Se é fundador ou gere uma equipa, provavelmente sente-se sobrecarregado com os pedidos de pessoas que dependem de si para obter feedback, comentários, sugestões e aprovação. Todos os dias, recebe uma nova enxurrada de e-mails na sua caixa de entrada, exigindo que responda para que outra pessoa possa fazer o seu trabalho.
Isso pode atrasar todo o seu trabalho se outras pessoas na organização ficarem presas no gargalo que criou. Quando der por isso, a sua pequena equipa de uma startup autofinanciada estará a avançar tão lentamente quanto uma grande empresa.
Tens de tratar das coisas e enviar tudo. A rapidez é fundamental.
Além disso, deixar a equipa à espera é desmotivador e desestimulante. Agora, já não são apenas uma startup independente que avança lentamente; o moral também está a descer e estão a ficar sem aquela energia mágica que faz as startups brilharem.
É provável que não chegue a esse ponto, uma vez que se trata de um caso extremo. No entanto, o problema é real. Como é que se resolve?
Tenho a certeza de que poderia contratar um consultor que lhe cobraria uma fortuna e depois lhe diria para capacitar as pessoas e dar-lhes mais autonomia! Ajude-as a tornarem-se líderes. Confie mais nelas!
Tudo isto parece ótimo na teoria, mas como é que se faz?
Como se resolve um estrangulamento?
Quero partilhar convosco uma abordagem muito mais simples. Não precisam de aprender uma nova técnica de gestão nem de mudar a vossa personalidade: peçam às pessoas para vos enviar tarefas com prazos específicos.
Se não responder dentro do prazo, eles terão automaticamente a sua autorização para proceder da forma que considerarem mais adequada.
O prazo ideal para mim é de 24 horas (para tarefas urgentes) a 48 horas (para tarefas não urgentes).
É um sistema simples que pode começar a usar imediatamente. Se estiver muito ocupado e stressado, basta copiar e colar isto e enviá-lo aos membros da sua equipa:
Percebo que, por vezes, precisam da minha opinião, feedback ou respostas, e muitas vezes tenho demorado a responder. Tenho vindo a pensar em como posso deixar de ser um obstáculo, e eis o que me ocorreu:
A partir de agora, sempre que me enviar um e-mail que exija a minha opinião, resposta, feedback ou comentário, por favor, envie-mo com pelo menos 48 horas de antecedência.
(Se for urgente, reduza o prazo para 24 horas, mas indique isso no início do e-mail.)
Se eu não responder dentro do prazo, tem toda a minha autorização para proceder como achar melhor.
O que pode esperar ao implementar este sistema?
Há uma série de vantagens em fazer as coisas desta forma, que nós próprios constatámos na Close:
- A produtividade da equipa aumenta.
- Há menos stress na tua vida.
- Os membros da sua equipa vão valorizá-lo muito mais.
- Assim que esta regra estiver estabelecida, as pessoas irão ajustar as suas expectativas. Não vão esperar que responda no prazo de quatro horas após receber o e-mail, mesmo num dia atarefado. E, se ocasionalmente houver algo urgente, irão agora deixar bem claro que isso requer a sua atenção.
- Vais tomar decisões mais acertadas. Será que isto realmente requer a tua opinião? Agora é muito mais fácil simplesmente dizer não e deixar que os outros resolvam a situação.
- Dá aos membros da sua equipa a autonomia necessária para avançarem e concretizarem os seus objetivos, mesmo quando não recebem uma resposta sua num prazo razoável.
No geral, tudo corre muito mais bem e acontece muito mais depressa. Trabalhar em conjunto é mais divertido e, em equipa, vão conseguir muito mais.
Já partilhei esta dica com muitos fundadores e executivos e recebi muitos comentários positivos a esse respeito. Também podemouvir o episódio do meu podcast sobre «Sentir-se sobrecarregado», onde partilhei esta dica com o meu amigo e coapresentador, Hiten Shah.
