A revisão do funil de vendas. Provavelmente a reunião que mais deixa os seus representantes de vendas nervosos.
Mas o seu objetivo é fundamental: garantir que os negócios continuem a avançar ao longo do funil.
Talvez tenha acabado de assumir o cargo de gestor de vendas, ou talvez a forma como analisa atualmente o seu pipeline já não esteja a funcionar. Seja qual for a sua situação, neste artigo, vamos abordar os princípios básicos sobre como estruturar as suas reuniões de análise do pipeline.
Vamos garantir que os seus representantes saiam da reunião de análise do pipeline com um funil de vendas eficaz que irá acelerar o seu ciclo de vendas.
Parece-te bem? Vamos lá.
Os 5 riscos de não realizar boas análises do pipeline
Primeiro, o mais importante: o que é uma análise do funil de vendas? Um funil de vendas é a representação visual de todos os negócios em que um representante de vendas está a trabalhar ativamente e a tentar fechar.
Pode ser numa folha de cálculo, num quadro branco ou num CRM de vendas internas como Close.
Sem uma análise do funil de vendas, irá:
- Não ter uma visão geral do estado geral do funil de vendas da sua equipa
- Não compreender o contexto externo e interno dos negócios
- Ignorar os desafios e as ameaças que se avizinham
- Não tem uma visão clara do desempenho e das capacidades dos seus representantes
- Ter previsões de vendas que estão erradas
Uma análise do pipeline funciona tanto como ferramenta de formação para os seus representantes como ferramenta de avaliação para determinar o estado atual das suas vendas.
Se fizer as análises do seu funil de vendas da forma correta, isso deverá resultar em mais negócios concretizados e num aumento das receitas.
A estrutura de uma revisão eficaz do pipeline
Uma análise do funil de vendas pode assumir diversos formatos. Dependendo da estrutura da sua equipa de vendas, eis alguns aspetos a ter em conta:
- Frequência
- Semanal
- Quinzenal
- Mensal
- Tamanho
- Reuniões individuais
- Rotação
- Toda a equipa
- Duração
- A duração varia consoante o tamanho da equipa, mas uma reunião de 30 a 60 minutos deverá ser suficiente.
- Estrutura
- Analisar todos os negócios em fase de negociação
- Analisar apenas os negócios de alta prioridade
- Acção
- Cada avaliação deve terminar com ações concretas para cada comercial e os respetivos negócios. Estas podem incluir desde a forma de ultrapassar um obstáculo, negociar ou encerrar um negócio.
Não é preciso seguir uma estrutura rígida; a tentativa e erro são os teus melhores aliados. Descobre o que funciona para a tua equipa e para a tua empresa e adapta-te em conformidade.
4 passos para fazer uma avaliação como um profissional
Agora que já conhece o formato, vamos abordar o que deve acontecer durante a revisão.
1. Peça ao seu representante para lhe fornecer um resumo do negócio
Em primeiro lugar, o seu representante deve pô-lo a par da situação, apresentando-lhe um resumo do negócio.
O resumo deve incluir:
- O que aconteceu até agora?
- Quais são os próximos passos?
- O que é preciso fazer para fechar o negócio?
- Qual é o prazo previsto?
Durante esse resumo, é provável que descubra um ou mais obstáculos que possam comprometer o negócio. É aí que entra a fase seguinte.
2. Identifique os obstáculos e desafie o seu representante
Para determinar a probabilidade de o negócio ser concretizado, é necessário identificar os obstáculos que se lhe colocam.
Eis o que deve ter em atenção:
- Existem falhas de comunicação?
- Falta alguma informação?
- Como é que o seu representante tem lidado com as objeções até agora?
- O que está atualmente a impedir que este negócio avance para a sua conclusão?
Na maioria dos negócios, surgirá a necessidade de esclarecer informações em falta. Se houver muitos aspetos que o seu representante não conheça sobre o potencial cliente, será difícil avaliar as probabilidades de este negócio ser concretizado.
3. Defina ações concretas que impulsionem o negócio
No final da análise, deve ter uma ideia clara do que é necessário fazer a seguir para fazer avançar o negócio no processo.
As medidas a tomar poderiam ser:
- Propor uma solução específica
- Lidar com uma objeção
- Entrar em contacto com um responsável pela tomada de decisões
- Negociação do contrato
- Arruinar um negócio
Deve saber se o comercial compreende o potencial cliente suficientemente bem para controlar o processo e fechar o negócio.
4. Assuma a urgência
Se estiver a analisar um negócio e surgir algo que exija uma ação imediata, como enviar um e-mail ou fazer uma chamada, não espere até ao fim da reunião — aja imediatamente.
O representante de vendas pode sair da sala, tratar do que for necessário e, em seguida, regressar e continuar a participar na análise do pipeline.
Maximize o retorno sobre o investimento de cada análise do pipeline
Talvez um dos seus representantes esteja a deixar escapar alguma informação crucial. Se isto for algo que se repete com frequência, então é um sinal de alerta. O representante simplesmente não está a fazer um bom trabalhona qualificação dos seus potenciais clientes.
Embora possa ser desagradável, resolva isto imediatamente.
O melhor é que, quando se dá formação a um representante em particular sobre um determinado assunto, o resto da equipa de vendas também pode aprender com essa experiência.
Todos os membros da equipa podem adquirir conhecimentos e ideias que podem aplicar aos seus próprios negócios para acelerar o seu ciclo de vendas.
Acompanhamento da última revisão do pipeline
É importante realizar revisões do pipeline com frequência suficiente para se lembrar do que aconteceu na última. Isso dá-lhe a oportunidade de acompanhar as ações definidas e responsabilizar os seus representantes.
Verifique o estado das transações mais importantes e veja como evoluíram desde a última reunião. Peça uma atualização completa sobre estas antes de avançar com o resto.
Utilizar a funcionalidade Close analisar o seu funil de vendas
Todas as segundas-feiras, fazemos a nossa análise semanal do pipeline de vendas na Close.
Em primeiro lugar, analisamos o relatório do Funil de Oportunidades:
Isto dá-nos uma visão geral do nosso pipeline de vendas atual, incluindo a taxa de conversão atual, a velocidade de vendas e em que pontos do funil de vendas as oportunidades apresentam taxas de conversão mais elevadas ou mais baixas.
Em seguida, utilizamos a página «Pipeline de Oportunidades» no Close para obter uma visão geral completa dos negócios ativos desta semana.
Nesta página, vemos as seguintes informações:
- Número de oportunidades em cada fase
- Leads
- O valor total dos negócios
- Valor esperado
- Valor de cada transação
- Nível de confiança
- Data prevista para a conclusão
- Estado
- Utilizador
Dependendo do valor do negócio ou dos desafios específicos que precisam de ser abordados, analisamos a ficha do cliente potencial para obter mais contexto sobre o negócio.
Em seguida, vamos para a página do Lead, onde podemos ver todo o histórico de interações.
A página do lead dá-nos uma visão geral imediata do negócio e do que aconteceu até agora.
Aqui, em poucos segundos, podemos identificar três sinais de alerta:
- O comercial esperou 6 dias para fazer o acompanhamento após a demonstração de vendas. Porquê?
- A ata da última reunião não inclui nenhuma medida a tomar. O que implica a aprovação do CEO?
- Faltam tarefas e notas na cronologia → Não consigo ter uma visão completa do contexto do negócio.
Quanto mais informações forem fornecidas na página inicial e na sua cronologia, melhor será a sua compreensão do negócio.
Nesta situação, faríamos duas coisas:
- Peça ao representante comercial para completar as informações em falta.
- Crie as tarefas necessárias para fazer avançar o negócio.
Na próxima revisão do pipeline, veremos se essas ações foram concretizadas.
5 vantagens de realizar análises do pipeline
Assim que a revisão do seu pipeline estiver concluída, deve:
- Compreenda melhor o desempenho e as capacidades dos seus representantes de vendas
- Ter mais informações sobre os negócios em fase de negociação
- Ser capaz de prever com maior precisão quais os negócios que serão concretizados
- Ser capaz de ajustar as expectativas tanto dos seus representantes de vendas como do resto da equipa
- Ser capaz de indicar aos seus representantes os próximos passos a seguir
Se cumpriu os passos acima, a análise do seu funil de vendas foi bem-sucedida.
Em seguida, analise o seu processo de revisão do funil de vendas e pense em como pode melhorá-lo.
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