Si vous n'utilisiez pas Zoom avant la pandémie, vous l'utilisez très certainement aujourd'hui.
Au cours du mois de mars 2020, Zoom a enregistré plus de 200 millions de participants quotidiens à ses réunions, soit une augmentation de 2 000 % en seulement quelques mois.
Pour les équipes commerciales qui s'adaptent encore au télétravail, Zoom peut sembler un outil complexe à maîtriser. Si ses fonctionnalités de base sont relativement intuitives, il existe toutefois quelques astuces Zoom méconnues que les commerciaux doivent absolument connaître.
Notre équipe, qui travaille entièrement à distance, utilise Zoom depuis longtemps, et (après de nombreux essais et erreurs), nous avons découvert quelques astuces de pro. Aujourd’hui, nous vous dévoilons nos meilleurs conseils pour utiliser Zoom dans le cadre de vos activités commerciales.
Poursuivez votre lecture pour découvrir :
- 16 astuces Zoom méconnues pour les commerciaux
- Comment utiliser Zoom pour les réunions commerciales : 6 astuces pour des visioconférences plus efficaces
16 astuces Zoom méconnues pour les commerciaux
Zoom regorge de paramètres cachés et d'astuces qui vous permettront de fluidifier vos processus, de faciliter la tâche à vos prospects et d'améliorer la qualité de vos réunions afin d'éviter toute distraction inutile.
Voici 16 de nos meilleures astuces Zoom pour les commerciaux :
1. Connectez Zoom à votre application de planification préférée
Veillez à associer votre compte Zoom à l'application de planification de votre choix. Ces intégrations généreront automatiquement un lien et l'ajouteront à l'invitation.
– Nick Persico, directeur commercial chez Close
Que vous utilisiez SavvyCal, Calendly ou un autre outil de prise de rendez-vous destiné aux commerciaux, assurez-vous de pouvoir le connecter à Zoom. Ainsi, un lien Zoom sera automatiquement généré pour vos participants dès qu’une réunion sera planifiée, et vous n’aurez plus à vous demander comment vous connecter avec vos prospects pour cette réunion.
De plus, grâce à l'intégration Close entre SavvyCal et Close , vous verrez Close apparaître dans Close les nouvelles réunions programmées :
2. Enregistrez toutes vos visioconférences
Organiser une visioconférence pour l'équipe commerciale, c'est bien, mais disposer d'un enregistrement de cette réunion, c'est encore mieux.
Vous pouvez utiliser cet enregistrement pour passer en revue ce qui a été abordé, donner du contexte à vos collègues ou même permettre aux nouveaux commerciaux de se faire une idée des conversations réelles avec les prospects.
De plus, les prospects peuvent utiliser les enregistrements des réunions Zoom pour les partager avec d'autres collègues ou parties prenantes qui n'ont pas pu assister à la réunion, ou pour revoir les réponses que vous avez apportées à leurs questions ou objections.
Les enregistrements sont également utiles lors des démonstrations de produits. Lorsque les prospects deviennent clients, ils peuvent utiliser l'enregistrement d'une démonstration personnalisée en fonction de leurs besoins pour revoir comment effectuer certaines tâches ou mettre en place une solution adaptée à leur équipe.
Je pense qu'on peut gagner beaucoup de temps en enregistrant la conversation et en envoyant l'enregistrement à son prospect. C'est également un excellent moyen de faire preuve de transparence. J'ai remarqué que les prospects qui reçoivent ces enregistrements vidéo réagissent souvent en disant : « Oh, super, merci ! »
– Kate Petrone, chargée de compte chez Close
Activez l'enregistrement automatique sur le cloud afin de pouvoir consulter vos appels et les joindre à vos résumés envoyés par e-mail.
– Nick Persico, directeur commercial chez Close
3. Activez la salle d'attente (et utilisez-la à bon escient)
La salle d'attente de Zoom est une excellente fonctionnalité de sécurité, mais elle peut également vous aider à mener vos réunions de manière plus fluide.
Par exemple, si vous organisez une réunion commerciale avec un collègue, vous pouvez d'abord l'inviter à rejoindre la réunion, puis n'inviter le prospect qu'une fois que vous êtes tous les deux prêts à commencer.
De plus, si vous organisez une réunion avec unpromoteur interne du produitet que vous y invitez des décideurs et des parties prenantes, vous pouvez commencer par présenter votre promoteur et discuter rapidement de la stratégie que vous comptez mettre en œuvre.
4. Évitez les dépassements de temps en indiquant la durée prévue de la réunion
Vous devez respecter un horaire ? Ne vous laissez pas distraire en cherchant l'heure sur votre ordinateur ou votre téléphone. Configurez plutôt Zoom pour qu'il affiche automatiquement depuis combien de temps vous êtes en réunion.
Vous pourrez ainsi vous assurer que vos réunions Zoom commencent toujours à l'heure et consacrer à leurs comptes rendus le temps et l'attention qu'ils méritent.
5. Utilisez le clavier pour réactiver le son plus rapidement
Vous est-il déjà arrivé de ne plus savoir où se trouve le bouton pour réactiver le son lorsque vous voulez prendre la parole ? Il existe un moyen plus rapide :
Si vous n'êtes pas l'animateur de la réunion, vous pouvez laisser votre micro coupé et utiliser la barre d'espace pour le réactiver lorsque vous souhaitez intervenir. Cela fonctionne comme un talkie-walkie : votre micro reste activé tant que vous maintenez la barre d'espace enfoncée. C'est bien plus rapide que de devoir chercher et cliquer sur le bouton de réactivation du micro.
– Liz Stephany, responsable de la réussite client chez Close
Si vous cherchez un moyen d'activer ou de désactiver le mode silencieux, il existe également un raccourci clavier : sur Mac, utilisez Cmd+Maj+A, et sur PC, utilisez Alt+A.
6. Utilisez Zoom en tandem avec votre CRM préféré
Les intégrations sont le moteur de la vente à distance, et l'intégration de Zoom à votre CRM est l'un des meilleurs moyens d'améliorer l'efficacité de vos réunions commerciales.
Close nativement Zoom.
Vous pouvez planifier, organiser, enregistrer et visionner vos réunions commerciales Zoom directement depuis votre CRM. Les réunions sont automatiquement enregistrées dans la fiche du prospect, ce qui permet à vos collègues de consulter les enregistrements vidéo pour mieux comprendre le contexte de la transaction (sans avoir à vous demander de leur envoyer des fichiers vidéo volumineux).
Vous recevrez également des rappels automatiques concernant les réunions à venir directement dans Close , ce qui vous permettra de ne jamais être en retard à une réunion commerciale.
7. Attribuer un identifiant unique à chaque réunion
Zoom vous permet d'utiliser facilement votre identifiant de réunion pour toutes vos nouvelles réunions. C'est même un peu trop facile.
Vous ne voulez pas que des personnes indésirables viennent perturber vos réunions commerciales en cours. Ainsi, lorsque vous créez de nouvelles réunions Zoom pour vos prospects, attribuez à chacune un identifiant unique. Vous réduirez ainsi le risque que des intrus viennent gâcher votre argumentaire de vente.
8. Utilisez les raccourcis clavier pour quitter une réunion en douceur
Vous savez, ce petit signe de la main un peu gênant qu'on fait tous quand on se précipite pour trouver la sortie de nos réunions Zoom ?
Vous le faites. Vos amis le font. Votre grand-mère le fait. Vos clients potentiels le font. Et pourtant, on déteste tous ça.
Il existe un raccourci clavier très simple sur Mac pour mettre fin plus rapidement à une réunion Zoom et éviter le malaise lié au fait de quitter une réunion virtuelle : il suffit d'appuyer sur Cmd+W pour faire apparaître le bouton « Terminer la réunion » ou « Quitter la réunion », puis d'appuyer sur Entrée pour y mettre fin.
9. Souvenez-vous du nom de tout le monde (même si vous l'oubliez)
En tant que commercial, vous rencontrez et discutez sans cesse avec des personnes différentes. Soyons honnêtes : combien de fois vous arrive-t-il d'oublier le nom de vos interlocuteurs pendant que vous êtes au téléphone avec eux ?
Voici un autre moment gênant que nous aimerions vous aider à éviter en configurant vos paramètres Zoom de manière à ce que les noms des participants s'affichent toujours sur leurs vignettes vidéo.
Dans Zoom, allez dans Paramètres > Vidéo, puis cochez l'option « Toujours afficher le nom des participants sur leurs vidéos ».
10. Éliminer les obstacles en supprimant le mot de passe
Le mot de passe de votre réunion est une mesure de sécurité qui peut s'avérer nécessaire selon votre activité.
Mais si ce n'est pas nécessaire, il vaut mieux supprimer le mot de passe de votre réunion. Cela simplifie la tâche aux prospects qui souhaitent rejoindre votre réunion Zoom, leur permettant ainsi d'y accéder plus facilement.
Si la sécurité vous préoccupe, pensez à activer la salle d'attente, comme indiqué plus haut. Vous garderez ainsi le contrôle total sur les personnes autorisées à rejoindre votre réunion.
11. Investissez dans un éclairage et un microphone
Veiller à ce que vos prospects puissent vous voir et vous entendre clairement est un moyen de gagner leur confiance et d'améliorer la qualité de votre réunion.
Un bon microphone et une simple lampe annulaire ne sont pas des gadgets coûteux ; ces deux éléments amélioreront considérablement la façon dont vos prospects vous voient et vous entendent lors de vos réunions commerciales en vidéo.
12. Utilisez la fonctionnalité de chat pour obtenir des réponses rapides lors de réunions avec plusieurs participants
Lorsque vous présentez une démonstration de produit ou un argumentaire de vente à plusieurs parties prenantes et décideurs, vous pouvez avoir besoin d'une réponse rapide à une question simple, par exemple le nombre d'utilisateurs qui seront associés au compte, la quantité d'informations (telles que des prospects, des e-mails ou des tâches) qu'ils souhaitent intégrer à votre solution, ou toute autre question d'ordre chiffré.
Pour ces questions simples, ne demandez pas à tout le monde de réactiver le son pour en discuter. Précisez dès le début aux participants que vous leur poserez peut-être des questions auxquelles ils devront répondre dans la fenêtre de discussion, et que vous utiliserez ces informations dans votre présentation.
De cette façon, les participants peuvent rapidement donner leurs réponses sans avoir à subir ce moment gênant où l'on attend que quelqu'un d'autre réponde. Le fait de savoir qu'ils peuvent prendre part à la discussion via le chat permet également à tous les participants de rester plus impliqués dans l'appel.
13. Désactiver les notifications lors du partage d'écran
Lorsque vous partagez votre écran, vous ne voulez pas que les messages de vos collègues (ou de votre mère) s'affichent sur votre écran.
Avant de rejoindre une réunion Zoom au cours de laquelle vous allez faire une présentation, pensez à activer le mode « Ne pas déranger » sur Mac ou la fonction « Focus Assist » sur Windows. Cela vous évitera de voir apparaître des fenêtres contextuelles gênantes pendant votre réunion.
14. Partager une vidéo avec le son de l'ordinateur pour une meilleure qualité audio
Allez-vous partager une vidéo pendant votre réunion ? Veillez à sélectionner le mode de partage adapté aux vidéos lorsque vous partagez votre écran.
Cela implique notamment d'activer le paramètre « Partager l'audio de l'ordinateur », qui vous offre une bien meilleure qualité sonore pour le partage de vidéos lors de vos réunions commerciales.
15. Utilisez les raccourcis clavier de Zoom lorsque vous êtes dans une autre application
Les raccourcis clavier permettent d'activer ou de désactiver le son, d'afficher ou de masquer la vidéo, de partager son écran et bien plus encore.
Mais Zoom offre une amélioration en vous permettant d'utiliser ces commandes même lorsque vous n'êtes pas dans la fenêtre de la réunion.
Si vous utilisez souvent d'autres applications pendant vos réunions Zoom, activez les raccourcis globaux dans les paramètres de raccourcis clavier de Zoom.
16. Envoyez vos invitations plus rapidement en copiant automatiquement le lien de la réunion
Vous est-il déjà arrivé qu'un prospect perde de vue le lien vers une invitation à une réunion ? Ça arrive.
Préparez-vous à envoyer le lien rapidement et à poursuivre votre réunion en activant ce paramètre dans Zoom :
Ainsi, chaque fois que vous créez une nouvelle réunion, le lien est automatiquement copié dans votre presse-papiers, et vous pouvez le coller là où vous le souhaitez.
Vous pouvez également utiliser Cmd+I pour ouvrir rapidement la fenêtre d'invitation (Alt+I sur PC).
Comment utiliser Zoom pour les réunions commerciales : 6 astuces pour des visioconférences plus efficaces
Maintenant que nous avons passé en revue quelques astuces techniques de Zoom destinées aux équipes commerciales, il est temps de voir comment utiliser Zoom dans le cadre de la vente.
Vous avez appris à vous adapter aux outils technologiques ; découvrez maintenant ces six conseils pour améliorer vos méthodes :
1. Allumez votre appareil photo
Nous l'avons déjà dit, et nous le répétons. Nous le crierons sur tous les toits s'il le faut.
Allumez. Toujours. Votre. Appareil photo. (S'il vous plaît.)
En gardant votre caméra allumée, vous pouvez observer les expressions faciales et cela peut vous aider à nouer des relations plus solides et plus profondes avec vos prospects.
Garder la caméra allumée permet d'avoir une conversation bien plus enrichissante. En tant que commercial, votre rôle consiste à être un excellent communicant. Cela repose sur l'établissement d'un lien de confiance, ce qui implique de voir votre interlocuteur, d'interagir avec lui et d'observer ses réactions ainsi que son langage corporel.
– James Urie, responsable de compte senior chez Close
Quand vous êtes en réunion avec quelqu’un, il est très important que cette personne puisse voir votre visage et se rendre compte que vous êtes un être humain à part entière.
– Kate Petrone, chargée de compte chez Close
L'important ici est de veiller à ce que vos prospects sachent que vous allez utiliser la vidéo lors de votre entretien commercial. Prévenez-les-en directement avant l'entretien ou mentionnez le mot « vidéo » quelque part dans votre invitation à la réunion. Ainsi, vos prospects seront prêts à activer leur caméra eux aussi.
À moins d'avoir expressément prévenu votre interlocuteur que vous serez en vidéo, il peut être judicieux de configurer par défaut la désactivation de la vidéo au début de la conversation, afin d'éviter toute surprise.
– Liz Stephany, responsable de la réussite client chez Close
2. Lorsque vous faites une présentation devant un groupe, choisissez une personne sur laquelle vous concentrer
Lorsque plusieurs parties prenantes ou décideurs participent à la réunion, cela peut être source de stress. Voici le meilleur conseil de notre équipe pour réduire le stress lors d'une présentation devant un groupe :
« Si vous êtes nerveux à l’idée de prendre la parole devant un large public (même en ligne), choisissez une ou deux personnes avec lesquelles vous vous sentez le plus à l’aise et concentrez-vous sur la conversation avec elles. Je procède de la même manière pour les présentations en présentiel. » – Mary Hartberg, directrice des ressources humaines chez Close.
3. Créez un lien avec un grand sourire chaleureux
Vous avez sans doute déjà entendu ce refrain classique des appels commerciaux : « Souriez et composez le numéro. »
Voici le principe : si un commercial s'efforce d'être de bonne humeur et souriant avant de passer ses appels, le prospect le sentira dans sa voix.
Avec Zoom, cela devient encore plus important, car les prospects peuvent voir ce sourire.
Ainsi, commencer votre entretien par un large sourire et un bonjour chaleureux peut grandement contribuer à établir une relation authentique avec le prospect.
4. Utilisez les indices du langage corporel pour déceler les objections tacites
Lorsque vous utilisez Zoom, vous bénéficiez d'un avantage considérable par rapport au téléphone. Vous pouvez observer les expressions faciales, le langage corporel et d'autres indices visuels qui vous aident à mieux comprendre ce que ressent votre prospect ou comment il réagit à ce que vous dites.
Tirez-en parti pour conclure la vente.
Quand j’observe leur langage corporel et que je remarque qu’ils semblent hésitants ou réservés, ou que je vois sur leur visage qu’ils ne sont pas sûrs de ce que j’ai dit, j’interromps ce que je suis en train de faire et j’aborde le sujet. Je leur dis par exemple : « Hé, tu avais l’air un peu perdu là, tu avais une question à poser ? » Personne ne s’en offusque jamais, et cela permet d’obtenir de meilleures réponses.
– James Urie, responsable de compte senior chez Close
Soyez attentif aux indices chez votre prospect. S'il semble sceptique, vous pouvez en tirer parti en identifiant ce sentiment et en l'abordant directement afin de répondre à cette objection tacite. Par exemple : « On dirait que vous hésitez à propos de… » Laissez ensuite le prospect confirmer et expliquer pourquoi, ou bien contredire et expliquer ce qu'il ressent réellement.
– Liz Stephany, responsable de la réussite client chez Close
5. Pratiquez l'écoute active lors d'un appel vidéo
Pendant que vous observez le langage corporel de votre interlocuteur, celui-ci observe également le vôtre. Veillez donc à lui montrer votre intérêt et votre attention lorsqu'il prend la parole au téléphone.
Par exemple, un signe de tête affirmatif montre que vous écoutez ce qu’il dit. Vous pouvez même reformuler certaines des informations qu’il vous a données, afin de vous assurer que vous l’avez bien entendu et compris.
La vente repose en grande partie sur le contact humain ; il faut donc vraiment tirer parti de cet aspect lorsque vous utilisez Zoom. Cela signifie allumer votre caméra, interagir avec vos prospects, les écouter activement et leur montrer que vous les écoutez vraiment. Il est essentiel de pouvoir les regarder en face et de les aider à résoudre leurs problèmes.
– Kate Petrone, chargée de compte chez Close
6. Restez vous-même
L'utilisation de Zoom pour les ventes facilite l'établissement d'un contact personnel avec vos prospects. Cependant, on peut être tenté d'utiliser ses fonctionnalités pour masquer une partie de l'authenticité de votre espace de télétravail.
Si vous avez lu d'autres articles sur les astuces Zoom, vous avez sans doute entendu beaucoup de gens s'extasier sur l'utilisation des arrière-plans virtuels.
Mais soyons honnêtes : si vous cherchez à instaurer un climat de confiance avec vos prospects grâce à votre authenticité et à une relation sincère, utiliser un arrière-plan virtuel revient à faire cinq pas en arrière.
Pour être authentique, il faut savoir s'affirmer. Si vous êtes en visioconférence avec un client potentiel, soyez sincère et ne cachez pas qui vous êtes.
Si l'espace derrière vous vous met mal à l'aise, prenez le temps de le transformer en un espace qui vous plaît et dont vous êtes fier. Pas besoin que ce soit un espace grandiose, mais veillez à ce qu'il soit simple et bien rangé. Les personnes qui réussissent font tout leur possible pour créer un espace qui les inspire et les aide à être productives. Alors, accordez-y plus d'attention et consacrez une soirée à le réaménager et à le désencombrer, puis prenez l'habitude de bien l'entretenir. Ne vous cachez pas derrière des arrière-plans virtuels.
– James Urie, responsable de compte senior chez Close
Utilisez ces astuces pour vos réunions Zoom afin de Close contrats
Authenticité, clarté et confiance: voilà quelques-uns des piliers d'une transaction réussie.
Utiliser Zoom pour la vente peut être un atout considérable. Cela vous permet d'entrer en contact avec vos prospects et d'avoir des interactions authentiques et humaines, même si vous êtes physiquement éloignés.
Alors, tirez le meilleur parti de cet outil en mettant en pratique ces conseils et astuces.
Mais surtout, veillez à utiliser Zoom en association avec les outils qui lui permettent de fonctionner encore mieux.
Vous souhaitez découvrir comment une intégration native à Zoom peut améliorer votre processus de vente depuis votre CRM ? Close gratuitement pendant 14 jours et découvrez comment notre intégration à Zoom peut aider votre équipe à conclure davantage de ventes.
