Qual é a parte que mais gostas de fazer quando tomas notas de vendas? Ficas ansioso por anotar essas informações à mão? Adoras registar as notas no teu CRM depois de uma chamada de vendas?
Espera aí, como assim não gostas de tomar notas? *Que surpresa!*
Estou só a brincar, sabemos que praticamente todos os profissionais de vendas detestam tomar notas das chamadas.
Quer se goste ou não, as notas das chamadas de vendas são essenciais— e contribuem diretamente para melhorar a experiência do cliente e, consequentemente, as suas receitas.
Então, qual é a importância de tomar notas durante as reuniões e como é que se pode tomar notas que sejam úteis depois da reunião? Vamos aprofundar o assunto.
Por que é que as notas de vendas são tão importantes?
Boas notas de vendas registam as necessidades, os pontos fracos, as objeções e os próximos passos, o que contribui para um melhor acompanhamento e para a conclusão mais rápida dos negócios.
Com este resumo claro das chamadas, poderá fazer um melhor acompanhamento e levar os negócios mais perto da conclusão.
Eis três razões principais pelas quais deve comprometer-se a tomar notas das chamadas — mesmo quando escrevê-las parece uma tarefa árdua.
- A memória humana não é fiável— os detalhes desaparecem rapidamente. As notas evitam que se percam fios condutores que custam receitas. Não se vai lembrar de tantos detalhes da conversa de vendas como pensa, e quando esses detalhes se perdem, as suas receitas são afetadas.
- As notas de vendas fazem com que os clientes se sintam especiais. Quando se lembra de detalhes pessoais sobre os seus clientes (ou mesmo apenas evita repetir perguntas que já lhes fez da última vez), os seus clientes sentirão que os seus pensamentos e sentimentos são importantes para si. Faça com que os seus clientes se sintam ouvidos, mantendo um registo do que lhe dizem.
- Notas de vendas bem elaboradas melhoram o seu funil de vendas. Essas notas verdadeiramente impressionantes que está a tomar não são apenas para si — partilhe-as com os seus colegas para lhes dar dicas sobre como fechar um negócio. Partilhe-as com o seu gestor de vendas para ajudar a avaliar a estratégia de vendas do departamento. Pode até partilhá-las com outros departamentos para ajudar essas equipas a saber mais sobre o seu público-alvo e as dificuldades dos clientes. Todos saem a ganhar!
Quer tomar melhores notas nas chamadas de vendas? Siga estas 6 dicas
As gravações de chamadas são ótimas, e ferramentas como o Zoom chegam mesmo a transcrever as suas videochamadas. Mas tomar notas é mais do que apenas transcrever cada palavra que foi dita durante a chamada.
Vamos falar sobre como tirar o máximo partido das suas anotações e obter informações úteis que possa aplicar após a chamada.
1. Mantenha as suas notas acessíveis
Antes de falarmos sobre como redigir notas de vendas eficazes para a sua organização, certifique-se de que dispõe de um local seguro e de fácil acesso para as guardar.
Os documentos podem funcionar, mas o seu CRM é a melhor opção — as notas ficam associadas aos potenciais clientes, e-mails, chamadas e tarefas, proporcionando um contexto completo.
Por exemplo, no Close, quando abre o perfil de um potencial cliente, poderá ver todas as interações que a sua equipa teve com essa empresa, incluindo quaisquer notas que você ou os seus colegas tenham tomado durante as chamadas.
Isso significa que, independentemente de qual membro da equipa tenha falado com essa pessoa e tomado essas notas da chamada, os pontos-chave da conversa ficam visíveis para qualquer pessoa que precise de entrar em contacto com ela no futuro. Viva o contexto!
(Psst… Não te esqueças: também podes criar notas automáticas no Close! Dá uma vista de olhos aqui.)
2. Faça anotações concisas e objetivas
Não é preciso escrever o próximo «Guerra e Paz». A tua conversa foi interessante, mas as tuas notas servem para te ajudar a recordar os pontos-chave, não cada palavra que foi dita. (E se, por algum motivo, precisares de rever toda a chamada, deves basear-te na gravação da chamada, não nas tuas notas.)
Então, que tipo de informações devem constar nas suas notas de vendas? Tenha em mente estas três palavras: «importante», «prático» e «informativo».
As notas das chamadas podem incluir detalhes como:
- A reação do potencial cliente a determinadas partes da demonstração
- Se tiverem discutido os preços
- Alguma coisa que tenha aprendido sobre o ciclo de compra do potencial cliente
- Ações a realizar que foram acordadas
- Prazos para os seus próximos passos
Todas estas são informações de vendas relevantes que facilitarão a sua próxima visita comercial, pois irão ajudá-lo a criar uma base de conhecimento geral sobre cada potencial cliente.
3. Utilize uma aplicação para tomar notas automaticamente
Ah, a automatização, uma lufada de ar fresco quando se trata de tomar notas nas suas chamadas de vendas! Sente-se, relaxe e deixe que a IA trate das suas notas.
Cada ferramenta lida com isto de forma diferente, por isso, eis algumas das melhores opções e como tirar o máximo partido delas:
Close: Com o Call Assistant, nunca mais precisará de tomar notas manualmente. Todas as chamadas que fizer no Close gravadas, transcritas e resumidas através de IA. Basta clicar no feed de atividades do seu potencial cliente e consultar as conversas mais recentes.
Está à procura de algo específico? As transcrições são pesquisáveis, o que significa que pode encontrar exatamente o que procura em segundos.
Para além das notas, terá também acesso a um marcador de chamadas avançado, uma API adaptável e integrações com todas as suas ferramentas de vendas favoritas. Além disso, Close a funcionalidade de contacto multicanal, com e-mail e SMS integrados.
Fathom: Outra ferramenta poderosa para tomar notas em reuniões de vendas é o Fathom. Basta convidar o Fathom para a sua videochamada no Zoom e ele irá gerar uma transcrição precisa e pesquisável para si. Pode destacar rapidamente partes importantes da chamada e partilhá-las com a sua equipa no Slack. Além disso, o Fathom suporta sete idiomas, o que significa que tirará o máximo partido das suas chamadas, mesmo que não sejam em English.
Fireflies: Mais uma ferramenta de notas de reuniões baseada em IA, o Fireflies permite-lhe gravar as suas reuniões, transcrever, assinalar momentos importantes e até analisar o tom das conversas, os tempos de intervenção e as tendências.
E o melhor de tudo é que tanto o Fathom como o Fireflies se integram com Close, o que significa que pode utilizar as suas ferramentas preferidas de registo de chamadas em conjunto com o seu software de CRM preferido.
4. Desenvolva o seu próprio estilo
Cada representante de vendas tem o seu próprio estilo de tomar notas. Desde que seja conciso, coerente e prático, não há problema. Basta ter em conta que o que funciona para um representante pode não funcionar para si.
Algumas pessoas gostam de tomar notas num bloco de papel depois das chamadas. Outras digitam-nas diretamente no CRM enquanto falam com os potenciais clientes. Pode optar por usar pontos-chave em vez de frases completas. Ou criar uma taquigrafia (que seja legível!). Escolha o que funcionar melhor para si.
No Close, pode escrever notas em formato de texto rico com marcadores, destaques, texto com hiperligações e muito mais:
5. Adquira bons hábitos
Não te vou mentir: quando decidires começar a tomar notas de vendas mais eficazes, vais ter alguma dificuldade.
Como é que eu sei disso? Porque acontece a toda a gente. Vais ficar tão concentrado numa chamada que te esquecerás de algumas (ou de todas) as dicas acima. Podes até esquecer-te completamente de tomar notas. Não faz mal.
Não te preocupes em ser perfeito logo à partida. Em vez disso, encara cada chamada de vendas como uma oportunidade para criar bons hábitos e melhorar as tuas competências na tomada de notas de vendas. Desde que tomes boas notas com mais frequência do que más notas (ou nenhuma nota), estarás no bom caminho.
6. Utilizar um modelo de nota de venda
Por último, mas não menos importante, crie alguns modelos para agilizar o processo de tomar notas.
Talvez tenha perguntas específicas que faz a todos os potenciais clientes durante a primeira chamada com eles. Ou precise de recolher detalhes importantes antes de passar um contacto da fase de «potencial cliente» para a fase de «oportunidade». Os modelos facilitam o registo de notas de qualidade nestas situações.
Em Close, utilize Atividades Personalizadas para criar modelos de notas reutilizáveis — para que os representantes registrem as informações corretas, sempre.
Para aceder a esta funcionalidade, basta ir ao separador «Definições» e clicar em «Atividades personalizadas» no menu. Depois de fazer isso, clique em «+ Nova atividade personalizada», atribua-lhe um nome e clique em «Guardar». A partir daí, existem outras opções, mas este é o essencial.
Quer utilize Close não, deve definitivamente recorrer a modelos para simplificar a tomada de notas de vendas. Isso ajudará a garantir que o faz efetivamente e que as suas notas são úteis.
Considerações finais: evite estes erros nas notas de vendas
Os representantes de vendas aprendem frequentemente a importância de boas notas de vendas através de experiências negativas.
Por exemplo, quando um cliente fica irritado por ser obrigado a responder à mesma pergunta vezes sem conta. Ou quando se pergunta a um colega sobre uma chamada e ele não se lembra.
Não cometa estes erros. Adquira o hábito de tomar notas de forma eficaz para que possa proporcionar melhores experiências aos seus clientes, aumentar as vendas e otimizar o seu processo de vendas.
Eis o que deve evitar:
- Erro n.º 1: Não toma notas. Obviamente , esta é a pior coisa que pode fazer no que diz respeito às notas de chamadas. Comece bem e termine bem — assim, não se esquecerá de tarefas de acompanhamento essenciais e demonstrará respeito pelo tempo que os seus potenciais clientes lhe dedicaram.
- Erro n.º 2: Tomas notas a mais. Pode parecer estranho, mas tomar notas a mais pode ser tão mau como não tomar nenhuma. O problema de tomar notas a mais é que ficas com uma montanha de texto para analisar (e, sejamos sinceros, provavelmente não o vais fazer). O que nos leva ao próximo erro…
- Erro n.º 3: Nunca volta atrás para consultar as suas notas. Fez um esforço para criar notas de chamadas por uma razão. Voltar atrás para verificar essas notas antes da sua próxima chamada ou utilizá-las como lembretes para tarefas de acompanhamento é essencial para tirar o máximo partido das suas notas. Não deixe que todo esse trabalho se desperdice!
Claro, se tem dificuldade em tomar notas de vendas de forma consistente, não se preocupe! Isso acontece até aos melhores vendedores. E é por isso que as aplicações de tomada de notas automatizada surgiram no mercado (e se tornaram tão populares!).
Sonhas com o dia em que nunca mais terás de tomar notas? Pois bem, esse dia chegou.
Use Close criar transcrições precisas e resumos gerados por IA das suas chamadas de vendas, para que nunca mais perca uma oportunidade de impressionar os seus clientes (e fechar negócios)!
