu empresa, asegúrate de disponer de un lugar seguro y de fácil acceso donde guardarlas.
Los documentos pueden servir, pero tu CRM es la mejor opción: las notas se guardan junto con los clientes potenciales, los correos electrónicos, las llamadas y las tareas, lo que te ofrece una visión completa del contexto.
Por ejemplo, en Close, al abrir el perfil de un cliente potencial, verás todas las interacciones que tu equipo ha mantenido con esa empresa, incluidas las notas que tú o tus compañeros hayáis tomado durante las llamadas.
Esto significa que, independientemente de qué miembro del equipo haya hablado con esa persona y haya tomado esas notas de la llamada, los puntos clave de la conversación estarán a la vista de cualquiera que necesite ponerse en contacto con ella en el futuro. ¡Viva el contexto!
(Psst… ¡No te olvides de que en Close también puedes crear notas de forma automática! Échale un vistazo aquí.)
2. Escribe notas breves y concisas
No hace falta que escribas la próxima «Guerra y paz». La conversación estuvo bien, pero tus notas están ahí para ayudarte a recordar los puntos clave, no cada palabra que se dijo. (Y si, por alguna razón, necesitas repasar toda la llamada, deberías recurrir a la grabación, no a tus notas).
Entonces, ¿qué datos deben incluirse en tus notas de ventas? Ten en cuenta estas tres palabras: «importante», «práctico» y «revelador».
Las notas de la llamada pueden incluir datos como:
- La reacción del cliente potencial ante determinadas partes de la demostración
- Si han hablado de los precios
- ¿Qué has aprendido sobre el ciclo de compra del cliente potencial?
- Medidas que acordasteis
- Plazos para los próximos pasos
Todos estos son datos de ventas relevantes que te facilitarán tu próxima visita comercial, ya que te ayudarán a crear una base de información general sobre cada cliente potencial.
3. Utiliza una aplicación para tomar notas de forma automática
¡Ah, la automatización, un soplo de aire fresco a la hora de tomar notas durante tus llamadas de ventas! Siéntate, relájate y deja que la IA se encargue de tus notas.
Cada herramienta lo gestiona de forma diferente, así que a continuación te presentamos algunas de las mejores opciones y cómo sacarles el máximo partido:
Close: Con Call Assistant, ya no tendrás que volver a tomar notas a mano. Cada llamada que realices en Close graba, Close transcribe y Close resume mediante inteligencia artificial. Solo tienes que hacer clic en el feed de actividad de tus clientes potenciales y consultar las conversaciones más recientes.
¿Buscas algo concreto? Las transcripciones se pueden buscar, lo que significa que puedes encontrar exactamente lo que buscas en cuestión de segundos.
Además de las notas, también dispondrás de un potente marcador, una API adaptativa e integraciones con todas tus herramientas de ventas favoritas. Además, Close te Close la posibilidad de realizar campañas multicanal, con correo electrónico y SMS integrados.
Fathom: Otra potente herramienta para tomar notas en reuniones de ventas es Fathom. Solo tienes que invitar a Fathom a tu videollamada en Zoom y te generará una transcripción precisa y con función de búsqueda. Puedes resaltar rápidamente los puntos clave de la llamada y compartirlos con tu equipo en Slack. Además, Fathom es compatible con siete idiomas, lo que significa que sacarás el máximo partido a tus llamadas, incluso si no son en English.
Fireflies: otra herramienta de toma de notas para reuniones basada en IA. Fireflies te permite grabar tus reuniones, transcribirlas, marcar los momentos importantes e incluso analizar el tono, los tiempos de intervención y las tendencias.
Y lo mejor de todo es que tanto Fathom como Fireflies se integran con Close, lo que significa que puedes utilizar tus herramientas favoritas para tomar notas de llamadas junto con tu software de CRM preferido.
4. Desarrolla tu propio estilo
Cada comercial tiene su propio estilo a la hora de tomar notas. Mientras sean concisas, tengan sentido y se puedan poner en práctica, no hay ningún problema. Solo ten en cuenta que lo que le funciona a un comercial puede que no te funcione a ti.
A algunas personas les gusta tomar notas en un bloc de papel después de las llamadas. Otras las introducen directamente en su CRM mientras hablan con los clientes potenciales. Quizás prefieras utilizar viñetas en lugar de frases completas. O desarrollar una taquigrafía (¡que se pueda leer!). Elige lo que mejor te funcione.
En Close, puedes escribir notas en formato de texto enriquecido con viñetas, texto resaltado, hipervínculos y mucho más:
5. Adquiere buenos hábitos
No te voy a engañar: al principio, cuando decidas empezar a tomar mejores notas de ventas, te costará un poco.
¿Cómo lo sé? Porque le pasa a todo el mundo. Te verás envuelto en una llamada y te olvidarás de algunos (o de todos) los consejos anteriores. Puede que ni siquiera te acuerdes de tomar notas. No pasa nada.
No te preocupes por ser perfecto desde el principio. En su lugar, considera cada llamada de ventas como una oportunidad para adquirir buenos hábitos y mejorar tu capacidad para tomar notas durante las ventas. Mientras tomes buenas notas con más frecuencia que malas (o que no tomes ninguna), irás por buen camino.
6. Utiliza una plantilla de nota de venta
Por último, pero no por ello menos importante, crea algunas plantillas para agilizar el proceso de tomar notas.
Quizá tengas preguntas concretas que siempre haces a cada cliente potencial durante la primera llamada. O quizá necesites recabar datos importantes antes de pasar un cliente potencial de la fase de «cliente potencial» a la de «oportunidad». Las plantillas facilitan la toma de notas de calidad en estas situaciones.
En Close, utiliza Actividades personalizadas para crear plantillas de notas reutilizables, de modo que los representantes registren la información correcta en todo momento.
Para acceder a esta función, solo tienes que ir a la pestaña «Configuración» y hacer clic en «Actividades personalizadas» en el menú. Una vez hecho esto, haz clic en «+ Nueva actividad personalizada», asígnale un nombre y, a continuación, haz clic en «Guardar». A partir de ahí hay otras opciones, pero eso es lo esencial.
Tanto si utilizas Close no, te recomiendo encarecidamente que utilices plantillas para simplificar la toma de notas de ventas. Hacerlo te ayudará a asegurarte de que realmente lo haces y de que tus notas sean útiles.
Conclusiones finales: evita estos errores en las notas de venta
Los comerciales suelen darse cuenta de la importancia de llevar un buen registro de ventas a raíz de experiencias negativas.
Por ejemplo, cuando un cliente se enfada porque se ve obligado a responder a la misma pregunta una y otra vez. O cuando le preguntas a un compañero por una llamada y no se acuerda.
No cometas estos errores. Adquiere el hábito de tomar notas de forma eficaz para poder ofrecer una mejor experiencia a tus clientes, aumentar las ventas y potenciar tu proceso de ventas.
Esto es lo que debes evitar:
- Error n.º 1: No tomas notas. Obviamente , esto es lo peor que puedes hacer en lo que respecta a las notas de las llamadas. Empieza con buen pie y termina con buen pie: así no te olvidarás de las tareas de seguimiento esenciales y demostrarás respeto por el tiempo que te han dedicado tus clientes potenciales.
- Error n.º 2: Tomas demasiados apuntes. Puede parecer extraño, pero tomar demasiados apuntes puede ser tan malo como no tomar ninguno. El problema de tomar demasiados apuntes es que te quedas con una montaña de texto que revisar (y seamos sinceros, probablemente no lo harás). Lo cual nos lleva al siguiente error…
- Error n.º 3: Nunca vuelves a revisar tus notas. Te has tomado la molestia de redactar notas de las llamadas por una razón. Revisar esas notas antes de tu próxima llamada o utilizarlas como recordatorios para las tareas de seguimiento es fundamental para sacarles el máximo partido. ¡No dejes que todo ese esfuerzo se eche a perder!
Por supuesto, si te cuesta tomar notas de ventas de forma constante, ¡no te preocupes! Les pasa incluso a los mejores comerciales. Y por eso han aparecido en el mercado las aplicaciones de toma de notas automática (¡y se han vuelto tan populares!).
¿Sueñas con el día en que ya no tengas que tomar notas nunca más? Pues bien, ese día ha llegado.
Utiliza Close crear transcripciones precisas y resúmenes generados por IA de tus llamadas de ventas, ¡para que nunca vuelvas a perder la oportunidad de impresionar a tus clientes (y cerrar tratos)!
