O guia do comprador de CRM: como escolher um sistema de CRM para a sua equipa

Alguma vez digitou "CRM" na barra de pesquisa? Quando o faz, o Google apresenta mais de 200 milhões de resultados.

Caramba. É muita informação de que provavelmente não precisa.

Se está à procura de um CRM, há algumas perguntas muito específicas para as quais precisa de respostas. Por exemplo, o que é um software de CRM? Como é que sei se preciso de um CRM? Como é que escolho um bom CRM entre as opções que existem? E como é que depois sei se tomei uma boa decisão?

Felizmente, estamos aqui para o ajudar a responder a todas estas perguntas (e mais).

Este guia de compradores de CRM é mais do que uma simples lista de características de que pode ou não precisar.

Continue a ler. Está prestes a embarcar numa viagem interactiva para descobrir as suas necessidades mais profundas de CRM e como satisfazê-las com sucesso. No final deste guia, terá um caminho claro para concluir a sua compra de CRM e obter o melhor retorno do seu investimento.

O que é um CRM e porque é que é importante para a sua empresa?

CRM significa gestão da relação com o cliente, os métodos que a sua empresa utiliza para gerir com êxito as relações com os clientes. Mas estes métodos funcionam melhor dentro de um software de CRM - onde armazena informações, estabelece ligações com potenciais clientes e cria uma base de dados de vendas para elaborar relatórios.

Para as empresas que não estão a utilizar um CRM, as informações dos clientes são armazenadas em vários locais. Algumas equipas de vendas têm vários canais do Slack, quadros do Trello, tarefas do Asana, sem esquecer a série interminável de folhas de cálculo do Google ou pastas de trabalho do Excel como CRMs improvisados.

Se esta situação lhe soa familiar, sabe que é demasiado fácil perder informações importantes no meio da confusão e que, consequentemente, as relações com os clientes sofrem. O que, por sua vez, conduz a todo o tipo de problemas evitáveis que só aumentam à medida que a sua empresa cresce: taxas de rotatividade de clientes mais elevadas, diminuição da satisfação do cliente, menor fidelidade à marca, comentários negativos na Internet e menos receitas. Até a satisfação profissional dos seus empregados será afectada negativamente quando os clientes não estiverem satisfeitos com as experiências que têm com a sua empresa.

Um bom sistema de CRM funciona como uma fonte única de verdade, reunindo todas as informações sobre os clientes e os pontos de contacto recentes num sistema simples a que toda a equipa pode aceder e actualizar conforme necessário.

Dica de profissional: Quer ver uma história real de uma empresa que limpou as suas inúmeras fontes de dados de vendas e as organizou numa única fonte de verdade? Veja como Underground Ecom utilizou o seu CRM para organizar os seus dados e poupar à sua equipa de vendas mais de 150 horas por mês.

Como é que os CRM funcionam?

O software de CRM pode ser complexo, mas os melhores sistemas são fáceis de utilizar. Uma boa ferramenta permite que a sua equipa trabalhe de forma mais inteligente, mantendo todas as informações de que necessitam à mão, sem as sobrecarregar com demasiadas informações irrelevantes. (Alguns sistemas de CRM monitorizam todas as interacções nas redes sociais, todas as visitas a sítios Web, etc., etc.). Embora isto possa parecer uma excelente funcionalidade em teoria, os representantes de vendas rapidamente se vêem a braços com a dificuldade de extrair informações significativas de uma base de dados inchada e difícil de navegar).

Naturalmente, um CRM é muito mais do que um local para armazenar dados. Pense nele como uma ferramenta que ajuda a sua equipa de vendas, apoio e sucesso a utilizar os dados disponíveis de forma eficaz, para proporcionar uma melhor experiência ao cliente e aumentar as receitas.

O software certo incluirá funcionalidades de contacto, capacitação, formação, gestão de reservas de vendas e relatórios.

Dito isto, as melhores ferramentas de gestão das relações com os clientes também oferecem formas de a sua equipa automatizar as tarefas repetitivas do seu processo de vendas, libertando tempo para se concentrar no fecho de negócios e não na introdução manual de dados.

Resumindo: o software CRM funciona como o centro de vendas central em que os seus representantes vivem desde o momento em que entram até ao momento em que terminam o dia.

Porque é que os CRM são importantes para a sua empresa?

O software de CRM adequado pode fazer com que cada pessoa da sua equipa recupere uma hora do seu dia, fornecendo-lhes tudo o que precisam num único local. Em vez de mudar continuamente de separadores ou aplicações durante o dia, a sua equipa de vendas pode utilizar o seu CRM como um espaço de trabalho central que vive em conjunto com o seu processo de vendas exclusivo.

Mas, o que pode um CRM fazer pela sua equipa em termos práticos?

• Contextualizar cada interacção e cada negócio: num CRM, cada lead é armazenado com os dados mais relevantes, juntamente com todas as interacções que a sua empresa já teve com ele. Isto significa que qualquer pessoa da sua equipa pode continuar de onde os seus colegas pararam, com todo o contexto à sua frente. Idealmente, tudo isto é controlado automaticamente, minimizando a introdução manual de dados.
  

• Ajude os representantes de vendas individuais a concentrarem-se nos seus melhores contactos: O seguimento de contactos dá aos representantes uma visão clara dos seus contactos prioritários, dos contactos que estão bloqueados no pipeline ou dos contactos que requerem atenção imediata.
• Forneça ferramentas de comunicação que optimizem o seu alcance: Uma boa ferramenta tem funcionalidades de comunicação nativas, como correio electrónico, chamadas ou SMS, permitindo que os representantes vendam activamente sem saírem da visualização do lead.
• Adicione um nível de automatização que poupa tempo à sua equipa: O alcance integrado significa a introdução automatizada de dados - chega de registar chamadas manualmente no seu sistema ou de as escrever numa folha do Google. Além disso, quanto melhor for a ferramenta e quanto mais elevado for o nível de automatização, mais tempo a sua equipa poupa para as vendas activas.
• Crie oportunidades para ajudar a sua equipa a melhorar as suas competências: Os gestores de vendas que utilizam um CRM para gerir uma equipa de inside sales podem facilmente ver onde determinados representantes precisam de melhorar, acompanhando dados reais sobre as taxas de resposta por correio electrónico, as taxas de conversão ou as fases do pipeline em que um representante pode estar a ficar bloqueado.
• Armazene os dados que medem a saúde da sua equipa e do seu processo de vendas: Os dados da actividade de vendas, as taxas de conversão da fase de pipeline, as receitas ao longo do tempo, o rácio de ligação de chamadas e as taxas de resposta por correio electrónico são métricas de vendas prioritárias que lhe dirão qual é a saúde do seu processo (e onde poderá ser necessário fazer ajustes).
• Dar informações sobre os pontos fracos do seu pipeline de vendas: Os dados do pipeline dentro do seu software de gestão das relações com os clientes dir-lhe-ão onde é que mais leads estão a demorar demasiado tempo a converter, qual a duração do seu ciclo de vendas ou se a sua equipa está prestes a ficar sem novos leads para fechar. A plataforma certa dá-lhe uma visão clara do seu pipeline, mantendo-o atento a potenciais problemas antes que estes se transformem em problemas graves.

Parece-me bem, certo? Mas como saber se a sua equipa precisa mesmo de um CRM?

6 casos de utilização principais que exigem um CRM de qualidade

Como é que sabe se precisa de um CRM?

Estes são os 6 principais casos de utilização de um sistema de CRM - veja porque é que cada um deles precisa de uma boa solução de CRM e quais os requisitos exclusivos de cada caso de utilização.

1. SaaS

Quando se vende software, o processo de vendas tem de ser tão simples e activo como o produto que se vende.

Especialmente para as startups de SaaS, é normal fazer malabarismos com leads de entrada e saída dentro de uma equipa de vendas reduzida. Ou, é possível que não exista qualquer equipa de vendas - muitos fundadores de SaaS vêem-se inesperadamente empurrados para o papel de representante de vendas.

Dica de profissional: Está à procura de orientação sobre como vender produtos SaaS como fundador? Obtenha dicas especializadas de alguém que já passou por tudo isto - transfira o livro SaaS Sales for Startup Founders (Vendas de SaaS para fundadores de empresas em fase de arranque) de Steli Efti, CEO da Close .

Quer a sua equipa de vendas SaaS seja reduzida ou inexistente, precisa de um sistema que lhe poupe tempo, em vez de o atolar com informações deslocadas e desactualizadas ou com uma interface de utilizador dolorosamente complexa. Não tem tempo para desperdiçar a obter informações sobre os clientes potenciais a partir de uma folha de cálculo Excel que pode ou não estar actualizada, a escrever e-mails individuais para milhares de clientes potenciais ou a qualificar manualmente esses clientes potenciais.

Um bom CRM SaaS utiliza a automatização para que as equipas de vendas possam concentrar-se naquilo que fazem melhor: fechar negócios.

2. Equipas de vendas à distância

Muitas pessoas pensam que o trabalho remoto é uma desvantagem. Mas o CRM certo pode transformar o trabalho remoto na maior vantagem da sua equipa.

O CRM de vendas remotas certo é optimizado para criar relações através de canais digitais. Também garante actualizações em tempo real de todas as informações, pontos de contacto e estado de cada negócio no seu pipeline. Desta forma, as equipas de vendas remotas podem ter a certeza de que os dados que estão a analisar são 100% exactos.

Com um CRM, os gestores de vendas remotos também têm a capacidade de acompanhar a actividade de cada um dos seus representantes de vendas, bem como o seu sucesso em diferentes canais ou fases do pipeline. Isto ajuda-os a treinar mais eficazmente, mesmo que não possam estar na mesma sala.

Sabia que...

Em Close, somos uma equipa 100% remota e distribuída desde 2014. É por isso que podemos dizer com orgulho que Close é o CRM criado PARA equipas de vendas remotas, POR uma equipa remota. Conhecemos os pontos fracos únicos que as equipas de vendas remotas enfrentam todos os dias e construímos um sistema que capacita as equipas de vendas remotas em vez de as impedir. Descubra como o Close está optimizado para vendas remotas.

3. Serviços financeiros

As empresas de serviços financeiros ficam muitas vezes presas à reutilização das antigas listas de contactos que têm vindo a trabalhar há anos. Mas uma empresa de sucesso nunca pára de trabalhar para recrutar novos negócios. Se quiser trazer novos contactos para o seu pipeline (e controlar melhor os dados dos seus clientes actuais), vai precisar de um CRM.

Os seus clientes confiam em si para gerir o seu dinheiro arduamente ganho. Para ganhar essa confiança, precisa de manter os seus dados armazenados em segurança num sistema que sabe ser seguro. Além disso, o CRM de serviços financeiros adequado permite-lhe personalizar as suas listas de clientes potenciais e certificar-se de que está a contactá-los nos momentos-chave.

4. Seguros

Ao vender qualquer tipo de seguro, há uma grande quantidade de dados pessoais que precisa de armazenar de forma segura sobre os seus clientes. Mais uma vez, um sistema seguro é essencial para o sucesso das vendas de seguros.

As empresas de seguros também recorrem ao CRM para optimizar os seus processos - afinal, não quer deixar os seus melhores clientes irem embora só porque encontraram uma apólice mais barata. Ao utilizar um CRM para desenvolver melhores relações e manter um registo das datas de vencimento das apólices, pode convencer os seus clientes a permanecerem consigo a longo prazo, porque vêem o elevado valor que atribui à prestação de um bom serviço e não apenas a um bom preço.

5. Bens imóveis

Os agentes imobiliários precisam de mais do que um local para armazenar contactos: precisam de um sistema que os ajude a vender e a arrendar mais propriedades.

O CRM certo para as agências imobiliárias tem de ter um sistema de chamadas integrado que permita aos agentes acompanhar facilmente os novos contactos de entrada e saída, ferramentas de automatização para colocar as tarefas repetitivas em piloto automático e acompanhamento do envolvimento para uma vida inteira de dados históricos.

Além disso, um bom CRM imobiliário deve integrar-se nas ferramentas que já utiliza para obter assinaturas, agendar apresentações e descobrir novos contactos.

6. Equipe de vendas interna que efectua vendas de entrada ou de saída

Uma equipa de inside sales trabalha incansavelmente para vender a novos clientes potenciais, sejam eles inbound ou outbound. Para garantir que a sua equipa de inside sales está a fechar o negócio com todo o seu potencial, os gestores de vendas precisam de os colocar num sistema que optimize todos os pontos de contacto e dê uma orientação clara ao seu dia.

Quando chegam novos contactos de entrada, um bom CRM de entrada recolhe informações importantes e transforma-as automaticamente em listas seleccionadas dos contactos mais importantes da equipa. Isto permite que os representantes inbound dêem prioridade aos contactos com maior probabilidade de serem fechados. O melhor CRM oferece às equipas inbound uma automatização fácil para se ligarem imediatamente a novos leads inbound através de sequências de correio electrónico e introduzi-los mais rapidamente no ciclo de vendas.

Por outro lado, as equipas de vendas outbound precisam de um sistema CRM optimizado para uma ligação outbound rápida. O sistema correcto inclui uma importação fácil de leads, bem como um Power Dialer que permite aos representantes outbound tirar o máximo partido do tempo que passam ao telefone.

Como escolher um sistema CRM adequado para a sua empresa em 5 passos

Pronto para comprar?

Calma aí, parceiro. Com tantas opções de CRM no mercado, como pode ter a certeza de que está a adquirir um sistema que irá capacitar a sua equipa em vez de a sobrecarregar?

Pode ser tentador optar pela ferramenta mais barata que conseguir encontrar. Ou, por outro lado, pode sentir-se atraído pela plataforma com mais funcionalidades.

Mas, muito provavelmente, nenhuma delas é a opção certa para a sua equipa. Embora, por exemplo, o Salesforce seja o líder de mercado de facto no espaço de CRM, muitas vezes NÃO é a escolha certa para startups e PMEs.

A escolha de uma solução CRM que ajude a sua equipa a fechar mais negócios e a trabalhar de forma mais produtiva envolve alguns passos específicos para determinar o que realmente precisa e qual o sistema que corresponde a essas necessidades.

Eis um processo de 5 passos que o ajudará a tomar uma decisão da qual não se arrependerá no futuro:

Passo 1: Definir as principais prioridades da sua equipa enquanto líder de vendas

Acima, discutimos diferentes casos de utilização de software de gestão das relações com os clientes. Cada um destes casos tem os seus próprios desafios, necessidades e prioridades.

Muitas plataformas são adaptadas a casos de utilização específicos. Destacam as características e capacidades mais importantes para o caso de utilização a que se destinam.

Assim, enquanto líder de vendas, é necessário compreender bem o caso de utilização para a sua equipa em particular e determinar quais são as suas principais prioridades num CRM.

Por exemplo, a sua equipa trabalha com um elevado número de contactos de entrada? Então, provavelmente, precisará de funcionalidades de automatização e sequência de correio electrónico.

Está a gerir uma equipa de vendas no terreno? Então, pode precisar de um CRM que tenha uma aplicação móvel e funcionalidades avançadas de gestão de territórios.

A sua equipa efectua principalmente vendas de saída? Então, um sistema integrado de chamadas será importante para si.

Ao definir as principais formas de utilização do CRM pela sua equipa, terá uma ideia mais clara das suas prioridades. Isto ajudá-lo-á a restringir a lista de CRMs disponíveis aos que foram criados para o seu caso de utilização.

Etapa 2: Decidir se precisa de uma ferramenta completa ou de uma pilha de vendas específica para as suas necessidades

Alguns líderes de vendas consideram que o CRM é o ponto fulcral do seu conjunto de tecnologias. Mas será que é sempre esse o caso?

É verdade que muitos CRMs incluem funções para vendas, marketing e outras equipas da sua empresa. A questão a que tem de responder é a seguinte: pretendo uma solução completa ou pretendo acumular ferramentas especializadas que se adaptem às minhas necessidades específicas?

Por exemplo, os grandes CRM como o Salesforce incluem muitas, muitas funcionalidades e capacidades para diferentes equipas. Mas pergunte a si próprio: quantas destas funcionalidades é que a minha equipa vai realmente utilizar no dia-a-dia? Definitivamente, mais não é melhor quando se trata de um CRM, porque embora as poderosas funcionalidades de personalização sejam óptimas, também sobrecarregam todo o sistema e o fluxo de trabalho. Só para dar um exemplo: A equipa de vendas do FourSquare tinha de fazer 16 cliques para registar uma única chamada de vendas. Isto pode não parecer um grande problema, mas pense nisto: Se os seus representantes fizerem 100 marcações por dia, são 1600 cliques repetitivos no rato todos os dias. Só para registar chamadas, algo que outros CRMs de vendas fazem automaticamente. É um factor de desmotivação. Quer que os seus representantes estejam no seu melhor quando falam com os potenciais clientes, e não frustrados por terem de lidar com um software de vendas complicado durante todo o dia.

Muitas vezes, faz mais sentido criar uma pilha de vendas que habilite a sua equipa com funcionalidades específicas de que necessita, em vez de comprar uma solução dita "tudo-em-um" cheia de funcionalidades que provavelmente nunca irá utilizar.

A combinação de várias ferramentas permite-lhe personalizar as necessidades da sua equipa. Por exemplo, uma empresa de seguros pode ficar melhor servida com um CRM que se integre noutro software específico para seguros, como o Quotehound.

É claro que, como líder de vendas, tem de determinar, juntamente com outros líderes da sua empresa, qual a solução que faz mais sentido para todos os envolvidos.

Passo 3: Colaborar com a sua equipa para identificar as características essenciais

Os seus representantes de vendas são os que estarão dentro do CRM todos os dias. São eles que terão de registar informações, fazer chamadas, enviar e-mails e realizar outras tarefas de vendas.

Por isso, fale com a sua equipa quando escolher um sistema CRM para ela, em vez de a forçar a mudar para uma nova ferramenta que pode não fazer sentido para o seu processo ou necessidades.

Reúna os seus representantes. Pergunte-lhes o que está a faltar no sistema que estão a utilizar neste momento. O que é que os impede de serem totalmente produtivos? Que funcionalidades ou capacidades gostam de utilizar? O que é que a ferramenta ideal faria por eles? Com que outras ferramentas do seu arsenal é que o software se deve integrar?

Fazer estas perguntas e envolvê-los no processo de tomada de decisão também ajudará a melhorar a adopção do CRM.

Etapa 4: Crie uma lista de coisas imprescindíveis (e uma lista separada de coisas agradáveis)

Depois de ter discutido tudo com a sua equipa e outros líderes da sua empresa, é altura de fazer duas listas muito claras: o que deve ter e o que é bom ter. Parte da sua responsabilidade quando está a vender a potenciais clientes é ajudá-los a identificar claramente as suas prioridades. Faça o mesmo no seu próprio processo de compra de CRM.

A sua lista obrigatória incluirá todas as funcionalidades ou capacidades sem as quais a sua equipa não pode viver. Incluirá também as integrações essenciais de que a sua equipa necessitará para funcionar correctamente. São os requisitos que, quando não são cumpridos, são realmente desmancha-prazeres.

Quando se tem uma lista de itens obrigatórios, pode-se descartar imediatamente qualquer opção de CRM que não inclua esses recursos. Se faltar um elemento obrigatório, não é a ferramenta certa para a sua equipa.

Para escolher o CRM ideal para a sua equipa, também é importante ter uma lista de coisas boas a ter. Estas características não são essenciais para a funcionalidade quotidiana da sua equipa, mas certamente tornariam a sua vida muito mais fácil (ou pareceriam divertidas).

A combinação destas listas é o CRM ideal para a sua equipa e, se encontrar um que inclua tudo o que está nas duas listas, provavelmente também encontrará um pote de ouro no fim do arco-íris no final do dia (o que não é muito provável, lamento!).

Lembre-se de manter a mente aberta - por vezes, as características ou funções de qualquer uma das listas podem ser realizadas com integrações, mesmo que o CRM em si não ofereça exactamente o que pretende.

Passo 5: Demonstração de várias ferramentas diferentes

Nesta altura, deve ter uma ideia clara do que procura num CRM (e no resto da sua pilha de vendas).

Mas não há nada como pegar numa ferramenta e experimentá-la por si próprio.

Por isso, comece a fazer demonstrações de diferentes ferramentas. Inscreva-se em avaliações gratuitas dos CRMs que se adequam às suas necessidades. Convide os seus representantes a experimentar as diferentes ferramentas. Depois, pode comparar mais honestamente as diferentes ferramentas que está a considerar.

Pronto para iniciar uma avaliação gratuita de um CRM concebido para trabalhar em conjunto com o seu processo de vendas e optimizar os seus resultados? Dê uma volta a Close durante 14 diassem qualquer custo (nem sequer pedimos o seu cartão de crédito).

Depois de começar a testar CRMs, como pode comparar e avaliar o CRM certo para a sua equipa?

Comparação das principais características dos CRM: o que é que um bom CRM deve ter?

Como já foi referido, as funcionalidades adequadas à sua equipa dependem do tipo de sistema e processo de vendas que está a utilizar.

Dito isto, existem algumas características básicas que qualquer CRM de vendas tem de incluir.

Quer ter a certeza de que está a tirar o máximo partido do seu dinheiro? Certifique-se de que adiciona estas características essenciais à sua lista de coisas a ter:

• Gestão de contactos e leads: Isto pode parecer um pouco óbvio, mas deve certificar-se de que o CRM que escolheu tem uma gestão simplificada de contactos e leads. Não quer que informações importantes se percam no caminho, por isso, certifique-se de que a importação automática de contactos é uma opção.
• Vista histórica das interacções: Para gerir as relações, é necessário ver as interacções anteriores. Este é um requisito obrigatório para qualquer bom CRM.
• Gestão do pipeline: Um pipeline de vendas limpo dá-lhe uma visão geral fácil das oportunidades em aberto. O seu CRM deve ter uma visualização do pipeline para que possa ver como os negócios progridem no funil, onde a sua equipa precisa de ajuda e quais os negócios que precisam de um empurrão extra para serem fechados.
  

• Características das chamadas: Quase todas as equipas de vendas do mundo telefonam aos seus potenciais clientes, clientes potenciais e clientes. Se o CRM escolhido não tiver funcionalidades de chamada integradas (como VoIP incorporado, um Power Dialer, um Predictive Dialer ou gravação automática e envio de correio de voz), deve, no mínimo, integrar-se sem problemas com uma ferramenta que o faça.
•  E-mail e automatização: O e-mail é outra ferramenta essencial no repertório de um vendedor. Um bom CRM permite-lhe enviar e-mails e registar esses e-mails automaticamente. Mas um bom CRM também lhe permite configurar sequências de e-mail automatizadas e criar modelos que a sua equipe pode utilizar e personalizar rapidamente.
• Segmentação de contactos: Um bom CRM não lhe dá apenas uma lista gigante de contactos. Permite-lhe segmentar e separar esses contactos em função dos factores que escolher. Isto tem um aspecto diferente consoante o sistema - em Close, por exemplo, pode configurar Vistas inteligentes que se actualizam automaticamente à medida que entram novos contactos ou o seu estado se altera. Pode fazer tudo, desde criar uma lista de contactos que se enquadrem no seu perfil ideal e que não tenham sido contactados nos últimos 7 dias, até criar uma lista de participantes em demonstrações que não tenham agendado a próxima reunião com um AE.
• Pesquisa simples: Qualquer boa ferramenta de gestão das relações com os clientes deve ter uma barra de pesquisa que lhe permita procurar informações importantes, contactos ou empresas no seu pipeline.
• Tarefas e notificações: Para manter a sua equipa no caminho certo, a plataforma deve incluir a funcionalidade de tarefas e notificações de tarefas futuras ou reuniões agendadas.
• Relatórios de vendas: Os indicadores de vendas essenciais devem ser controlados no seu CRM e os relatórios devem ser fáceis de aceder e exportar. Uma boa plataforma também se integra com outras ferramentas de relatórios de vendas para que tenha sempre a opção de aumentar o nível dos seus relatórios, se necessário.
• Relatórios de actividade dos representantes: Uma vez que o seu CRM é o centro onde a sua equipa está mais activa, os relatórios de actividade devem ser facilmente acessíveis. Isto indica-lhe quanto tempo os seus representantes passam ao telefone, o número de e-mails que enviam e outros indicadores de actividade importantes. (Bónus: alguns sistemas incluem uma tabela de classificação integrada com base na actividade de vendas, dando aos representantes um pouco mais de incentivo para atenderem os telefones e chegarem ao topo da lista).

• Integração Zapier: A maioria das integrações essenciais dependerá de si, mas o Zapier é uma integração que o seu CRM deve ter. Quando um CRM tem uma ligação integrada ao Zapier, abre a flexibilidade para se ligar a mais de 1000 outras ferramentas e ligá-las entre si de uma forma completamente personalizada.
• Funcionalidades de previsão de vendas: A confiança no negócio, o valor projectado do negócio e o acompanhamento do ciclo de vendas devem fazer parte do seu CRM. As funcionalidades de previsão ajudam-no a manter-se no caminho certo para atingir os seus objectivos e avisam-no atempadamente quando está a ficar para trás. Em Close, por exemplo, a Vista do pipeline mostra-lhe o valor de todos os negócios numa fase actual, juntamente com o valor anual e mensal previsto. Estes valores são actualizados automaticamente à medida que os negócios passam pelas diferentes fases.
• Fácil personalização: O seu processo de vendas e a sua equipa são únicos - o seu CRM deve abraçar essa singularidade e não tentar contê-la em padronizações genéricas. Campos personalizados para leads, fases de pipeline personalizadas e painéis de relatórios personalizados são alguns exemplos de personalização que deve ver no seu CRM.
  

Guia do comprador de CRM: como avaliar as suas principais opções de CRM

Falou com a sua equipa. Estabeleceu prioridades. Tem uma lista de coisas a ter e uma lista de coisas a fazer. E já começou a fazer demonstrações de diferentes CRMs.

Está mais perto do que nunca de tomar uma decisão. Mas como pode avaliar qual é o melhor CRM para a sua equipa?

Quando estiver a reduzir as suas opções para uma decisão final, eis alguns factores para avaliar a melhor escolha de CRM para as suas necessidades individuais:

A principal necessidade de CRM da sua equipa

Acima, pedimos-lhe que definisse uma prioridade clara para o seu CRM.

Agora, compare as opções de CRM que seleccionou com a prioridade que definiu.

Se o CRM satisfaz as suas principais necessidades, passou a primeira fase.

Apoio e sucesso

Saber que tipo de apoio irá receber da equipa do seu novo CRM é essencial para tomar uma boa decisão.

Descubra que tipo de opções de apoio este CRM oferece. Está preso a um chatbot ou pode comunicar directamente com a equipa de apoio quando precisar?

Além disso, este CRM tem uma equipa de sucesso dedicada? É algo que tem de pagar ou pode ligar-se a esta equipa gratuitamente?

Integração e formação

Quando começar a utilizar um novo CRM, você e a sua equipa precisarão de alguma formação básica e de integração.

Este CRM oferece-lhe opções de formação fáceis? Existem recursos que podem ser utilizados ao seu próprio ritmo? Que tipo de integração pode a sua equipa esperar?

Opções de migração de dados

Os seus dados históricos de vendas são uma parte essencial da sua actividade. Antes de tomar uma decisão, descubra os passos específicos necessários para importar dados do seu CRM anterior para o seu novo CRM.

O processo de importação é fácil? A empresa oferece-se para o ajudar? Se puder obter ajuda para a migração de dados, terá de a pagar?

Usabilidade e adopção

Um grande conjunto de funcionalidades é um brinquedo brilhante que o pode distrair de uma péssima interface de utilizador. Mas a usabilidade do produto é muito mais importante do que o número de funcionalidades que oferece.

Porquê? Porque se o sistema não for de fácil utilização, a sua equipa ficará ainda menos motivada para o utilizar. Vai pagar mais por um sistema que não lhe dará o ROI esperado, porque os utilizadores finais da sua equipa não estão satisfeitos com ele.

Quanto mais fácil de utilizar for o seu novo CRM, melhor será a adopção por parte da sua equipa de vendas.

Integrações flexíveis

Ter integrações é bom, mas a flexibilidade dentro dessas integrações é essencial.

Por isso, antes de tomar uma decisão sobre qual CRM comprar, faça o seguinte:

• Faça uma lista das integrações que a sua equipa pretende ou necessita
• Enumere as funções específicas que necessita que essas integrações realizem

Depois, quando falar com o seu fornecedor de CRM, obtenha detalhes específicos sobre as integrações que são importantes para si. Se for uma integração nativa, cumpre a tarefa de que necessita?

Se não fizer estas perguntas, pode ser desagradavelmente surpreendido mais tarde por uma integração fraca que não faz o que é necessário.

Essa é parte da razão pela qual o Zapier é uma integração tão importante para qualquer CRM e qualquer equipa. Quando o seu CRM se liga ao Zapier, pode ter a certeza de que terá opções mais flexíveis para integrações.

Transparência dos preços

Nesta altura, já sabe quanto está disposto a gastar num CRM. Mas sabe exactamente quanto é que esse CRM vai custar?

A transparência do preço pode ser um factor decisivo na compra de um CRM. Alguns sistemas têm planos de preços complexos com muitos add-ons e custos ocultos. Ao comparar as suas principais opções de CRM, compare todas as páginas de preços nos respectivos sítios Web.

Qual é o grau de transparência dos preços? Existe um preço fixo por utilizador/por mês ou o preço baseia-se numa métrica como o número de contactos? As suas funcionalidades essenciais estão num plano inferior ou só estão acessíveis em planos mais caros? Ou pior, só pode aceder às suas funcionalidades mais importantes pagando por suplementos adicionais?

A transparência dos preços diz-nos muito sobre a empresa antes mesmo de falarmos com ela.

Segurança e conformidade

Os dados dos seus clientes são sensíveis, pelo que é necessário garantir a sua segurança.

A segurança é um factor-chave que pode ajudá-lo a decidir se deve ou não comprar um CRM.

Além disso, dependendo do tipo de empresa que gere, a conformidade com determinados requisitos legais pode ser decisiva para o negócio. Se a sua empresa estiver sujeita a requisitos governamentais no que diz respeito aos dados dos clientes, certifique-se de que o sistema CRM que está a utilizar tem as funcionalidades necessárias para o ajudar a cumprir esses requisitos.

Prova social

Quer estejamos a escolher um local para comprar um gelado, a escolher uma nova marca de gel para o cabelo ou a comprar software para a nossa empresa, todos gostamos de ver outras pessoas a gostar de algo antes de decidirmos comprá-lo.

É por isso que é importante verificar o que as outras pessoas estão a dizer sobre o CRM que pretende comprar.

Comece com histórias de clientes e estudos de casos no sítio Web do CRM. Como é que os seus clientes estão a utilizar o produto? Com que funcionalidades estão extremamente satisfeitos? Que integrações e automatizações estão a utilizar?

Sites de avaliação como o G2 ou o Capterra também podem ajudá-lo a determinar a satisfação geral com este CRM.

Por fim, vá para as redes sociais. O que é que as pessoas estão a dizer sobre este CRM online?

Ao analisar todos estes diferentes tipos de prova social, procure além do facto de a pessoa estar ou não satisfeita com o CRM. Procure menções específicas à equipa de apoio. Encontre avaliações que falem sobre a interface do usuário.

E, o mais importante, tente encontrar avaliações específicas de empresas que considere semelhantes, quer estejam no mesmo sector ou tenham aproximadamente a mesma dimensão. Isto dir-lhe-á, não apenas se é um bom CRM, mas se é um bom CRM para a sua empresa.

12 perguntas a fazer aos seus fornecedores de CRM

Os vendedores de CRM sabem como vender o seu produto - um bom vendedor é um especialista no seu CRM e sabe como o apresentar da forma correcta.

Naturalmente, quer ter a certeza de que está a obter as informações correctas para avaliar as diferentes opções de forma justa. Então, o que deve perguntar ao seu fornecedor de CRM que ele pode não lhe dizer no discurso de vendas?

Obter respostas claras e positivas a estas perguntas ajudá-lo-á a tomar uma decisão mais informada ao comprar um CRM.

Como avaliar o sucesso de um CRM

Finalmente, chegou o dia - avaliou todas as diferentes opções de CRM e escolheu a que garantidamente funcionará para a sua equipa.

Ou será que é?

Passado algum tempo, como é que se pode ter a certeza de que a compra que se fez valeu a pena?

Aqui estão algumas métricas de vendas e KPIs essenciais que lhe dirão qual é o sucesso do seu CRM:

• ROI: Naturalmente, esta é a métrica mais importante para avaliar o seu novo CRM. Está a receber mais dinheiro do que o que está a gastar com ele? Se sim, quanto mais? Continue a medir o ROI ao longo do tempo para ver até que ponto este CRM é valioso para o seu processo de vendas e negócio.
• Cumprimento de objectivos e quotas: O que é que pretendia alcançar com este novo CRM? Após um período de tempo razoável, alcançou esses objectivos? Os seus representantes estão a atingir consistentemente as quotas? Se sim, está no bom caminho.
• Taxa de conversão: A taxa de conversão total, bem como a taxa de conversão por fase, ajudá-lo-á a ver se o CRM está a ajudar o seu processo a fluir mais suavemente.
• Duração do ciclo de vendas: Um bom CRM ajudará a sua equipa de vendas a vender de forma mais produtiva. Se tudo estiver a funcionar bem, a duração do ciclo de vendas deverá ser reduzida.
• Volume de contactos: A melhor produtividade das actividades de vendas também deve ser vista na quantidade de contactos que a sua equipa consegue fazer nas mesmas horas de trabalho.
• Adopção e actividade: As métricas de vendas podem flutuar, mas se a adopção for baixa, tudo o resto também sofrerá. Mantenha-se atento à forma como os seus representantes estão a trabalhar com o novo CRM, fale com eles regularmente para saber o que sentem em relação ao novo sistema. Se detectar um problema, comece por procurar formação adicional para que se sintam mais à vontade a utilizar o novo sistema.

Quando tudo estiver a funcionar bem no seu novo CRM, estas métricas devem mostrar uma melhoria gradual ao longo do tempo.

Como utilizar este guia do comprador de CRM

Fizemos mais do que apresentar-lhe uma lista confusa de centenas de funcionalidades que o seu CRM pode ou não ter.

Em vez disso, tem agora um guia passo-a-passo para escolher, examinar e avaliar o sucesso de um novo CRM.

Tudo começa com os seus objectivos únicos como líder de vendas e como equipa. É você que determina o que é mais importante para os seus representantes e é isso que vai orientar as suas decisões à medida que percorre o mar de opções de gestão das relações com os clientes existentes no mercado.