A todos nos ha pasado alguna vez que un acuerdo que creíamos seguro acabó fracasando. Los clientes no cumplen los plazos. La comunicación se interrumpe. Las negociaciones del contrato se estancan.
Ya hemos pasado por eso, lo hemos vivido... y nos hemos llevado la camiseta.
A continuación, elaboramos una guía rápida para agilizar nuestro ciclo de ventas y cerrar los acuerdos más rápidamente.
En el mundo de las ventas, esta guía rápida se conoce como «Plan de Acción Conjunto» (MAP). Gracias a este documento, todos los comerciales de Close y los clientes de su cartera) conocen su función, sus responsabilidades, las medidas que deben tomar y los plazos para sacar el trabajo adelante y cerrar el trato.
¿Quieres crear tu propio MAP?
¡Vamos! 👇
¿Qué es un plan de acción conjunta?
En la jerga de los comerciales, un MAP se traduce en: ¿Qué hay que hacer para cerrar este trato? 🤔
Piensa en él como una única fuente de información fiable para cada operación de tu cartera de proyectos. Un MAP detalla los plazos clave para los entregables, como los contratos y la incorporación, e incluye medidas concretas para cada fase del proceso con el fin de mantener todas las operaciones por el buen camino.
Entonces, ¿por qué es necesario un MAP? ¿Acaso no ocurre todo esto de todos modos en una operación de venta normal?
Bueno, sí y no.
Un MAP elimina gran parte de las idas y venidas durante una negociación. En lugar de que un cliente te envíe un correo electrónico preguntándote qué información necesitas para un contrato o cuándo tendrá lugar una sesión de formación del equipo, todo eso ya figura en el documento. Junto con tus expectativas respecto al cliente, los plazos del contrato y los resultados previstos para cada hito.
Un MAP garantiza que todos cumplan con sus responsabilidades y facilita el acuerdo para ambas partes.
Ventajas de un plan de acción conjunto para los equipos de ventas B2B
¿Sabías que una operación comercial típica entre empresas suele oscilar entre seis y diez en el proceso de toma de decisiones? 🤯
Hay demasiada gente metida en el asunto.
Cuantos más responsables de la toma de decisiones haya, mayores son las posibilidades de que un acuerdo se vaya al traste debido a retrasos y malentendidos. Los procesos de compra B2B son complejos y hay muchas posibilidades de que surjan malentendidos. Basta con echar un vistazo a este ejemplo de proceso de compra de Gartner:
Los compradores B2B esperan demostraciones en directo, debates en grupo y revisiones por parte de la junta directiva antes de tomar una decisión de compra.
El objetivo de un MAP es demostrar a tu cliente que cuentas con la experiencia y los conocimientos necesarios para resolver su problema e implementarle tu producto sin que ello suponga ninguna interrupción en su actividad diaria habitual. En él se detalla cuándo tendrán lugar las demostraciones, qué resultados se esperan y quién es responsable de cada cosa.
Cualquier plan de acción de marketing que se precie:
- Fomenta una mejor comunicación con los clientes. Los MAP permiten que todos estén en sintonía. Desde el inicio de la operación, tanto el cliente como el equipo de ventas conocen sus responsabilidades, así como los plazos y los objetivos que deben cumplir para firmar el contrato sin contratiempos.
- Destaca lo que es importante para los clientes (y lo que no lo es). Los MAP se elaboran junto con el cliente, por lo que tu equipo obtendrá información valiosa sobre sus objetivos y expectativas que le ayudará a cerrar el trato. A partir de esta información, podréis elaborar un plan de ejecución conjunto.
- Aporta coherencia y responsabilidad a cada operación. Los MAP establecen objetivos específicos y medidas concretas para que todos rindan cuentas. Una vez que tu equipo haya utilizado los MAP durante un tiempo, podrá ajustarlos para garantizar la coherencia en todas las operaciones de tu cartera. Se acabaron los hitos y los plazos incumplidos.
Al fin y al cabo, los MAP pueden desempeñar un papel fundamental a la hora de ganarse la confianza del cliente y superar sus objeciones. Demuestra que puedes resolver el problema del cliente y que tu producto es la solución adecuada, y el acuerdo estará prácticamente cerrado. Un MAP no es más que una herramienta para fomentar la implicación del comprador y facilitar enormemente el proceso.
Plantilla de plan de acción conjunta (descarga gratuita)
¿Quieres adelantarte en la creación de tu propio documento MAP para ventas? Incorpora esta plantilla de plan de acción mutuo a tu flujo de trabajo y observa cómo aumentan tus ventas. 🚀
Esta plantilla de MAP se puede adaptar a diferentes situaciones y te permite personalizar tu propio plan de acción conjunto con tus clientes. Utiliza esta plantilla para crear un resumen del recorrido que seguirán tus clientes, desde que son clientes potenciales interesados hasta que se convierten en clientes satisfechos y comprometidos. Considérala como un plan de cierre en el que tu equipo de ventas y el equipo del cliente potencial trabajen conjuntamente.
¡Solo tienes que abrir el enlace de la hoja de cálculo de Google que aparece arriba, hacer una copia y adaptarla a tus necesidades!
¿Qué elementos incluye un MAP?
El proceso de cada equipo de ventas es diferente.
Lo mejor de los MAP es que se pueden personalizar para adaptarse a cualquier recorrido del comprador y a cualquier sector. Pero, al igual que cualquier buena receta, un MAP eficaz debe contar con algunos ingredientes fundamentales. A continuación, te presentamos cinco elementos que todo MAP debería incluir 👇
1. Objetivos
Los objetivos son los resultados que ambas partes pretenden alcanzar a lo largo del proceso de venta. Cada objetivo que se incluya en el plan debe ser específico, estar vinculado a los objetivos del cliente y, si es necesario, contar con un plazo para evaluar el éxito del cliente.
Ejemplo: Aumentar los ingresos, mejorar la satisfacción del cliente o reducir los costes operativos.
2. Acciones
Las acciones son tareas específicas que cada parte debe completar según una lista antes de que se pueda cerrar el acuerdo. Estas se asignan a los comerciales y al cliente para garantizar que las tareas se realicen en el orden correcto (por ejemplo, la negociación del contrato y el presupuesto deben estar resueltos antes de que se lleve a cabo la incorporación).
Ejemplo: Programar sesiones de formación inicial para los miembros del equipo del cliente u ofrecer demostraciones del producto para superar cualquier objeción de última hora.
3. Responsabilidades
Cada hito y cada tarea del plan deben asignarse a una persona, ya sea de tu equipo de ventas o del lado del cliente. De lo contrario, la operación podría retrasarse y ralentizar el ciclo de ventas. Pide a tu cliente que designe a alguien encargado de asignar las responsabilidades por su parte, de modo que, una vez aprobado el MAP, las personas adecuadas puedan ponerse manos a la obra con sus tareas.
Ejemplo: Un comercial encargado de enviar al cliente las especificaciones de los productos, los materiales de formación o de aprobar contratos y propuestas.
4. Cronología
Un calendario del MAP detalla las fechas de cierre y los plazos específicos para cada acción y hito que se debe completar. Piensa en él como la única fuente de información fiable para toda la operación. El calendario indicará cuándo deben formalizarse los contratos, cuándo tendrá lugar la incorporación y si existen responsabilidades posteriores a la operación (como la medición del retorno de la inversión o de otros indicadores) por tu parte.
El calendario también ayuda a que tu cliente se mantenga motivado y centrado durante la operación si las cosas se complican. Así puede ver cuánto tiempo se prevé que dure todo el proceso y le ayuda a no perder de vista el objetivo.
Ejemplo: El acuerdo se cerrará el viernes 6 de marzo y la cuota anual del contrato deberá abonarse antes del mediodía de ese mismo día.
5. Indicadores y previsiones
Por último, incluye cualquier indicador específico y KPI que deban supervisarse durante y después de la operación para ayudar a tu cliente a medir el progreso. Estos indicadores dependerán de las conversaciones mantenidas con tu cliente antes de que se ultime el MAP, pero suelen estar relacionados con el retorno de la inversión, la productividad o el valor global que tu producto aportará a su negocio.
Ejemplo: El número de nuevos clientes captados, el ROI real del producto tras 6 meses de uso o los ingresos totales generados desde que se cerró el acuerdo.
Estos cinco componentes clave de un MAP garantizan la coordinación y la responsabilidad entre ambas partes y permiten a tu equipo crear una experiencia centrada en el comprador para tus clientes.
Ahora que ya tienes todos los ingredientes para tu MAP, es hora de ponerse a cocinar 🔥
Cómo utilizar un plan de acción conjunto para Close más rápidamente
Los MAP cuentan con trucos y procesos para que tengan un mayor impacto en la estrategia de ventas de tu equipo. A continuación te ofrecemos cinco consejos que te recomendamos poner en práctica para que tu MAP sea un éxito:
1. Desglosa el proceso de venta en pasos claros
Cada paso y cada tarea del MAP deben quedar perfectamente claros. Se trata de describir los resultados y los productos finales, y de asignar cada tarea a una persona concreta. Hacerlo así contribuirá a que el proyecto se desarrolle sin contratiempos y evitará la temida pregunta: «¿Quién se encarga de hacer esto?».
Te recomendamos que diseñes el proceso en función de las necesidades de tu cliente. Para ello:
- Pregúntales qué necesitan para que el acuerdo sea un éxito. Puede tratarse de aspectos como la negociación de contratos o demostraciones de productos, o de acelerar la implementación para que puedan poner en práctica los cambios rápidamente. Elaborar un plan en torno a los objetivos del cliente te ayudará a agilizar las conversaciones y a generar confianza, al demostrar que te preocupas por sus criterios de éxito.
- Involucra a las partes interesadas clave desde el momento en que se ponga en marcha el MAP. Haz que tus clientes (especialmente aquellos que se encargarán de la financiación) participen desde el principio para que puedas comprender sus expectativas y plazos.
Los equipos de ventas pueden incluso encontrar útil una herramienta como un CRM para dividir el proceso MAP en etapas. El uso de una herramienta como Close, los equipos pueden crear tareas y hitos dentro de cada etapa del MAP, como las negociaciones del contrato y la incorporación, para ofrecer total transparencia a ambas partes.
Esto también tiene otra ventaja: el cliente no te estará llamando constantemente para preguntarte qué es lo siguiente o quién se encarga de qué. Lo tiene todo a la vista en el proceso de ventas de MAP. Los responsables de ventas pueden centrarse en cerrar el trato en lugar de dedicar todo su tiempo a responder correos electrónicos.
2. Asignar responsabilidades e hitos para mantener la atención en las acciones
Un aspecto fundamental de cualquier plan de acción de mercado (MAP) es asignar responsabilidades concretas a todas las personas implicadas en la operación, con el fin de mejorar la rendición de cuentas y evitar retrasos.
Por ejemplo, se puede encargar a un ejecutivo de cuentas que se comunique directamente con el principal responsable de la empresa del cliente para evitar solapamientos en la comunicación. O bien, cualquier duda técnica se puede remitir directamente a un ingeniero de ventas para que la resuelva rápidamente y así evitar que el acuerdo se estanque.
Céntrate en las medidas que hay que tomar y en quién se encargará de ellas, en lugar de limitarte a debatir metas y objetivos, para que el proceso siga avanzando.
3. Compartir una copia del MAP con todas las partes interesadas
¿Recuerdas que antes dijimos que en las operaciones B2B pueden participar hasta 10 partes interesadas por parte del cliente?
Es mucha gente a la que hay que mantener al corriente del avance y los hitos de un acuerdo. En lugar de recurrir al correo electrónico o a las reuniones para mantener a todos informados, un documento dinámico, como una hoja de cálculo o un sistema de gestión de proyectos, permite mantener a todos al corriente en tiempo real.
Este documento podría tener un aspecto similar al siguiente:
Cada tarea y cada hito tienen asociadas unas fechas clave, así como quién es el responsable y qué resultado se espera obtener. Pero si compartes este documento con todas las personas implicadas en la operación, podrán seguir el progreso a su propio ritmo sin tener que ponerse en contacto por correo electrónico o Zoom.
Compartir el MAP al inicio del proyecto también puede evitar la situación de «demasiados cocineros estropean el caldo». Todos tienen la oportunidad de aportar sus opiniones sobre los plazos, los resultados y los hitos antes de que se elabore el plan. De este modo, al equipo de compras le resulta más difícil retrasar los plazos o plantear exigencias adicionales, ya que ya existe un acuerdo firme. Esto mantiene el proyecto por el buen camino y puede ayudar a minimizar el temido «desviación del alcance».
4. Crea una plantilla de plan de acción conjunto para estandarizar tu proceso
Una vez que hayas utilizado un MAP con un par de clientes, te recomendamos que crees una plantilla para agilizar el proceso de compra en futuras operaciones.
Es importante que todo el equipo utilice una única plantilla estandarizada del Plan de Acción Conjunta (MAP), en lugar de que cada comercial utilice un plan diferente, para garantizar la coherencia del proceso. Diseña el MAP de manera que se pueda personalizar y adaptar en función del sector, los objetivos, el calendario y el volumen de la operación de cada cliente.
No le dediques semanas ni le des demasiadas vueltas. Crea una plantilla básica en Google Docs o Notion para que tu equipo pueda aportar ideas y sugerencias sobre cómo mejorar el MAP basándose en sus experiencias con los clientes hasta la fecha. Cuando tengas un formato básico, guárdalo en un lugar (como una carpeta compartida) al que todos los comerciales puedan acceder y utilizarlo en su próxima operación.
5. Revisa y actualiza tu MAP con regularidad
Por último, revisa y actualiza el MAP con regularidad.
El MAP es un proyecto en desarrollo, y debería resultar cada vez más ágil y eficaz cuanto más lo utilices en operaciones reales. Si lo revisas periódicamente, podrás introducir ajustes para que resulte más eficaz en la próxima operación.
Te recomendamos que consultes a tu equipo de ventas y recabes su opinión sobre este paso. Al fin y al cabo, son ellos quienes están en contacto directo con los clientes y pueden identificar en qué aspectos el MAP funciona bien y qué partes hay que ajustar.
Close más rápido y crea un plan de acción de marketing (MAP) con tus clientes
Los MAP pueden mejorar tu tasa de éxito, acortar la duración del ciclo de ventas y generar confianza entre los clientes.
Recuerda que, para que un plan de acción (MAP) contribuya realmente al avance de una operación, es necesario que cuente con el apoyo de ambas partes. Si bien un MAP sirve de guía para el calendario y los hitos de una operación, también genera confianza y ofrece a tu cliente una mejor experiencia de compra. Este documento te permite empezar con buen pie y dejar claro que estás de su lado desde el inicio de la operación hasta el momento en que firman el contrato.
Pide la opinión de tu equipo. Cread y ajustad juntos los MAP para convertirlos en planes de éxito compartidos. Y utiliza este proceso sencillo pero eficaz para cerrar antes los acuerdos de tu cartera de proyectos 🤝
