Was ist der Prozess der Vertriebsautomatisierung? Leitfaden, Beispiele & Tools (CRM & mehr)

Man muss Ihnen nicht sagen, dass Zeit Geld ist. Da der Tag nie genug Stunden hat, können Sie Ihr Geld genauso gut die Toilette hinunterspülen, wenn Sie Ihre Zeit nicht mit den richtigen Aktivitäten verbringen.

Okay, vielleicht ist das ein bisschen düster. Viele Menschen sind sehr produktiv; wenn Sie sich ein paar kostbare Minuten Zeit nehmen, um diesen Artikel zu lesen, sind Sie wahrscheinlich einer von ihnen. Dennoch zeigen die Statistiken, dass die Chancen gut stehen, dass Sie im Verkauf nicht annähernd so produktiv sind, wie Sie es sein könnten.

Laut Forbes verbringen Vertriebsmitarbeiter fast zwei Drittel ihrer Zeit mit Aufgaben, die nicht zur Steigerung des Gewinns beitragen.

Das ist richtig: 64,8 Prozent ihres Tages verbringen sie mit "nicht umsatzfördernden Aktivitäten, so dass nur 35,2 Prozent für verkaufsbezogene Funktionen übrig bleiben". Das sind Vertriebsmitarbeiter im Innendienst; Außendienstmitarbeiter sind etwas besser darin, das Geschäft voranzutreiben, und verbringen zusätzliche 3,1 Prozent ihrer Zeit mit umsatzfördernden Aktivitäten.

Ein Teil des Problems besteht darin, dass nur ein kleiner Prozentsatz der Vertreter aktiv überwacht, wie sie ihre Zeit verbringen. Derselben Quelle zufolge verwenden nur 22,9 Prozent eine Zeitmanagement-Methode irgendeiner Art. Das bedeutet, dass sie nicht sicher sein können, ob eine bestimmte Aktivität einen echten Wert hat, von der Nutzung von Apps bis zum Durchforsten von LinkedIn.

Es gibt aber auch eine gute Nachricht: Wenn Sie Ihren Vertriebspipeline-Prozess automatisieren, werden Sie für jede Aktivität eine viel höhere Rendite erzielen, unabhängig davon, ob sie direkt zum Umsatz beiträgt oder nicht.

Selbst Ihre nicht umsatzfördernden Aktivitäten werden nützlicher, weil Sie sich nie wieder fragen werden, ob Sie etwas tun sollten. Mit einem Prozess zur Vertriebsautomatisierung werden Sie jeden Abschnitt Ihres Tages einem guten Zweck widmen.

Möchten Sie als Start-up oder etabliertes Unternehmen Ihre Produktivität und Rentabilität steigern? Möchten Sie Ihre Ziele schneller erreichen oder Ihrem Vertriebsteam helfen, seine Ziele zu erreichen? Dann ist es an der Zeit, einen durchdachten Prozessablauf für die Vertriebsautomatisierung zu nutzen, besser bekannt als CRM-System (Customer Resource Management).

In diesem Artikel befassen wir uns mit der Vertriebsautomatisierung, den Vorteilen von Automatisierungslösungen für den Vertriebsprozess und einigen der besten Automatisierungstools, die heute in Frage kommen.

Was ist Vertriebsautomatisierung?

Beispiele für den Prozess der Vertriebsautomatisierung sind der Einsatz von Software zum Versenden von Follow-up-E-Mails, das Erstellen von Drip-Kampagnen oder die Zuweisung von Aufgaben auf der Grundlage vordefinierter Regeln, die in Ihre KI-Workflow-Automatisierung aufgenommen werden können.

Software-Tools für das Kundenbeziehungsmanagement und den Vertrieb sind darauf ausgelegt, Unternehmen durch die Automatisierung von Vertriebsaufgaben und Arbeitsabläufen zu rationalisieren. Ein guter Prozess zur Vertriebsautomatisierung erleichtert jeden Schritt, der erforderlich ist, um eine Person von einem Interessenten zu einem Kunden (und darüber hinaus zu einem Stammkunden und einem treuen Spender von Mundpropaganda) zu machen.

Logistisch gesehen ist CRM-Software eine Reihe von digitalen Werkzeugen, die Sie unterstützen:

• Erledigung von Verwaltungsaufgaben und Minimierung von zeitraubender Arbeit
• Verfolgen Sie die Kontaktinformationen von Interessenten und Kunden und die von ihnen durchgeführten Aktionen
• Füllen Sie Ihre Vertriebspipeline und verfolgen Sie die Fortschritte anderer Vertriebsexperten im Team
• Verkaufsstatistiken in Echtzeit überwachen
• Nachfassen bei Interessenten, Kunden, Kollegen und anderen Personen
• Nutzen Sie künstliche Intelligenz, um die nächsten Schritte je nach Kundenverhalten und -bedarf zu automatisieren.

Obwohl viele Tools für die Vertriebsautomatisierung verwendet werden können, gehört ein solides CRM zu den effektivsten Werkzeugen für Vertriebsteams.

Vorteile der Vertriebsautomatisierung

Der Prozess der Vertriebsautomatisierung hat mehrere Vorteile. Wenn Sie Aufgaben innerhalb des Verkaufstrichters automatisieren - von ganz oben, wo eine große Anzahl ungeprüfter Interessenten in den Trichter eintritt, bis ganz unten, wo die qualifiziertesten Leads zum Abschluss kommen -, verbringen Sie viel weniger Zeit mit Aktivitäten, die nicht aktiv Einkommen generieren.

Nehmen wir an, Sie können Ihre Zeit damit verbringen, die Kontaktinformationen für bestehende Kunden zu aktualisieren oder Kaltakquise zu betreiben. Was ist wahrscheinlicher, dass es zu Verkäufen führt? Und noch wichtiger: Was erfordert Ihre Anwesenheit und kann auf dem Computer belassen werden?

Wenn Sie auf die letzte Frage "Kaltakquise" geantwortet haben, ist Ihr Computer viel überzeugender als unserer, und wir würden ihn gerne kennen lernen.

Wenn es Ihnen wie den meisten Menschen geht, werden Sie für Kaltakquise gebraucht, und die Aktualisierung Ihrer Kontaktdatenbank ist etwas, das Sie gerne loswerden würden.

Die Vertriebsautomatisierung hat noch weitere Vorteile, darunter:

Gesteigerte Produktivität

Wenn Sie ein System verwenden, das alle Ihre Vertriebsaktivitäten rationalisiert, können Sie jeden Schritt schneller erledigen. Das bedeutet, dass Ihre Reaktionszeit kürzer ist, die Kundenzufriedenheit steigt, Sie mehr Geschäfte abschließen und Sie die Anzahl der sich wiederholenden Aufgaben minimieren können.

Nehmen wir an, Ihr Unternehmen hat sich gerade für eine spezielle E-Mail-Marketingkampagne entschieden. In der Vergangenheit bedeutete das, eine Reihe von E-Mails zu schreiben, eine Reihe von Adressen einzugeben, eine nach der anderen zu verschicken und abzuwarten, was passiert.

Heute ist das Lead-Management viel einfacher. Anstatt Ihre Kunden und Leads manuell per E-Mail zu kontaktieren, können Sie eine E-Mail einmal verfassen und dann Regeln festlegen, die beschreiben, wann diese E-Mail an die Personen gesendet werden soll. Der Algorithmus sendet sie zum richtigen Zeitpunkt an Personen, die bestimmte Parameter erfüllen, ohne dass Sie darüber nachdenken müssen. Alles, was Sie tun müssen? Sie geben die E-Mail-Adressen ein, die Sie von potenziellen Kunden erhalten.

Auch die Eingabe von E-Mail-Adressen gehört nicht unbedingt zu Ihren manuellen Aufgaben, denn viele Websites erfassen E-Mail-Adressen inzwischen automatisch und speisen sie in das CRM ein. Ein Hoch auf die Vertriebsautomatisierung!

Müssen Sie Ihren Vertriebsansatz ändern? Lesen Sie unseren umfassenden Artikel über die besten Tools für die Vertriebsproduktivität.

Zeitersparnis und besseres Deal-Management

Kehren wir zu dem Beispiel der Aktualisierung Ihrer Kontaktdatenbank zurück. Dies ist ein wichtiger Teil des Pipeline-Managements, aber es ist notorisch mühsam und wird von Vertriebsmitarbeitern gehasst.

Mit einem automatisierten CRM können Sie künstliche Intelligenz die Drecksarbeit machen lassen. Ihr System prüft selbst, wessen Kontaktdaten unvollständig sind, wessen Daten veraltet sind, wessen Daten darauf hindeuten, dass es an der Zeit ist, Cross-Selling zu betreiben, usw.

Das CRM weist Sie dann auf potenzielle Maßnahmen hin, so dass Sie sich nicht durch Hunderte oder Tausende von Kontakten wühlen müssen, die Ihre Aufmerksamkeit nicht verdienen.

Das Gleiche gilt für die Verwaltung von Geschäften. Die Verfolgung Ihrer potenziellen Kunden durch die Vertriebs-Pipeline ist für die Pflege von Leads von entscheidender Bedeutung, kann aber auch überwältigend sein. Mit einem CRM müssen Sie nicht erst die richtigen Leads für eine bestimmte Vertriebsaufgabe finden - Sie geben einfach die Parameter ein und lassen sich vom Computer sagen, auf wen Sie sich heute konzentrieren sollen.

Effektivere Teamkommunikation

Kommunikation ist der Schlüssel zu jeder Branche. Der Verkaufsprozess ist traditionell von menschlichen Fehlern geprägt. Beispiele sind das Vergessen von Nachfassaktionen, das Hinzufügen falscher Notizen oder die versehentliche Zuweisung eines Leads an zwei verschiedene Personen im Vertriebsteam.

Glücklicherweise kann ein CRM diese potenziellen Fehler minimieren. Es kann Ihnen mitteilen, wann es an der Zeit ist, einen Kontakt erneut zu kontaktieren, eine Warnung senden, wenn Sie ein wichtiges Detail vergessen haben, und sicherstellen, dass nur ein Vertreter einen bestimmten Lead erhält, wodurch die Reibung im Verkaufsprozess minimiert wird.

Die Phasen der Automatisierung des Verkaufsprozesses verstehen

Der Prozess der Vertriebsautomatisierung kann sich über einige Wochen bis hin zu einigen Jahren erstrecken, je nach Ihren Produkten oder Dienstleistungen und anderen Faktoren. Unabhängig davon, was Sie vertreiben, besteht er aus vier grundlegenden Phasen. Werfen wir einen Blick darauf.

1. Bewusstseinsbildung

Die Sensibilisierungsphase befindet sich ganz oben im Trichter. Zu diesem Zeitpunkt ahnt der Interessent, dass er etwas braucht, das Sie anbieten können. Wahrscheinlich recherchiert er auch eine Reihe von Angeboten Ihrer Konkurrenten, indem er z. B. Inhalte konsumiert:

• Blog-Beiträge
• Weißbücher
• eBooks
• Forschungsberichte
• Fachlicher Inhalt
• Beiträge in den sozialen Medien
• Infografiken

Wenn Sie klug sind, bieten Sie viele dieser Inhalte an, um potenzielle Kunden in dieser Phase anzulocken.

Gleichzeitig besteht die Aufgabe des CRM darin, die Aktionen potenzieller Kunden auf verschiedene Inhalte zu verfolgen, sofern dies möglich ist. Sie können Cookies verwenden oder E-Mail-Adressen für Gated Content und Namen/Kontaktinformationen für Live-Chat-Teilnehmer sammeln.

2. Betrachtung

Apropos Live-Chat: Dieser befindet sich in der Regel an der Schwelle zwischen den Phasen Awareness und Consideration. Zu diesem Zeitpunkt sind potenzielle Kunden in der Regel so weit erwärmt, dass sie Live-Interaktionen wie Telefonanrufe, E-Mails und Chats begrüßen.

Daher sollte Ihr CRM in der Überlegungsphase automatisch zeitlich abgestimmte E-Mails mit Experteninhalten wie Videos oder Podcasts an die Interessenten senden. Es sollte Sie auch darauf hinweisen, dass Sie nach einem Live-Chat mit potenziellen Kunden nachfassen und sie über die Ihnen zur Verfügung stehenden Kontaktinformationen über ein bevorstehendes Webinar oder eine ähnliche Veranstaltung informieren sollten, die speziell auf ihre Interessen ausgerichtet ist, falls sie daran teilnehmen möchten.

Wow, Ihr Kundenbetreuer scheint ein echter Chef zu sein.

3. Entscheidung

Nun gut, Ihr Interessent will das, was Sie verkaufen. Jetzt müssen Sie dafür sorgen, dass er es von Ihnen und nicht von Ihrem Konkurrenten kauft.

In der Entscheidungsphase weiß Ihr Interessent, dass er etwas unternehmen wird. Daher werden in dieser Phase viele Vergleiche von Produkten, Ressourcen, Kundendienst und anderen wertsteigernden Elementen angestellt.

Ihr Ziel ist es, das Unternehmen mit dem größten Mehrwert zu sein. Selbst wenn Ihre Nische sehr klein ist, wollen Sie darin der Beste sein, so dass potenzielle Kunden sich für Sie entscheiden, wenn es Zeit ist, auf "Kaufen" zu drücken.

In dieser Phase unterstützt Sie Ihr Customer Relationship Management System bei automatisierten Aufgaben wie z. B.:

• Hochgradig zielgerichtete, zeitlich abgestimmte E-Mails in allen Phasen des Verkaufstrichters
• Angebote von Live-Demos und Veranstaltungen für potenzielle Kunden
• Anzeigen-Retargeting mit Fallstudien, Produktvergleichen und Literatur
• E-Mails und Anzeigen, die Gutscheine und Anreize anbieten

...und alles andere, was aus einem kaufwilligen Interessenten einen kaufwilligen Kunden macht.

4. Aktion

In einigen Beschreibungen der Buyer's Journey ist die Entscheidungsphase die letzte. Es ist jedoch wichtig, sich daran zu erinnern, dass eine Entscheidung zu treffen und eine Aktion durchzuführen etwas anderes ist. Nur weil Ihr Interessent beschlossen hat , etwas von Ihnen zu kaufen, bedeutet das nicht, dass er Geld von seinem Bankkonto auf das Ihres Unternehmens überwiesen hat.

Deshalb wollen wir bei Close eine vierte Stufe hinzufügen: Aktion. Hier trifft der Gummi auf die Straße, die Entscheidung des Interessenten auf sein Portemonnaie und Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zum ersten Mal auf ihn.

Ein entscheidender Teil des Verkaufsprozesses besteht darin, sicherzustellen, dass Ihr Interessent aktiv wird; Automatisierung kann Ihnen dabei helfen. Angenommen, Sie haben ein "Ja" am Telefon, per E-Mail oder per Handschlag auf einer Messe erhalten.

In der Aktionsphase sorgen Sie und Ihr CRM dafür, dass der Kunde alles erhält, was er für den Kauf einer Immobilie benötigt. Egal, ob es sich um einen Link, eine Telefonnummer oder ein Bestellformular handelt, Sie müssen ihn dabei unterstützen, aktiv zu werden, wenn Sie wollen, dass er es tut.

Wie funktioniert das Vertriebsautomatisierungstool (CRM) von Close?

Ein guter Prozess zur Vertriebsautomatisierung zielt darauf ab, alle Vertriebsaufgaben, die Sie erledigen müssen, in einem einzigen System zusammenzufassen, das Ihnen dabei helfen kann. Auf diese Weise können Sie nicht nur diese Aufgaben abhaken, sondern auch Lücken in Ihrem derzeitigen Modus Operandi erkennen und diese schließen, um zu vermeiden, dass Sie gute Interessenten verlieren.

Close hilft Vertriebsleitern und -teams, ihre Prozesse zu automatisieren und ihre Vertriebspipeline zu vergrößern. Die Lösungen von Close machen Aktivitäten wie Lead-Management, interne und externe Kommunikation, Dateneingabe, Verkaufsprognosen, Aktivitätsprotokolle von Vertriebsmitarbeitern und die Erstellung von Aufzeichnungen viel einfacher als mit isolierten Anwendungen für jeden Prozess.

Hier erfahren Sie, wie das integrierte System Verwaltungsaufgaben, Dateneingabe, Kontaktaufnahme und vieles mehr für Vertriebsmitarbeiter auf der ganzen Welt rationalisieren kann.

Automatisierung der Kundenbetreuung

Die Umwandlung von Interessenten in Kunden ist ein wichtiger Schritt im Verkaufszyklus. Die Software von Closekann Regeln und Filter verwenden, die es den Vertriebsmitarbeitern ermöglichen, eine gezieltere Liste von Leads zu erstellen und sie nach ihren Merkmalen zu trennen, wie z. B.:

• Demografische Daten
• Kaufverhalten
• Stufe des Verkaufstrichters
• Unternehmen berührt
• Verfügbare Kontaktinformationen

Nach der Segmentierung kann die Software zur Vertriebsautomatisierung die Leads in übersichtliche Listen oder "Buckets" sortieren, um die lohnendsten Leads zu ermitteln (über Lead Scoring), sie den entsprechenden Vertriebsmitarbeitern zuzuweisen und das Beste aus jedem Interessenten herauszuholen.

Automatisierung der Kommunikation

Wenn Ihr Vertriebsautomatisierungsprozess keine Kommunikationskomponente enthält, machen Sie etwas falsch. Von kundenorientiertem E-Mail-Marketing und -Kampagnen bis hin zur Kommunikation im Büro - Sie müssen in der Lage sein, einfache, überzeugende und sichere Mitteilungen an potenzielle Kunden und Teammitglieder zu senden.

Close kann Ihnen zum Beispiel dabei helfen, Ihre Effizienz durch E-Mail-Automatisierung mit dem von Ihnen gewählten Dienst wie Gmail zu steigern. Wir können Sie auch bei der Integration mit alltäglichen Tools wie DocuSign, Intercom oder Zendesk unterstützen. Mithilfe von E-Mail-Vorlagen und Skripten können Sie mit Ihren Kunden zu Ihren Bedingungen kommunizieren, aber sie alle mit Close verfolgen.

Sie machen sich mehr Sorgen um einen effizienten internen Kommunikationsablauf? Das ist kein Problem. Close bietet sowohl manuelle als auch automatisierte E-Mail-Dienste an, die Ihnen dabei helfen, mit Teammitgliedern zu kommunizieren, Papiernachweise zu erstellen und insgesamt effektiver zu kommunizieren.

Werfen wir einen genaueren Blick auf die Workflow To Dos-Schnittstelle von Close:

Automatisierte Dateneingabe

Es ist kein Geheimnis, dass die Dateneingabe eine unglaublich langweilige und zeitraubende Aufgabe sein kann. Oh, und sagten wir schon langweilig? Das ist auch der Grund dafür.

Glücklicherweise kann Close bestimmte Vertriebsdaten automatisch ausfüllen, was die Kontaktverwaltung optimiert und Ihren Vertriebsmitarbeitern jeden Tag wertvolle Zeit spart. Anstatt jede Information manuell einzugeben, können Sie jetzt nur noch die wichtigsten Daten eingeben und das System den Rest erledigen lassen.

Absatzprognosen

Bei der Absatzprognose handelt es sich um den Prozess der Schätzung künftiger Verkäufe, der für den Prozess der Absatzplanung von entscheidender Bedeutung ist. Anhand von Daten aus der Verkaufshistorie können Unternehmen ihre kurz- und langfristige Leistung vorhersagen.

Natürlich verfügt nicht jeder über ein großartiges Prognosetool, und genau hier kommt Close ins Spiel. Indem Sie Ihre Statistiken und Metriken in das Unternehmenstool eingeben, können Sie Ihren ROI erhöhen, bessere Entscheidungen treffen und Ihre Leistung auf dem richtigen Weg halten.

Automatisierte Aktivitätsprotokollierung

Es reicht nicht aus, zu wissen, wohin Sie gehen, Sie müssen auch wissen, wo Sie waren. Vertriebs-E-Mails, Telefonanrufe und persönliche Besuche können alle in Echtzeit in der Closeverfolgt werden. Sobald Sie ein System haben, das Echtzeitdaten erfasst, wissen Sie genau, wann Sie Ihre Kunden kontaktieren müssen, weil Sie wissen, wann sie am aktivsten sind.

Automatisierte Recherche und Datensatzerstellung

Ein Teil des Prozesses zur Vertriebsautomatisierung besteht darin, den Zeitaufwand für die Erfassung von Informationen und die spätere Suche nach ihnen zu minimieren. Mit Close können Vertriebsteams Visitenkarten scannen oder Newsletter-Bestätigungen erhalten und dann die Software zur Vertriebsautomatisierung einfach neue Datensätze und Profile erstellen lassen. Verabschieden Sie sich von dieser besonders zeitraubenden Aufgabe!

Auf diese Weise können sich die Vertriebsmitarbeiter auf das Anbieten von Produkten und den Abschluss von Geschäften mit heißen Leads konzentrieren, die von der Software identifiziert werden, anstatt überhaupt erst nach diesen Leads zu suchen.

Insgesamt können Sie mit Close jede Aufgabe, die Sie in Ihrem Arbeitsablauf haben, mühelos verfolgen. Stellen Sie sich vor, Sie könnten all das an einem einzigen Ort tun:

• Senden von Follow-up-E-Mails an qualifizierte Leads
• Sparen Sie Zeit bei der Lead-Generierung mit einem Terminplanungs-Tool
• Erleben Sie eine wesentliche Bereicherung des Marketings durch Chatbots, Benachrichtigungen und mehr in Ihrer Tool-Suite
• Steigern Sie die Vertriebsproduktivität durch intelligentere Verkaufsanrufe, E-Mails und so weiter.
• Gewinnen Sie neue Leads mit einer Plattform zur Vertriebsautomatisierung

Nun, jetzt können Sie es.

Künstliche Intelligenz verändert die Art und Weise, wie wir verkaufen. In diesem Artikel geht es um die neuesten KI-Technologien und wie sie im Vertrieb eingesetzt werden.

Wie Vertriebsautomatisierung und Marketingautomatisierung Hand in Hand arbeiten

Ein Prozess zur Vertriebsautomatisierung ist sein Gewicht in Gold wert. Wenn man bedenkt, wie leicht eine cloudbasierte Software ist (null Pfund?), ist sie unendlich viel mehr wert.

Der Vertriebsprozess umfasst viele verschiedene Aktivitäten, und nicht alle davon sind Ihre Zeit wert. Zum Glück können Sie durch die Automatisierung von Marketing- und Vertriebsaufgaben viel Zeit sparen und größere Gewinnmargen erzielen - und niemand hilft Ihnen dabei so gut wie Close.

Close ist eine All-in-One-Lösung für Vertrieb und Marketing. Wir sind der One-Stop-Shop für E-Mail-Workflows, Kontaktmanagement, Segmentierung und mehr. Sehen Sie sich unsere Demo an oder testen Sie uns kostenlos für 14 Tage.

Es gibt keinen besseren Zeitpunkt als jetzt, um Ihren Verkaufsprozess zu automatisieren, also warten Sie nicht!