Jeder Gründer steht in der Anfangsphase seines Unternehmens vor einem großen Konflikt. Wenn man langsam an Fahrt gewinnt, kommt irgendwann der Punkt, an dem man tief im Innersten weiß , dass man ein Team einstellen muss, das einem zur Seite steht. Dies würde jedoch bedeuten, dass man den aufgebauten Schwung bremsen und sich auf die Einrichtung von Prozessen und Abläufen konzentrieren muss – der Spaßverderber bei der Unternehmensführung.
Wenn man ein Ein-Mann-Betrieb ist, gibt es vielleicht gar keinen „Betrieb“ im eigentlichen Sinne. Was ein größeres Unternehmen als „Betrieb“ bezeichnen würde, nennt man vielleicht einfach nur „Handeln“.
Du handelst aus dem Stegreif und arbeitest im Chaos. Das Rezept für dein Geheimrezept existiert nur in deinem Kopf. Es bleibt keine Zeit, einen Gang herunterzuschalten und Abläufe zu etablieren . Du weißt doch, was du tust, oder?
In der Anfangsphase deines Unternehmens kannst du meist als Einzelkämpfer viel erreichen – bis es irgendwann nicht mehr geht.
Was sollten Sie tun, wenn Sie dem Alleine-Unternehmertum entwachsen sind? Wie finden Sie die richtigen Mitarbeiter, statten sie mit den richtigen Werkzeugen aus und richten die richtigen Systeme ein, um Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben?
Holen Sie das Wissen aus Ihrem Kopf heraus
Seien Sie ehrlich: Führen Sie Ihr Unternehmen eher mit der Denkweise eines einzelnen Mitarbeiters als mit der eines Führungskraft? Wenn ja, schränken Sie damit Ihr Wachstumspotenzial ein. Der erste Schritt besteht darin, Ihre Denkweise zu ändern.
Als Führungskraft können Sie entweder Hindernisse auf dem Weg zum Wachstum aus dem Weg räumen oder selbst zum Hindernis werden – und so das Wachstum bremsen.
Man muss wissen, wann es Zeit ist, sich zum Wohle des Unternehmens verdammt noch mal aus dem Weg zu machen.
Als Gründer wissen wir natürlich, dass das leichter gesagt als getan ist.
Der Gedanke daran, Aufgaben zu delegieren, löst Unbehagen aus. Man möchte Dinge entweder perfekt erledigen oder gar nicht.
Sie kennen Ihr Geschäft am besten – wenn das nicht so wäre, wären Sie heute nicht dort, wo Sie sind! Aber vielleicht wissen Sie nicht, wie man Mitarbeiter einstellt und einarbeitet. Vielleicht wissen Sie nicht, wie man die Abläufe in die Praxis umsetzt. Sie wissen , dass Sie es nicht perfekt hinbekommen würden , und so schieben Sie es viel länger auf, als Sie sollten.
Hör auf, nach Perfektion zu streben. Perfektion ist der Feind des Fortschritts.
Wenn Sie wachsen wollen, müssen andere Ihr Fachwissen nutzen können. Sie müssen dieses Wissen aus Ihrem Kopf in den ihrer anderen übertragen – mithilfe von Prozessen und Systemen, die andere wiederholen, übernehmen und weiterentwickeln können.
Mein Rat: Behandeln Sie Ihre Personalbeschaffung und Ihre Betriebsabläufe wie ein Produkt. Sie müssen im Rahmen von Iterationen durch Ausprobieren herausfinden, was funktioniert. Es ist wichtig, schon heute mit unvollkommenen Versionen zu beginnen, damit Sie in drei Jahren die Lösung gefunden haben. Bis dahin wird wahrscheinlich ohnehin viel mehr auf dem Spiel stehen.
Sobald Sie sich damit abgefunden haben, andere an Bord zu holen, müssen Sie die richtigen Leute für diese Aufgabe finden.
Stellen Sie Mitarbeiter ein, die auch in chaotischen Situationen bestehen können
Die Entwicklung eines effektiven Einstellungs- und Einarbeitungsprozesses ist eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens, kann sich aber anfangs wie eine undankbare Pflicht anfühlen – vor allem, wenn Sie es überstürzt oder nur halbherzig angehen.
Außerdem ist die Suche, Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter sehr zeitaufwendig! Als Gründer hast du wahrscheinlich wenig Geduld für Aufgaben, die derzeit keinen direkten Umsatz generieren.
Hier ist ein Geheimtipp, den ich in meinen Anfängen beim Aufbau von Close gelernt habe:
Stellen Sie Mitarbeiter ein, die auch in chaotischen Situationen ihre Arbeit erledigen können.
Sie müssen die richtigen Leute einstellen – Menschen, die mit unvollkommenen Systemen zurechtkommen.
Menschen, die sich für Ihr noch unausgereiftes System in der Anfangsphase oder als Solopreneur begeistern, können darin Ordnung schaffen. Sie können Ihre Abläufe auf Herz und Nieren prüfen, Ineffizienzen aufspüren und diese durch bessere Vorgehensweisen ersetzen.
Suchen Sie nach Menschen, die flexibel und kreativ sind und sich nach Herausforderungen sehnen. Das sind genau die Menschen, die an einem 5.000-Teile-Puzzle arbeiten können, ohne frustriert zu werden und den Tisch umzuwerfen.
Mit anderen Worten: Du kannst ihnen den Rücken freihalten und darauf vertrauen, dass sie die Sache in die Hand nehmen.
Das mag auf den ersten Blick widersprüchlich klingen. Denn wenn man selbst nicht über viel Erfahrung im operativen Geschäft verfügt, sollte man dann nicht jemanden einstellen, der schon lange in diesem Bereich tätig ist? Meiner Erfahrung nach ist das nicht unbedingt der Fall.
Ein Mitarbeiter, der seit zehn Jahren bei einem großen Unternehmen arbeitet, findet ohne Handbuch vielleicht nicht einmal die Toilette. Diejenigen, die von dir perfekte Systeme erwarten, brauchen oft viel mehr Unterstützung.
Sie brauchen jemanden, der Probleme löst, ohne Sie dabei einzubeziehen. Das sind die Leute, die Ihnen tatsächlich helfen, wieder mehr Zeit zu gewinnen, damit Sie sich auf die Führung Ihres Unternehmens konzentrieren können.
In den Anfängen von Close bestand meine tägliche Arbeit aus Kaltakquise, Verkaufsberatung, der Erstellung von Inhalten für unsere Marketingstrategie, der Leitung der Software-Produktentwicklung und tausend anderen Dingen. Es war das reinste Chaos!
Da ich jedoch Mitarbeiter eingestellt habe, die mein Chaos durch ihre Fähigkeit, Ordnung in unsere Abläufe zu bringen, ausgleichen konnten, haben wir die Weichen für langfristige Stabilität und Wachstum gestellt. Heute Close fast 100 Mitarbeiter – und jede neue Einstellung sorgt für noch mehr Schwung.
Sobald die richtigen Leute an Bord sind, besteht die nächste Herausforderung darin, herauszufinden, wie Sie Ihr Wissen weitergeben und Ihren Vertrieb effektiv umsetzen können.
Krabbeln, Laufen, Rennen
Das erste System, das Sie zur Verwaltung Ihres Vertriebsprozesses einrichten, wird scheitern. Es wird zum Grund dafür werden, dass Sie nicht skalieren können. Irgendwann müssen Sie es durch etwas Besseres ersetzen.
Genau wie bei der Personalbeschaffung benötigen auch Ihre Vertriebsprozesse und -systeme mehrere Iterationen, bevor sie so funktionieren, wie sie sollen. Auch hier müssen Sie dem Drang widerstehen, alles gleich beim ersten Mal perfekt machen zu wollen.
Um zu vermeiden, dass Sie sich überfordert fühlen oder in einer Phase der Unentschlossenheit feststecken, sollten Sie bei Ihren Vertriebsaktivitäten nach dem Prinzip „Krabbeln, Laufen, Rennen“ vorgehen:
- „Crawl“ = Dokumentieren Sie Ihre Prozesse, um eine Grundlage für die Skalierung zu schaffen.
- „Walk“ = Suchen Sie sich ein kostengünstiges oder kostenloses, schlankes CRM-System, um wiederholbare Prozesse für Ihre Vertriebsaktivitäten zu etablieren (und eventuelle Kinderkrankheiten auszumerzen).
- „Run“ = Eine leistungsfähigere, nachhaltigere Lösung finden, die das Umsatzwachstum beschleunigen und einen erheblichen ROI erzielen kann.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein „Crawl, Walk, Run“-Ansatz für ein kleines Unternehmen aussehen könnte, das einen Vertriebsprozess benötigt, um sein Wachstum voranzutreiben.
Crawl
Man kann mit einem Prozess beginnen, der auf einem Whiteboard, einem Blatt Notizpapier, in einem Word-Dokument oder auf einer Cocktailserviette notiert ist – ganz egal wo. Das Ziel besteht darin, einen ersten Versuch zu unternehmen, das Wissen und die Erfolgsrezepte des Gründers schriftlich festzuhalten, damit das gesamte Team davon profitieren kann.
Das war’s. Das ist „Crawl“. Schreib die Informationen einfach auf. Und schon hast du deinen ersten Prozess.
Du würdest dich wundern, wie viele Gründer Schwierigkeiten haben, diesen ersten Schritt zu tun, weil wir uns lieber auf unser Bauchgefühl verlassen. Mach es einfach.
Spaziergang
Das gesamte Wissen ist nun aus deinem Kopf herausgekommen, und es ist an der Zeit, Ordnung zu schaffen. Jetzt sind mehrere Köche in der Küche am Werk, was bedeutet, dass deine Vertriebs- und Kundendaten wahrscheinlich überall verstreut sind. Wahrscheinlich hat jeder seine eigene Arbeitsweise. Du musst eine zentrale Informationsquelle schaffen, damit alle am gleichen Strang ziehen können.
Verlagern Sie Ihren Vertriebsprozess in ein provisorisches CRM in Excel oder Google Sheets (oder laden Sie sich, wenn Sie wenig Zeit haben, unsere kostenlose CRM-Tabellenvorlage herunter).
Wenn Sie Ihre Vertriebspipeline visuell dargestellt sehen, können Sie besser erkennen, was funktioniert und was nicht.
Behandeln Sie Ihr Tabellenkalkulations-CRM wie ein Labor, in dem Sie Experimente durchführen, um Ihren Vertriebsprozess zu optimieren. Erkennen Sie im Laufe der Zeit bestimmte Muster? Gibt es Engpässe, an denen potenzielle Kunden in Ihrem Verkaufszyklus hängen bleiben?
Machen Sie sich bewusst, dass es sich hierbei noch um einen einfachen Prozess handelt, der Sie nur bis zu einem gewissen Punkt weiterbringt. Sie können sich diese Phase als das „Minimum Viable Product“ ( MVP) Ihres Vertriebssystems vorstellen. Eine Tabellenkalkulation ist jedoch nicht dafür gedacht, die Last eines wachsenden Unternehmens auf Dauer zu tragen.
Mit der Zeit werden die Risse sichtbar werden. Der von Ihrem Gründer entwickelte Prozess wird zusammenbrechen.
Viele Gründer ignorieren dieses Problem, weil ihnen der Umstieg auf eine formellere technische Lösung zu mühsam erscheint – doch die Opportunitätskosten, die entstehen, wenn man seine Systeme an diesem entscheidenden Punkt nicht weiterentwickelt, können noch schmerzhafter sein.
Laufen
Nehmen wir einmal an, du hast ein Jahr lang mit deinem selbst erstellten Tabellenkalkulations-CRM gearbeitet. Du stellst fest, dass 90 % deiner Kontakte aufgrund mangelnder Nachverfolgung nur „kalte“ oder „tote“ Leads sind. Du verschenkst Geld, indem du diese Chancen ungenutzt verstreichen lässt, weil dir bessere Systeme zur Automatisierung fehlen.
Du hast gekrabbelt, bist gelaufen, und jetzt ist es Zeit zu rennen.
Sie sind bereit für ein richtiges CRM – wollen aber nicht viel Geld dafür ausgeben. Hier ist ein häufiger Fehler, den viele Gründer in der Anfangsphase machen und der später nur schwer wieder rückgängig zu machen ist.
Du bist dir nicht sicher, für welche technische Lösung du dich entscheiden sollst, und suchst daher nach einer günstigen Einstiegslösung, um erst einmal vorsichtig die Fühler auszustrecken. Vielleicht fängst du mit einem einfachen, schnörkellosen CRM (wie Pipedrive, GoHighLevel usw.) an, das dir die Grundfunktionen eines CRM bietet, aber das wird nicht ausreichen.
Nach und nach stellst du fest, dass du eine ganze Reihe weiterer Werkzeuge hinzufügen musst, um dies auszugleichen:
- Telefonfunktionen
- Funktionen für automatische Anrufer und Telefonmenüs
- Anrufaufzeichnung und Transkription
- E-Mail-Automatisierung
- Automatisierung des SMS-Marketings
Also bastelt man sich aus den billigsten Optionen einen SaaS-Vertriebs-Stack zusammen und schafft so ein dreiköpfiges Hydra-Monster von einem Vertriebs-Stack.
Dieser Ansatz kann zunächst funktionieren (vor allem bei einem sehr knappen Budget), aber er kann auch nach hinten losgehen.
Man muss erkennen, wann die Prozesse, in deren Einrichtung man so viel Zeit investiert hat, zum Hindernis werden. Vielleicht stellt man fest, dass die Abläufe zu kompliziert geworden sind, Kundendaten über mehrere Tools verstreut sind und das Team sich über die Technik beschwert. Die Lösung ist zu einem neuen, ganz anderen Problem geworden.
Denken Sie daran, dass es in dieser Phase darum geht, mit Hilfe der Technik „zu rennen“ – je schneller, desto besser. Ich möchte auf keinen Fall „gehen“, wenn ich in Systeme investiere, die mir eigentlich dabei helfen sollen, „zu rennen“!
Tappen Sie nicht in die Falle zu glauben, dass jede technische Lösung besser ist als gar keine oder dass die erste, für die Sie sich entscheiden, auch die letzte sein wird. Wenn Sie einen komplizierten Vertriebsprozess überkonstruiert haben, müssen Sie einen Kurswechsel vornehmen – das kann schmerzhaft, ist aber notwendig. Halten Sie niemals an einem Fehler fest, nur weil Sie viel Zeit darauf verwendet haben, ihn zu begehen.
Damals im Jahr 2013, als wir noch ein Vertriebsunternehmen im Silicon Valley namens Elastic Sales waren, waren wir frustriert, dass keine der auf dem Markt erhältlichen Vertriebs-Tech-Lösungen unser Wachstum als kleines, aufstrebendes Unternehmen beschleunigte. Wir hatten hohe Erwartungen und wollten keine Kompromisse eingehen, denn wir wussten, dass unsere Zukunft auf dem Spiel stand. Also entwickelten wir unser eigenes CRM, das alle Funktionen bot, die wir brauchten – und daraus entstand Close. Ich sage nicht, dass Sie Ihre eigene Software von Grund auf neu entwickeln müssen, aber finden Sie heraus, was für Sie funktioniert.
Entwickeln Sie sich weiter, während Ihr Unternehmen wächst
Ich bin voreingenommen und denke Close das CRM der Wahl ist, aber vielleicht stellen Sie fest, dass die beste Lösung für Ihr Unternehmen eher etwas wie HubSpot oder Salesforce ist. Der Punkt ist, bereit zu sein, Ihre Systeme und Prozesse anzupassen, wenn Sie feststellen, dass sie nicht funktionieren.
Hör mal, ich weiß, dass du wahrscheinlich nicht Unternehmer geworden bist, weil du dich für Systeme begeisterst – aber wenn dein Unternehmen wächst, musst du deine Vertriebsabläufe ständig überprüfen. Behalte die Kennzahlen im Auge, hole dir Feedback von deinem Team und sei bereit, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.
Wie viel schneller könnten Sie wachsen, wenn Sie in Dinge investieren würden, die Sie voranbringen, anstatt Sie auszubremsen? Wann ist es an der Zeit, die Mühen einer Systemumstellung auf sich zu nehmen, um Ihre Wachstumsziele zu erreichen? Nicht jeder Gründer ist bereit, diese Mühen auf sich zu nehmen, aber dennoch möchte er, dass das Wachstum stattfindet. Das ist der Konflikt.
Das sind Fragen, die schwer zu beantworten sind. Die Lösungen liegen nicht immer auf der Hand und hängen von einer Vielzahl von Faktoren ab – von der Persönlichkeit der Gründer über die Art der Branche bis hin zur Strategie zur Kundengewinnung und vielem mehr.
Solange Sie bereit sind, sich auf einen Prozess der ständigen Weiterentwicklung und Optimierung einzulassen, werden Sie schließlich Systeme finden, die Ihr Unternehmen zu einer gut geölten Maschine machen und Ihr Wachstum über Jahre hinweg vorantreiben.
