Was ist eine Verkaufsrechnung? 11 kostenlose Vorlagen, Beispiele und Typen

Am Ende des Verkaufsprozesses erstellen die Unternehmen Rechnungen, um die Kunden zur Zahlung aufzufordern. Heutzutage werden die meisten Rechnungen elektronisch versandt, obwohl einige Unternehmen Rechnungen immer noch per Post verschicken.

Wie auch immer Sie Ihre Verkaufsrechnungen ausstellen, sie sind wichtige Dokumente - zumindest, wenn Sie bezahlt werden wollen.

Verkaufsrechnungen dienen auch anderen Zwecken, zum Beispiel der genauen Messung und Überwachung des Cashflows. Dieser Leitfaden hilft Ihrem Team, die Bedeutung von Verkaufsrechnungen zu verstehen und bietet verschiedene Vorlagen für

Was sind Verkaufsrechnungen?

Rechnungen sind Rechtsdokumente, die eine verbindliche Vereinbarung zwischen Käufern und Verkäufern schaffen und die Käufer verpflichten, für die erbrachte Dienstleistung oder die Verkaufstransaktionen zu zahlen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Rechnungen auszustellen, und auch verschiedene Zahlungsarten. Viele Kleinunternehmer verwenden Word, Excel, Google Docs, Google Sheets oder ausfüllbare PDF-Formulare, um Rechnungen oder Bestellungen zu erstellen und zu drucken. Andere verwenden Buchhaltungs- oder Fakturierungssoftware, wie QuickBooks. Einige nutzen die integrierte Rechnungsstellung auf Plattformen wie Stripe oder PayPal.

Es gibt auch die Möglichkeit, Angebote zu erstellen und diese dann in Verkaufsrechnungen umzuwandeln.

Verkaufsrechnungen helfen den Unternehmen dabei, zu verfolgen, was verkauft wurde und was die Käufer ihnen schulden. Sie bieten auch zusätzliche Vorteile, wie zum Beispiel:

• Dokumentation für die Steuererstellung und -zahlung: Unternehmen müssen ihre Umsätze und Steuern sorgfältig aufzeichnen, um sich auf die Steuererklärung vorzubereiten. Sollte Ihr Unternehmen jemals geprüft werden, ist es wichtig, dass Sie über eine vollständige Dokumentation verfügen, die auch die den Kunden in Rechnung gestellten Steuern enthält.
• Rechtlicher Regress: Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt oder sich weigert zu zahlen, erhalten Sie mit einer Rechnung einen rechtsgültigen Nachweis darüber, was Sie geliefert haben und was er schuldet. Sie hilft auch zu dokumentieren, wann die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden, welche Bedingungen enthalten waren und welche Fälligkeitstermine einzuhalten sind.
• Budgetierung und Planung: Anhand von Verkaufsrechnungen können Sie sehen, welche Beträge noch ausstehen. Das erleichtert die Budgetierung des Cashflows und die Planung von Marketing, Wachstum oder Investitionen.
• Verlagerung des Inkassos in die Buchhaltung: In vielen Unternehmen geht die Verantwortung für das Inkasso auf die Buchhaltung über, sobald ein Verkauf abgeschlossen und eine Rechnung fertiggestellt ist. Dadurch kann sich das Vertriebsteam auf den Verkauf konzentrieren, anstatt sich um die Zahlungen zu kümmern.

Unverzichtbare Angaben auf einer Verkaufsrechnung

Um sicherzustellen, dass Sie pünktlich bezahlt werden, ist es wichtig, dass jede Rechnung die richtigen Angaben enthält. Da es sich um ein rechtsverbindliches Dokument handelt, sollten Sie bei der Erstellung der Rechnung keine Fehler machen. Im Folgenden finden Sie eine Checkliste mit grundlegenden Informationen, die Sie in jede Rechnung aufnehmen sollten.

Rechnungsnummer

Rechnungsnummern erleichtern die Nachverfolgung einzelner Rechnungen, vor allem, wenn für ein bestimmtes Unternehmen mehr als eine Rechnung aussteht. Wenn es mehr als eine laufende Rechnung gibt, ist es wichtig zu wissen, welche davon bezahlt wird. Diese Informationen helfen Ihnen auch bei der Verfolgung der Forderungen im Hauptbuch.

Rechnungsreferenznummern helfen Ihnen auch, bestimmte Angebote, Vorschläge oder Gelegenheiten zurückzuverfolgen.

Datum der Rechnung

Das Datum hilft auch bei der Identifizierung von Rechnungen und der Festlegung von Zahlungsfristen. Wenn Sie z. B. Rechnungen mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen netto ausstellen, können Sie anhand des Datums feststellen, wann die Zahlungen für die Budgetierung eingehen sollten oder wann sie überfällig sind. Außerdem erfahren die Käufer so, wann Sie mit der Zahlung rechnen.

Name des Unternehmens

Sowohl der Name des Käufers als auch der des Verkäufers müssen ausgeschrieben werden. Die Angaben des Verkäufers stehen in der Regel oben auf der Rechnung, damit die Käufer die Quelle schnell erkennen können. Vielleicht möchten Sie auch ein Firmenlogo in die Kopfzeile einfügen.

Die Angaben zum Käufer sollten direkt darunter stehen, gegebenenfalls mit zusätzlichen Informationen wie dem Namen der Person, die die Bestellung aufgegeben hat.

Kontaktinformationen

Sie müssen auch Kontaktinformationen angeben, damit die Käufer Sie bei Fragen oder Problemen leicht erreichen können. Die meisten Anfragen werden zwar per E-Mail gestellt, aber es ist auch eine gute Idee, Ihre Anschrift und Telefonnummer anzugeben.

Fälligkeitsdatum der Zahlung

Sie sollten immer genau angeben, wann die Zahlung fällig ist. Unternehmerische Einkäufer haben in der Regel mehrere Rechnungen von verschiedenen Unternehmen zu verwalten. Jedes dieser Unternehmen hat möglicherweise unterschiedliche Zahlungsbedingungen, so dass Sie deutlich machen sollten, wann Sie die Zahlung erwarten.

Fälliger Gesamtbetrag

Wenn Sie eine Zahlung anfordern, sollten Sie alle erforderlichen Einzelposten zusammen mit dem fälligen Gesamtbetrag, einschließlich Steuern, Servicegebühren oder Rabatten, angeben.

Kurzbeschreibung

Sie müssen zwar nicht sehr detailliert sein, aber Sie müssen die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen auflisten, damit der Käufer sie leicht identifizieren kann. Wenn es eine Liste von Produkten gibt, sollten Sie eine kurze Beschreibung zusammen mit dem Stückpreis und den angebotenen Mengen angeben.

Zahlungsbedingungen

Die Zahlungsbedingungen sollten Ihre Vereinbarung erläutern. Dies könnte Folgendes beinhalten:

• Fällig bei Erhalt
• Netto 30 Tage
• Netto 60 Tage

Wenn Sie Rabatte für die Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist oder für die Bezahlung von Rechnungen per Lastschrift statt per Kredit gewähren, sollte dies ebenfalls angegeben werden.

Die Zahlungsbedingungen sollten für den Käufer keine Überraschung sein. Sie sollten beim Abschluss eines Kaufvertrags alle Kreditbedingungen sowie etwaige Vertragsstrafen für verspätete Zahlungen besprechen.

Akzeptierte Zahlungsarten

Stellen Sie sicher, dass Sie Informationen über die von Ihnen akzeptierten Zahlungsarten angeben. Die Käufer von heute wünschen sich Flexibilität bei der Art der Bezahlung, einschließlich Optionen wie:

• ACH-Zahlungen und elektronische Banküberweisungen
• Siehe
• Kreditkarten
• Automatische Zahlungen für wiederkehrende Gebühren
• Online-Zahlungen, wie PayPal, Google Pay, Payoneer, Stripe usw.

Wenn Sie Kreditkartenzahlungen akzeptieren, sollten Sie den Käufern mitteilen, welche Arten von Karten Sie akzeptieren. Das Gleiche gilt für Online-Zahlungsplattformen. Mit flexiblen Optionen können Sie oft schneller bezahlt werden.

Verkaufssteuer

Die Steuersätze können je nach Ort variieren, daher sollten Sie sicherstellen, dass Sie den entsprechenden Umsatzsteuersatz angeben. Für einige Waren und Dienstleistungen gelten je nach den Gesetzen der einzelnen Bundesstaaten und des Bundes auch unterschiedliche Sätze. Bestimmte Arten von Maschinen werden zum Beispiel in einigen Bundesstaaten je nach Verwendung mit unterschiedlichen Sätzen besteuert.

Verschiedene Arten von Verkaufsrechnungen und Verkaufsdokumenten

Es gibt einige verschiedene Arten von Verkaufsrechnungen und -dokumenten, die jedes Unternehmen kennen und verstehen sollte. Je nach Branche kann jede von ihnen eine wichtige Rolle im Verkaufsprozess spielen, weshalb es wichtig ist, ihren Zweck und ihre Funktionsweise zu verstehen.

Handelsrechnung

Für die Ausfuhr oder Einfuhr von Waren ist eine Handelsrechnung erforderlich. Die Zollbeamten verwenden dieses Dokument zur Berechnung und Festsetzung der erforderlichen Einfuhrsteuern, Gebühren oder Zölle. Die Handelsrechnung dient sowohl als Vertrag als auch als Verkaufsnachweis. Sie wird vom Verkäufer ausgestellt.

Kundenauftrag

Sie fragen sich vielleicht, was der Unterschied zwischen einem Kundenauftrag und einer Kundenrechnung ist. Während eine Verkaufsrechnung einen Verkauf festhält und vom Verkäufer initiiert wird, der zur Zahlung auffordert, wird ein Kundenauftrag vom Käufer initiiert. In der Bestellung werden die Wünsche des Käufers detailliert aufgeführt, und sie kann bei Erfüllung der Bestellung als Verkaufsbeleg dienen, sobald die Bestellung bezahlt ist.

Normalerweise werden Kundenaufträge abgeschlossen und bezahlt, bevor die Waren eingehen. Die Quittung kann dann vorgelegt werden, um den Kauf zu bestätigen und die Ware z. B. an einer Laderampe abzuholen.

Bestellung

Eine Bestellung ähnelt einem Kundenauftrag, den der Kunde an ein Unternehmen schickt, um Produkte oder Dienstleistungen zu bestellen. Er erfordert jedoch keine Vorauszahlung. Mit der Bestellung erfahren die Unternehmer, was die Kunden im Einzelnen wollen und wie hoch die Zahlungen sind.

In vielen Unternehmen müssen Bestellungen als Teil des Budgetierungsprozesses oder der Geschäftspläne intern zur Genehmigung vorgelegt werden.

Proforma-Rechnung

Eine Proforma-Rechnung ist eine vorläufige Rechnung, mit der die Zahlung vor der Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen angefordert wird. Sie enthält eine Beschreibung der Produkte oder Dienstleistungen, den zu zahlenden Betrag und Einzelheiten über die Transaktion. Sie dient als gutgläubige Vereinbarung zwischen Käufern und Verkäufern im Voraus.

Dies ist häufiger der Fall, wenn Käufer eine Genehmigung einholen oder eine Finanzierung für den Abschluss eines Kaufs erhalten müssen.

Überfällige Rechnung

Eine überfällige Rechnung zeigt den Käufern an, dass die Rechnung überfällig ist. Sie kann auch etwaige Verzugsgebühren oder Maßnahmen enthalten, die von den Käufern wegen ausbleibender Zahlung ergriffen werden können. Diese Informationen können auch in den Kontoauszügen enthalten sein, in denen die Aktivitäten auf den Konten detailliert aufgeführt sind.

Konsolidierte Rechnung

Eine Sammelrechnung kann Zahlungsaufforderungen für mehrere Waren und Dienstleistungen enthalten, die in einer einzigen Rechnung zusammengefasst werden. Dies kann Käufern, die im Laufe der Zeit mehrere Einkäufe tätigen, Zeit sparen.

Zwischenabrechnungen

Bei Teillieferungen oder Abschlagszahlungen für Waren oder Dienstleistungen kann eine Zwischenrechnung fällige Beträge ausweisen, die unter dem Gesamtbetrag liegen. Zum Beispiel, wenn Unternehmen einen Meilenstein bei der Lieferung eines Projekts erreichen oder wenn Zahlungen über einen bestimmten Zeitraum in kleinere Beträge aufgeteilt werden.

Die 11 besten Vorlagen für Verkaufsrechnungen, die Sie jetzt verwenden können

Wenn Sie Microsoft-Tools zur Erstellung Ihrer Rechnungen verwenden, können Sie verschiedene kostenlose Vorlagen herunterladen und anpassen, z. B:

• Microsoft-Rechnungsvorlagen (Word oder Excel)
• Vertex42 Verkaufsrechnungen Vorlage (Excel)
• Zoho Verkaufsrechnung Vorlage (Excel)
• InvoiceEinfache Rechnungsvorlage (Excel)
• Rechnung zum Mitnehmen Vorlage für Verkaufsrechnungen (Word, Excel oder PDF)
• PayPal-Rechnungsvorlage (Word)

Die meisten Excel- oder Word-Vorlagen funktionieren auch mit Google Docs oder Google Sheets.

Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen verwenden, können Sie auch kostenlose Vorlagen für Verkaufsrechnungen herunterladen. Viele dieser Vorlagen sind bereits auf bestimmte Arten von Unternehmen zugeschnitten. Laden Sie Verkaufsrechnungsvorlagen für Ihre Buchhaltungssoftware herunter unter:

• QuickBooks Vorlagen für Verkaufsrechnungen
• FreshBooks Vorlagen für Verkaufsrechnungen
• Billdu Verkaufsrechnungen Vorlagen
• Zero Sales Invoice Vorlagen
• Wave Sales Invoice Vorlagen
• Sage Business Cloud Verkaufsrechnungsvorlagen

Verwendung von Verkaufsrechnungen zur Verwaltung von Kunden

Verkaufsrechnungen helfen beiden Parteien zu verstehen, was gekauft, verkauft und geliefert wird. Sie stellen ein rechtliches Dokument dar, das die Transaktion und die Bedingungen, unter denen Verkäufe getätigt werden, detailliert beschreibt. Die Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Rechnungen sachdienliche Informationen enthalten und korrekt sind.

Die Rechnungsstellung im Verkauf erfolgt am Ende des Verkaufsprozesses. Bevor jedoch eine Rechnung verschickt wird, gibt es eine Menge Arbeit zu erledigen. Die profitabelsten Unternehmen arbeiten strategisch, um ihre Vertriebspipelines zu kultivieren und zu verwalten, damit ihr Geschäft wächst. Aus diesem Grund haben sich so viele Unternehmen für Lösungen wie Close.

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