O seu funil de vendas está a ter falhas e os seus negócios estão todos atrasados.
A boa notícia? Esta não é o tipo de emergência que exige uma intervenção imediata de um canalizador. O seu funil de vendas provavelmente está preso no modo manual. Sempre que recebe um novo contacto de vendas através de um formulário online, por exemplo, este aparece na caixa de entrada de e-mail de alguém — mas nada acontece até que um representante de vendas intervenha e dê início ao processo.
Este não é um mau sistema se receber um ou dois novos contactos por dia. Mas se estiver a lidar com um volume maior do que isso, os fluxos de trabalho manuais tendem a ficar sobrecarregados.
O resultado: a sua equipa demora a responder a potenciais clientes. Isso é pior do que um problema no fluxo de dados. É um problema de vendas. De acordo com a Inside Sales, as suas taxas de conversão serão oito vezes superiores se responder nos primeiros cinco minutos.
Como diz o velho ditado: «A sorte está no acompanhamento». É por isso que os fluxos de trabalho manuais já não são suficientes — porque pode acabar por ter de esperar um pouco mais até que essa sorte chegue.
Neste guia, vamos mostrar-lhe como criar fluxos de trabalho nativos e nativos de Close para que nunca perca um acompanhamento nem um potencial cliente. Responderá aos clientes com acompanhamentos mais rápidos, reduzirá as desistências e manter-se-á na mente dos clientes quando os seus potenciais clientes estiverem mais receptivos.
O que são os fluxos de trabalho no Close— e por que são importantes
No Close, pode criar o seu funil de vendas automatizado através do que se denomina «Workflow». Cada Workflow é uma sequência nativa de várias etapas, composta por gatilhos e respostas , dentro Close. Um único gatilho pode desencadear uma série de novas ações, quase como uma máquina de Rube Goldberg.
(Mas muito menos complicado.)
Por exemplo, um fluxo de trabalho pode começar com um gatilho, como um cliente que preenche um formulário de contacto no seu site. Deverá definir isso como o seu gatilho no Close e, em seguida, criar uma sequência de atividades de vendas — como respostas por SMS ou e-mails de acompanhamento — para que o processo se inicie.
O que é fantástico nestes fluxos de trabalho é que é possível automatizá-los para obter tempos de resposta mais rápidos, mesmo que o comercial responsável esteja ausente do seu posto de trabalho. E quando estiverem no seu posto de trabalho, verão o novo potencial cliente a aparecer no topo do seu Close ».
Ao processar a captação de leads através de fluxos de trabalho automatizados, obtém algumas vantagens:
- Tempos de resposta mais rápidos. E como já vimos que as taxas de conversão podem disparar até 8 vezes se responder nos primeiros cinco minutos, este é o momento mais crucial do fluxo de trabalho. A seguir, vamos mostrar-lhe como definir um atraso natural para que a resposta continue a parecer «humana».
- Acompanhamento dos seus leads. Uma vez que estes leads são agora acompanhados no Close e atribuídos à pessoa que escolher antecipadamente), já não há dúvidas de que os clientes se estão a perder no meio do processo. A cada potencial lead é atribuído um representante de vendas no CRM. Poderá até registar se eles se convertem ou não, o que lhe permite visualizar as suas taxas de sucesso durante as várias fases do fluxo de trabalho.
- A sua equipa pode concentrar-se nas vendas. Uma vez que Close se encarrega dos acompanhamentos por SMS e e-mail, a sua equipa de vendas não precisa de sentir que está constantemente a perseguir potenciais clientes. O pipeline encarrega-se do acompanhamento. Agora, a sua equipa pode concentrar-se na arte de vender. O seu processo de vendas torna-se mais escalável, permitindo que os vendedores façam mais com menos.
Mas é por isso mesmo. Agora, vamos concentrar-nos em como dividir os seus fluxos de trabalho automatizados em alguns passos básicos.
Passo 1: Definir um gatilho inteligente
Todo o fluxo de trabalho começa com um gatilho. O gatilho é uma ação ou condição de dados concebida para dar início ao processo — o estímulo que desencadeia a resposta.
Imagine que é uma agência imobiliária. Cria um formulário de recolha de contactos no seu site para que os potenciais compradores de casa possam introduzir os seus dados e entrar em contacto consigo.
Em seguida, crie um formulário com algumas opções. Suponha que pretenda trabalhar com compradores de primeira habitação. Nesse caso, pode incluir a pergunta «É comprador de primeira habitação?» no seu formulário de recolha de contactos, qualificando assim os seus potenciais clientes antes mesmo de estes clicarem em «enviar».
Assim que o fizerem, poderá dar seguimento a todos os contactos «qualificados» no setor imobiliário sem ter de fazer mais nada. Eis o processo:
- Crie o gatilho. No Close, vá a Workflows -> Novo fluxo de trabalho -> Adicionar gatilho.
- Defina os seus filtros. Pode ajustar filtros como «Estado do lead: “Qualificado”» para garantir que apenas os leads qualificados entram no seu fluxo de trabalho de maior prioridade. O mesmo se aplica a variáveis como «Setor: Imobiliário».
Porquê ser tão específico? Pode criar vários fluxos de trabalho para se adequar às necessidades específicas de diferentes tipos de clientes. Por exemplo, pode encaminhar os novos compradores de habitação para um comercial específico e utilizar um fluxo de trabalho mais proativo para criar os seus e-mails de acompanhamento.
O único limite real aqui é a tua imaginação.
Sinta-se à vontade para experimentar os gatilhos e até criar vários fluxos de trabalho, se isso for do seu agrado. A ideia é simples: está a criar automaticamente fluxos de trabalho altamente específicos para encaminhar novos contactos para os vendedores certos, no momento certo.
(Opcional: utilize o Zapier para ferramentas externas)
Psst. Queres um pouco mais de automatização?
Embora a maioria das equipas recorra aos Close nativos Close , o Zapier pode ser utilizado quando é necessário ligar ferramentas externas.
Isto é ótimo se quiseres ter a mesma automatização fora do Close tens dentro Close. Descobre mais sobre a integração do Zapier com Close aqui.
Passo 2: Atribuir automaticamente um «Responsável pelo lead»
É aqui que os fluxos de trabalho desobstruem os seus processos mais complicados. Se aprender a atribuir um «responsável» aos seus leads recebidos — e a fazê-lo automaticamente —, poderá eliminar todo o trabalho manual e deixar que Close «avise» sempre a pessoa certa.
O «responsável pelo lead», neste contexto, refere-se à pessoa encarregada do acompanhamento. É a pessoa que recebe os dados e que se encarrega de contactar o lead. E assim que um novo lead qualificado acionar o seu fluxo de trabalho, tem várias opções para atribuir essas tarefas:
- Atribua a um utilizador específico. A Debra trata dos potenciais compradores de habitação na sua agência, enquanto o Declan se ocupa das pessoas que pretendem vender? Ótimo. Atribua os contactos de potenciais compradores de habitação a um utilizador específico — a Debra, neste caso — e terá sempre a pessoa certa a fazer o acompanhamento.
- Atribua uma equipa. Se a sua organização for maior do que a da Debra e do Declan, pode integrar vários membros da equipa no Close fazer com que toda a equipa assuma a «responsabilidade principal».
- Distribua as atribuições de leads de forma aleatória. Também pode deixar que o software designe um «responsável pelo lead» aleatoriamente. Desta forma, a atribuição irá rodar pela equipa, distribuindo as tarefas de forma mais equitativa. Não só é uma forma justa de proceder, como também ajuda a distribuir a carga de trabalho, para que não fique sobrecarregado quando novos leads entram no sistema.
Passo 3: Comece a sua resposta adicionando uma tarefa
Uma tarefa gera uma notificação de acompanhamento imediata no Close , informando ao membro da equipa que selecionou que tem uma nova tarefa, como «Entra em contacto com este potencial cliente do setor imobiliário o mais rapidamente possível».
Se definir a data de vencimento como «imediatamente» no Close, a tarefa passa automaticamente para o topo da Close do Close . Isto é fundamental se pretender obter uma resposta mais rápida. (Não se esqueça de que, segundo um white paper co-elaborado pelo Google, até 50 % das vendas B2B vão para o fornecedor que responde primeiro aos clientes.)
Veja como pode fazer isso no Close:
- Adicione uma etapa à tarefa, como «Entrar em contacto com o potencial cliente do setor imobiliário o mais rapidamente possível».
- Defina a data de vencimento como «imediata» para que a mensagem apareça no topo da caixa de entrada do seu comercial.
- Atribua-o ao responsável pelo lead adequado.
Passo 4: Automatize os seus canais de acompanhamento
O seu comercial não precisa de estar sentado à secretária para fazer o acompanhamento imediatamente. Close pode realizar o primeiro acompanhamento através de uma mensagem automática. Aqui estão as opções à sua disposição — e como implementá-las.
SMS automáticas
Pode utilizar modelos de SMS pré-definidos no Close criar os seus próprios. Por exemplo: «Olá [Nome], obrigado por nos contactar! Está disponível para uma conversa rápida hoje?» Com uma tarefa simples no seu fluxo de trabalho, garantiu oficialmente que Close a todos os contactos recebidos.
Pode adicionar um intervalo (por exemplo, 5 minutos após a etapa da tarefa) para dar a isto um fluxo mais natural; caso contrário, tende a parecer um pouco mecânico.
Outra dica interessante: envie a mensagem SMS a partir do número do proprietário do lead, o que dá um toque mais pessoal. Pode até incluir o nome do proprietário do lead na mensagem SMS dentro do seu fluxo de trabalho.
Etapa opcional de chamada telefónica
E se não responderem à sua mensagem SMS? Pode tentar ligar-lhes a seguir. Adicione uma etapa com um intervalo de tempo (por exemplo, 30 minutos após a mensagem SMS) e atribua-a ao responsável pelo lead.
Mas aqui está o truque: torne esta etapa opcional. Dessa forma, se o responsável principal não estiver na sua secretária para marcar a caixa de acompanhamento por telefone, o fluxo de trabalho prossegue para o próximo evento de acompanhamento de qualquer maneira.
E-mail de acompanhamento
Um ponto de contacto final muito utilizado na sequência de acompanhamento é o e-mail. Não é necessário estruturá-lo desta forma; sinta-se à vontade para ajustá-lo e otimizar o fluxo de trabalho até que este se adapte ao ritmo das expectativas dos seus clientes.
Ao automatizar um e-mail de acompanhamento, pode escolher um modelo existente no Close criar um novo com base no seu tipo específico de lead.
«Só para saber: já tiveste oportunidade de analisar as nossas opções?»
O e-mail é enviado automaticamente quando o solicitar, o que permite que os seus vendedores se concentrem noutras tarefas além do acompanhamento.
Passo 5: Avaliar e otimizar
Os fluxos de trabalho podem ser uma ferramenta do tipo «configure e esqueça». Mas deve tratá-los como documentos em constante evolução. Teste-os. Ajuste-os. Experimente coisas novas.
Close funcionalidades de relatórios integradas para que possa ver quais os pontos de contacto no seu fluxo de trabalho que estão a gerar mais conversões. Se a maioria das pessoas estiver a converter na fase da chamada telefónica, ótimo! Talvez não seja necessário colocar o e-mail de acompanhamento antes dessa fase.
Utilize as funcionalidades de relatórios integradas do Close ver:
- Quais são as mensagens que recebem respostas
- Quais são as etapas que geram mais conversões
- Onde as pessoas estão a deixar mais coisas
Sinta-se à vontade para adicionar ou remover intervalos entre as etapas, ajustar as suas mensagens ou reordenar as etapas para otimizar o seu fluxo de trabalho.
Resumo do fluxo de trabalho: reunir tudo
Pronto para criar um fluxo de trabalho? Aqui está um exemplo de como poderá ficar:
- Ação desencadeadora: Novo lead com o estado «Qualificado» + setor «Imobiliário»
- Atribuir um novo responsável pelo lead ( ou seja, um membro da equipa imobiliária)
- Adicionar tarefa: Dar seguimento imediatamente (para notificar o responsável pelo lead)
- Envie uma mensagem SMS com um atraso de 5 minutos, para que haja um acompanhamento rápido
- Adicionar uma chamada telefónica opcional com um atraso de 30 minutos
- Envie um e-mail caso não receba resposta
Por que é que os fluxos de trabalho tornam praticamente impossível perder clientes
Os fluxos de trabalho são paradoxais. Humanizam os seus acompanhamentos (graças às funcionalidades de personalização) e, ao mesmo tempo, eliminam o elemento humano (graças às tarefas automatizadas que lhe poupam tempo). O sistema faz o trabalho pesado.
Entretanto, a sua equipa mantém-se focada na arte de vender, e nenhum cliente fica por atender.
Os fluxos de trabalho estão disponíveis nas versões Startup, Professional e Enterprise do Close ; por isso, depois de experimentar Close gratuitamente, considere fazer o upgrade para o plano Base para começar a automatizar os seus fluxos de trabalho.
