Comment OutboundSync a réduit les coûts, le nombre de clics et la complexité en revenant à Close
« Close retrouver la simplicité… et, par la même occasion, le plaisir de vendre. De plus, le retour à Close nous Close immédiatement Close un retour sur investissement multiplié par dix. »
Les défis liés à une entreprise dirigée par son fondateur
En tant que fondateur d'OutboundSync, Harris Kenny savait comment créer un produit destiné à simplifier la vente sortante. Il n'y avait qu'un seul problème : plus il développait son outil, plus il s'éloignait de la simplicité qui avait été à l'origine de son projet.
Le parcours de Kenny l'avait plongé dans l'univers des technologies de vente. Avant de lancer OutboundSync, un outil de vente sortante intégré qui relie les activités de prospection à HubSpot et Salesforce, il a aidé des entreprises à mettre en place leurs propres systèmes de prospection par l'intermédiaire de son agence.
Kenny avait commencé par utiliser des outils comme Close . Close avait en effet offert à son agence un moyen rapide et convivial de gérer les ventes proactives, les dossiers commerciaux et les appels depuis une seule et même plateforme. Il appréciait son interface simple et épurée, ainsi que son efficacité.
Cependant, à mesure que son agence prenait de l'ampleur et qu'il constatait que bon nombre de ses clients utilisaient HubSpot, l'attrait des solutions à grande échelle s'est avéré impossible à résister.
« J’ai commencé avec Close », a déclaré Kenny, « mais comme certains de nos clients utilisaient HubSpot, il m’a semblé plus logique d’utiliser l’outil qu’ils utilisaient déjà. C’est ainsi que je suis devenu partenaire HubSpot Solutions. »
Pour Kenny, cette décision était logique. Passer à HubSpot signifiait intégrer un vaste écosystème que ses clients connaissaient bien. Cela collait parfaitement avec son ancienne activité. Mais son activité a ensuite évolué.
À mesure qu'il mettait en place de nouveaux flux de travail pour son SaaS, la complexité a commencé à s'installer. Les intégrations multi-outils avec HubSpot se sont avérées décourageantes. Le manque de coordination entre les automatisations a entraîné une augmentation du travail manuel.
En fin de compte, les systèmes qu'il mettait en place pour aider d'autres équipes commençaient à ralentir les siens.
Cela suffisait à lui faire se demander si son évolution était réellement synonyme de progrès.
« Le terrible juste milieu » (Quand la mise à l'échelle devient compliquée)
À première vue, Kenny semblait satisfait. Les bases nécessaires à la croissance étaient en place, mais les cas d'utilisation concrets pour automatiser son entreprise, qu'il dirigeait lui-même, n'étaient pas aussi idylliques qu'il l'avait imaginé.
Pour Kenny, le fait que l’entreprise soit « dirigée par son fondateur » signifiait qu’il pouvait même gérer lui-même une grande partie de sa stratégie de commercialisation ; c’est dire à quel point l’automatisation peut être sophistiquée à ce stade de la technologie. Mais il manquait quelque chose.
HubSpot, aussi performant soit-il, s'est avéré ne pas convenir parfaitement à l'approche dirigée par le fondateur adoptée par Kenny. Certes, il était logique d'utiliser HubSpot lorsque son entreprise était une agence HubSpot.
Mais Kenny a trouvé que le système comportait trop de complexité opérationnelle pour lui. Si cela pouvait convenir à une équipe, l'approche de Kenny, axée sur le fondateur, nécessitait des automatisations adaptées aux besoins des entreprises et conçues pour les petites équipes.
Après tout, HubSpot n'est pas une solution universelle.
« C’est une plateforme gigantesque avec un modèle de données complexe », a déclaré Kenny. Il y a plein de niveaux tarifaires, plein d’intégrations, plein d’options. Et c’est génial. Mais que se passe-t-il si on se retrouve à cocher « oui » à toutes ces cases ? « Quand j’ai fermé mon agence pour me concentrer sur le développement de mon SaaS, je me suis rendu compte que nous n’utilisions pas des outils adaptés à la taille réelle de notre équipe. »
En travaillant au sein de l'écosystème HubSpot, Kenny s'est retrouvé coincé dans une « situation intermédiaire bien pénible ». Certes, HubSpot faisait l'affaire, mais ne répondait pas à ses besoins spécifiques.
Même les actions les plus simples nécessitaient trop de clics, et de nombreux automatismes sortants tombaient en panne à un moment ou à un autre. Si Kenny devait cliquer dix fois pour créer un nouveau workflow de transaction, il se rendait compte que cela ne fonctionnait pas.
Les intégrations n'ont pas aidé. Au contraire, elles semblaient plutôt constituer un obstacle. Rares sont celles qui ont été conçues avec le même soin que celui qu'il a apporté à la création d'OutboundSync. Une difficulté particulièrement frustrante liée à l'intégration de Slack avec Salesforce s'est avérée être la goutte d'eau qui a fait déborder le vase.
« Ce qui m’a fait craquer, c’est quand j’ai essayé de configurer la connexion entre Slack et Salesforce », a déclaré Kenny. « J’y ai passé une heure sans parvenir à avancer d’un pouce. »
Après toutes ces frustrations, Kenny est revenu à son approche axée sur le fondateur. Il avait besoin de simplicité. Et ce faisant, il s'est souvenu de l'époque où ses solutions semblaient les plus simples.
«Close », dit Kenny. « Bien sûr. Je suis donc [retourné sur le site] et j’ai souscrit à une période d’essai. Et j’ai commencé à mettre tout ça en place. »
Le retour en Close choisir moins, livrer plus vite)
Pour Kenny, le retour à Close d'une réflexion théorique : et s'il n'avait qu'une heure de travail à faire chaque jour ?
À quoi cela ressemblerait-il ? Comment pourrait-il obtenir un rendement maximal en faisant le moins d'efforts possible?
Les réponses l'ont ramené vers Close.
Kenny s'était imaginé en vacances et avait réfléchi à ce qui pourrait se passer si de nouvelles opportunités commerciales se présentaient. Il s'est rendu compte que si OutboundSync remportait cinq contrats pendant son absence, il ne pourrait pas tous les intégrer en moins d'une heure. « C'est ce qui m'a poussé à revenir chez Close. »
D'autres éléments de la pile ont également commencé à se mettre en place, comme l'outil de planification SavvyCal. Il en est revenu à la conclusion que « moins, c'est mieux ». Avec un CRM plus simple, il pouvait exploiter un modèle de données plus simple.
L'automatisation de ses actions de prospection a permis de réduire le nombre de champs et d' activités nécessaires. Dès lors que les données étaient enregistrées dans le système — et qu'elles étaient correctes —, les flux de travail se sont mis en place.
« Et si moins, c'était mieux ? », se souvient Kenny s'être demandé. « Et si je choisissais simplement un CRM doté d'un modèle de données plus simple, avec moins de champs, moins d'activités et moins de propriétés ? Mais si [les données] s'y trouvent, c'est bien ça ? »
L'expérience a débuté par un essai de Close . Kenny s'est immédiatement mis à mettre en place son environnement. Première étape sur sa liste : tester le système à l'aide d'un scénario de vente fictif pour voir si les nouvelles automatisations fonctionnaient.
Non seulement cela a fonctionné, mais les données nécessaires à la conclusion de la transaction étaient minimes. Kenny a indiqué qu’il n’avait eu besoin que de trois informations, et le processus s’est déroulé sans accroc. Ses activités de prospection sont redevenues un vrai plaisir. De plus, il a acquis un sentiment de maîtrise qu’il n’avait jamais connu avec des systèmes plus complexes.
Cette simplicité s'accompagnait d'un avantage supplémentaire : faire des économies. « Je fais des économies dès que je passe à Close », a déclaré Kenny. « Et je vais continuer à faire des économies à mesure que mes autres abonnements arriveront à échéance. »
Plutôt que de s'en remettre à des solutions coûteuses pour mettre en place des processus CRM complexes, l'approche simple s'avère être la plus efficace pour son entreprise à ce stade. Et le rapport coût-efficacité en fait partie.
La boucle est bouclée (Pourquoi ce retour me semblait tout naturel)
« Je prends vraiment plaisir à refaire ce genre de choses au travail », a déclaré Kenny. « Ça faisait un moment que je n’avais pas ressenti ça. Je suis de très bonne humeur [en matière de ventes] et je suis ravi de pouvoir discuter. »
Le retour à l'approche dirigée par le fondateur, qui a permis à OutboundSync de connaître son succès initial, a redonné un nouvel élan à l'entreprise. Ses principes d'origine — efficacité, simplicité et implication — ont refait surface. Kenny trouve les fonctionnalités Close très pratiques.
Mais surtout, il n'a pas à se charger de tâches telles que former ses collaborateurs à une interface complexe et volumineuse. Cela réduit les coûts liés à l'intégration des nouveaux employés. Cela répond aussi parfaitement à sa question initiale : et s'il ne disposait que d'une heure de travail par jour pour obtenir les meilleurs résultats possibles pour son entreprise ?
En plus de lui apporter plus de clarté, la gestion des économies réalisées a été un vrai plaisir.
« Au final, je vais sans doute réduire nos dépenses liées à notre pile technologique d’environ mille dollars par mois », a déclaré Kenny. « Cela représente un retour sur investissement immédiat de 10 fois la valeur de Close, même si nous ne concluons plus aucune affaire, ne serait-ce que d’un point de vue financier. »
HubSpot est un excellent outil doté de fonctionnalités puissantes qui permettent aux équipes de tirer pleinement parti de son potentiel. Mais pour l'approche de Kenny, le retour à Close une véritable bouffée d'air frais.
Il est revenu à la solution initiale et s'est rendu compte que ce retour à la simplicité était exactement ce dont il avait besoin. Cette approche plus épurée convient mieux à une équipe dirigée par son fondateur, ce qui lui permet de réduire ses coûts et de redonner une ambiance plus conviviale sur le lieu de travail.
Moins de clics. Un suivi plus rapide. Tout ça dans Close.
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