Comment choisir le bon logiciel de numérotation pour votre équipe de vente ?

Fait : Il n'y a absolument aucun autre moyen de dépasser votre quota de vente que d'entrer en contact avec le plus grand nombre possible de prospects de qualité.

En pratique, cela signifie qu'il faut faire beaucoup d'appels sortants, n'est-ce pas ?

Et je suis sûr que vous serez d'accord avec moi. Composer manuellement un numéro après l'autre ne permet pas toujours de conclure une vente plus rapidement. Souvent, vous finissez par passer encore plus de temps à écouter les tonalités, les tonalités occupées et les répondeurs au lieu de...

...et ne parle qu'occasionnellement à quelqu'un.

Avec un numéroteur prédictif, vous réduisez l'écart entre les appels pris à seulement 3 secondes. Ainsi, au lieu de passer 45 minutes à composer des numéros et à écouter des messages vocaux et des signaux d'occupation, vous pouvez, grâce à un composeur prédictif, passer 45 minutes à parler à des prospects.

Plus précisément, vous découvrirez comment l'utilisation d'un numéroteur prédictif vous permettra de passer d'une conversation à l'autre à la vitesse de l'éclair.

Tout d'abord, vous découvrirez le concept de numérotation prédictive et la façon dont il réduit considérablement le temps d'attente (ce qui vous permet de parler à plus de prospects). Nous vous montrerons également pourquoi l'utilisation d'un composeur prédictif est si importante pour les équipes de vente d'aujourd'hui. Enfin, vous découvrirez comment l'automatisation des appels contribuera à stimuler vos ventes.

Commençons.

Qu'est-ce qu'un composeur prédictif ?

Un composeur prédictif est un logiciel automatisé d'appels sortants qui compose le numéro à partir d'une liste de numéros de téléphone et utilise des algorithmes pour éliminer les signaux d'occupation, les répondeurs, les téléphones déconnectés et les non-réponses afin de mettre rapidement les représentants commerciaux en contact avec les clients potentiels. Les composeurs prédictifs avancés utilisent également des données pour ajuster le modèle d'appel, ce qui permet d'utiliser les équipes de vente au maximum de leur potentiel.

Un composeur prédictif peut être un produit autonome ou faire partie d'une solution plus large telle qu'un CRM avec un composeur intégré.

Grâce à cette focalisation sur la mise en relation rapide des représentants avec les clients potentiels, les composeurs prédictifs réduisent considérablement le temps perdu par les équipes de vente.

Mais comme vous l'avez sûrement déjà constaté, une grande partie de votre journée est consacrée à attendre que quelqu'un décroche.

Selon les données de la société de conseil en vente Brevet, il faut 8 tentatives d'appel à froid pour atteindre un prospect. De plus, les vendeurs doivent souvent attendre au moins 18 numéros, voire plus, avant d'entrer en contact avec un prospect.

Etonnant, non ?

Mais replaçons ces chiffres dans leur contexte.

En moyenne, un représentant en développement des ventes passe entre 30 et 50 appels par jour. Toutefois, pour les besoins de cet exercice, supposons que vous appelez 40 prospects par jour.

Supposons également que vous attendez ces 18 numéros par appel. Et que chaque numéro dure environ 4 secondes (ce qui me semble assez exact).

Un calcul rapide révèle que vous passez une minute par appel à écouter la tonalité. Et ce, sans la moindre garantie que quelqu'un décrochera le téléphone à l'autre bout du fil.

Ajoutez à cela le temps que vous passez à enregistrer l'appel dans le CRM et le temps que vous perdez augmente encore.

Mais l'effet de tout cela va au-delà de la perte de productivité commerciale. Passer des heures à essayer d'entrer en contact avec quelqu'un vous fait perdre l'envie et la motivation de vendre.

Au lieu de parler aux gens, les seuls mots que vous entendez sont, dans le meilleur des cas, leurs messages vocaux. Par conséquent, chaque appel sans réponse vous fait perdre le fil.

Les composeurs prédictifs composent plusieurs numéros à la fois. Ils filtrent ensuite les tonalités d'appel et ne vous transmettent que les tonalités auxquelles vous avez répondu.

En bref, un numéroteur prédictif vous permet de n'engager que les appels auxquels répondent de vraies personnes. Qui plus est, il le fait de manière à ce que vous puissiez traiter rapidement un grand nombre de prospects.

Et l'effet de la mise en œuvre d'un composeur automatique sur la productivité d'une équipe de vente est irréfutable.

D'une part, l'utilisation d'un composeur peut réduire de plus de 80 % le temps d'inactivité de vos commerciaux.

Au lieu d'être productif pendant seulement 40 minutes par heure, vous pouvez maintenant dialoguer avec des prospects pendant 57 minutes. Cela représente seulement 5 % de temps mort par heure !

Une réduction aussi importante des temps morts ne peut se traduire que par deux choses : des prospects plus engagés et des revenus plus importants.

Bien qu'initialement utilisés uniquement dans le secteur bancaire pour le télémarketing ou le recouvrement, les composeurs sortants ont fini par s'étendre à d'autres domaines. Aujourd'hui, on les trouve notamment dans les services à la clientèle, les campagnes politiques et les ventes.

Ces composeurs automatiques modernes aident les entreprises à réduire les temps d'arrêt de l'équipe de vente en composant les numéros de manière plus intelligente.

La compréhension de ce dernier élément est cruciale pour la réussite de la numérotation prédictive. Examinons-le maintenant.

Qu'est-ce que la numérotation prédictive ?

La numérotation prédictive est une méthode d'appel sortant qui permet de maximiser la productivité d'une équipe de vente. Un logiciel de numérotation prédictive utilise diverses mesures d'appel pour prévoir quand le prochain représentant sera disponible pour prendre l'appel, puis compose le numéro de la personne pour le compte du représentant, en éliminant les tonalités d'occupation, les messages vocaux et les numéros déconnectés au cours du processus.

Comment la numérotation prédictive permet de composer plus intelligemment

Lors de la numérotation prédictive, un logiciel de numérotation passe d'un numéro à l'autre à plusieurs numéros. Il ajuste également son modèle d'appel afin de mettre en relation les représentants commerciaux avec les prospects le plus rapidement possible.

Voici comment il se déplace à travers ces appels.

Après avoir composé un numéro, en cas d'absence de signal, le composeur prédictif raccroche.

Pour les autres appels, il élimine les tonalités d'occupation, les appels sans réponse ou les messages vocaux afin de ne connecter que les appels auxquels des personnes ont répondu à des représentants.

Et comment sait-il qu'une personne réelle a répondu à l'appel ? Parce que son algorithme recherche automatiquement les "bonjours", sans tenir compte des autres types de réponses.

Il convient de noter qu'un système de numérotation prédictive fonctionne même avec un seul représentant disponible pour répondre aux appels. Mais pour tirer pleinement parti de la numérotation prédictive, vous devez avoir au moins 10 vendeurs connectés au système.

C'est précisément parce qu'un logiciel de numérotation appelle simultanément un grand nombre de numéros. En utilisant divers algorithmes sophistiqués, les composeurs peuvent déterminer le rythme auquel ils appellent ces numéros en fonction des agents disponibles. Ainsi, plus le nombre de représentants connectés au système est élevé, plus le numéroteur peut appeler de clients potentiels à la fois.

En fait, pour utiliser l'équipe de vente au maximum de son potentiel, un composeur prédictif ajustera le taux d'appel automatique en permanence. Pour ce faire, il prend en compte les mesures des appels:

• Le nombre de commerciaux disponibles pour répondre aux appels. Une seule personne peut utiliser un logiciel de numérotation. Mais pour profiter pleinement de son potentiel, vous devez avoir au moins 4 personnes connectées au système. Le nombre optimal de représentants pour la numérotation prédictive est de 10 et plus.
• Nombre moyen de numéros composés avant qu'une personne ne décroche son téléphone. Cette mesure aide un numéroteur prédictif à estimer le nombre de numéros à composer pour éviter les abandons d'appels.
• Le ratio d'appels traités et le taux d'abandon d'appels. Un composeur prédictif vise à rapprocher les représentants d'une conversation. Mais il vise également à éviter que les appels pris soient abandonnés parce qu'il n'y a personne pour les prendre. Le système calcule donc automatiquement le nombre de numéros à appeler simultanément afin de garantir le taux d'abandon le plus bas possible.
• la durée moyenne de la conversation. Enfin, le temps passé par vos représentants sur chaque appel aura également une incidence sur le ratio d'appels.

En ajustant le taux d'appel, un composeur peut aider les commerciaux à passer d'un appel à l'autre en toute transparence. Et souvent avec seulement quelques secondes d'écart entre les conversations.

Il n'est pas surprenant qu'un composeur prédictif puisse stimuler la productivité et la motivation des vendeurs et générer davantage de ventes.

Mais ce ne sont pas les seuls avantages de l'utilisation des composeurs prédictifs...

Comment les équipes de vente bénéficient de l'utilisation d'un composeur prédictif

Pensez-y. Vous passez en moyenne une minute à attendre d'entrer en contact avec quelqu'un. De 30 secondes à une minute supplémentaires sont consacrées à l'enregistrement de l'appel et à la sélection du numéro suivant à composer. Vous faites également de courtes pauses entre les appels. Et il est fort probable que ces pauses s'allongent après chaque appel que vous avez passé.

Cela représente au moins 2 minutes par appel, en moyenne.

Même avec un taux de pénétration de 25 %, vous attendez au moins 8 minutes avant de parler à quelqu'un.

Si votre taux de pénétration est proche de la moyenne de 15 %, ce délai peut atteindre 10 minutes ou plus.

Le résultat ? La démotivation. Attendre autant signifie que vous n'avez pas le feu sacré pour continuer à vendre. Vous faites l'expérience de ce que nous appelons souvent, sur Close, ne pas être suffisamment réchauffé.

Voici le plus important :

Un numéroteur prédictif peut réduire cet intervalle entre les appels à seulement 3 secondes.

Le résultat ? Toute une série d'avantages, notamment

• Réduction des coûts des appels sortants.
• Moins de temps mort signifie plus de conversations. Et par conséquent, un plus grand potentiel de ventes.
• Vous épargnant ainsi le travail fastidieux.
• Nous avons déjà établi que la composition manuelle de numéros peut prendre au moins 30 secondes. Et c'est sans compter le temps passé à écouter la tonalité.
• L'utilisation d'un numéroteur prédictif élimine la plupart de ces éléments, ce qui permet d'obtenir des conversations beaucoup plus rapidement.
• Augmenter le taux de pénétration.
• Un composeur prédictif analysera chaque appel et éliminera les appels négatifs en ne retenant que les appels authentiques auxquels répondent de vraies personnes. Cela vous permettra d'augmenter considérablement votre taux de pénétration.
• Vous disposez ainsi de plus de temps pour chaque client potentiel.
• Le fait de ne pas avoir à composer les numéros à la main vous permet de gagner du temps et de vous concentrer plus longtemps sur chaque prospect. Vous ne ressentez plus la pression de devoir parcourir rapidement la liste d'appels. Au lieu de cela, vous pouvez vous concentrer sur ce que vous aimez vraiment faire : entrer en contact avec de nouveaux clients potentiels et les intéresser.

Et surtout, il stimule votre motivation et votre dynamisme.

Ne nous voilons pas la face, votre succès dans la vente dépend de votre attitude. Vous savez que si vous abordez un appel en étant déprimé, vos chances d'engager un nouveau prospect diminuent considérablement. En revanche, si vous abordez l'appel en étant chaud, votre attitude aura une incidence sur l'issue de l'appel.

En fait, des études telles que l'analyse du Dr Martin Seligman sur les attitudes de l'équipe de vente de Met Life l'ont prouvé de manière indiscutable :

Les vendeurs optimistes et dynamiques vendent plus. Arrêt complet.

Au cours de ses recherches chez Met Life, Seligman a découvert que les optimistes vendaient 31 % de plus que le reste de l'équipe de vente.

Pourquoi ? Parce qu'avec la bonne motivation commerciale, vous y parviendrez :

• Transmettez cette attitude à votre interlocuteur, et vous ferez une bien meilleure première impression,
• Mieux communiquer votre foi en l'entreprise et le produit, et
• Vous avez l'air plus confiant, plus énergique et plus enthousiaste. Il va sans dire que ces trois qualités sont très contagieuses.

C'est précisément ce dont vous avez besoin pour réussir votre prochain appel à froid, n'est-ce pas ?

Numéroteurs prédictifs : Défis et réglementations

Les composeurs prédictifs vous permettent d'obtenir une conversation plus rapidement. Et vous savez déjà pourquoi et comment.

Malheureusement, ils posent également des problèmes spécifiques à votre équipe de vente. Voici les plus courants :

Délai d'appel

Parfois, les entreprises peuvent constater un court délai, d'environ 1 à 2 secondes, entre le moment où une personne décroche le téléphone et celui où un représentant prend part à la conversation.

Cela est dû à un décalage temporaire entre le système et la mise en relation d'un représentant avec l'appel.

Bien qu'un tel délai puisse sembler insignifiant, il peut affecter votre stratégie de numérotation prédictive. Voici comment :

Selon la réglementation de la FCC aux États-Unis, si personne n'interagit avec un destinataire dans les deux secondes qui suivent le message d'accueil de la personne, l'appel doit être considéré comme abandonné. Par conséquent, le composeur doit diffuser un message enregistré.

De plus, la FCC exige que les entreprises utilisant un système de numérotation prédictive abandonnent moins de 3 % de leurs appels par mois.

Au Canada, le taux d'abandon maximal est de 5 %. De plus, les composeurs ne peuvent pas appeler les numéros inscrits au Registre national des numéros de télécommunication exclus. Ils ne peuvent pas non plus appeler les services d'urgence ou de santé.

Au Royaume-Uni, l'Ofcom impose également un taux d'abandon inférieur à 3 %, mais le calcule quotidiennement. Les entreprises britanniques sont également tenues de diffuser un message préenregistré après les deux premières secondes.

La fonction de numérotation prédictive de Close vous permet d'enregistrer facilement un message préenregistré personnalisé.

Un manque de capacité à classer les prospects par ordre de priorité

Une autre difficulté réside dans le fait que, lorsqu'ils utilisent la numérotation prédictive, les représentants ont rarement la possibilité de classer les prospects par ordre de priorité.

Ils ne peuvent pas sélectionner les personnes qu'ils souhaitent engager. Par conséquent, ils finissent souvent par parler à des personnes qu'ils connaissent peu.

Heureusement, il existe une solution de rechange.

Dès que le dialer connecte un appel, toutes les informations relatives à la personne s'affichent à l'écran. Cela permet à un représentant commercial de se familiariser avec les données de l'appelant en un instant.

De plus, grâce aux Smart Views et aux fonctions de recherche de Close, vous pouvez créer dynamiquement des listes de prospects basées sur les critères spécifiques qui vous intéressent le plus. Vous pouvez ainsi classer les prospects par ordre de priorité en fonction des indicateurs et des points de données spécifiques qui sont les plus pertinents pour votre processus de vente.

De moins bons résultats lors de la vente d'articles à prix élevé

Enfin, les composeurs prédictifs ne conviennent pas toujours aux équipes qui vendent des articles à prix élevé.

Pour engager leurs clients, ces entreprises doivent en savoir plus sur leurs clients potentiels. Nombre d'entre elles doivent également établir un contexte pour la conversation commerciale avant de prendre contact avec eux.

Envie d'essayer un composeur prédictif ? Voir comment faire

Un composeur prédictif rend la vente tellement plus excitante, n'est-ce pas ?

Grâce à cette simple fonction, vous éliminez tout le temps que vous perdez à écouter les tonalités d'occupation ou les messages vocaux...

...Et parcourir votre liste d'appels à la vitesse de l'éclair.

Donc, si vous êtes impatient de voir comment il pourrait améliorer vos ventes, inscrivez-vous pour un essai sur Close et commencez à utiliser notre nouveau composeur prédictif dès maintenant. Ne vous inquiétez pas, nous ne vous demanderons que les informations de base nécessaires à l'inscription. Aucune carte de crédit n'est nécessaire.