Guía para la compra de un CRM: cómo elegir un sistema CRM para tu equipo

¿Alguna vez has escrito «CRM» en la barra de búsqueda? Cuando lo haces, Google te ofrece más de 200 millones de resultados.

Vaya. Es mucha información que probablemente no necesites.

Si está buscando un CRM, debe responder a algunas preguntas muy concretas. Por ejemplo, ¿qué es un software CRM? ¿Cómo sé si necesito un CRM? ¿Cómo elijo un buen CRM entre las opciones que existen? ¿Y cómo sé después si he tomado una buena decisión?

Por suerte, estamos aquí para ayudarle a responder a todas estas preguntas (y más).

Esta guía para compradores de CRM es algo más que una lista de características que puede necesitar o no.

Siga leyendo. Está a punto de embarcarse en un viaje interactivo para descubrir sus necesidades de CRM más profundas y cómo satisfacerlas con éxito. Al final de esta guía, tendrá una ruta clara para completar su compra de CRM y obtener el mayor beneficio por su dinero.

¿Qué es un CRM y por qué es importante para tu negocio?

En las empresas que no utilizan un CRM, la información de los clientes se almacena en múltiples lugares. Algunos equipos de ventas tienen varios canales de Slack, tableros de Trello y tareas de Asana, por no hablar de la interminable lista dehojas de cálculo deGoogle SheetsoExcelque se utilizan como CRM improvisados.

Si esta situación le resulta familiar, sabrá que es demasiado fácil que la información importante se pierda en el camino y que, como consecuencia, las relaciones con sus clientes se resientan. Lo que, a su vez, conduce a todo tipo de problemas evitables que se agravan a medida que crece la empresa: mayores tasas de rotación de clientes, menor satisfacción de los clientes, menor fidelidad a la marca, comentarios negativos de boca a boca y en línea, y menos ingresos. Incluso la satisfacción laboral de sus empleados se verá afectada negativamente cuando los clientes no estén contentos con las experiencias que tienen con su empresa.

Un buen sistema CRM actúa como una única fuente de verdad, reuniendo toda la información de los clientes y los puntos de contacto recientes en un sistema sencillo al que todo el equipo puede acceder y actualizar según sea necesario.

¿Cómo funcionan los CRM?

El software de CRM puede resultar complejo, pero los mejores sistemas son fáciles de usar.Una buena herramienta permite a tu equipo trabajar de forma más eficiente, ya que mantiene a su alcance toda la información que necesitan, sin abrumarlos con demasiados datos irrelevantes. (Algunos sistemas de CRM registran cada interacción en las redes sociales, cada visita al sitio web, etc., etc.)

Aunque en teoría esto pueda parecer una función estupenda, los comerciales pronto se ven en apuros a la hora de extraer información relevante de una base de datos sobrecargada y difícil de navegar.

Por supuesto, un CRM es mucho más que un lugar donde almacenar datos. Piense en él como una herramienta que ayuda a su equipo de ventas, asistencia y éxito a utilizar los datos disponibles de forma eficaz, para ofrecer una mejor experiencia al cliente y aumentar los ingresos.

El software adecuado incluirá funciones de captación de clientes,capacitación, asesoramiento,gestión del proceso de ventas y elaboración de informes.

Dicho esto, las mejores herramientas de gestión de relaciones con los clientes también ofrecen a su equipo formas de automatizar las tareas repetitivas de su proceso de ventas, liberando tiempo para centrarse en cerrar acuerdos en lugar de en la introducción manual de datos.

En pocas palabras: el software CRM funciona como el eje central de ventas en el que viven sus representantes desde el momento en que fichan hasta que terminan la jornada.

¿Por qué son importantes los sistemas CRM para tu empresa?

El software de CRM adecuado puede ahorrarle a cada miembro de tu equipo una hora al día, al reunir todo lo que necesitan en un solo lugar. En lugar de estar cambiando constantemente de pestaña o de aplicación a lo largo del día, tu equipo de ventas puede utilizar el CRM como un espacio de trabajo central que se adapta perfectamente a tuproceso de ventas específico.

Pero, ¿qué puede hacer un CRM por su equipo en términos prácticos?

• Proporciona contexto en cada interacción y cada operación:en un CRM, cada cliente potencial se almacena junto con los datos más relevantes, así como con todas y cada una de las interacciones que tu empresa haya tenido con él. Esto significa que cualquier miembro de tu equipo puede retomar el trabajo donde lo dejaron sus compañeros, con todo el contexto a su alcance. Lo ideal es que todo esto se registre automáticamente, minimizando así la introducción manual de datos.

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• Ayuda a los comerciales a centrarse en sus mejores clientes potenciales:el seguimiento de clientes potencialesofrece a los comerciales una visión clara de sus clientes potenciales prioritarios, de aquellos que se encuentran estancados en el proceso de ventas o de los que requieren atención inmediata.
• Ofrece herramientas de comunicación que agilicen tu interacción con los clientes:una buena herramienta cuenta con funciones de comunicación integradas, como el correo electrónico, las llamadas o los SMS, lo que permite a los comerciales realizar ventas de forma activa sin salir de la ficha del cliente potencial.
• Añade un nivel de automatización que ahorre tiempo a tu equipo:la gestión integrada de las relaciones con los clientes implica la introducción automática de datos; ya no tendrás que registrar las llamadas manualmente en tu sistema ni introducirlas en una hoja de cálculo de Google. Además, cuanto mejor sea la herramienta, mayor será el nivel de automatización que puedas conseguir y más tiempo podrá dedicar tu equipo a la venta activa.
• Crea oportunidades para ayudar a tu equipo a mejorar sus habilidades:los directores de ventas que utilizan un CRM para gestionar unequipo de ventas internaspueden detectar fácilmente en qué aspectos deben mejorar determinados comerciales, gracias al seguimiento de datos reales sobre las tasas de respuesta a los correos electrónicos, las tasas de conversión olas fases del proceso de ventasen las que un comercial podría estar atascándose.
• Guarda los datos que reflejan el estado de tu equipo de ventas y tu proceso:los datos sobre la actividad comercial, las tasas de conversión en las distintas fases del proceso de ventas, la evolución de los ingresos, la tasa de conexión de llamadas ylas tasas de respuesta a los correos electrónicosson métricas de ventas prioritarias que te indicarán el estado de tu proceso (y en qué aspectos podrías necesitar realizar ajustes).
• Ofrece información sobre los puntos débiles de tu proceso de ventas:los datos del proceso de ventas que figuran en tu software de gestión de relaciones con los clientes te indicarán en qué puntos se tarda demasiado en convertir a los clientes potenciales, cuál es la duración de tu ciclo de ventas o si tu equipo está a punto de quedarse sin nuevos clientes potenciales que cerrar. La plataforma adecuada te ofrece unavisión clara de tu proceso de ventas, lo que te permite estar al tanto de posibles dificultades antes de que se conviertan en problemas graves.

Suena bien, ¿verdad? Pero, ¿cómo saber si su equipo necesita realmente un CRM?

Los 6 principales casos de uso que requieren un CRM de calidad

¿Cómo saber si necesita un CRM?

Estos son los 6 casos de uso principales para un sistema CRM: vea por qué cada uno de ellos necesita una buena solución CRM y qué requisitos únicos tiene cada caso de uso.

1. SaaS

Cuando se vende software, el proceso de venta debe ser tan ágil y activo como el producto que se vende.

Especialmente para las startups de SaaS, es normal hacer malabarismos con los clientes potenciales entrantes y salientes dentro de un equipo de ventas reducido. O es posible que no haya ningún equipo de ventas: muchos fundadores de SaaS se encuentran inesperadamente en el papel de representantes de ventas.

Tanto si tuequipo de ventas de SaaSes reducido como si no existe, necesitas un sistema que te ahorre tiempo en lugar de abrumarte con información desactualizada o mal organizada, o con una interfaz de usuario excesivamente compleja. No tienes tiempo que perder extrayendo datos de clientes potenciales de una hoja de cálculo de Excel que puede estar actualizada o no, redactando correos electrónicos individuales para miles de clientes potenciales entrantes o evaluando manualmente esos clientes potenciales.

Unbuen CRM SaaSaprovecha la automatización para que los equipos de ventas reducidos puedan centrarse en lo que mejor saben hacer: cerrar ventas.

2. Equipos de ventas a distancia

Demasiada gente piensa que el trabajo a distancia es una desventaja. Pero el CRM adecuado puede convertir el trabajo a distancia en la mayor ventaja de tu equipo.

El CRM de ventas a distancia adecuado está optimizado para establecer relaciones a través de canales digitales. También garantiza actualizaciones en tiempo real de toda la información, los puntos de contacto y el estado de cada una de las operaciones en curso. De este modo, los equipos de ventas remotas pueden confiar en que los datos que consultan son precisos al 100 %.

Con un CRM, los directores de ventas a distancia también pueden hacer un seguimiento de la actividad de cada uno de sus comerciales, así como de sus resultados en los distintos canales o etapas del proceso de ventas. Esto les ayuda a orientar a su equipo de forma más eficaz, aunque no puedan estar en la misma sala.

Sabías que...

En Close, somos un equipo 100 % remoto y distribuido desde 2014. Por eso podemos afirmar con orgullo que Close el CRM creado PARA equipos de ventas remotos, POR un equipo remoto. Conocemos los retos específicos a los que se enfrentan a diario los equipos de ventas remotos, y hemos creado un sistema que les da herramientas para avanzar, en lugar de frenarlos. Descubre cómo Close optimizado para las ventas a distancia.

3. Servicios financieros

Las empresas de servicios financieros suelenquedarse estancadas en la reutilización de las antiguas listas de clientes potencialescon las que llevan trabajando años. Sin embargo, una empresa de éxito nunca deja de esforzarse por captar nuevos clientes. Si quieres incorporar nuevos clientes potenciales a tu cartera de proyectos (y llevar un mejor control de los datos de tus clientes actuales), necesitarás un CRM.

Tus clientes confían en ti para gestionar el dinero que tanto les ha costado ganar. Para ganarte esa confianza, debes almacenar sus datos de forma segura en un sistema en el que confíes. Además, un buenCRM para servicios financieroste permite personalizar tus listas de clientes potenciales y asegurarte de que te pones en contacto con ellos en los momentos clave.

4. Seguros

Al vender cualquier tipo de seguro, hay una gran cantidad de datos personales de los clientes que es necesario almacenar de forma segura. Una vez más, contar con un sistema seguro es fundamental parael éxito en la venta de seguros.

Las aseguradoras también recurren a su CRM para optimizar sus procesos: al fin y al cabo, no querrá dejar escapar a sus mejores clientes sólo porque hayan encontrado una póliza más barata. Al utilizar un CRM para desarrollar mejores relaciones y realizar un seguimiento de los vencimientos de las pólizas, puede convencer a sus clientes para que se queden con usted a largo plazo, ya que ven el gran valor que usted otorga a la prestación de un buen servicio, no solo a un buen precio.

5. Inmobiliaria

Los agentes inmobiliarios necesitan algo más que un lugar donde almacenar clientes potenciales: necesitan un sistema que les ayude a vender y alquilar más propiedades.

El CRM adecuado para agencias inmobiliarias debe contar con unsistema de llamadas integradoque permita a los agentes realizar un seguimiento sencillo de los nuevos clientes potenciales, tanto entrantes como salientes; herramientas de automatización para automatizar las tareas repetitivas; y un sistema de seguimiento de la interacción que permita conservar un historial de datos a lo largo del tiempo.

Además, un buenCRM inmobiliariodebería integrarse con las herramientas que ya utilizas para recabar firmas, programar visitas y encontrar nuevos clientes potenciales.

6. Equipo de ventas internas dedicado a las ventas entrantes o salientes

Un equipo de ventas internas trabaja sin descanso para vender a nuevos clientes potenciales, ya seande entrada o de salida. Para garantizar que tu equipo de ventas internas alcance todo su potencial en el cierre de ventas, los responsables de ventas deben dotarlo de un sistema que optimice cada punto de contacto y le proporcione una orientación clara en su trabajo diario.

Cuando llegan nuevos clientes potenciales, un buen CRM de inbound recopila la información clave y la transforma automáticamente en listas seleccionadas con los clientes potenciales más prometedores del equipo. Esto permite a los representantes de inbound dar prioridad a los clientes potenciales con más probabilidades de cerrar una venta. El mejorCRM ofrece a los equipos de inboundherramientas de automatización sencillas para conectar de inmediato con los nuevos clientes potenciales a través de secuencias de correo electrónico e incorporarlos más rápidamente al ciclo de ventas.

Por otro lado,los equipos de ventas proactivas necesitan un sistema CRMoptimizado para establecer contactos de forma rápida. El sistema adecuado debe permitir importar fácilmente los clientes potenciales y contar con unmarcador automáticoque permita a los comerciales proactivos aprovechar al máximo el tiempo que pasan al teléfono.

Cómo elegir el sistema CRM adecuado para tu empresa en 5 pasos

¿Listo para comprar?

Más despacio, socio. Con tantas opciones de CRM en el mercado, ¿cómo puede asegurarse de que está comprando un sistema que potenciará a su equipo en lugar de empantanarlo?

Puede resultar tentador optar por la herramienta más barata que encuentre. O, por otro lado, puede que te atraiga la plataforma con más funciones.

Pero, lo más probable es que ninguna de esas opciones sea la adecuada para tu equipo. Aunque, por ejemplo, Salesforce es el líder indiscutible del mercado en el ámbito del CRM,a menudo NO es la opción más adecuada para las empresas emergentes y las pymes.

Elegir una solución CRM que ayude a su equipo a cerrar más tratos y a trabajar de forma más productiva, implica algunos pasos específicos para determinar lo que realmente necesita y qué sistema se ajusta a esas necesidades.

Aquí tienes un proceso de 5 pasos que te ayudará a tomar una decisión de la que no te arrepentirás en el futuro:

Paso 1: Define las prioridades clave de tu equipo como responsable de ventas

Más arriba hemos tratado diferentes casos de uso del software de gestión de relaciones con los clientes. Cada uno de estos casos tiene sus propios retos, necesidades y prioridades.

Muchas plataformas se adaptan a casos de uso específicos. Destacan las características y capacidades que más importan para el caso de uso al que se dirigen.

Por lo tanto, como líder de ventas, debe comprender bien el caso de uso de su equipo en particular y determinar cuáles son sus principales prioridades en un CRM.

Por ejemplo, ¿tu equipo gestiona un gran volumen de clientes potenciales entrantes? En ese caso, probablemente necesitarás funciones de automatización del correo electrónico y de secuencias.

¿Dirige un equipo de ventas sobre el terreno? Entonces puede que necesites un CRM que tenga una aplicación móvil y funciones potentes de gestión de territorios.

¿Tu equipo se dedica principalmente ala venta proactiva? En ese caso, un sistema de llamadas integrado te resultará muy útil.

Al definir las principales formas en que su equipo utilizará el CRM, tendrá una idea más clara de sus prioridades. Esto le ayudará a reducir la lista de CRM disponibles a los que están construidos para su caso de uso.

Paso 2: Decide si necesitas una herramienta integral o un conjunto de herramientas de ventas que se adapte a tus necesidades específicas

Algunos líderes de ventas piensan que el CRM es el todo-lo-todo de su pila tecnológica. Pero, ¿es siempre así?

Es cierto que muchos CRM incluyen funciones para ventas, marketing y otros equipos de la empresa. La pregunta a la que debe responder es la siguiente: ¿quiero una solución integral o prefiero apilar herramientas especializadas que se adapten a mis necesidades específicas?

Por ejemplo, los grandes sistemas CRM, como Salesforce, incluyen muchísimas funciones y capacidades para distintos equipos. Pero pregúntate: ¿cuántas de esas funciones utilizará realmente mi equipo a diario? En lo que respecta a un CRM, más no significa necesariamente mejor, ya que, aunque las potentes funciones de personalización son estupendas, también suponen una carga para todo el sistema y el flujo de trabajo.

Por poner un ejemplo:el equipo de ventas de FourSquare tenía que hacer 16 clics para registrar una sola llamada de ventas. Puede que esto no parezca gran cosa, pero piénsalo así: si tus comerciales hacen 100 llamadas al día, eso supone 1600 clics repetitivos al día. Y eso solo para registrar llamadas, algo que otros CRM de ventas hacen automáticamente. Es un fastidio. Quieres que tus comerciales estén en plena forma cuando hablan con los clientes potenciales, no frustrados por tener que lidiar todo el día con un software de ventas poco intuitivo.

Muchas veces, tiene más sentido crear unconjunto de herramientas de ventas que proporcione a tu equipo las funciones específicas que necesitáis, en lugar de adquirir una supuesta solución «todo en uno» repleta de funciones que probablemente nunca vais a utilizar.

La combinación de varias herramientas te permite adaptarlas a las necesidades de tu equipo. Por ejemplo, a una empresa de seguros le resultaría más útil un CRM que se integre con otro software específico para el sector, como Quotehound.

Por supuesto, como líder de ventas, debe determinar junto con otros líderes de su empresa qué solución tiene más sentido para todos los implicados.

Paso 3: Colabora con tu equipo para identificar las funciones esenciales

Sus representantes de ventas son los que estarán dentro del CRM día tras día. Son ellos los que tendrán que registrar información, hacer llamadas, enviar correos electrónicos y realizar otras tareas de ventas.

Por lo tanto, hable con su equipo a la hora de elegir un sistema CRM para ellos, en lugar de obligarles a cambiar a una nueva herramienta que puede no tener sentido para sus procesos o necesidades.

Reúna a sus representantes. Pregúnteles qué carencias tiene el sistema que utilizan actualmente. ¿Qué les impide ser plenamente productivos? ¿Qué funciones o capacidades les gusta utilizar? ¿Qué haría por ellos la herramienta ideal? ¿Con qué otras herramientas de su arsenal debería integrarse el software?

Formular estas preguntas e implicarles en el proceso de toma de decisiones también ayudará a mejorar la adopción de CRM.

Paso 4: Haz una lista de lo imprescindible (y otra lista aparte de lo que estaría bien tener)

Una vez que lo hayas discutido todo con tu equipo y con otros responsables de tu empresa, es hora de elaborar dos listas muy claras: lo imprescindible y lo que sería deseable. Parte de tu responsabilidad a la hora de vender a clientes potenciales consiste enayudarles a identificar claramente sus prioridades. Haz lo mismo en tu propio proceso de adquisición de un CRM.

Su lista de imprescindibles incluirá todas las funciones o capacidades sin las que su equipo no puede vivir. También incluirá las integraciones esenciales que su equipo necesitará para funcionar correctamente. Son los requisitos que realmente rompen el acuerdo cuando no se cumplen.

Cuando tengas una lista de requisitos imprescindibles, podrás descartar de inmediato cualquier opción de CRM que no incluya esas funciones.Si le falta alguno de esos requisitos, no es la herramienta adecuada para tu equipo.

Para elegir el CRM ideal para su equipo, también es importante tener una lista de cosas que le gustaría tener. Estas funciones no son esenciales para el funcionamiento diario de tu equipo, pero seguro que te harían la vida mucho más fácil (o simplemente te parecerían divertidas).

La combinación de estas listas es el CRM ideal de su equipo, y si encuentra uno que incluya todo lo de ambas listas, probablemente también encontrará una olla de oro al final del arco iris al final del día (ninguna de las dos cosas es muy probable, ¡lo siento!).

Recuerde mantener la mente abierta: a veces, las características o funciones de una u otra lista se pueden conseguir con integraciones, aunque el propio CRM no ofrezca exactamente lo que desea.

Paso 5: Prueba varias herramientas diferentes

Llegados a este punto, debería tener una idea clara de lo que busca en un CRM (y en el resto de su pila de ventas).

Pero no hay nada como meterse en una herramienta y probarla uno mismo.

Así que, entra y empieza a probar diferentes herramientas. Inscríbase en pruebas gratuitas de los CRM que se ajusten a sus necesidades. Invite a sus representantes a probar las distintas herramientas. Así podrá comparar con mayor honestidad las distintas herramientas que está considerando.

¿Estás listo para empezar una prueba gratuita de un CRM diseñado para integrarse en tu proceso de ventas y optimizar tus resultados? Pr Close durante 14 días, sin ningún coste (ni siquiera te pediremos tu tarjeta de crédito).

Una vez que empiece a probar los CRM, ¿cómo puede comparar y evaluar el CRM adecuado para su equipo?

Comparativa de las principales funciones de un CRM: ¿qué debe ofrecer un buen CRM?

Como ya se ha mencionado, las funciones adecuadas para su equipo dependerán del tipo de sistema y proceso de ventas que esté utilizando.

Dicho esto, hay algunas funciones básicas que todo CRM de ventas debe incluir.

¿Quiere sacar el máximo partido a su dinero? Asegúrate de añadir estas características esenciales a tu lista de imprescindibles:

• Gestión de contactos y clientes potenciales: Esto puede parecer un poco obvio, pero debes asegurarte de que el CRM que elijas tenga una gestión de contactos y clientes potenciales optimizada. No querrás que la información importante se pierda entre las grietas, así que asegúrate de que la importación automática de clientes potenciales es una opción.
• Vista histórica de las interacciones: Para gestionar las relaciones, es necesario ver las interacciones anteriores. Esto es imprescindible para cualquier buen CRM.
• Gestión del proceso de ventas: Un proceso de ventas bien organizado te permite tener una visión general clara de las oportunidades pendientes. Tu CRM debe incluir una vista del proceso de ventas para que puedas ver cómo avanzan los acuerdos a lo largo del embudo, en qué aspectos necesita ayuda tu equipo y qué acuerdos requieren un empujón adicional para cerrarse.

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• Funciones de llamada: Prácticamente todos los equipos de ventas del mundo llaman a sus clientes potenciales, clientes prospectos y clientes. Si el CRM que has elegido no cuentacon funciones de llamada integradas(como VoIP incorporado, un marcador automático,un marcador predictivo o grabación automática y envío de mensajes de voz), debería, como mínimo, integrarse a la perfección con una herramienta que sí las ofrezca.
• Correo electrónico y automatización: El correo electrónico es otra herramienta esencial en el repertorio de cualquier comercial. Un buen CRM te permite enviar correos electrónicos y los registra automáticamente. Pero un CRM excelente también te permitirá configurarsecuencias de correo electrónico automatizadasy crear plantillas que tu equipo podrá utilizar y personalizar sobre la marcha.
• Segmentación de clientes potenciales: un buen CRM no se limita a ofrecerte una lista enorme de clientes potenciales. Te permite segmentar y clasificar esos clientes potenciales en función de los criterios que elijas. Esto varía según el sistema; en Close, por ejemplo, puedes configurar «Smart Views» que se actualizan automáticamente a medida que llegan nuevos clientes potenciales o cambia su estado. Puedes hacer de todo, desde crear una lista de clientes potenciales que se ajusten a tu perfil ideal y con los que no se haya contactado en los últimos 7 días, hasta crear una lista de asistentes a demostraciones que no hayan programado la siguiente reunión con un representante de ventas.
• Búsqueda sencilla: Toda buena herramienta de gestión de las relaciones con los clientes debe tener una barra de búsqueda que permita buscar información clave, clientes potenciales o empresas en su cartera de proyectos.
• Tareas y notificaciones: Para mantener a tu equipo al día, la plataforma debe incluir la funcionalidad de tareas y notificaciones de próximas tareas o reuniones programadas.
• Informes de ventas: las métricas de ventas esenciales deben registrarse en tu CRM, y los informes deben ser fáciles de consultar y exportar. Una buena plataforma también se integra con otras herramientas de generación de informes de ventas, de modo que siempre tengas la opción de mejorar tus informes si es necesario.
• Informes de actividad de los comerciales: dado que tu CRM es el centro neurálgico donde tu equipo desarrolla la mayor parte de su actividad, los informes de actividad deben ser fácilmente accesibles. Estos te permitirán saber cuánto tiempo pasan tus comerciales al teléfono, el número de correos electrónicos que envían y otras métricas de actividad importantes. (Ventaja adicional: algunos sistemas incluyen unatabla de clasificación integrada basada en la actividad comercial, lo que ofrece a los comerciales un pequeño incentivo extra para ponerse al teléfono y llegar a lo más alto de la lista).

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• Integración con Zapier: Aunque las integraciones más importantes dependerán de ti,Zapier es una herramienta de integraciónimprescindible para tu CRM. Cuando un CRM cuenta con una conexión integrada con Zapier, ofrece la flexibilidad de conectarse con más de 1000 herramientas diferentes y vincularlas entre sí de forma totalmente personalizada.
• Funciones de previsión de ventas: la confianza en el acuerdo, el valor previsto del acuerdo y el seguimiento del ciclo de ventas deben formar parte de tu CRM.Las funciones de previsiónte ayudan a mantenerte en el buen camino para alcanzar tus objetivos y te avisan con antelación cuando te estás quedando atrás. En Close, por ejemplo, la vista «Pipeline» te muestra el valor de todos los acuerdos que se encuentran en una fase determinada, junto con el valor anualizado y mensual previsto. Estos valores se actualizan automáticamente a medida que los acuerdos avanzan por las diferentes fases.
• Fácil personalización: Tu proceso de ventas y tu equipo son únicos; tu CRM debería adaptarse a esa singularidad, en lugar de intentar encajarla en plantillas genéricas. Los campos personalizados para los clientes potenciales, las fases personalizadas del proceso de ventas y los paneles de informes personalizados son algunos ejemplos de personalización que deberías encontrar en tu CRM.

Guía de compra de CRM: Cómo evaluar las mejores opciones de CRM

Ha hablado con su equipo. Ha establecido prioridades. Tiene una lista de lo que debe tener y otra de lo que le gustaría tener. Y ya ha empezado a probar diferentes CRM.

Está más cerca que nunca de tomar una decisión. Pero, ¿cómo puede evaluar qué CRM es el mejor para su equipo?

Cuando esté reduciendo sus opciones hasta tomar una decisión final, aquí tiene algunos factores para evaluar la mejor opción de CRM para sus necesidades individuales:

La principal necesidad de tu equipo en materia de CRM

Más arriba le pedimos que estableciera una prioridad clara para su CRM.

Ahora, compare las opciones de CRM que ha seleccionado con la prioridad que ha establecido.

Si el CRM satisface sus necesidades principales, habrá superado la primera fase.

Apoyo y éxito

Saber qué tipo de apoyo obtendrá del equipo de su nuevo CRM es esencial para tomar una buena decisión.

Averigüe qué tipo de opciones de asistencia ofrece este CRM. Tendrás que pasar por el aro de un chatbot o podrás comunicarte directamente con el equipo de asistencia cuando lo necesites?

Además, ¿tiene este CRM un equipo dedicado al éxito? ¿Es algo por lo que hay que pagar o se puede conectar con este equipo de forma gratuita?

Incorporación y formación

Al empezar a utilizar un nuevo CRM, tanto usted como su equipo necesitarán una formación básica.

¿Le ofrece este CRM opciones de formación sencillas? ¿Existen recursos que pueda consultar a su propio ritmo? ¿Qué tipo de formación puede esperar su equipo?

Opciones de migración de datos

Sus datos históricos de ventas son una parte esencial de su negocio. Antes de tomar una decisión, infórmate de los pasos concretos que tendrás que dar para importar los datos de tu CRM anterior a tu nuevo CRM.

¿Es fácil el proceso de importación? ¿Ofrece la empresa ayuda? Si te pueden ayudar con la migración de datos, ¿tendrás que pagar por ello?

Usabilidad y aceptación

Un gran conjunto de funciones es un juguete brillante que puede distraerte de una interfaz de usuario terrible. Pero la usabilidad del producto es mucho más importante que el número de funciones que ofrece.

¿Por qué? Porque si el sistema no es fácil de usar, su equipo estará aún menos motivado para utilizarlo. Pagará más por un sistema que no le proporcionará el ROI que espera, porque los usuarios finales de su equipo no están contentos con él.

Cuanto más fácil de usar sea su nuevo CRM, mayor será la adopción por parte de su equipo de ventas.

Integraciones flexibles

Tener integraciones es bueno, pero la flexibilidad dentro de esas integraciones es esencial.

Así que, antes de tomar una decisión sobre qué CRM comprar, haga lo siguiente:

• Haz una lista de las integraciones que tu equipo quiere o necesita
• Enumere las funciones específicas que necesita que realicen esas integraciones

A continuación, cuando hable con su proveedor de CRM, obtenga detalles concretos sobre las integraciones que le interesan. Si se trata de una integración nativa, ¿realiza la tarea que necesita?

Si no te haces estas preguntas, podrías llevarte una desagradable sorpresa más adelante con una integración débil que no hace lo que necesitas.

Esa es parte de la razón por la que Zapier es una integración tan importante para cualquier CRM, y cualquier equipo. Cuando tu CRM se conecta a Zapier, puedes estar seguro de que tendrás opciones más flexibles para las integraciones.

Transparencia en los precios

Llegados a este punto, ya sabe cuánto está dispuesto a gastar en un CRM. Pero, ¿sabe exactamente cuánto le va a costar ese CRM?

La transparencia del precio puede ser un factor decisivo a la hora de comprar un CRM. Algunos sistemas tienen planes de precios complejos con muchos complementos y costes ocultos. Cuando compares tus mejores opciones de CRM, compara todas sus páginas de precios en sus sitios web.

¿Hasta qué punto son transparentes los precios? ¿Hay un precio fijo por usuario/mes o se basa en una métrica como el número de clientes potenciales? ¿Las funciones esenciales están en un plan inferior o sólo son accesibles en planes más caros? O peor aún, ¿sólo se puede acceder a las funciones más importantes pagando complementos adicionales?

La transparencia de los precios dice mucho de la empresa incluso antes de hablar con ella.

Seguridad y cumplimiento normativo

Los datos de sus clientes son sensibles, por lo que debe asegurarse de que estén seguros.

La seguridad es un factor clave que puede ayudarle a decidir si comprar o no un CRM.

Además, en función del tipo de empresa que dirija, el cumplimiento de determinados requisitos legales puede ser decisivo. Si su empresa está sujeta a requisitos gubernamentales en materia de datos de clientes, asegúrese de que el sistema CRM que utiliza cuenta con las funciones necesarias para ayudarle a cumplir dichos requisitos.

Prueba social

Ya sea para elegir un lugar donde tomar un helado, escoger una nueva marca de gomina o comprar software para nuestro negocio, a todos nos gusta ver a otras personas disfrutando de algo antes de decidirnos a comprarlo.

Por eso es importante comprobar lo que dicen otras personas sobre el CRM que desea comprar.

Empiece con las historias de clientes y los estudios de casos en el sitio web del CRM. ¿Cómo utilizan el producto sus clientes? ¿Con qué funciones están muy satisfechos? ¿Qué integraciones y automatizaciones utilizan?

Sitios de opiniones como G2 o Capterra también pueden ayudarle a determinar la satisfacción general con este CRM.

Por último, diríjase a las redes sociales. ¿Qué dice la gente en Internet sobre este CRM?

Al examinar todos estos tipos de prueba social, no se limite a si la persona está satisfecha o no con el CRM. Busca menciones específicas al equipo de soporte. Busca reseñas que hablen de la interfaz de usuario.

Y, lo más importante,intenta buscar opiniones concretas de empresas que consideres similares a la tuya, ya sea porque pertenecen al mismo sector o porque tienen un tamaño similar. Esto te permitirá saber no solo si se trata de un buen CRM, sino si es un buen CRM para tu empresa.

12 preguntas que debes hacer a tus proveedores de CRM

Los vendedores de CRM saben cómo vender su producto: un buen vendedor es un experto en su CRM y sabe cómo presentarlo de la forma adecuada.

Por supuesto, debe asegurarse de que recibe la información correcta para evaluar las distintas opciones de forma imparcial. Entonces, ¿qué debería preguntar a su proveedor de CRM que no le haya dicho en el discurso de ventas?

Obtener respuestas claras y positivas a estas preguntas te ayudará a tomar una decisión más fundamentada a la hora de adquirir un CRM.

Cómo evaluar el éxito de un CRM

Por fin ha llegado el día: ha evaluado todas las opciones de CRM y ha elegido la que mejor se adapta a su equipo.

¿O no?

Pasado un tiempo, ¿cómo puede estar seguro de que la compra que ha hecho le ha merecido la pena?

A continuación te presentamos algunasmétricas de ventas y KPI esencialesque te permitirán evaluar el éxito de tu CRM:

• Rentabilidad de la inversión (ROI):Por supuesto, este es el indicador más importante para evaluar tu nuevo CRM. ¿Estás obteniendo más beneficios de los que inviertes en él? Si es así, ¿cuánto más? Sigue midiendo la rentabilidad de la inversión a lo largo del tiempo para comprobar el valor real que este CRM aporta a tu proceso de ventas y a tu negocio.
• Cumplimiento de objetivos y cuotas:¿Qué esperabas conseguir con este nuevo CRM? Tras un tiempo razonable, ¿has alcanzado esos objetivos? ¿Tus comercialescumplen sistemáticamente sus cuotas? Si es así, vas por buen camino.
• Tasa de conversión:tanto la tasa de conversión total como la tasa de conversión por fase te permitirán comprobar si el CRM está contribuyendo a que tu proceso se desarrolle con mayor fluidez.
• Duración del ciclo de ventas:un buen CRM ayudará a tu equipo de ventas a vender de forma más productiva. Si todo funciona correctamente, deberías observar una reducción enla duración del ciclo de ventas.
• Volumen de contacto:La mejora de la productividad en las actividades de ventas también debería reflejarse en la cantidad de contactos que tu equipo es capaz de realizar en el mismo tiempo de trabajo.
• Adopción y actividad:Las métricas de ventas pueden fluctuar, pero si la adopción es baja, el resto también se verá afectado. Mantente al tanto de cómo trabajan tus comerciales con el nuevo CRM y habla con ellos regularmente para conocer su opinión sobre el nuevo sistema. Si detectas algún problema, empieza por ofrecerles formación adicional para que se sientan más cómodos utilizando el nuevo sistema.

Cuando todo funcione correctamente en su nuevo CRM, todas estas métricas deberían mostrar una mejora gradual con el tiempo.

Cómo sacar partido a esta guía para la compra de un CRM

Hemos hecho algo más que darle una lista desordenada de cientos de funciones que su CRM puede o no tener.

En su lugar, ahora dispone de una guía paso a paso para elegir, examinar y evaluar el éxito de un nuevo CRM.

Todo comienza con sus objetivos únicos como líder de ventas y como equipo. Tú determinas qué es lo que más importa a tus representantes, y eso guiará tus decisiones a medida que te abres paso entre el mar de opciones de gestión de las relaciones con los clientes que hay en el mercado.