Cada novo contacto parece ser precioso. Corres atrás desses contactos como quem está atrasado para o autocarro, com medo de que não apareça outro durante algum tempo.
Mas depois o seu negócio cresce. Começa a ganhar impulso. E, de repente, já não parece que haja apenas um autocarro. Nesta fase , o problema não é o volume de leads, mas sim a sua gestão. Já não tem capacidade para acompanhar manualmente todas as oportunidades. E, quando isso acontece, alguns leads acabam por ficar para trás.
Perder alguns leads faz parte do negócio, certo? Nem por isso. Uma boa automação consegue colmatar essas falhas. Com a configuração certa no Close, pode detetar essas falhas atempadamente, manter o seu funil de vendas organizado e garantir que nenhum lead qualificado fica para trás. Veja como.
Passo 1: Identificar onde os clientes potenciais estão a perder-se
A automatização parece algo atraente. É tentador tentar automatizar tudo antes de fazer o trabalho de base. Por isso, lamentamos: há um pouco de trabalho de base a fazer. Antes de automatizar qualquer coisa, tem de descobrir o que está a correr mal no seu sistema de captação de leads.
Faça algumas perguntas essenciais. Onde é que os representantes estão atualmente a acompanhar manualmente os potenciais clientes? E em que pontos essas tarefas parecem deixar escapar alguns potenciais clientes?
Um dos principais problemas que temos observado são os leads que entraram no seu funil, mas nunca foram atribuídos à etapa seguinte do seu fluxo de trabalho. Estes são os leads que deveriam ser uma prioridade máxima, mas a sua organização ainda não encontrou uma forma de os fazer avançar no funil do CRM.
Existem também outras lacunas comuns a ter em conta:
- Pessoas que não compareceram e nunca receberam um contacto de acompanhamento nem uma nova marcação
- Potenciais clientes que receberam um e-mail… e depois desapareceram sem deixar rasto
- Clientes potenciais que se encontram no estado «Reaching Out», mas que ficam nessa situação durante semanas
Elabore uma lista dos seus principais pontos de atrito. Assim que a tiver, pode começar a criar processos para os resolver.
Passo 2: Criar visualizações inteligentes com alertas para oportunidades
A forma mais fácil de identificar as suas oportunidades de venda em espera é utilizando os filtros do Close. Aceda à secção «Leads» no Close comece a filtrar os resultados de acordo com os seguintes critérios:
- Clientes potenciais com uma oportunidade ativa…
- … mas não há reuniões agendadas
- …ou nenhuma comunicação nos últimos 3 dias (chamadas, e-mails ou SMS)
- …ou quaisquer tarefas inacabadas
Isto cria imediatamente uma lista de potenciais clientes que passaram despercebidos. Pode assinalá-los e encaminhá-los para a sua equipa de vendas: «Olá, podemos contactar o [potencial cliente] novamente?»
(Uma nota rápida: certifique-se de que define filtros para as próximas reuniões, para não ver acidentalmente leads perdidos que têm acompanhamentos agendados.)
Agora que já configurou estes filtros, recomendamos que guarde a visualização com o nome «Alerta: Oportunidades». Nesta fase, o processo já é semiautomático. Agora, os gestores de vendas podem consultá-la diariamente e perguntar:
- Porque é que ninguém deu seguimento a isto?
- Quem é o responsável por este contacto?
- Já temos um plano para o que vamos fazer a seguir?
Também pode adicionar o nome de um representante ou «responsável» como coluna nestas listas, o que o ajudará a atribuir responsabilidades à equipa e a garantir que alguém analise estes potenciais clientes potenciais que possam ter passado despercebidos.
Passo 3: Identificar os potenciais clientes que, sem darem por isso, perdem o interesse
Deve também utilizar o Smart View para verificar os leads recebidos que nunca foram contactados após a primeira tentativa. Crie um Smart View com os seguintes filtros:
- Estado: Em contacto
- Não houve comunicação nos últimos 30 dias
- Não há reuniões agendadas
- Sem tarefas incompletas
- Não desqualificado
Agora tem uma lista de potenciais clientes que podem até continuar interessados, mas que, por uma razão ou outra, simplesmente ficaram para trás. Pode atribuir-lhes uma etiqueta como «Alerta: Potenciais Clientes a Contactar» e repetir o processo acima descrito.
Passo 4: Transformar estas perspetivas em hábitos diários da equipa
Configurar as Smart Views demora apenas alguns instantes, mas o melhor é que isso pode poupar horas de trabalho de limpeza do pipeline mais tarde.
Basta definir um horário diário para os gestores ou representantes verificarem estas visualizações que levantam suspeitas. A partir daí, os seus representantes podem transformá-las numa lista de tarefas:
- Se o lead estiver na lista de alerta, devem tomar medidas relativamente a ele ainda hoje.
- Podem então atribuir uma chamada, um e-mail, uma reunião ou um motivo de exclusão, se necessário.
Depois de configurar as Smart Views desta forma, terá à sua disposição um método para verificar se o seu pipeline apresenta falhas.
Passo 5: Adicionar notificações para lacunas críticas
Até agora, esse processo é semiautomático. Mas e se quiser que esses fluxos de trabalho sejam um pouco mais automáticos, para que nem precise verificar essas listas diariamente?
Pode automatizar alertas no Close. Utilize uma integração com o Zapier para enviar notificações no Slack quando um potencial cliente passar para uma vista de alerta.
Por exemplo, imagine um potencial cliente com uma oportunidade em aberto e sem qualquer contacto nos últimos 30 dias. Isso desencadearia então o envio de uma mensagem no Slack ao representante ou gestor de vendas responsável.
Em vez de ter de aceder ao painel de controlo e abrir uma nova janela do Slack, os gatilhos e os Zaps tratam disso por si. Pode até estar de férias; estas mensagens serão enviadas à sua equipa assim que um potencial cliente for transferido para a lista de «alertas».
No entanto, não é preciso estar de férias para usufruir das vantagens desta automatização. Basta integrá-la no canal do Slack da sua equipa (ou no seu meio de comunicação preferido) para evitar que os leads em aberto fiquem parados por muito tempo.
As lacunas na divulgação podem ser colmatadas com a automação adequada
Pode ser que a sua empresa receba muitos contactos potenciais. Mas mesmo uma estratégia de inbound de sucesso exige que não desperdice esses contactos. Em vez disso, crie processos automatizados e fluxos de trabalho que evitem que os contactos promissores se percam pelo caminho. A sua equipa de vendas provavelmente vai agradecer-lhe.
Close útil neste contexto. Definir os filtros e os gatilhos descritos acima pode transformar aquela nuvem vaga de leads misteriosos e parcialmente capturados em tarefas concretas na lista de afazeres da sua equipa. Quer esteja a gerir uma equipa ou mesmo a trabalhar sozinho, isso não importa. Estas Visualizações Inteligentes vão mantê-lo focado e proativo.
Quer automatizar o seu CRM para manter o seu pipeline a funcionar sem falhas (nem perder um único cliente potencial)? Experimente uma demonstração interativa do Close e descubra como a automatização pode ser fácil.
