A primeira empresa a responder a um potencial cliente costuma sair a ganhar. Mas se um pedido de demonstração ficar por responder durante 60 minutos, esse «cliente potencial» já se tornou um caso perdido.
A maior parte das receitas perdidas não se deve a um fracasso do marketing, mas sim a uma falha no acompanhamento.
Soa-lhe familiar?
Para a maioria das equipas de inbound, a obtenção de leads não costuma ser o problema. O que importa é o que acontece depois de alguém preencher esse formulário.
Um potencial cliente levanta a mão e depois… o contacto fica por atribuir. Acontece frequentemente. (Sabemos disso porque já testámos.) O acompanhamento é adiado. Ou pior ainda, ninguém sabe ao certo a quem cabe a responsabilidade.
Close resolve o primeiro problema ao importar instantaneamente os leads para Close.
Os fluxos de trabalho resolvem o segundo problema, garantindo que algo aconteça assim que o potencial cliente chega.
Em conjunto, estas funcionalidades transformam automaticamente o envio de um formulário no primeiro passo do seu processo de vendas inbound.
Vamos falar sobre como isto funciona e como pode ativar esta funcionalidade para a sua equipa.
Por que é que os formulários e os fluxos de trabalho funcionam melhor em conjunto
Criar uma vantagem é, normalmente, a parte mais fácil. É na rapidez e na consistência que as equipas têm mais dificuldades.
Quando Close associam formulários a fluxos de trabalho, podem:
- Eliminar o traçado manual dos condutores
- Padronizar a forma como os leads recebidos entram no funil
- Inicie um acompanhamento imediato sem depender da memória
Em vez de os representantes terem de estar atentos a novos clientes potenciais, Close disso por eles.
Eis um exemplo:
Um ICP solicita uma demonstração através do seu Close numa página de destino. O fluxo de trabalho, instantaneamente:
- Atribui o lead a um SDR/Setter
- Define o estado como «Potencial»
- Cria uma tarefa de chamada com prazo de 5 minutos
- Envia uma notificação interna no Slack
- O SDR/Setter entra em contacto no prazo de 5 minutos
E pronto. Velocidade para liderar = rapidez.
Da submissão ao primeiro toque (passo a passo)
Eis como isto funciona normalmente para Close que implementam uma estratégia de vendas inbound.
Passo 1: Um potencial cliente envia um Close
Um visitante preenche um formulário no seu site: um pedido de demonstração, um formulário de contacto ou um pedido de informação.
Assim que o enviarem:
- É criado um novo contacto potencial no Close ou um já existente é atualizado)
- Os campos introduzidos são associados diretamente ao registo do potencial cliente
- As medidas de segurança integradas ajudam a evitar duplicados e a manter os dados organizados
Sem integrações para gerir. Sem atrasos na sincronização.
Neste momento, já temos o lead — ótimo! Mas o verdadeiro valor da funcionalidade vem a seguir.
Passo 2: Utilizar o envio do formulário como um gatilho do fluxo de trabalho
A opção Close um gatilho «Formulário enviado» nos fluxos de trabalho.
Isto permite-lhe definir uma regra simples: quando este formulário específico for enviado, execute este fluxo de trabalho.
Pode aplicar isto a um único formulário ou a vários formulários e, se desejar, adicionar filtros para obter comportamentos diferentes com base nas respostas dos formulários.
É isto que transforma a captação passiva de leads num processo ativo.
Passo 3: Atribuir automaticamente o potencial cliente
A propriedade não deve ser um jogo de adivinhas.
Com os fluxos de trabalho, pode:
- Atribuir o lead a um responsável específico
- Distribua os contactos de forma equilibrada pela sua equipa
- A rota direciona para um grupo como os SDRs ou os representantes de atendimento ao cliente
A atribuição é feita instantaneamente, pelo que cada potencial cliente tem um responsável definido assim que entra no seu CRM.
Passo 4: Definir automaticamente o estado do lead
Em seguida, pode padronizar a forma como os leads recebidos entram no seu funil de vendas.
Por exemplo:
- Definir o estado do lead como «Potencial»
- Certifique-se de que todos os envios de formulários começam no mesmo estado
Isto mantém o seu pipeline organizado e facilita a elaboração de relatórios e a definição de prioridades à medida que o volume aumenta.
Passo 5: Agende imediatamente o primeiro contacto de acompanhamento
A rapidez na resposta é importante, mas não deve depender de alguém se lembrar de agir.
Com os fluxos de trabalho, Close , automaticamente:
- Criar uma tarefa de chamada, enviar um e-mail ou SMS ao responsável designado
- Colocá-lo na fila imediatamente após o envio do formulário
Quando um representante abre Close, a sua próxima ação já está à sua espera.
O que muda quando isto estiver em funcionamento
Depois de esta configuração estar implementada, Close costumam notar:
- Tempos de resposta mais rápidos aos contactos recebidos
- Menos envios perdidos ou esquecidos
- Um tratamento mais consistente das chamadas recebidas por toda a equipa
- Menos trabalho manual de limpeza do CRM
E, como é automatizado, continua a funcionar à medida que a sua equipa e o volume de leads aumentam.
Erros comuns a evitar
Aqui ficam algumas dicas de profissionais que deve ter em conta antes de começar.
Evite:
- Atribuir leads sem criar uma tarefa de acompanhamento
- Criar uma tarefa sem um responsável definido
- Uma lógica de encaminhamento demasiado complexa numa fase demasiado precoce
- Marcar o acompanhamento para «amanhã» em vez de o fazer imediatamente
Pronto para pôr isto em prática?
Se já utiliza Close , ligá-los a um fluxo de trabalho demora apenas alguns minutos e pode ter um impacto enorme no seu processo de gestão de leads.
Se ainda não conhece o Forms, comece por registar os contactos de forma organizada no Close. Depois, utilize os fluxos de trabalho para automatizar os passos seguintes.
A rapidez na liderança não tem a ver com apresso. Tem a ver com criar um sistema que responda assim que alguém pedir ajuda.
Se ainda não é Close , pode experimentar todo o processo com uma versão de avaliação gratuita. Crie um formulário, ligue-o a um fluxo de trabalho e veja com que rapidez a sua equipa responde quando tudo está num único local.
