A ansiedade a nível mundial está a atingir níveis nunca antes vistos. É por isso que deve aproveitar o tempo que passa nas reuniões com a sua equipa e os seus clientes para acalmar os seus receios e proporcionar-lhes um espaço livre de julgamentos onde se possam expressar. Por outras palavras, comece todas as reuniões e chamadas com uma secção dedicada a atualizações pessoais.
Sim, todas as reuniões e todas as chamadas.
Isto aplica-se quer esteja a falar com um potencial cliente, um cliente, um colega, um superior ou um colaborador.
Isto não é só conversa fiada nem fingir que me importo porque é o que se deve fazer.
Este tipo de comunicação é fundamental durante uma crise por três razões:
- Dá contexto às palavras e ações das pessoas
- Permite-lhe compreender a sua capacidade e produção ao longo desta crise
- Isso coloca-te na posição certa para dar às pessoas à tua volta o apoio de que precisam
Deixem-me explicar como fizemos esta mudança na comunicação na Close como isso nos trouxe benefícios.
Fizemos duas mudanças importantes na forma como comunicamos aqui na Close
Vou ser sincero: não sou grande fã de conversa fiada. Adoro que as reuniões sejam curtas e objetivas e, até agora, as nossas reuniões na Close sido sempre diretas ao assunto.
Mas vivemos em tempos diferentes. É por isso que deve incluir perguntas como estas em todas as chamadas:
- Como estás neste momento?
- Qual é o teu nível de ansiedade?
- Quais são as tuas preocupações atuais em relação aos amigos, à família ou ao mundo?
- O que mudou desde a última vez que falámos?
Estas perguntas são imprescindíveis neste tipo de ambiente.
Lembre-se de que a situação mundial muda diariamente (ou mesmo de hora a hora). Isso significa que as pessoas à sua volta estão em constante mudança. Se alguém lhe disser hoje que está bem e não está preocupado, na segunda-feira a situação pode ser completamente diferente.
«A chave para tratar o esgotamento é detetá-lo o mais cedo possível. É importante estar atento e procurar cuidadosamente os sinais precoces dos três sintomas (fadiga, negatividade e ineficácia)», afirmou Will Mersh, da Spill, uma startup que ajuda as empresas a abordar a questão da saúde mental entre os seus colaboradores
A chave para tratar o esgotamento é detetá-lo o mais cedo possível. Esteja atento aos primeiros sinais dos três sintomas (fadiga, negatividade e ineficiência).
Eis duas formas como alterámos as nossas normas de comunicação na Close nos adaptarmos melhor a esta situação:
1. Adicionar a secção de atualizações pessoais
Todas as nossas reuniões começam agora com uma secção dedicada a atualizações pessoais. Quando as diferentes equipas se reúnem para discutir o trabalho, começam por falar sobre como cada um se sente a nível pessoal. Isto acontece antes de abordarmos as novidades do trabalho e as questões relacionadas com a empresa.
Por exemplo, quando me reúno com a nossa equipa de direção, cada membro faz uma apresentação pessoal. Isso permite-me saber como está cada um, ouvir o que têm para dizer e dar o apoio necessário neste momento difícil.
2. Incentivar o contacto regular
Pedi a todos na empresa que se mantivessem em contacto com mais frequência para ver como estamos todos.
Quando alguém está a passar por dificuldades, pode não se notar isso do lado de fora. E, francamente, não se pode esperar que essa pessoa peça ajuda quando precisa. Quando alguém da sua equipa passa por dificuldades, é mais provável que se feche em si mesmo do que que venha ter consigo para pedir ajuda.
Acrescente a isso o facto de muitas equipas terem passado, de repente, a trabalhar a partir de casa, e fica-se a avançar às cegas. Não se consegue perceber como é que os colaboradores estão a lidar com a situação, nem lhes é possível dar o apoio de que necessitam.
Por isso, mantenha o contacto com as pessoas com mais frequência e de forma mais prática do que faria normalmente. Se for gestor ou diretor executivo, deve incentivar estes contactos com a sua equipa. No entanto, todos os colaboradores de todas as empresas podem levar este conselho a sério e manter o contacto com mais frequência para saber como os seus colegas estão a lidar com a situação.
Com estas duas alterações, identificámos quatro vantagens significativas que certamente irá querer para a sua equipa.
4 razões pelas quais deve fazer as mesmas alterações
1. É uma experiência que aproxima as pessoas
Quando se começa cada reunião a falar sobre o que se tem de novo na vida pessoal, a equipa cria laços.
Isso permite-nos compreender-nos melhor e humanizar-nos mutuamente.
Por exemplo, se alguém da equipa estiver a passar por uma situação particularmente stressante devido a esta pandemia global, compreenderá melhor por que razão está a demorar mais do que o habitual a responder às mensagens ou se foi um pouco brusco consigo ao telefone.
Quando criamos laços ao partilhar novidades pessoais, percebemos que todos na equipa são humanos e que estamos todos juntos nisto.
2. Permite que as pessoas expressem as suas pressões e preocupações internas
Isto é um grande alívio para o stress e ajuda-o a vencer a batalha emocional. Ao proporcionar um espaço livre de julgamentos onde possam expressar as suas preocupações, permite que a sua equipa alivie parte da pressão acumulada nas suas vidas nas últimas semanas.
3. Permite que as pessoas percebam que não estão sozinhas nas suas preocupações
Muitas vezes, sentimos que estamos sozinhos na nossa situação e que ninguém nos compreende. No entanto, essa é quase sempre uma suposição errada.
Por exemplo, ao conversar com os líderes da Close, descobri que todos temos preocupações semelhantes. Embora não estejamos tão preocupados connosco próprios ou com a nossa família mais próxima, muitos de nós estamos preocupados com os nossos pais, avós ou outros familiares e amigos que possam não estar preparados ou que façam parte de um grupo de maior risco. Só nos apercebemos de que esta era uma preocupação comum na equipa quando a discutimos.
Ao partilharmos as nossas novidades, encontrámos força numa preocupação comum e sentimos mais espírito de equipa.
4. Cria as bases para falar sobre o trabalho num ambiente mais estável, tranquilo e concentrado
Não fiques aí sentado a fingir que o mundo está normal e que tudo continua como de costume.
Ao começarmos as nossas reuniões com uma partilha pessoal, reconhecemos que não estamos bem, mas que estamos a passar por isto juntos.
O trabalho não é uma bolha totalmente isolada do que se passa lá fora ou nas nossas vidas pessoais. O mundo e a nossa situação estão a afetar-nos mais do que nunca, e isso vai repercutir-se no nosso trabalho. É por isso que discutir estas questões antecipadamente ajuda a nossa equipa a concentrar-se mais no trabalho.
Este é o meu conselho para diretores executivos, gestores e colegas de equipa: sincronizem-se, ponham-se a par das novidades e criem laços com os outros antes de falarem de trabalho.
Quando dedicamos tempo a preocupar-nos uns com os outros, tornamos o mundo um lugar melhor (mesmo em tempos de crise).
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