Was bringt dich dazu, mit jemandem Zeit zu verbringen? Dich auf einen Kaffee zu treffen? 15 Minuten lang am Telefon zu plaudern? Ihm nicht die Tür vor der Nase zuzuschlagen?
Wenn du wie die meisten Menschen bist, werden deine Antworten in einem recht engen Spektrum liegen: Du hasst sie nicht. Sie haben dein Interesse geweckt. Du möchtest hören, was sie zu sagen haben. Du hast die Zeit, dich mit ihnen zu treffen, oder bist bereit, dir dafür Zeit in deinem Terminkalender zu nehmen. Es scheint einen Vorteil zu geben, sich diese Zeit zu nehmen. Oder vielleicht ist dir einfach nur furchtbar langweilig.
Sie möchten, dass Ihre potenziellen Kunden Ihnen zuhören … aber – Achtung, Spoiler – es stellt sich heraus, dass Langeweile für Entscheidungsträger kein typischer Zustand ist. Das heißt: Wenn Sie ihre Zeit und Aufmerksamkeit gewinnen wollen, müssen Sie sich von der Masse abheben.
Dieser Leitfaden enthält 7 E-Mail-Vorlagen und Beispiele für Terminanfragen, die Sie im Jahr 2026 nutzen können, um mehr Termine zu vereinbaren und Ihren Umsatz zu steigern.
Sie lernen, wie Sie sicherstellen können, dass jede E-Mail mit der Einladung zu einem ersten Gespräch die richtigen Informationen enthält: ein Problem, einen Aufruf zum Handeln, Kontaktdaten, Ihre Angaben (Ihren Namen und den Namen Ihres Unternehmens), Zeitvorschläge (nächste Woche), eine aussagekräftige Betreffzeile und so weiter.
Außerdem gehen wir auf die Dos and Don’ts der E-Mail-Etikette ein und stellen Ihnen für jede Art von Besprechung, die Sie anstreben, eine Muster-E-Mail zur Terminanfrage zur Verfügung. Wenn Sie diesen Artikel gelesen haben, verfügen Sie über alle notwendigen Werkzeuge, um Terminanfragen zu verfassen, die nicht nur Antworten einbringen, sondern Sie auch tatsächlich dem Abschluss von Geschäften näherbringen.
Was ist eine Besprechungsanfrage?
Du weißt, was eine Besprechungsanfrage ist. Der Name sagt es ja schon. Du bittest einfach jemanden um etwas Zeit, um dir zuzuhören – sei es am Telefon, über Zoom, persönlich oder während einer Fahrt im Heißluftballon.
Die Frage ist nicht, was eine E-Mail mit einer Terminanfrage ist. Die Frage ist vielmehr, wie man aus einer einfachen Anfrage eine aufmerksamkeitsstarke Nachricht macht, die einem die ersehnte E-Mail-Antwort oder den erhofften Anruf einbringt.
Heutzutage ist es unerlässlich, bei wichtigen Besprechungen so viele Personen wie möglich an Bord zu holen. Das bedeutet nicht nur, so viele Termine wie möglich zu vereinbaren, sondern auch sicherzustellen, dass bei einer Zusage alle Entscheidungsträger, die den Kunden vertreten, anwesend sind. Wenn wichtige Mitarbeiter bei Besprechungen fehlen, leidet das Ihre Zielerreichung.
Wenn Sie beispielsweise ein Treffen mit der Einkaufsabteilung eines Krankenhauses vereinbaren, der Einkaufsleiter aber nicht anwesend ist, können Sie den Vertrag nicht abschließen. Ebenso muss die Entscheidung warten – vielleicht sogar für immer –, wenn Ihr SaaS-Verkaufstermin an einen jüngeren IT-Mitarbeiter delegiert wird.
Niemand hat Zeit für die Ewigkeit.
Wenn Sie von Anfang an das Interesse der Entscheidungsträger wecken, ist dies weitaus weniger wahrscheinlich. Aus diesem Grund werden in diesem Artikel verschiedene Strategien vorgestellt, mit denen Sie das Risiko verringern können, dass Sie 1) von vornherein abgelehnt werden und 2) in letzter Minute zurückgestuft werden.
Lassen Sie uns heute also über Folgendes sprechen:
- Was macht eine gute E-Mail zur Besprechungsankündigung aus?
- Die Bedeutung korrekter E-Mail-Etikette und Kontaktdaten
- Warum Folge-E-Mails wichtig sind
- Verschiedene E-Mail-Vorlagen für Besprechungsanfragen
Wir wissen es, wir wissen es. Wir sind zu großzügig. Ihr könnt uns später gerne ein Kompliment machen. Aber jetzt geht’s weiter!
Was macht eine gute E-Mail-Einladung zu einer Besprechung aus?
Bevor wir uns mit konkreten Vorlagen befassen, wollen wir zunächst einige zentrale Aspekte besprechen, die eine erfolgreiche E-Mail-Einladung zu einem Meeting ausmachen.
Eine auffällige E-Mail-Betreffzeile
Eine aussagekräftige Betreffzeile ist bei einer E-Mail mit einer Terminanfrage entscheidend – sie erhöht die Öffnungsrate und sorgt dafür, dass Ihre E-Mail gelesen wird. Hier sind einige Ideen, die Sie gerne übernehmen können.
Probieren Sie verschiedene Betreffzeilen für E-Mails aus, analysieren Sie diese und erstellen Sie eine kleine Fallstudie zu den Ergebnissen. Achten Sie darauf, Ihre Erkenntnisse in zukünftige E-Mail-Kampagnen einfließen zu lassen.
Um die Wirkung Ihrer Einladungen zu Meetings zu maximieren und die Rücklaufquote zu steigern, sollten Sie den E-Mail-Betreffzeilen-Generator (KI-Tool) Close nutzen. Dieses fortschrittliche Tool erleichtert Ihnen das Verfassen ansprechender Betreffzeilen und sorgt dafür, dass Ihre Einladungen in überfüllten Posteingängen auffallen.
Und schau dir auch unbedingt unseren Leitfaden zum Verfassen perfekter Betreffzeilen für Kaltakquise-E-Mails an.
Einführung per E-Mail
Geben Sie gleich zu Beginn Ihre Berufsbezeichnung an. So weiß der Empfänger Ihrer E-Mail, wer Sie sind und warum Sie das Recht haben, ihm eine E-Mail zu schreiben. Erzählen Sie ihm, wie Sie ihn kennengelernt oder gefunden haben, und kommen Sie dann direkt auf den Punkt, wie Sie ihm helfen können. Sparen Sie sich die Details für die folgenden Absätze auf.
Tagesordnung/Zweck der Sitzung
Eine professionelle E-Mail ist niemals zurückhaltend. Sie können Humor oder Witz einsetzen, aber keine Täuschung. Erläutern Sie, warum Sie hier sind und wie Sie helfen können, und seien Sie nicht schüchtern.
Verfügbarkeit und Standort
Teile ihnen immer mit, wie du dich treffen möchtest (Zoom, Skype, Telefon?) und wann du Zeit hast (diese Woche, nächste Woche, nächsten Monat?). Gib ihnen mehrere Termine zur Auswahl, bitte sie, einen auszuwählen, und lass es mich dann einfach wissen.
Falls Sie einen anderen Aufruf zum Handeln für Ihre E-Mail haben (zum Beispiel das Lesen eines Downloads vor einem Meeting oder die Teilnahme an einer Konferenz), machen Sie dies ebenfalls deutlich.
Eindeutige Informationen zur Nachverfolgung
Wenn Sie sich erneut melden, weisen Sie gleich zu Beginn darauf hin. Wiederholen Sie anschließend Ihre Botschaft und Ihre Erreichbarkeit.
Die 7 besten E-Mail-Vorlagen für Terminanfragen
Im Internet gibt es zwar zahlreiche Muster für E-Mails zu Besprechungen, doch es kann verwirrend sein, sich darin zurechtzufinden. Aus diesem Grund haben wir hier nur die wichtigsten Muster-E-Mails für verschiedene Arten von Besprechungsanfragen zusammengestellt. Sie können die Muster-E-Mails für Besprechungsanfragen gerne Wort für Wort übernehmen und nach Bedarf anpassen.
Beachten Sie, dass alle diese Vorlagen kurz gehalten sind. Sie können sie gerne mit konkreten Details ergänzen, aber denken Sie daran, dass vielbeschäftigte Menschen nur eine kurze Aufmerksamkeitsspanne haben. Kommen Sie so schnell wie möglich auf den Punkt, die Vorteile und Ihre Bitte zu.
Bereit? Dann lies weiter und entdecke sieben Vorlagen, die du unbedingt brauchst.
1. Anfrage für ein Erstgespräch
In einer E-Mail mit einer ersten Terminanfrage hat Ihr potenzieller Kunde noch keine Ahnung, wer Sie sind. Deshalb müssen Sie sowohl Ihren Namen als auch den Namen des Empfängers deutlich angeben, damit dieser weiß, dass Sie sich speziell an ihn wenden.
Geben Sie anschließend einen kurzen Überblick darüber, wie Sie helfen können.
Beispiel:
2. Einladung zu einem informellen Treffen
Eine freundliche E-Mail mit der Bitte um ein Treffen ist am effektivsten, wenn potenzielle Kunden bereits Interesse bekundet haben – so lässt sich leichter ein Verkaufsgespräch vereinbaren. Das bedeutet, dass sie mit größerer Wahrscheinlichkeit potenzielle Kunden sind.
Dennoch sollten Sie sie daran erinnern, wer Sie sind. Selbst die interessiertesten potenziellen Neukunden hegen ein gewisses Maß an Misstrauen, seien Sie also offen und ehrlich, wie in der obigen E-Mail, und fügen Sie nach Möglichkeit persönliche Details hinzu.
Beispiel:
3. Formelle Einladung zu einer Sitzung
Diese Vorlage eignet sich für Fälle, in denen Sie und Ihr potenzieller Kunde sich bereits grob auf ein Treffen geeinigt haben, dieses aber noch nicht konkret vereinbart haben, oder wenn es sich um eine Empfehlung handelt, die Ihnen per E-Mail vorgestellt wurde.
In diesem Fall solltest du ihnen vor dem Start noch einmal in Erinnerung rufen, wer du bist. Wenn du dich dabei wohlfühlst, ist dies eine gute Gelegenheit, ein oder zwei Witze zu machen und dich sympathischer zu machen.
Beispiel:
4. Anfrage für ein virtuelles Treffen
Diese Muster-E-Mail zur Terminanfrage unterscheidet sich nicht wesentlich von der oben genannten, aber Sie müssen den Aspekt des virtuellen Treffens ganz klar hervorheben. Auf diese Weise wird jeder, der gegen ein persönliches Treffen ist, weiterlesen. Sie können diese Vorlage sowohl für Kalt- als auch für Warmkontakte verwenden.
Beispiel:
5. Antrag auf eine Unternehmenssitzung
Eine E-Mail mit der Anfrage für ein Geschäftstreffen muss prägnant und wertorientiert sein und sich an Entscheidungsträger richten, um die Akzeptanz zu erhöhen. Diese Personen sind sehr beschäftigt und lehnen fast alle Anfragen ab.
Außerdem müssen sie oft mehr als eine Person zum Treffen mitbringen, was bedeutet, dass du durch deine Anfrage noch mehr von ihrer Zeit und ihren Ressourcen in Anspruch nimmst. Wenn du zu anspruchsvoll wirkst, bist du raus. Komm direkt auf den Punkt und hebe diese Vorteile besonders hervor.
Beispiel:
6. Anfrage für eine Produktvorführung
Produktdemos gehören zu den wichtigsten E-Mails, die Sie versenden können, um einen Termin zu vereinbaren. Wenn Sie Ihren Kontakten beispielsweise mehr über Ihre praktische Integration mit LinkedIn vermitteln möchten, ist dies die perfekte E-Mail. Darin können Sie auch allgemein auf die Preise eingehen und direkt im Anschluss an die Demo ein Angebot unterbreiten.
Dies ist ein hervorragender Ansatz für Start-ups und andere kleine Unternehmen, die einen hohen Bedarf an Dienstleistungen haben, aber nur über begrenzte Budgets verfügen. Achten Sie auf die Öffnungsraten und führen Sie A/B-Tests durch, um herauszufinden, welche Zeitfenster die höchste Resonanz erzielen.
Beispiel:
7. Anfrage für ein Folgetreffen
Du hast nichts von deinem Lead oder potenziellen Kunden gehört? Das ist kein Problem; du musst noch nicht aufgeben. Sie sind weiterhin im Spiel, solange dein Ansprechpartner dich nicht ausdrücklich gebeten hat, den Kontakt einzustellen.
Das heißt aber nicht, dass Sie nicht höflich sein sollten; natürlich können Sie weiterhin Termine mit Personen vorschlagen, die von Ihren Produkten und Dienstleistungen profitieren könnten, bis Sie eine Antwort erhalten.
Beispiel:
Da Sie nun einige grundlegende Vorlagen zur Auswahl haben, ist es an der Zeit, sich für eine zu entscheiden und mit der Anpassung zu beginnen. Aber erst, nachdem Sie die folgenden Tipps und No-Gos berücksichtigt haben.
Tipps und No-Gos für E-Mails mit Terminanfragen
Es gibt bestimmte Regeln und Formate, die man beachten sollte, um Leads zu qualifizieren und die Chancen zu erhöhen, auf eine per E-Mail gesendete Terminanfrage eine Antwort zu erhalten. Zu den wichtigsten gehören:
- Achte darauf, dass du den Namen des Empfängers richtig geschrieben hast: Ein falsch geschriebener Name ist ein No-Go, also überprüfe ihn dreifach. Das Gleiche gilt für den Namen des Unternehmens, die Position und andere Angaben.
- Kommen Sie direkt auf den Punkt, aber bleiben Sie freundlich: Nennen Sie Ihren Namen, den Namen Ihres Unternehmens, den Grund Ihres Besuchs und Ihre Kontaktdaten. Verwenden Sie einen Ausdruck wie „kurzes Gespräch“, damit der Gesprächspartner weiß, dass Sie seine Zeit nicht in Anspruch nehmen werden, wenn er Ihnen eine Chance gibt.
- Verleihen Sie Ihrer E-Mail eine persönliche Note: Nichts ist so abschreckend wie eine E-Mail, die offensichtlich nicht personalisiert ist. Machen Sie deutlich, dass Ihre E-Mail genau an diese Person gerichtet ist. Verwenden Sie zumindest Platzhalter. Erwägen Sie, den Namen des Empfängers in die Betreffzeile der E-Mail aufzunehmen, und erwähnen Sie, wo immer möglich, ein Detail über ihn oder sein Unternehmen, das nur durch Recherche in Erfahrung gebracht werden kann.
- Nennen Sie Termine und Uhrzeiten: Selbstbewusstes Auftreten ist eine der besten Verhandlungstaktiken überhaupt. Vermeiden Sie Wörter wie „wenn“. Geben Sie stattdessen an, wann Sie Zeit haben, und bitten Sie Ihren Gesprächspartner, eine Wahl zu treffen. Bieten Sie mehrere mögliche Termine an, um Ihre Chancen auf eine konkrete Antwort zu maximieren.
- Denken Sie daran, nachzufragen: Wenn Sie nichts von ihnen hören, fragen Sie ruhig noch einmal nach. Passen Sie den Text Ihrer E-Mail in der Folgeanfrage leicht an, um deutlich zu machen, dass Sie bereits mit ihnen gesprochen haben.
E-Mails mit Terminanfragen – einfach super!
E-Mails mit Terminanfragen sind heutzutage ein Muss. Sie helfen Ihnen dabei, sich von der Masse abzuheben, und sorgen dafür, dass Sie nicht nur bei den Gatekeepern, sondern auch bei den Entscheidungsträgern ins Blickfeld geraten. Außerdem verringern sie die Wahrscheinlichkeit, dass Sie zu einer der austauschbaren Massen gehören, deren Termine verschoben oder ganz abgesagt werden.
Wenn Sie gute E-Mails verfassen möchten, ist es wichtig, alle Details im Blick zu behalten … Betreffzeilen, Kontaktdaten, Handlungsaufforderungen und so weiter. Außerdem ist es entscheidend, Ihre Botschaft auf die Art des Treffens abzustimmen, das Sie anstreben. Jede Art von Treffen hat ein eigenes Alleinstellungsmerkmal, das es zu vermitteln gilt, und jede E-Mail ist eine Gelegenheit, die richtigen Personen zur Teilnahme zu bewegen.
Wie holt man also das Beste aus jeder Terminanfrage heraus? Natürlich, indem man die oben genannten Vorlagen nutzt und sicherstellt, dass die E-Mails in eine optimierte, automatisierte Vertriebspipeline eingebunden sind, die Ergebnisse liefert. Um dies möglichst effektiv zu gestalten, benötigen Sie die richtige Vertriebssoftware.
Hier kommt Close ins Spiel – Ihr Partner für gelungene E-Mails mit Terminanfragen und Heißluftballonfahrten. (Vorausgesetzt natürlich, Sie kommen dafür auf. Die Inflation ist eine grausame Geliebte, und wir reden hier nicht von Helium.)
Aber im Ernst: Close eine Fülle von Vertriebs-Tools, mit denen Sie die Vereinbarung von E-Mail-Terminen nahtlos in Ihr bestehendes Vertriebssystem integrieren können. Zu den leistungsstarken Funktionen gehören die Akquise per E-Mail, Segmentierung, E-Mail-Sequenzierung und zeitnahe Nachfassaktionen. Zusammen können Sie Ihre Bemühungen deutlich steigern und noch heute mehr Geschäfte abschließen. Oder zumindest morgen.
Und das Beste daran: Du kannst es kostenlos ausprobieren.
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