Gerir equipas de vendas à distância: 10 formas de manter os seus representantes a trabalhar

E pensava que gerir uma equipa de vendas no escritório era difícil.

Sejamos realistas: liderar e gerir uma equipa de vendas à distância é um desafio. Enquanto gestor, tem menos visibilidade, menos contacto directo com a sua equipa e menos controlo sobre os processos e fluxos de trabalho que esta utiliza.

Ou será que tu queres?

Em 2020, muitos gestores de vendas adaptaram-se com relutância às vendas à distância devido à pandemia. Mas antes disso, muitos gestores de vendas lideravam equipas de vendas à distância com sucesso. 

Embora o trabalho à distância possa parecer uma desvantagem, uma vez que o contacto com os seus representantes é menos fácil e imediato, uma equipa de vendas à distância bem gerida pode ser tão produtiva e bem sucedida como uma equipa no escritório, se não mais.

Então, como pode gerir a sua equipa de vendas à distância?

O que é uma equipa de vendas virtual?

Uma equipa de vendas virtual é uma equipa composta por trabalhadores remotos que desenvolvem a sua actividade principalmente através de comunicações telefónicas e em linha, como as videochamadas. O ambiente de trabalho destes vendedores é normalmente a sua casa, embora alguns espaços de partilha de trabalho ou chamadas de vendas presenciais possam incluir algumas das suas actividades.

Isto é diferente das vendas no escritório em alguns aspectos, incluindo a ausência de reuniões presenciais ou de conversas de copos de água. No entanto, uma vez que grande parte das vendas é efectuada por telefone ou por correio electrónico, não é tão diferente como as pessoas pensam.

Venda à distância versus vendas no escritório: Diferenças na gestão

As vendas à distância têm certamente um sabor diferente das vendas efectuadas fora do escritório. A saber:

Comunicação

A comunicação entre as vendas no escritório e à distância depende muito da tecnologia. Os gestores de vendas devem ter a intenção de comunicar regularmente com os trabalhadores à distância para criar confiança e manter as linhas de comunicação abertas. 

Ferramentas e processos 

As vendas à distância dependem muito das aplicações e dos processos em linha, muito mais do que as vendas no escritório. Os gestores de vendas que lideram equipas de vendas à distância devem manter os seus processos e fluxos de trabalho apertados e acessíveis à equipa. A comunicação da equipa deve ser prioritária, com agendas e objectivos claros para tornar as reuniões mais eficientes.

Controlo

Embora a gestão de vendas no escritório possa ser mais espontânea, os líderes remotos têm de se esforçar mais para ter a mesma visibilidade do que os seus representantes estão a fazer. Pode utilizar a tecnologia, como um CRM ou uma plataforma de gestão de projectos, para vigiar os representantes, mas não exagere. Parte da construção de uma equipa remota bem sucedida é confiar nos representantes para fazerem o seu trabalho e estar presente para oferecer apoio quando necessário. 

Expectativas

É mais fácil definir expectativas para o trabalho presencial do que para o trabalho remoto. Afinal de contas, está lá para o supervisionar.

Num ambiente remoto, não existe essa interacção diária para criar laços e cimentar expectativas, pelo que terá de as comunicar de outras formas. Certifique-se de que todas as partes estão em sintonia no que diz respeito ao acompanhamento de objectivos, KPIs e comportamento geral.

Vantagens da utilização de uma equipa de vendas à distância

A gestão de equipas de vendas à distância - quer se trate de toda a sua equipa de vendas ou apenas de parte dela - tem algumas vantagens importantes que deve conhecer. Aqui estão alguns dos mais importantes:

Poupança de custos

Gerir uma equipa de vendas à distância permite-lhe poupar dinheiro. Além disso, as pessoas podem efectuar vendas à distância a partir de qualquer lugar, o que lhe dá a oportunidade de contratar representantes em zonas de custo de vida mais baixo, onde os salários também são mais baixos.

Oportunidade de expansão regional

A contratação de representantes remotos permite-lhes vender nas suas próprias áreas locais. Pode cultivar líderes de vendas em cidades grandes e pequenas, em todo o país ou mesmo no mundo. Os funcionários remotos conhecem as suas áreas melhor do que ninguém e podem fazer uma grande diferença nos seus objectivos de vendas, mesmo que não trabalhem a tempo inteiro.

Aumento da produtividade

Com a gestão remota de vendas, os representantes podem utilizar o seu tempo de forma mais sensata. Há menos conversa de chacha e conversa fiada, o que significa que podem aumentar o número de contactos e negócios que tratam de cada vez.

Desafios das vendas à distância

Embora os desafios da gestão de uma equipa de vendas à distância sejam reais, é possível ultrapassá-los com a abordagem certa.

Manter a comunicação e a transparência

Uma vez que não estão todos no mesmo sítio, pode ser difícil para um gestor saber quanto é que os representantes de vendas têm em mãos. Estão a trabalhar demais? Subutilizados? Sentem-se frustrados com a falta de contactos? Estão a afogar-se neles? A solução aqui é manter uma comunicação frequente e transparente para que os seus representantes possam partilhar como se sentem e o que precisam.

Evitar o esgotamento

Os trabalhadores à distância tendem a trabalhar mais horas, mesmo que não seja necessário. Nem sempre sabem quando devem parar de trabalhar e podem ficar esgotados facilmente. Ajude-os a encontrar o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal de que necessitam, definindo expectativas claras sobre quando podem considerar-se "fora de serviço", quer isso signifique correio electrónico, chamadas telefónicas ou qualquer outra actividade de vendas.

Criar um ambiente de equipa

Criar confiança e manter os vendedores remotos envolvidos é sempre um desafio, porque o relacionamento do escritório não está lá para apoiar esses objectivos. No entanto, as actividades de vendas presenciais não são necessariamente mais bem sucedidas do que o trabalho remoto, desde que a sua equipa saiba onde procurar ajuda e camaradagem. Certifique-se de que isso acontece através de eventos de equipa frequentes, online e offline.

10 dicas profissionais para gerir e motivar uma equipa de vendas à distância

Estabelecer o seu processo de gestão é essencial, mas mantê-lo em funcionamento é o verdadeiro desafio da gestão de uma equipa de vendas virtual.  

Eis dez estratégias de vendas à distância para aumentar a sua visibilidade enquanto gestor de vendas à distância e motivar a sua equipa a manter-se empenhada e a continuar a vender.

1. Definir expectativas claras em relação ao desempenho

Definir expectativas claras é essencial para uma equipa de vendas à distância. Um aspecto importante é definir objectivos de desempenho para a sua equipa.

É claro que os objectivos das quotas de vendas continuam a ser importantes, mas as equipas de vendas remotas devem ter objectivos que as aproximem das suas quotas através da realização de actividades de vendas que conduzam ao fecho de negócios.

Para fazer corresponder os seus objectivos à quota, trabalhe de trás para a frente no seu processo de vendas: De quantos negócios fechados precisa cada representante para atingir a quota? Qual a percentagem de reuniões que se transformam em negócios fechados? Quantas chamadas não solic itadas os representantes precisam de fazer para marcar uma reunião? Depois de descobrir isto, pode definir um objectivo de número de chamadas não solicitadas por dia ou por semana para cada representante.

Para acompanhar estas actividades-chave, crie uma tabela de classificação de vendas e veja como os representantes desenvolvem uma concorrência saudável enquanto completam as actividades de vendas essenciais.

2. Acompanhe os KPIs de vendas e partilhe os progressos com a sua equipa

O acompanhamento dos KPIs correctos permite-lhe ter uma melhor visibilidade da saúde do seu processo de vendas e da sua equipa.

Eis alguns KPIs de vendas que deve acompanhar:

• Actividades de vendas por representante: Isto indica-lhe o grau de actividade de cada representante, bem como as actividades com que têm mais sucesso. (Psst... Pode acompanhar e comparar facilmente a actividade dos representantes com o Relatório de comparação de actividades em Close CRM).

• Taxas de conversão do pipeline: Este acompanhamento ajuda-o a efectuar uma análise do pipeline de vendas e indica-lhe se o seu pipeline é saudável. Quaisquer flutuações nestes números são um alerta precoce de que algo está errado no seu processo.
• Vendas por método de contacto: Saber como os seus potenciais clientes preferem ser contactados ajuda-o a definir quais as actividades mais valiosas para a sua equipa.
• Tempo médio de conversão: Quando vê quanto tempo demora desde o momento do contacto até ao fecho do negócio, pode testar para melhorar esta métrica ou detectar problemas no seu processo antes que estes atrasem realmente o ciclo de vendas.
• Vendas por fonte de leads: Se vir um maior número de vendas de uma determinada fonte de leads, pode orientar a sua equipa para concentrar a sua energia num determinado método de geração de leads.

Estes são apenas alguns dos KPIs que pode acompanhar para a sua equipa de vendas remota. Encontre as métricas que têm mais impacto no cumprimento dos objectivos de vendas e na influência nos seus resultados, e configure o acompanhamento para que possa estar atento ao seu processo e aos seus vendedores, mesmo à distância.

3. Fornecer um processo de vendas virtual claramente definido

Embora todas as equipas de vendas devam ter um processo de vendas bem definido, este é especialmente importante num contexto remoto.

Quando a sua equipa de vendas está dispersa, nem sempre pode aparecer para lhe fazer uma pergunta rápida. A produtividade num ambiente remoto é fundamental, pelo que é essencial ter processos claros e escritos. Quando um processo de vendas comprovado é aplicado de forma consistente por toda a equipa, os resultados podem ser ainda melhores do que o esperado.

De um modo geral, as fases de um processo de vendas bem sucedido são mais ou menos assim:

• Prospecção
• Investigação
• Ligação
• Apresentação
• Responder a objecções
• Encerramento
• Fornecimento
• Acompanhamento

Naturalmente, terá de definir este processo de acordo com as suas circunstâncias e clientes específicos.

Em seguida, defina as principais actividades que fazem com que os potenciais clientes passem de uma fase para a seguinte.

Por exemplo, ao estabelecer contacto com os potenciais clientes pela primeira vez, os seus representantes têm mais sucesso com e-mails ou chamadas frias? Existe um guião de apresentação de vendas que funciona melhor com determinados tipos de potenciais clientes? Os potenciais clientes de um determinado sector reagem melhor a uma demonstração do produto do que a uma apresentação de vendas? Que tipo de acções de acompanhamento obtêm melhores taxas de resposta?

Quando testar estas actividades e vir os resultados, poderá criar uma melhor estrutura de conhecimentos para os seus representantes de vendas seguirem. Desta forma, eles saberão exactamente o que precisam de fazer para fechar negócios, quer estejam na equipa há anos ou tenham começado no mês passado.

4. Utilize as ferramentas certas para capacitar a sua equipa de vendas à distância 

Trabalhar num ambiente remoto não é para os fracos de coração - felizmente, a maioria dos representantes de vendas está longe de ser fraca de coração.

Ainda assim, sem conversas pessoais entre os seus pares, os representantes podem perder dicas e truques que outros membros da equipa estão a utilizar com sucesso. Como gestor, a sua função é ajudá-los a aprender esses truques à distância. Eis duas formas de o fazer:

Utilizar painéis de vendas para mostrar que mensagens funcionam

O sentimento, as prioridades e as necessidades dos seus clientes mudam ao longo do tempo. Então, como é que os seus vendedores sabem o que os clientes realmente querem hoje?

Bem, podem acompanhar a actividade do sítio Web com um painel de vendas. Compreenda quais as páginas de destino que estão a obter mais interacção e extraia tópicos e argumentos dessas páginas para ajudar a sua equipa de vendas a vender mais eficazmente com os seus guiões de vendas e modelos de correio electrónico.

Incentive a sua equipa a discutir as reacções dos compradores a diferentes tácticas ou mensagens. Na sua reunião diária, peça a um membro da equipa que fale sobre uma chamada que recebeu no dia anterior e gere um debate sobre as reacções dos compradores e as objecções de vendas.

Isto pode ajudá-lo, enquanto gestor, a ver onde os seus guiões e modelos podem precisar de ser ajustados e ajudará o resto da equipa de vendas a ter em mente as necessidades actuais dos seus potenciais clientes quando vendem.

Utilizar os painéis de avaliação de leads para mostrar a quem dar prioridade

Ao liderar uma equipa remota, é da sua responsabilidade ajudar os representantes a vender eficazmente às pessoas certas. Uma maneira de os gerentes fazerem isso é ajudar os representantes a priorizar os leads certos.

Crie um sistema de pontuação de clientes potenciais baseado em atributos e acções específicos que indique aos representantes quais os clientes potenciais que devem contactar em primeiro lugar na sua lista. Basicamente, isto significa atribuir um valor de pontos às qualidades e actividades dos seus potenciais clientes.

Pode ser algo do género:

Outra forma de manter a sua equipa concentrada nos negócios certos é limpar regularmente os dados armazenados no seu CRM. O nosso conselho? Crie um pipeline de acompanhamento separado e guarde aí os contactos antigos. Isto ajuda a manter o seu pipeline principal livre para novos negócios, ao mesmo tempo que estabelece um processo específico para recuperar os contactos perdidos.

5. Tirar partido das ferramentas de software automatizadas

As tácticas de automatização das vendas são muito importantes, incluindo o envio de e-mails e mensagens SMS, processos automatizados, relatórios, etc. Estes esforços automáticos libertam tempo para que o representante de vendas se concentre em oportunidades de elevada qualidade no final do ciclo de vendas, em vez de andar atrás de todas as oportunidades novas e não qualificadas que vão surgindo.

A capacitação de vendas deste tipo pode assumir muitas formas, como a marcação preditiva ou as sequências de correio electrónico, mas o resultado final é o mesmo: poupam muito tempo às equipas remotas em comparação com as chamadas de vendas tradicionais.

Outras ferramentas de vendas automatizadas - como o Zoom para videoconferência ou o Slack para comunicação entre equipas - também podem ajudar as equipas remotas a ter sucesso.

6. Oferecer formação conforme necessário

Demasiados gestores de vendas ainda gostam de formar com base no método da "táctica de vendas da semana".

Mas se estiver a dar formação sobre ideias gerais de vendas ou tácticas teoricamente eficazes, como é que sabe que a sua formação será realmente eficaz?

Em vez disso, a formação em vendas à distância deve ser construída em torno de uma base de processos e melhores práticas que comprovadamente funcionam ao longo do tempo. O objectivo é dominar os fundamentos e concentrar-se nos princípios intemporais.

Numa entrevista, Chad Sanderson, da ValueSelling Associates, falou sobre a forma como vários acontecimentos da história recente mudaram a face das empresas, incluindo, entre outros, a actual pandemia.

"Para navegar nestes tempos turbulentos", disse ele, "precisamos de uma pedra de toque, precisamos de uma estrutura. Se der formação à sua equipa sobre uma estrutura, poderá dizer: "Esta estrutura resistiu a mais do que apenas este momento em particular e posso concentrar-me em praticar sobre esta base. Assim, enquanto o furacão da mudança estiver a soprar lá fora, sei que a minha base é sólida e que vou conseguir ter um desempenho consistente". Ao dar-lhes essa estrutura, damos-lhes algo que é sólido e previsível, independentemente do que se esteja a passar".

Dê formação com base em processos de vendas comprovados e dará à sua equipa a capacidade de trabalhar autonomamente num ambiente remoto, independentemente da situação mundial. Outras dicas incluem:

• Tenha em atenção os fusos horários ao preparar as formações, para garantir que os participantes podem efectivamente assistir.
• Grave videoconferências e webinars para que possam ser vistos mais tarde e certifique-se de que os seus fornecedores de software oferecem esta funcionalidade.
• Como em todas as vendas, não se limite a dizer; mostre. Especificamente, mostre como conduzir chamadas de vendas virtualmente.

7. Dar prioridade à comunicação, à transparência e à confiança

A confiança e a transparência andam de mãos dadas, quer se trate de reuniões de equipa ou de chamadas de vendas.

Se pretende que os seus representantes de vendas remotos confiem em si como gestor e na empresa como um todo, é importante que tenham uma visão transparente do que se passa nas vendas e na empresa, em tempo real.

Por exemplo, quando configurar painéis para os principais KPIs de vendas, certifique-se de que os seus representantes têm acesso a esses dados. Se estiver a utilizar o Relatório de comparação de actividades de Close, incentive os representantes a analisarem o desempenho uns dos outros em diferentes áreas e a falarem uns com os outros para melhorarem os aspectos em que têm dificuldades.

É claro que, durante uma crise, a necessidade de transparência é ainda mais premente. No nosso livro, Leading Sales Teams Through Crisis, a consultora de liderança empresarial Niamh O'Keefe mencionou este facto:

"Numa crise, as pessoas querem mais garantias e informações do que o habitual. Seja mais transparente do que o habitual, comunique mais do que o habitual."

8. Conduzir regularmente reuniões individuais com cada membro da equipa

As reuniões regulares de vendas 1:1 com cada um dos seus representantes devem ser uma parte consistente da sua agenda e não apenas uma medida a que recorre quando se apercebe de um problema.

Fale com os seus representantes e escolha um dia e uma hora durante a semana que lhes seja conveniente. Em seguida, defina-o como um evento recorrente no seu calendário. Com o Google Calendar, pode dar aos convidados acesso para ajustar o evento e deixar a porta aberta para ajustar esta reunião se o representante estiver numa chamada ou tiver outra tarefa urgente.

Passar tempo regularmente com cada membro da equipa permite-lhe verificar o seu trabalho, mas também a sua saúde emocional. Crie agendas específicas que possam ser acrescentadas ou ajustadas por si e pelo representante, mas reserve também algum tempo apenas para conversar. Estas reuniões ajudá-lo-ão a criar confiança com a sua equipa, a acompanhar a saúde da situação de trabalho e a perceber quando poderá ser a altura de intervir e ajudar.

9. Criar uma atmosfera de responsabilidade

Uma das melhores formas de evitar a armadilha da microgestão da sua equipa de vendas à distância é criar um espírito de responsabilidade na sua equipa. Este tipo de ambiente motiva os representantes de vendas a continuarem a trabalhar porque se sentem pessoalmente responsáveis pelos resultados que obtêm.

Eis algumas ideias sobre como o fazer:

• Encarregue os seus representantes de criar agendas para as reuniões individuais: Ou, pelo menos, encoraje-os a acrescentar itens à lista de assuntos a discutir.
• Incentive os representantes a tomarem a iniciativa de criar novos métodos e processos: Peça conselhos e ideias à sua equipa e, em seguida, peça-lhes que testem as suas próprias ideias e comprovem as suas teorias.
• Faça com que os representantes se responsabilizem pelas suas metas de desempenho: Quando definir objectivos de desempenho, como mencionado acima, peça a cada representante que assuma a responsabilidade pelo acompanhamento e planeamento para atingir esses objectivos.
• Criar um espaço seguro para pedir ajuda: Ninguém tem todas as respostas. Certifique-se de que os seus representantes se sentem suficientemente à vontade para pedir ajuda dentro da equipa. Por exemplo, pode criar um canal específico no Slack onde os representantes possam fazer perguntas sobre os negócios no seu pipeline e obter feedback e conselhos seus ou de outros membros da equipa de vendas.
• Permita que cada representante encontre o seu melhor fluxo de trabalho em casa: As circunstâncias pessoais são diferentes para cada representante, pelo que cada um deve ser responsável pelo seu horário de trabalho em casa. Sempre que possível, permita flexibilidade para que cada um possa cuidar das necessidades da sua família a par da sua carga de trabalho.

10. Celebrar cada marco e ganhar

Se alguma vez trabalhou em vendas num escritório, é difícil não reparar nas mini-celebrações que acontecem quando um negócio é fechado ou uma quota é atingida. 

Mas, só porque está a gerir uma equipa de vendas à distância, não significa que essas celebrações tenham de acabar.

Embora não seja exactamente a mesma coisa, existem muitas formas de celebrar os feitos da sua equipa num ambiente remoto.

Por exemplo, porque não celebrar os negócios fechados com um GIF no canal Slack da equipa de vendas? Ou prepare presentes divertidos para os representantes receberem quando atingirem os seus objectivos trimestrais, como alguns meses das suas caixas de subscrição favoritas, como a Book of the Month, a Birchbox, a Dollar Shave Club ou a BarkBox.

Comemorar marcos e objectivos alcançados ajuda a manter a sua equipa motivada e unida, mesmo quando trabalha à distância.

Como fazer crescer estrategicamente a sua equipa de vendas à distância

Não sabe bem como começar a aumentar a sua equipa de vendas à distância? Não há problema, nós ajudamo-lo com algumas das nossas dicas favoritas:

• Estruturar as perguntas da entrevista que se centram na experiência de vendas virtuais ou remotas.
• Proporcionar integração e formação com ênfase específica nas vendas virtuais.
• Investir em recursos baseados na nuvem e amplamente acessíveis que ajudem os profissionais de vendas a atingir os seus objectivos.
• Defina claramente as suas expectativas relativamente à conduta no trabalho fora do escritório, à utilização de software e aos novos objectivos de vendas.
• Incentivar a interacção através de muitos meios de comunicação, desde o telefone e o vídeo, às redes sociais, às reuniões presenciais ou aos encontros.

Está pronto para ver grandes melhorias na sua produtividade, sucesso e lucros à distância? Está na altura de encontrar uma solução.

Conduza a sua equipa remota para a produtividade e o sucesso

Motivar e gerir uma equipa de vendas à distância não é fácil, mas pode ser feito com sucesso. De facto, muitas equipas de vendas à distância são tão eficazes como as equipas internas: tudo depende da forma como gere os seus representantes.

Por agora, tenha coragem: a gestão de vendas à distância é certamente um desafio e não é fácil criar as suas equipas de vendas virtuais pela primeira vez. Mas é provável que a produtividade dos seus vendedores aumente, que as suas despesas gerais diminuam e que a sua empresa, no seu todo, seja melhor por isso.

Então, porquê esperar? Dê à sua equipa de vendas remota as ferramentas de que necessita para ser bem sucedida com Close, o CRM criado por e para equipas de vendas remotas.