Die 10 besten CRM-Systeme für kleine Unternehmen im Vergleich und Ranking 2026

Als kleines Unternehmen dreht sich bei uns alles um strategisches Wachstum, und wir messen dieses Wachstum anhand des Umsatzes, der Kundenzahlen und der Größe unseres großartigen Teams. Aber hier ist die geheime Zutat, die alles zusammenhält: ein verdammt gutes Customer-Relationship-Management-System (CRM).

Am Anfang bist du wahrscheinlich mit einem bewährten Notizbuch, einerExcel-Tabelle oder sogar einem einfachen Word-Dokument ausgekommen. Und hey, das hat vielleicht eine Zeit lang funktioniert. Aber seien wir ehrlich, meine Freunde: Das ist nur eine Notlösung.

Sobald du anfängst zu expandieren, dein Traum-Vertriebsteam aufzubauen und Kundendienstanfragen sowie die Kundenbetreuung wie ein Profi zu bewältigen, reicht es nicht mehr aus, ein abgenutztes Notizbuch herumzureichen. Glaub mir, du wirst dir wünschen, du hättest eine robuste Lösung, die sich gemeinsam nutzen lässt.Dann ist es an der Zeit, sich ein gutes CRM zuzulegen.

Ein erstklassiges CRM ist nicht nur ein Werkzeug – es ist ein echter Game-Changer. Es hilft kleinen Unternehmen wie dem unseren, die vielversprechendsten Interessenten zu finden, unsere Abläufe wie eine gut geölte Maschine zu optimieren und unseren Umsatz in neue Höhen zu katapultieren.

Heute tauchen wir ein in die Welt der besten cloudbasierten SaaS-CRM-Tools, die speziell auf kleine Unternehmen zugeschnitten sind. Wir werden herausfinden, wie diese Tools funktionieren, was sie auszeichnet und vor allem das ultimative CRM-Juwel finden, das perfekt zu Ihnen passt. Also schnallen Sie sich an, denn wir begeben uns auf ein CRM-Abenteuer, das seinesgleichen sucht!

Suchen Sie nach einer effizienten Lösung für das Lieferantenmanagement? Sehen Sie sich unsere Liste der besten CRM-Lösungen im Baugewerbe.

Was ist ein CRM-Softwaresystem?

Aus datentechnischer Sicht können CRM-Systeme weitaus mehr leisten als eine einfache Tabellenvorlage für Ihre Liste mit potenziellen Kunden oder Ihr Protokoll der Vertriebsaktivitäten. Sie können Echtzeitberichte und Dashboards erstellen, die aufzeigen, was bei Ihrem Vertriebsteam gut funktioniert und in welchen Bereichen noch Verbesserungspotenzial besteht, sodass die Kundenansprache angepasst werden kann oder sollte.

Vorteile eines CRM-Systems für kleine Unternehmen

Wir sind es gewohnt, mehr als 50 Stunden pro Woche zu schuften und alles zu tun, damit unser Geschäft weiterläuft. Aber ich sage Ihnen eins: Die Einführung eines CRM-Systems wird diesen Zeitaufwand nicht auf magische Weise um unglaubliche 85 Prozent reduzieren. Es kann jedoch einen Unterschied darin machen, wie wir unsere kostbare Zeit nutzen – nämlich effizient und effektiv.

Ein CRM ist wie ein treuer Begleiter, der dir auf dem Geschäftsfeld den Rücken freihält. Es optimiert deine Abläufe, erspart dir mühsame Aufgaben und verleiht dir die Superkraft, deine Produktivität zielgerichtet zu steigern. Auch wenn es dir nicht alle Arbeitsstunden erspart, ist es doch ein echter Game-Changer, der dir hilft, jede Minute optimal zu nutzen.

CRMs helfen Führungskräften:

• Reduzieren Sie den Zeitaufwand für sich wiederholende Aufgaben, damit sich die Mitarbeiter auf das große Ganze und die Strategie konzentrieren können.
• Schaffen Sie eine zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung von Geschäftsprozessen, indem Sie verschiedene Quellen integrieren und Kundendaten an einem Ort zusammenführen.
• Verfolgen Sie die Entwicklung von Leads im Verkaufstrichter, protokollieren Sie alle Kontaktversuche und Interaktionen und priorisieren Sie Leads, auf die sich die Vertriebsmitarbeiter konzentrieren sollen.
• Verfolgen Sie Kunden über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg, erfassen Sie deren Produktnutzungshistorie und lassen Sie sich benachrichtigen, wenn ein Kunde für Upselling bereit ist oder die Gefahr einer Kündigung besteht.
• Erstellen und betrachten Sie individuell anpassbare Dashboards, die den Status jeder Phase Ihres Verkaufstrichters sowie den Gesamtzustand Ihrer vertriebs- und kundenorientierten Geschäftsprozesse detailliert darstellen.

Wir alle wissen, dass die Welt der CRM-Systeme ein wahrer Dschungel ist, in dem Dutzende von Optionen um unsere Aufmerksamkeit buhlen. Doch wenn es darum geht, ein CRM für unser kleines Unternehmen auszuwählen, brauchen wir eine Lösung, die die perfekte Balance zwischen Benutzerfreundlichkeit und fortschrittlicher Funktionalität bietet und wertvolle Daten liefert, ohne dass dafür ein riesiges technisches Know-how erforderlich ist.

Zum Glück für dich gehen wir im nächsten Abschnitt ausführlich auf die unverzichtbaren Funktionen ein.

Worauf Sie bei CRM-Software für kleine Unternehmen achten sollten

Bestimmte Funktionen sind für kleine Unternehmen bei der Suche nach einem CRM-System unverzichtbar. Da alle CRM-Systeme die Grundfunktionen Kontaktverwaltung, Vertriebsautomatisierung, Lead-Management und Berichterstellung bieten, sollten Sie hier auf die folgenden zusätzlichen Funktionen achten.

Integration mit bestehenden Tools: Jedes kleine Unternehmen nutzt bestimmte Tools, die wahrscheinlich bereits eingerichtet sind, bevor Sie sich für ein CRM entscheiden. Ein gutes Beispiel hierfür ist E-Mail. Vielleicht nutzt Ihr Team Outlook 365 oder Gmail. In diesem Fall sollte sich Ihr CRM in die E-Mail-Plattform integrieren lassen.

Wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter E-Mails kopieren und einfügen müssen, haben Sie keine Zeit gespart. Ein gutes CRM lässt sich mit Ihrem E-Mail-Programm verknüpfen und speichert Kopien aller Kontaktpunkte dank nahtloser Integrationen von Drittanbietern in seinem System.

Zu den beliebten Integrationen von Drittanbietern zählen Slack, Outlook, Mailchimp, HubSpot, Facebook, Dropbox, Google Drive sowie Tools für das Vertriebsmanagement. Wenn Sie Ihr CRM als zentrale Informations- und Kommunikationsplattform nutzen, verbessert sich das Kundenerlebnis erheblich.

Pipeline-Management: Sobald ein Lead in Ihren Verkaufstrichter gelangt, möchten Sie, dass er eine bestimmte Customer Journey durchläuft – den Verkaufsprozess. Mit einem guten CRM können Sie diese Customer Journey festlegen und jede Phase nachverfolgen. (Ein Beispiel für diese Customer Journey finden Sie im nächsten Abschnitt.) Wenn Sie mehrere Verkaufstrichter für verschiedene Kundentypen haben, benötigen Sie mehrere Pipelines, was sich auf die Wahl der Software auswirkt.

Automatisierte Arbeitsabläufe: Was ein gutes CRM von einem bloßen digitalen Adressbuch und Kontaktprotokoll unterscheidet, sind die Funktionen zur Workflow-Automatisierung. Durch die Einrichtung von Automatisierungen kann Ihr Team nun Zeit für Kunden und Aufgaben der Geschäftsentwicklung aufwenden. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor:

• Ein Interessent füllt ein Formular auf Ihrer Website aus und erhält umgehend eine E-Mail, in der er eingeladen wird, über die Kalenderintegration einen Termin für ein Gespräch mit einem Ihrer Mitarbeiter zu vereinbaren.
• Der Vertriebsmitarbeiter hat einen neuen Termin im Kalender und Folgeaufgaben.
• Sobald der Vertriebsmitarbeiter (mit einem Klick) bestätigt hat, dass das Gespräch stattgefunden hat, wird eine Willkommens-E-Mail mit einem Link zu einem Webinar versendet.
• Das CRM erkennt, wann der Interessent auf das Webinar geklickt hat, und versendet eine Stunde später im Namen des Vertriebsmitarbeiters eine E-Mail, in der gefragt wird, ob er es sich angesehen hat und ob er Fragen hat.

Dies ist ein einfaches Beispiel dafür, wie Ihr CRM Prozesse automatisieren kann, die für Ihre potenziellen Kunden ganz selbstverständlich erscheinen.

Kundeninformationen und Kommunikation: Je mehr Sie über Ihre potenziellen Kunden wissen, desto besser können Sie eine gute Beziehung zu ihnen aufbauen – ein wesentlicher Bestandteil des Vertriebs! Ein gutes CRM lässt sich mit B2B-Datenanbietern verknüpfen, damit Sie wichtige Details über Ihre potenziellen Kunden erfahren oder eigene Notizen hinzufügen können, um das Wesentliche im Blick zu behalten.

Sobald Ihre Teammitglieder Informationen über Ihre Interessenten und Kunden erhalten, werden diese im Kundenprofil des CRM-Systems gespeichert und unternehmensweit weitergegeben. So hat der Kunde das Gefühl, oberste Priorität zu haben und in Teambesprechungen als VIP behandelt zu werden (was natürlich auf alle zutrifft).

Zuverlässige Berichte und Kennzahlen: Als Unternehmer sollte Ihr CRM-System Ihnen hochwertige Berichte und Dashboards bieten, damit Sie Meilensteine im Projektmanagement, die Lead-Generierung, das Lead-Scoring, den Verkaufsprozess sowie weitere Vertriebs-KPIs bewerten können.

Zugriff von überall: Als kleines Unternehmen ist es wahrscheinlich, dass die Mitglieder Ihres Vertriebsteams mehrere Aufgaben übernehmen – etwa als Kundenbetreuer, Kundendienstmitarbeiter usw. Und höchstwahrscheinlich üben sie diese Aufgaben zu jeder Tageszeit aus.

Die besten CRM-Systeme sind cloudbasiert, sodass Ihre Vertriebsmitarbeiter von überall aus – ob von zu Hause, vom Büro oder von einem anderen Ort aus – auf alle Details der personalisierten Kundenbeziehung zugreifen und diese verwalten können.

So funktioniert die Preisgestaltung bei CRM-Lösungen für kleine Unternehmen

Nahezu alle cloudbasierten CRM-Systeme bieten für KMU ähnliche Preismodelle mit kostenlosen und kostenpflichtigen Tarifen an.

• Kostenloses Konto: Ein kostenloses Einzelkonto mit eingeschränkter Funktionalität oder eine zeitlich begrenzte kostenlose Testversion eines Kontos mit vollem Funktionsumfang. (Wir raten von den Versionen mit eingeschränkter Funktionalität ab, da diese nicht alle Funktionen bieten, die Sie für Ihr Wachstum benötigen.) Beachten Sie außerdem, dass ein „kostenloses Testkonto“ möglicherweise den höchsten Funktionsumfang bietet. Wenn Sie den Dienst also auf einer niedrigeren Stufe fortsetzen, gehen Ihnen einige Funktionen verloren.
• Gestaffelte Preise: Es gibt mehrere Kontostufen, die pro Benutzer abgerechnet werden und jeweils zusätzliche Funktionen oder Kapazitäten bieten. So können Sie gezielt in die benötigten Funktionen investieren und mit Ihrem Unternehmen mitwachsen.
• Erweiterungen: Einige CRM-Systeme, wie Close, sind All-in-One-Lösungen, was sich auch in den Preisen widerspiegelt. Andere erfordern die Integration von Drittanbieterdiensten, um alle Funktionen einer All-in-One-Lösung zu erfüllen. Sie sind von Anfang an günstiger, erfordern jedoch möglicherweise kostenpflichtige Add-Ins und Abonnements für andere Dienste wie E-Mail-Marketing, Telefonie usw.
• Mehrbenutzer-Tarif: In manchen Fällen berechnen CRM-Systeme ihre Gebühren nicht pro Benutzer, sondern auf Basis der genutzten Funktionen. Wir raten zur Vorsicht bei der Auswahl solcher CRM-Systeme, da sie für kleine Unternehmen entweder sehr teuer sindodernur sehr eingeschränkte Funktionen bieten.

10 CRM-Softwaresysteme für kleine Unternehmen

Wenn es etwas gibt, womit wir Close hier bei Close , dann sind es CRM-Systeme. Es gibt verschiedene Arten von CRM-Systemen, von denen jede ihre Vor- und Nachteile hat, die sich auf die Abläufe in Ihrem Unternehmen auswirken. Hier ein Überblick:

• All-in-One-CRM-Systeme bieten hervorragenden Support, Schulungen und Anpassungsmöglichkeiten. Sie integrieren automatisch Telefon-Dialer, Vertrags- und Provisionsverfolgung, dynamische Vertriebswerkzeuge (wie Empfehlungsmanagement und Cross-Selling-Automatisierung) sowie dynamische Berichterstellung.
• Operative CRM-Systeme optimieren und automatisieren Arbeitsabläufe und konzentrieren sich auf die Überwachung und Optimierung kundenorientierter Geschäftsprozesse wie Marketing, Vertrieb, Service und Abrechnung. Sie können zwar Dienste von Drittanbietern integrieren, erfordern jedoch in der Regel den Abschluss von Verträgen mit mehreren Anbietern, um die gleichen Vorteile wie bei einer Komplettlösung zu erzielen.
• Marketing-CRM-Systeme optimieren Marketingprozesse, darunter Massen-E-Mails, individuelle E-Mails, Websites, SMS, soziale Medien und die Terminplanung für Verkaufsgespräche mit bestehenden Kunden. Diese Systeme werden häufig in Verbindung mit einem zentralen CRM eingesetzt.

Wir sind zwar voreingenommen, da wir Close die beste CRM-Software auf dem Markt Close , aber wir kennen unsere Konkurrenz durchaus. Wir geben es zu – für einige von euch sind andere Systeme die bessere Wahl. Diese Entscheidung liegt ganz bei euch. Schauen wir uns also die besten CRMs für kleine Unternehmen an und vergleichen wir sie miteinander.

1. Close

Close eine leistungsstarke All-in-One-CRM-Lösung, die auf erstklassigem Fachwissen in den Bereichen Vertrieb, Marketing und Unternehmensführung basiert. Wir schneiden auf Software-Bewertungsportalen sehr gut ab und erhalten von zahlreichen Kleinunternehmern die Note 10/10 bei der „Weiterempfehlungswahrscheinlichkeit“.

Im Gegensatz zu anderen Anbietern auf der Liste Close ganz auf den KMU-Markt – jene kleinen Unternehmen, die richtig durchstarten, aber immer noch weniger als 100 Mitarbeiter in ihrem CRM haben.

Wenn Sie sich Close Lösung entscheiden, bieten wir Ihnen kostenlose Schulungen und Implementierung an. Unser System ist zudem so benutzerfreundlich, dass Sie keinen eigenen Entwickler oder Administrator in Ihrem Team benötigen, um es einzurichten und in Betrieb zu nehmen. Das ist für Kleinunternehmer ein entscheidender Vorteil!

Close zudem das einzige CRM-Komplettsystem auf dieser Liste, das globale VoIP- und SMS-Funktionen standardmäßig vollständig in seine Kernfunktionen integriert.

Vorteile:

• Die schnellste Einführungszeit aller auf dem Markt erhältlichen CRM-Systeme – damit Sie im Handumdrehen startklar sind
• Kostenlose Testversion, Datenmigration und Support
• Erstklassiger Kundensupport und Schulungen
• Automatische Protokollierung von Kundeninteraktionen und Vertriebsaktivitäten sowie Berichterstellung in Echtzeit
• Workflows: Entwickelt, um manuelle Aufgaben zu minimieren, indem sie einen strukturierten Ansatz für die Kommunikation mit potenziellen Kunden bieten.
• Zahlreiche Funktionen, die Sie schon heute oder wann immer Sie bereit sind, nutzen können
• Die iOS-App hält Sie auch unterwegs auf dem Laufenden – und jetzt ist auch die Android-Version verfügbar!

Nachteile:

• Am besten geeignet für Personen, die bereits über Grundkenntnisse in Vertriebsprinzipien verfügen (wobei der umfassende Blog und die Lernressourcen Closehervorragende Weiterbildungsmöglichkeiten auf Abruf bieten)
• Close mögen zunächst höher erscheinen als die der Konkurrenz, bis man die enthaltenen Funktionen und den Support berücksichtigt, die die meisten anderen CRM-Systeme nur als Zusatzoptionen anbieten.

Probieren Sie unseren kostenlosen, KI-gestützten Generator für Kaltakquise-E-Mails aus und erleben Sie selbst, wie Close als CRM-Lösung der Zukunft für kleine Unternehmen neue Maßstäbe Close .

2. Zoho CRM

Zoho CRM ist speziell auf Unternehmen mit mehr als 100 Benutzern zugeschnitten. Das CRM ist nur eine Anwendung innerhalb einer weitaus komplexeren Anwendungsfamilie, die zusätzliche Leistungsfähigkeit und Funktionen bietet.

Zoho eignet sich ideal für Unternehmen, die einen eigenen CRM-Administrator mit IT-Hintergrund für den Kauf und die Verwaltung von VoIP-Systemen, die Programmierung von Workflows und die Integration von Drittanbieterdiensten abstellen können.

Vorteile:

• Relativ günstige Gebühren pro Nutzer
• Die Zoho Suite umfasst eine umfangreiche Palette an Business-Tools, nicht nur CRM
• Das funktioniert gut, wenn Sie bereits viele Integrationen von Drittanbietern nutzen und NICHT vorhaben, Ihr System in einem optimierten CRM zu zentralisieren

Nachteile:

• Unternehmen müssen in engagierte Mitarbeiter für die Verwaltung, die Programmierung und den IT-Support investieren
• Kaum oder gar keine Tutorial-Videos, Schulungen oder Kundenservice
• Erfordert ein Abonnement und die Integration von Apps von Drittanbietern
• Langsamer Kundensupport

3. HubSpot CRM

HubSpot gilt weithin als führendes CRM-System und bildet das Rückgrat der Arbeit von Tausenden von Vertriebsteams weltweit. Es ist relativ benutzerfreundlich, speichert alle Kontakte in einer zentralen und anpassbaren Datenbank und bietet vorgefertigte Integrationen für die meisten verwandten Softwareprogramme, die Sie im Rahmen Ihres Trichters und Ihrer Nachverfolgung nutzen.

Allerdings liegt der Schwerpunkt von HubSpot auf dem Marketing. Dies könnte die richtige Wahl sein, wenn Sie sich intensiv mit Inbound-Marketing beschäftigen und ein einfaches CRM suchen, das diese Bemühungen ergänzt. Wenn Sie jedoch vorwiegend im Outbound-Vertrieb tätig sind, könnte es schwieriger sein, HubSpot einzurichten und damit zu arbeiten.

Vorteile:

• Solide Funktionspalette in der kostenlosen Basisversion
• Gute Selbstlernkurse und Wissensdatenbank
• Einfach zu bedienende „Point-and-Click“-Berichterstellung, die im Gegensatz zu Tools wie Salesforce keinerlei Programmierkenntnisse erfordert

Nachteile:

• Arbeitsabläufe können verwirrend und schwer verständlich sein
• Das Marketing-Add-on ist kostspielig, da die Software auf große Unternehmensteams ausgerichtet ist
• Auf Unternehmensebene sind die Marketingfunktionen hervorragend, die CRM-Funktionen bleiben jedoch eher einfach

Wussten Sie schon? Wenn Sie die leistungsstärksten Vertriebs- und Marketing-Tools kombinieren möchten, probieren Sie HubSpot + Close aus. Unsere native Integration mit den Marketing-Tools von HubSpot ermöglicht eine bidirektionale Synchronisierung, sodass Ihre Lead-Informationen und Kontaktpunkte sicher dort gespeichert werden, wo sie benötigt werden.

4. Pipedrive

Pipedrive ist ein einfaches CRM-System, das Einzelpersonen und sehr kleinen Teams dabei hilft, ihr Pipeline-Management zu optimieren. Wie der Name schon sagt, liegt der Schwerpunkt vor allem auf der Optimierung und Automatisierung der Vertriebspipeline, während andere Funktionen weitgehend auf Integrationen von Drittanbietern basieren.

Vorteile:

• Geringe Anschaffungskosten
• Kostenlose Schulung und Implementierung
• Optimal geeignet für Solopreneure mit wenigen Kunden oder kleine Vertriebsteams mit geringem Lead-Aufkommen

Nachteile:

• Für die Automatisierung von Anrufen und E-Mails erforderliche Abonnements und Apps von Drittanbietern
• Ideal für sehr kleine Teams, die kein zukünftiges Wachstum erwarten (weniger als 5 Mitarbeiter)
• Das Wachstum wird durch die Grundfunktionalität eingeschränkt

5. Salesforce

Salesforce ist eines der bekanntesten CRM-Systeme auf dem Markt. Es kann praktisch alles, was jedes andere CRM-System auch kann, doch das System ist so umfangreich, dass die Arbeitsabläufe unnötig kompliziert erscheinen können. Salesforce basiert auf APIs, die es ermöglichen, das Kernsystem für die Verwaltung von Vertriebsleads, Opportunities und Kontakten mit Tausenden von externen Programmen und Funktionen zu verknüpfen.

Vorteile:

• Tausende von Add-ons, die gegen eine zusätzliche Gebühr in Ihre Kundenbeziehungsdaten integriert werden können
• Große Nutzerbasis und großes Support-Netzwerk

Nachteile:

• Sehr hohe Kosten für Lizenzen und Personal (Sie müssen einen Salesforce-Administrator einstellen.)
• Ein erstklassiges, skalierbares CRM-System für große Unternehmen mit mehr als 250 Benutzern … daher nicht ideal für kleine Unternehmen
• Komplexe Preisgestaltung mit versteckten Kosten
• Für Anrufe, E-Mail-Automatisierung, Schulungen und Implementierung sowie den Kundensupport sind Zusatzkäufe erforderlich
• Eine sehr steile Lernkurve, die mehr als einen Monat intensiver Schulung erfordert, bevor Ihre neuen Vertriebsmitarbeiter die Software nutzen können

6. Salesloft

Salesloft bietet eine Reihe von CRM-Lösungen für die Lead-Generierung, das Vertriebsprozessmanagement unddas Kundenmanagementan,die als Lösungspakete erworben werden können. Ähnlich wie Salesforce ist es auf große Unternehmen mit umfangreichen Budgets für den Vertrieb zugeschnitten.

Vorteile:

• Ideal für große Unternehmen, die umfangreich in CRM investieren möchten
• Optimiert für Vertriebsteams mit mehr als 100 Mitarbeitern

Nachteile:

• Sehr teuer
• Keine integrierte E-Mail-Automatisierung (erfordert eine Drittanbieterlösung)
• Die Umsetzung ist schwierig, und die Nutzer bewerten die Benutzerfreundlichkeit als schwierig
• Erfordert einen Entwickler für die ordnungsgemäße Integration sowie einen eigenen CRM-Administrator

7. Freshsales

Als Teil der Freshworks-Familie verfügt dieses CRM über integrierte E-Mail-, Telefon-, Chat- und Telefoniesysteme und ist eine gute Lösung für Unternehmen, die ihre Marketingautomatisierung verbessern möchten.

Die Stärken des Tools liegen im Bereich Start-ups und kleine Unternehmen sowie bei Tools für das Deal-Management, die Prognoseerstellung und das Reporting. Rezensenten empfehlen jedoch, die Funktionen zur Lead-Verfolgung und für den frühen Trichter zu verbessern.

Einen umfassenden Überblick über die Funktionen dieses CRM-Systems im Vergleich zu anderen CRM-Lösungen sowie dessen Eignung für verschiedene geschäftliche Anforderungen finden Sie in unserem Artikel über Alternativen zu Freshsales.

Vorteile:

• Mit Ausnahme der grundlegenden Funktionen sind für alle Funktionen kostenpflichtige Zusatzmodule erforderlich
• Einfach zu verstehende Benutzeroberfläche
• Gute integrierte Berichtsfunktionen

Nachteile:

• Einige Rezensenten berichten von einer operativen Verzögerung, die zu Verzögerungen bei der Pipeline-Verwaltung führt
• Vordefinierte Phasen des Vertriebsprozesses lassen sich nicht anpassen
• Lange Wartezeiten beim Kundensupport, insbesondere bei der Bewältigung übermäßig komplizierter Abläufe

8. Zendesk

Wenn Sie schon einmal Online-Support-Anfragen an Unternehmen wie Uber, Staples oder MailChimp gestellt haben, haben Sie wahrscheinlich das Kundenservice-System von Zendesk genutzt, das sich durch eine leistungsstarke Fall- und Ticketbearbeitung sowie eine Wissensdatenbank auszeichnet.

Im Jahr 2008 übernahm Zendesk das Unternehmen FutureSimple Inc., das hinter Base CRM stand. Seitdem wurde Base in „Zendesk Sell“ umbenannt und bietet ein einfaches CRM-System an. Einige große Unternehmen nutzen Zendesk, doch dessen CRM-Funktionen sind begrenzt.

Vorteile:

• Ein gutes Einsteiger-CRM für alle, die grundlegende CRM-Funktionen benötigen; möglicherweise eine geeignete Lösung für ein Ein-Personen-Vertriebsteam
• Geeignet für Unternehmen, die „Produkt“-Artikel verkaufen, jedoch keine Artikel mit vielen Feinheiten

Nachteile:

• Lange Einarbeitungszeit – Zendesk selbst gibt an, dass nur 70 % der Nutzer das System innerhalb von 7 Tagen „zum Laufen bringen“ können
• „Zendesk“ vereint sowohl seine Helpdesk-Systeme als auch seine CRM-Lösung auf einer einzigen Website, was verwirrend ist
• Zunächst einmal liegt der Einstiegspreis bei 49 US-Dollar pro Nutzer und Monat, wobei wahrscheinlich schon nach kurzer Zeit ein Wechsel zum 99-Dollar-Tarif erforderlich sein wird

9. Ein weniger nerviges CRM

LACRM richtet sich an sehr kleine Unternehmen und umfasst ein Aufgabenmanagementsystem, einen Lead-Tracker sowie ein System zur Aufgabenautomatisierung. Es lässt sich in E-Mail-Systeme von Drittanbietern integrieren und verwaltet Kundeninformationen sowie die Kontakthistorie.

Vorteile:

• Ein gutes Einsteiger-CRM für alle, die grundlegende CRM-Funktionen benötigen; möglicherweise eine geeignete Lösung für ein Ein-Personen-Vertriebsteam

Nachteile:

• Keine App-Integrationen, was bedeutet, dass Sie mit erheblichen Einschränkungen und viel manueller Arbeit konfrontiert sind (was keine wertvolle Verwaltungszeit spart)
• Es gibt nur ein Tarifmodell für 15 $ pro Nutzer und Monat, d. h., man bekommt genau das, was man sieht
• Risikofreier 30-Tage-Testzugang

10. Open-Source-CRM-Systeme

Kleinunternehmer könnten sich vom „gebührenfreien“ Modell der Nutzung von Open-Source-CRM-Systemen angezogen fühlen, bei denen es sich in der Regel um „100 % kostenlose CRMs“ handelt, die auf ihrem eigenen Webhosting und Server laufen.

Wir sind jedoch der Meinung, dass man bei dieser Entscheidung Vorsicht walten lassen sollte. Sie benötigen eine technisch versierte Person, die das System für Sie einrichtet und die Installation durch neue Updates und Sicherheitspatches auf dem neuesten Stand hält.

Vorteile:

• Es ist kostenlos.
• Die meisten bieten integriertes E-Mail-Marketing, Kundeninformationen, Datenverwaltung per Drag-and-Drop sowie E-Mail-Protokollierung.
• Einige bieten Integrationen von Drittanbietern für SMS an.
• Ein Open-Source-Framework bedeutet, dass ständig neue Plugins und Anwendungen entwickelt werden und es eine große Entwickler- und Peer-Support-Community gibt.

Nachteile:

• In der Regel gibt es keine integrierte Anruffunktion.
• Da es in der Regel nicht von Geldgebern oder Investoren unterstützt wird, könnten Funktions- und Sicherheitsupdates ohne Vorankündigung ausbleiben.
• Programmierkenntnisse sind erforderlich.
• Kein eigener technischer Support (abgesehen von einigen externen Beratern)
• Da Sie der Host sind, sind Sie für die Einhaltung aller Sicherheitsvorschriften verantwortlich und könnten im Falle einer Sicherheitsverletzung haftbar gemacht werden.

So wählen Sie die beste CRM-Software für kleine Unternehmen aus

Sie sollten die CRM-Funktionen auswählen, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Dazu gehören beispielsweise Marketing-Automatisierung, Pipeline-Management oder Tools für das Betriebsmanagement. Andere benötigen vielleicht alle Funktionen, daher ist in diesem Fall ein All-in-One-Modell die beste Wahl.

Beachten Sie bei der Erstellung Ihrer Liste bitte die folgenden Schritte.

1. Ziele festlegen

Sehen Sie sich den strategischen Plan Ihres Unternehmens hinsichtlich der Vertriebsziele an. Dort werden Sie wahrscheinlich Ziele finden, die sich auf Wachstum, Kundenzufriedenheit und die Verbesserung der Servicequalität konzentrieren. Ermitteln Sie, wie ein CRM-System dazu beitragen kann, Ihre kurz- und langfristigen Ziele zu erreichen.

2. Die Bedürfnisse des Teams verstehen

Es ist wichtig, Ihr Team um Feedback zu bitten, um dessen Zustimmung für ein neues CRM-System für KMU zu gewinnen. Was wünschen sich die Mitarbeiter von dem System? Wofür verwenden sie ihre „Offline“-Zeit – also Zeit, in der sie nicht verkaufen –, die automatisiert werden könnte? Was soll auf keinen Fall automatisiert werden, da es eine menschliche Note erfordert?

Bonus-Tipp: Lassen Sie die Mitglieder Ihres Vertriebsmanagement-Teams sich unser 10-minütiges Close Demo-Video ansehen, um einen Eindruck von den Möglichkeiten zu bekommen und sie auf diese Weise zum Brainstorming anzuregen.

3. Bewertung von tatsächlichen Verkaufsfällen

Arbeiten Sie mit Ihrem besten Vertriebsmitarbeiter zusammen, um einen Top-Kunden auf seiner Customer Journey vom Lead bis zum abgeschlossenen Geschäft zu begleiten. Was sind die wichtigsten Berührungspunkte auf seinem Weg zum Kauf, und wie könnte ein CRM dazu beitragen, diese Prozesse zu optimieren? Notieren Sie sich die Funktionen, über die ein CRM verfügen müsste, um dies zu erreichen.

Betrachten Sie nun einige entgangene Umsätze. Was hätte ein CRM-System tun können, um diese Kunden zu binden? Falls das System nicht geeignet war, welche CRM-Tools könnten eingesetzt werden, um die Leads bereits zu einem früheren Zeitpunkt im Prozess besser zu prüfen? Fügen Sie die erforderlichen Funktionen Ihrer Liste hinzu.

4. Legen Sie die unverzichtbaren Merkmale fest

Erstellen Sie anhand der folgenden Liste und Ihrer Recherchen eine Liste der für Sie unverzichtbaren CRM-Funktionen:

• Verwaltung von Leads und Kontaktdaten: Damit Ihnen keine wichtigen Informationen entgehen, sollten Sie darauf achten, dass ein automatischer Import von Leads möglich ist.
• Historischer Überblick über Interaktionen: Um Beziehungen zu verwalten, müssen Sie frühere Interaktionen einsehen können. Die Integration mit Ihrem aktuellen E-Mail-Anbieter, wie beispielsweise Gmail, oder E-Mail-Programm, wie beispielsweise Outlook, ist wichtig.
• Pipeline-Management: Ihr CRM-System muss über eine Pipeline-Ansicht verfügen, damit Sie sehen können, wie sich Geschäfte durch den Trichter bewegen, wo Ihr Team Unterstützung benötigt und welche Geschäfte noch einen zusätzlichen Anstoß benötigen, um abgeschlossen zu werden. Außerdem sollte es möglich sein, einen Lead von der Eingabe eines Webformulars oder eines Anrufs bis hin zum Zeitpunkt zu verfolgen, an dem er zum Kunden wird oder Ihnen weitere Kunden vermittelt.
• Telefoniefunktionen: Nahezu jedes Vertriebsteam weltweit telefoniert mit seinen Interessenten, Leads und Kunden. Wenn das von Ihnen gewählte CRM keineintegrierten Telefoniefunktionenbietet (wie beispielsweise integriertes VoIP, einen Power Dialer,einen Predictive Dialer oder automatische Aufzeichnung und Voicemail-Hinterlegung), sollte es sich zumindest nahtlos in ein Tool integrieren lassen, das diese Funktionen bietet.
• E-Mail und Automatisierung: Mit einem guten CRM können Sie E-Mails automatisch versenden und protokollieren. Ein hervorragendes CRM ermöglicht es Ihnen jedoch auch, automatisierte E-Mail-Workflows einzurichten und E-Mail-Vorlagen zu erstellen, die Ihr Team nutzen und spontan anpassen kann. So sieht das in Close aus:

• Lead-Segmentierung: Ein gutes CRM liefert Ihnen nicht nur eine riesige Liste von Leads. Es ermöglicht Ihnen, diese Leads anhand von selbst gewählten Kriterien zu segmentieren und zu gruppieren.
• Einfache Suche: Jedes gute Tool für das Kundenbeziehungsmanagement sollte über eine Suchleiste verfügen, mit der Sie nach wichtigen Informationen, Leads oder Unternehmen in Ihrer Pipeline suchen können.
• Aufgaben und Benachrichtigungen: Die Plattform sollte Aufgabenfunktionen sowie Benachrichtigungen über anstehende Aufgaben oder geplante Besprechungen bieten, damit Ihr Team den Überblick behält.
• Vertriebsberichte: Wichtige Vertriebskennzahlen sollten in Ihrem CRM erfasst werden, und die Berichte sollten leicht zugänglich und exportierbar sein.
• Aktivitätsberichte für Vertriebsmitarbeiter: Da Ihr CRM die zentrale Drehscheibe ist, an der Ihr Team am aktivsten ist, sollten Aktivitätsberichte leicht zugänglich sein. So erfahren Sie, wie viel Zeit Ihre Vertriebsmitarbeiter am Telefon verbringen, wie viele E-Mails sie versenden und erhalten weitere wichtige Kennzahlen zu ihren Aktivitäten.
• Funktionen zur Umsatzprognose: Die Einschätzung der Abschlusswahrscheinlichkeit, der prognostizierte Auftragswert und die Verfolgung des Verkaufszyklus sollten alle Teil Ihres CRM-Systems sein. Prognosefunktionen helfen Ihnen dabei, Ihre Ziele im Blick zu behalten, und warnen Sie frühzeitig, wenn Sie in Verzug geraten.

6. Erstellen Sie einen Finanzplan

Wie viel Sie für CRM einplanen, hängt von der Anzahl Ihrer Vertriebsmitarbeiter, den benötigten Funktionen und den CRM-Kenntnissen Ihres Teams ab. Bei komplexen Lösungen mit zahlreichen Integrationen müssen Sie möglicherweise neben den Lizenzkosten auch Personalkosten einkalkulieren.

Die Aufstellung eines CRM-Budgets hängt auch vom ROI ab. Wenn Sie beispielsweise einen höheren Preis für ein CRM zahlen, das mit integrierten E-Mail-Marketingkampagnen besser zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passt, können Sie sich möglicherweise die Kosten für ein Mailchimp-Konto sparen.

Wenn Ihr Budget begrenzt ist, Sie aber ein CRM benötigen, lesen Sie unseren Leitfaden zur Erstellung eines eigenen Systems, mit dem Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern leistungsstarke Tools zur Selbstverwaltung an die Hand geben können.

7. CRM-Plattformen recherchieren

Das mag uns vielleicht seltsam erscheinen (und wir empfehlen Ihnen, sich über Close zu informieren Close unsere14-tägige kostenlose Testversion auszuprobieren), aber Sie sollten auch zwei weitere CRM-Systeme in Betracht ziehen, die gut zu Ihren Anforderungen passen könnten. Auf Vergleichsseiten wie G2 können Sie die Funktionen verschiedener CRM-Systeme direkt miteinander vergleichen und Bewertungen von Unternehmern lesen, die in derselben Situation sind wie Sie.

Nutzen Sie die Vorteile von CRM für den Erfolg Ihres Kleinunternehmens

Nachdem wir nun erläutert haben, was Sie wissen und tun müssen, bevor Sie sich für ein CRM für Ihr Kleinunternehmen entscheiden, erklären wir Ihnen, warum Close unter all den oben genannten Optionen mit Abstand die beste Wahl Close .

Zunächst einmal umfassen alle Close integrierte Funktionen für Telefonie, E-Mail und SMS. Erstaunlicherweise sind diese unverzichtbaren Kommunikationswerkzeuge bei anderen Plattformen nicht immer enthalten, was uns wirklich verblüfft. Darüber hinaus bieten wir eine Reihe weiterer integrierter Tools, und unsere Plattform lässt sich mit Zapier verbinden, falls Sie bereits Tools von Drittanbietern nutzen, die Sie schätzen.

Darüber hinaus bieten wir Starter-Tarife für Start-ups sowie drei weitere Tarife bis hin zum Enterprise-Tarif an. So können Sie unseren Service ganz einfach testen und schrittweise auf die verschiedenen Funktionen, die wir anbieten, umsteigen.

Schließlich zählen uns Capterra, Software Advice und GetApp aufgrund unserer benutzerfreundlichen, intuitiven Implementierung und unserer hervorragenden Benutzererfahrung durchweg zu den drei besten CRM-Lösungen für kleine Unternehmen.

Als umfassendste sofort einsatzbereite CRM-Lösung sind wir überzeugt, dass Close Ihr idealer und zuverlässiger CRM-Partner für kleine Unternehmen sein Close . Sehen Sie sich unser Demo-Video oder melden Sie sich für die kostenlose 14-tägige Testversion an , damit Sie unsere Plattform selbst testen können.

Wenn Sie als Unternehmer auf der Suche nach einer neue CRM-Plattform, könnten Sie daran interessiert sein, mehr über die Unterschiede zwischen Close Go HighLevel. Lesen Sie diesen Artikel, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.