Die Personalbeschaffung kann, ähnlich wie der Vertrieb, ziemlich chaotisch sein.
Du jonglierst mit Bewerbern, E-Mails und Rückmeldungen. Die meisten Unternehmen geben sich mit Bewerbermanagementsystemen (ATS) zufrieden, die wirken, als stammten sie aus dem Jahr 2008. 🥱
Aber bei Close haben wir uns gefragt: „Was wäre, wenn wir all das überspringen und unser CRM nutzen würden, um unser Traumteam zusammenzustellen?“
Spoiler: Es hat geklappt.
Ich bin Maddie Tierney, Talent Lead bei Close. Ich möchte Ihnen zeigen, wie wir unser CRM zu einem leistungsstarken Rekrutierungsinstrument gemacht haben – eines, das uns hilft, organisiert, effektiv und effizient zu arbeiten.
Auch wenn wir Close nicht unbedingt Close Lösung Close den Personalbereich empfehlen, haben wir durch die interne Nutzung unseres eigenen Produkts wertvolle Erkenntnisse gewonnen und möchten diese Erfahrungen mit Ihnen teilen, um Ihnen Anregungen für Ihren Vertriebsprozess zu geben.
So nutzen wir Close intelligenter, schneller und besser einzustellen.
Wie mein Team Close den Einstellungsprozess nutzt
Die meisten Start-ups stellen Mitarbeiter gezielt ein, und das erfordert viel Aufwand und Energie, um die besten Leute zu finden. In einem kleinen Team hat jede Neueinstellung einen überproportional großen Einfluss.
Wir bei Close können das gut nachvollziehen. Allein im letzten Jahr habe ich den Einstellungsprozess für 250 Bewerber in verschiedenen Positionen geleitet und im Laufe des Bewerbungsprozesses mehr als 2.500 E-Mails hin und her geschickt. Das gesamte Team hat 580 Bewerber interviewt.
Um all diese Daten im Blick zu behalten, brauchten wir eine agile Plattform, die es unserem Team ermöglichte, Bewerber gemeinsam zu verwalten, ohne uns dabei durch einen starren Prozess einzuschränken.
Die Herausforderung bestand darin, dass die meisten älteren Tools nicht speziell für diesen flexiblen Ansatz entwickelt wurden; sie sind entweder teuer und in ihren Funktionen unflexibel (und oft ausdrücklich für große Unternehmen konzipiert) oder lassen sich nicht ausreichend anpassen, um den schnellen Änderungen gerecht zu werden, die in einem Startup-Umfeld erforderlich sind.
Im Vertrieb führt man potenzielle Kunden durch aufeinanderfolgende Anrufe, Nachfassaktionen und Kontaktpunkte, um festzustellen, ob sie zu uns passen oder nicht. Das Gleiche gilt für die Personalbeschaffung. Daher ist es entscheidend, über die richtigen Werkzeuge zu verfügen, um kreativ zu sein und zu erfassen, was wir brauchen und wie wir es brauchen, damit unser Prozess effektiver wird.
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie neue Kandidaten in unseren Rekrutierungsprozess aufgenommen werden können:
- Inbound: Jemand bewirbt sich auf eine offene Stelle bei Close. Diese Bewerber bewerben sich über Recruiting-Software wie Lever oder Ashby. Wir nutzen Automatisierung, um diese Bewerber in Close zu importieren.
- Outbound: Hierbei handelt es sich um Kandidaten, die wir als potenzielle Kandidaten für eine offene Stelle identifiziert haben. Wir nehmen über die Automatisierungsfunktionen in Close Kontakt mit ihnen auf, wodurch wir eine Reihe von Schritten automatisieren können (wie zum Beispiel eine E-Mail-Kampagne).
Eine zentrale Quelle für Kandidateninformationen
Sobald die Daten in Close vorliegen, verfügen wir über den erforderlichen Kontext, der unter anderem folgende Informationen umfasst:
- Woher der Kandidat stammt
- Was sie in ihrer Bewerbung geschrieben haben
- Jegliche frühere Kommunikation mit einem Mitglied unseres Teams, einschließlich der Fälle, in denen jemand aus dem internen Team sie für die Stelle empfohlen hat
- Kontaktdaten und Standortangaben des Bewerbers
- LinkedIn-Profil und Website des Bewerbers sowie die Stellen, auf die er sich beworben hat (und alle Stellen, auf die er sich in der Vergangenheit beworben hat)
Durch die Nutzung Close wir die Daten sehr detailliert aufschlüsseln. Das bedeutet, dass wir zu jedem Zeitpunkt des Einstellungsprozesses den vollständigen Werdegang des Bewerbers im Blick haben. Dank dieser Informationen kann unser Team gut vorbereitet in die Vorstellungsgespräche gehen, sich ein umfassendes Bild vom Bewerber machen und den Überblick behalten, sodass nichts übersehen wird.
Auch die Flexibilität innerhalb des Prozesses ist entscheidend: Wir nutzen die anpassbaren Statusfunktionen Close, um anzuzeigen, an welcher Stelle sich ein Bewerber im Einstellungsprozess befindet. So können wir Bewerber beispielsweise als „beworben“ oder „im Gespräch mit der Geschäftsleitung“ kennzeichnen. Dank dieser individuellen Anpassungsmöglichkeiten können wir diese Status an unseren aktuellen Prozess anpassen oder im Zuge unserer kontinuierlichen Verbesserungen ändern.
Das Beste daran ist, dass wir alle Informationen zu einem Bewerber dank der KI-generierten Zusammenfassungen oben auf der Seite übersichtlich zusammengefasst sehen. Wenn ich also überprüfen möchte, in welcher Phase des Einstellungsprozesses sich ein Bewerber befindet, kann ich das sofort auf einem Bildschirm sehen, wobei die wichtigsten Punkte oben angezeigt werden.
Feedback und Notizen zu Vorstellungsgesprächen festhalten
Bei Close ist unser Einstellungsprozess äußerst kooperativ und ganzheitlich angelegt. Jeder Bewerber wird im Laufe des Auswahlverfahrens in Einzelgesprächen interviewt. Jedes Gespräch verfolgt konkrete Ziele und dient der Bewertung zahlreicher Aspekte der Erfahrung eines Bewerbers, von der Kommunikationsweise bis hin zur Fachkompetenz.
Das ist zwar zeitaufwendig, hilft uns aber dabei, die bestmöglichen neuen Mitarbeiter für das Close zu gewinnen. Manche Unternehmen ziehen es vor, dass jeder Interviewer die Bewerber unabhängig von den anderen bewertet, aber das ist nicht die Vorgehensweise, für die wir uns entschieden haben.
Unsere Einstellungsphilosophie ist umfassend und ergebnisorientiert. Daher ist es wichtig, dass jedes Teammitglied, das ein Vorstellungsgespräch mit einem Bewerber führt, die Notizen und Rückmeldungen der Kollegen einsehen kann, die bereits mit dem Bewerber gesprochen haben, um sich im Vorfeld einen möglichst umfassenden Überblick zu verschaffen.
Dies ist auch wichtig, wenn man bedenkt, dass unser Einstellungsprozess nicht gerade zügig verläuft (in der Regel dauert es 30 bis 90 Tage, bis die Bewerber unseren Bewerbungsprozess durchlaufen haben). Eine gute Organisation ist daher ein MUSS.
Zu diesem Zweck nutzen wir benutzerdefinierte Aktivitäten, um nach jedem Interview das Feedback auf standardisierte Weise zu erfassen.
Damit können wir Folgendes nachverfolgen:
- Interviewphase: Über diese Dropdown-Option kann der Interviewer auswählen, in welcher Phase des Prozesses sich dieser Bewerber befindet.
- Ergebnis: Die Gesamtbeurteilung des Bewerbers durch den Interviewer. Hierbei handelt es sich um ein Dropdown-Menü mit sechs Auswahlmöglichkeiten, um die Meinung anzugeben.
- Zusammenfassung: In diesem Freitextfeld kann der Interviewer weitere Details zum Gesprächsverlauf hinzufügen und diese nach Belieben formatieren.
- Notizen zum Gespräch: Ein weiteres Freitextfeld, in das der Interviewer während des Gesprächs Notizen eintragen kann.
Zusätzlich zu dieser benutzerdefinierten Aktivität nutzen wir „Notes in Close Referenzen, Hausaufgaben und andere Details zu erfassen. Das ist hilfreich, da so alle wichtigen Daten an einem einzigen, leicht zugänglichen Ort gespeichert werden, auf den das gesamte Unternehmen bequem zugreifen kann.
Erfassung benutzerdefinierter Aktivitäten für das Feedback von Bewerbern
Wir möchten, dass die Bewerber während des Einstellungsprozesses die bestmögliche Erfahrung machen. Deshalb werten wir das gesamte Feedback der Bewerber aus, um unseren Prozess und die allgemeine Erfahrung zu verbessern. Dieses Feedback erfolgt in der Regel unaufgefordert und wird uns in einem Telefonat oder per E-Mail mitgeteilt. Anschließend können wir dieses Feedback in unsere benutzerdefinierte Aktivität übernehmen.
Mit dieser einfachen benutzerdefinierten Aktivität können wir das Gesagte festhalten und anschließend die Stimmung (positiv, negativ oder neutral) hinzufügen. Indem wir diese Daten in einer benutzerdefinierten Aktivität erfassen, können wir sie zu dynamischen Lead-Listen mit benutzerdefinierten Filtern hinzufügen, die Trends innerhalb des Datensatzes aufzeigen.
Anhand dieser Daten können wir uns fragen: Wie fühlen sich unsere Bewerber während des gesamten Prozesses? Wie fühlen sich die Bewerber für eine bestimmte Abteilung? Auf dieser Grundlage können wir Ideen entwickeln, um den Einstellungsprozess kontinuierlich zu verbessern.
Dies ist ein weiteres Beispiel dafür, wie wichtig es ist, flexibel zu sein, um zu definieren, was uns wichtig ist, und zu erfassen, was für das Team von Wert ist.
Erstellen von Smart Views für eine übergeordnete Nachverfolgung
Mit „Smart Views“ können Sie mit nur einem Klick auf Ihre bevorzugten Suchanfragen zugreifen und sehen ausschließlich die Leads (oder, in meinem Fall, die Kandidaten), die den von Ihnen gerade festgelegten Kriterien entsprechen.
Hier sind einige der individuellen Smart Views, die ich in Close eingerichtet habe, Close mir das Leben zu erleichtern:
Rollenspezifische Smart Views: Immer wenn wir eine Stelle besetzen, richte ich eine Smart View ein, die nach dieser Rolle filtert und anzeigt, dass die Kandidaten laut aktuellem Status noch im Einstellungsprozess sind. So kann ich schnell erkennen, wer für eine bestimmte Rolle in der Pipeline ist.
Die heutigen Vorstellungsgespräche: Diese Smart View filtert alle Kandidaten heraus, für die ein Termin geplant ist, der nicht abgesagt wurde. So erhalte ich einen Überblick über die Vorstellungsgespräche, die heute stattfinden. (Ich habe auch eine Smart View, um die Vorstellungsgespräche von morgen und der nächsten Woche anzuzeigen.)
Feedback von heute: Wenn ich mir das heute gegebene Feedback zu den Vorstellungsgesprächen ansehen möchte, kann ich diese Smart View aufrufen, die nach Bewerberprofilen filtert, für die heute eine benutzerdefinierte Aktivität zum Vorstellungsgespräch angelegt wurde.
All diese Informationen sind für das gesamte Team sichtbar, sodass jeder Interviewer diese Smart Views ebenfalls einsehen kann.
Außerdem verfolge ich meine Outbound-Aktivitäten mit Smart Views. Ich erfasse alle Kandidaten, die wir kontaktiert haben, und vermerke, ob sie eine E-Mail geöffnet oder beantwortet haben oder einen Termin für ein Gespräch mit dem Team vereinbart haben.
Profi-Tipp: Ich nutze für meinen privaten Gebrauch auch eine Smart View namens „Check Your Drafts“! Jeder Kontakt, für den ein E-Mail-Entwurf vorliegt, der nie versendet wurde, wird hier angezeigt. Das ist besonders praktisch, wenn ich gerade eine E-Mail schreibe und dann von etwas anderem abgelenkt werde – ich kann jederzeit hier nachsehen, um sicherzustellen, dass ich den Versand der E-Mail nicht vergesse!
Wie Close meine Workflows für die aktive Personalbeschaffung Close
Personalverantwortliche wissen, dass die Personalbeschaffung ein wichtiger Teil des Gesamtbildes ist, und genau hier kommt die Outbound-Ansprache ins Spiel.
Bei der Talentsuche gehe ich ähnlich vor wie Vertriebsmitarbeiter im Outbound-Vertrieb: Zunächst muss man die passenden Leute finden, sie dann mit einer durchdachten und aufrichtigen Nachricht unaufgefordert ansprechen und hoffentlich dazu bewegen, einen Termin für ein Gespräch zu vereinbaren!
Es ist erwähnenswert, dass unsere Automatisierung zwar meine Effizienz steigert, wir bei der Kommunikation jedoch keinen einheitlichen Ansatz verfolgen. Jede Nachricht, die an die Bewerber gesendet wird, ist sorgfältig durchdacht, sodass sie stets eine persönliche Note hat.
So gestalte ich meine Outbound-Workflows in Close:
Zunächst werde ich recherchieren, um die richtigen Kandidaten für die zu besetzende Stelle zu finden. Der Personalverantwortliche und ich arbeiten eng zusammen, um jedes Profil gründlich zu prüfen und sicherzustellen, dass die Kandidaten gut in unser Team passen.
Normalerweise suche ich Personen auf LinkedIn und nutze ein Tool wie ContactOut, um ihre E-Mail-Adressen zu erhalten. Sobald ich sie gefunden habe, übertrage ich alle diese Informationen mithilfe von Zapier in ein Lead-Profil in Close. Dort wird ihr Status auf „Outbound-Queued“ gesetzt, was bedeutet, dass ich diese Person kontaktieren muss.
Als Nächstes werde ich sie in eine automatisierte Abfolge einbinden, die E-Mails, SMS, Telefonanrufe, Aufgaben usw. umfasst.
Jede Rolle erhält in Close eine eigene, individuelle automatisierte Abfolge. Unser Prozess ist auf Zusammenarbeit ausgerichtet, und ich arbeite eng mit dem Personalverantwortlichen zusammen, sodass neue externe Bewerber bereits freigegeben wurden. Anschließend nutze ich die Funktion „Als … senden“, damit die E-Mails an den Bewerber direkt vom Personalverantwortlichen versendet werden.
So würde ein typischer Outbound-Workflow aussehen:
Dies ist ein Aspekt der Personalbeschaffung, bei dem es sich auszahlt, gut organisiert zu bleiben: Können Sie sich vorstellen, mehrere E-Mail-Konversationen mit potenziellen Kandidaten manuell im Blick behalten zu müssen?
Durch die Nachverfolgung dieser Gespräche (mithilfe einer integrierten Automatisierungsfunktion, die wir vollständig an unsere Bedürfnisse anpassen) gehen keine Kontakte zu potenziellen Bewerbern verloren und keine Kommunikation fällt durch das Raster. So behalten wir den vollständigen Überblick über die rekrutierten Kandidaten (und ich behalte auch meinen Verstand).
Überblick über unseren Talentpool
Close es bereits seit mehr als 10 Jahren, und unser Fokus liegt auf dem Aufbau eines nachhaltigen Unternehmens. Wir haben einen Vorteil gegenüber anderen Unternehmen, die um Talente konkurrieren. Uns geht nicht die finanzielle Spielraum aus, und wir haben keine Schwierigkeiten bei der Kapitalbeschaffung.
Wir haben das Privileg, bei der Personalbeschaffung langfristig zu denken. Wenn wir also eine fantastische Person finden, mit der wir gerne zusammenarbeiten würden, der Zeitpunkt aber gerade nicht passt, nehmen wir sie in unseren Talentpool auf.
Wir nutzen benutzerdefinierte Aktivitäten, um Personen zu erfassen, die in unseren Talentpool aufgenommen werden. Dabei kann es sich um Empfehlungen von internen Teammitgliedern handeln, um Personen, die jemand bei einem Vortrag auf einer Konferenz beeindruckt haben, oder um Bewerber, die wir interviewt haben, die aber derzeit nicht zu uns passten oder sich letztendlich für eine andere Stelle entschieden haben.
Sie führen derzeit keine Vorstellungsgespräche, und wir nehmen im Moment keinen Kontakt zu ihnen auf. Close uns die Flexibilität, diese Personen im Blick zu behalten – und wenn wir sie wieder kontaktieren möchten, haben wir den gesamten Kontext und die bisherige Kommunikation in Close gespeichert.
Hier ein Beispiel aus der Praxis: Wir hatten Todd Lewellen bereits 2019 für eine Stelle im Bereich Engineering angesprochen. Damals entschied er sich für eine andere Stelle, hinterließ bei uns jedoch einen hervorragenden Eindruck und landete in unserem Talentpool. Drei Jahre später meldete er sich bei uns wegen einer offenen Stelle als Engineering Manager – und wir haben ihn eingestellt! Heute gehört Todd zu den Menschen, mit denen ich am liebsten zusammenarbeite. Das ist die Stärke eines soliden Talentpools!
Abschließende Gedanken: Wie man bei der Personalbeschaffung und -rekrutierung den Überblick behält
Ich bin jemand, der großen Wert auf den Kontext legt, besonders wenn es um die Personalbeschaffung geht. Ich möchte alle Informationen haben und genau verstehen, was gerade vor sich geht. Durch diesen kreativen Anwendungsfall haben wir Wege gefunden, unser eigenes Produkt so einzusetzen, dass das gesamte Team in jeder Phase den nötigen Kontext erhält.
Geschwindigkeit ist entscheidend. Das gilt sowohl im Vertrieb als auch bei der Personalbeschaffung – Spitzenkräfte sind schnell vergeben. Mit unserem Ansatz können wir die richtigen Kandidaten schnell ausfindig machen und sie mit gezielten, effizienten Botschaften dort erreichen, wo sie sich gerade befinden.
Es mag unkonventionell sein, aber so Close ich Close nun mal. 💅
Bleiben Sie in Kontakt mit Close oder mir auf LinkedIn – und schau dir natürlich den Bewerbungsprozess in der Praxis an, falls eine unserer offenen Stellen zu dir passt!
