¿Alguna vez has sentido «el miedo a perderse algo» en lo que respecta a la automatización?
Ya sabes cómo es. Las ideas para automatizar tus operaciones de ventas se acumulan más rápido de lo que tardas en ponerlas en práctica. Hay que distribuir los clientes potenciales, limpiar los datos, hacer seguimientos… un montón de ideas de seguimiento. Sin embargo, no todo sale a la perfección. Y cada vez que intentas arreglar algo, acabas tapando el problema con otro Zap más.
No es una crítica a Zapier. Nos encantan los Zaps. Pero a medida que los flujos de trabajo se vuelven más complejos y (con suerte) aumentas el volumen de trabajo, los costes también suben.
No querrás que eso reste tiempo a los comerciales: según Gartner, el 77 % de los vendedores ya tiene dificultades para completar las tareas que se les asignan.
Te presentamos n8n. Es más que una simple herramienta de automatización sin código; es una plataforma completa para equipos que no quieren que la automatización se desmorone a medida que crecen sus ventas. Si se implementa correctamente, utilizar n8n se parecerá menos a una cadena de activadores y más a un sistema robusto con lógica de toma de decisiones. Te lo explicamos.
En resumen
- n8n es una plataforma de código abierto para la automatización segura de flujos de trabajo en servidores propios
- El autoalojamiento reduce los costes al eliminar los modelos de precios «por tarea» de Zapier
- Gestiona lógicas complejas con ramificaciones, bucles y funciones avanzadas de gestión de errores
- Crea flujos de trabajo de «upsert» para evitar registros duplicados y mantener la calidad de los datos del CRM
- Integrar Close webhooks para activar acciones de enriquecimiento y enrutamiento en tiempo real
¿Qué es n8n?
n8n es una plataforma de automatización de flujos de trabajo que permite conectar aplicaciones y bases de datos mediante una interfaz visual intuitiva.
Lo que distingue a n8n de otras herramientas de automatización es que se puede alojar de forma autónoma, ya sea en las propias instalaciones o a través de servicios en la nube.
Por lo general, las plataformas de automatización suelen ofrecer tarifas por tarea o por acción. En cambio, las tarifas de n8n se estructuran en función del número de «proyectos compartidos» que puedes utilizar dentro de tu equipo, sin que tengas que preocuparte tanto por el número de «acciones» que realices.
No nos malinterpretes: n8n sigue estando ahí para encargarse de los aspectos básicos de la automatización. Una vez instalado, «escuchará» los eventos desencadenantes y transmitirá los datos entre tus herramientas, tal y como haría Zapier.
Lo que marca la diferencia aquí es el grado de control que puedes ejercer.
El flujo de trabajo estándar de n8n funciona con un sistema de«nodos», que es una forma elegante de referirse a los bloques de construcción. Puedes utilizar estos nodos para la automatización: ramificar conexiones, crear bucles, gestionar reintentos, etc.
En otras palabras: es más flexible. Es como la fontanería, donde tú decides por dónde van las tuberías.
(Lo cual es de gran ayuda cuando trabajas en un entorno de ventas real, y no en el entorno simplificado de una demostración de software.)
De esta forma, tu automatización será más sólida. Dado que tu plataforma de automatización puede ejecutar más acciones, también puede realizar más comprobaciones. Por ejemplo, podría…
- …comprobar adónde debe ir un cable
- …completa el registro con cualquier dato que quieras incluir
- …actualizar el CRM
- …gestionar los casos extremos sin crear duplicados
Y como no pagas por acción, el precio no te supone ningún problema. Es bastante interesante: más ventas sin los quebraderos de cabeza que supone la automatización.
Advertencia: es probable que n8n no sea lo que buscas si…
Si hacemos que n8n parezca lo mejor que se ha inventado desde el pan de molde, la culpa es nuestra. Es una solución única y, como todas las soluciones únicas, solo se adapta a determinados casos de uso.
Probablemente n8n no sea lo que buscas si…
- …no tienes a nadie que se sienta cómodo leyendo diagramas de flujo… ni con JavaScript básico, la verdad
- …no quieres tener ninguna responsabilidad en materia de infraestructura (y prefieres llamar al servicio de atención al cliente)
- …los fallos de automatización se derivan al servicio de asistencia del proveedor, no a tu equipo, lo que puede complicar tus plazos
- …tu volumen de clientes potenciales es bajo y es poco probable que aumente, lo que hace que la tarificación por acción resulte más viable
Lo cual no quiere decir que seas un simplón por querer una opción diferente. Pero quizá te convenga reconsiderar n8n si prefieres mantener tu automatización más sencilla antes de ejercer un mayor control.
Por lo general, un mayor control también implica una mayor responsabilidad. Quizás prefieras externalizar algunas tareas a herramientas similares a Zapier antes de estar preparado.
Por qué los equipos de ventas se están pasando a n8n
Es posible que tu equipo de ventas ya haya probado la automatización anteriormente. Quizás la estés utilizando ahora mismo. Pero en el momento en que deje de parecer una forma divertida y «sencilla» de hacer las cosas…
…bueno, ahí es cuando empiezas a buscar diferentes herramientas.
Cuanto más crecen tus ventas, más complicada se vuelve la automatización. Los equipos pueden añadir un Zap para derivar clientes potenciales. Luego, otro para enriquecer los datos de esos clientes potenciales. Pero cuando hay que añadir otro para actualizar el CRM, se vuelve demasiado complicado de gestionar. (Y, si pagas por acción, el gasto resulta excesivo).
n8n es ideal para equipos que quieren que su automatización sea más inteligente. Una automatización capaz de razonar e incluso depurar. n8n te permite editar tu automatización sin tener la sensación de que tienes que reconfigurar todo el sistema desde cero cada vez que falla un desencadenante.
Con n8n, tú controlas el flujo de trabajo, la logística e incluso toda la infraestructura.
Quizá eso no sea importante si tus ventas se mantienen estables. Pero en un equipo de ventas en crecimiento que busca expandirse, es posible que te des cuenta de que tus procesos de distribución de clientes potenciales deben ser más específicos. Y el mantenimiento del CRM deja de ser algo «automático» para convertirse en algo que hay que cuidar con el tiempo… utilizando una infraestructura de automatización más avanzada.
Cómo librarse del «impuesto de las tareas»
El «impuesto de las tareas» es lo que ocurre cuando te acostumbras demasiado a las automatizaciones que cobran por acción. Puede que no te importe cuando las automatizaciones son pequeñas y poco frecuentes. Pero en ventas, cada pequeño detalle (enriquecimiento de clientes potenciales, actualizaciones del CRM) suma. Especialmente cuando se amplía la escala.
Veamos un ejemplo. Si una plataforma de automatización te cobra por tarea, es posible que te limite, por ejemplo, a 30 000 tareas al mes antes de que tengas que pasar a un plan superior.
Pero imagina ahora que tu automatización se está volviendo un poco desordenada en el back-end. Cada cliente potencial activa:
- 5 pasos para el enriquecimiento
- 4 actualizaciones del CRM
- 1 decisión de enrutamiento (siendo generosos)
Eso ya son diez tareas por cliente potencial. Con 30 000 tareas al mes, tu límite máximo es de 3000 clientes potenciales entrantes, no de 30 000.
Además, cualquier lógica de automatización añadida hace que esas cifras aumenten. Pasamos al siguiente nivel de precios, lo que implica un mayor coste «por usuario al mes». Ahora los precios también suben.
Con n8n, los costes son más fijos:
- Alojamiento de servidores
- Costes iniciales derivados del tiempo dedicado a crear y mantener el flujo de trabajo
- Un «proyecto compartido» con varios usuarios
En el plan de 20 $ al mes, puedes utilizar tantas acciones de automatización como quieras. Solo empezarás a considerar otros planes cuando tengas nuevos proyectos o necesites ejecutar más acciones al mismo tiempo; es decir, a medida que aumente tu volumen de trabajo.
Lo más importante: puedes incluir tantos pasos como quieras en un mismo flujo de trabajo. Quizás un nuevo cliente potencial active 10 acciones. O 20. O 30. En realidad, no importa; puedes complicarlo todo lo que quieras sin que los costes se disparen.
Gestión de la complejidad y los errores
Los datos de ventas en el mundo real son confusos.
Los datos de clientes potenciales suelen llegar incompletos. Es posible que tu sistema los duplique o los formatee incorrectamente.
Las herramientas de automatización sin código tampoco se desenvuelven bien en este aspecto. Suelen dar por sentado que todo va sobre ruedas; no ofrecen opciones para depurar los datos. En su lugar, es el usuario quien debe introducir datos más limpios.
n8n no se hace ilusiones al respecto. Es consciente de que es posible que necesites datos más limpios y de que es de esperar que tus procesos de automatización no siempre funcionen. Es capaz de gestionar múltiples registros y reintentos automáticos dentro de un mismo flujo de trabajo, sin necesidad de activar automatizaciones independientes cuando se produce un error.
Por lo tanto, n8N facilita la configuración de soluciones, entre las que se incluyen:
- Reintentar los pasos fallidos del proceso para realizar ajustes
- Crea una nueva «lógica de ramificación» basada en las condiciones que especifiques
- Deriva los errores a un lugar más útil, como el servicio de atención al cliente
- Recopila más datos en lugar de limitarte a dejarlos en las «zonas fantasma» del CRM
La lógica condicional de n8n hace que esté diseñada para funcionar en un entorno de datos imperfectos. Esto te ofrece más opciones para detectar y corregir esos errores.
3 ejemplos de flujos de trabajo de n8n para ventas
Bueno, basta ya de teoría. ¿Cómo funciona n8n en la práctica? Veámoslo con ejemplos concretos:
Ejemplo n.º 1: Captación de clientes potenciales con distribución inteligente
Situación: Un nuevo cliente potencial visita tu sitio web a través de un formulario web o una herramienta de inbound similar. Rellena sus datos y está interesado en comprar. (Por cierto, buen trabajo con el viejo inbound marketing).
En este caso, n8n puede realizar una comprobación: ¿existe ya ese cliente potencial en tu Close ? De hecho, es lo primero que comprueba. Así es como la lógica condicional permite obtener datos más limpios.
En n8n, ya has creado una lógica de distribución para asignar los clientes potenciales. La elección es tuya: territorio, datos demográficos, volumen de la operación, disponibilidad de los comerciales… lo que mejor te funcione.
(Por cierto, puedes aplicar «lógica condicional» en muchas plataformas de automatización. Pero, como lo gestionas todo dentro de un único flujo de trabajo, no tienes que dividir esta lógica en varias automatizaciones costosas.)
Y ya está: n8n etiqueta el cliente potencial según tu lógica, sin coste adicional. Lo envía directamente a tu vistaClose View» para que los comerciales adecuados lo vean de inmediato.
¿Qué ocurre si los datos fallan, tal y como hemos señalado en la sección anterior? Crea un flujo de trabajo para redirigir el contacto a una cola «de reserva» en lugar de descartarlo directamente.
Ejemplo n.º 2: Mantenimiento del CRM y prevención de duplicados
Situación: Recibes un nuevo cliente potencial. Pero esta vez, el cliente potencial es un duplicado: alguien que ya ha visitado tu sitio web.
¿Cómo sabrá tu sistema de automatización que estás recibiendo información duplicada? Con n8n, el contacto entrante debería activar primero una búsqueda en Close. Para ello, podría utilizar identificadores como una dirección de correo electrónico o un dominio conocido.
Si existe un registro coincidente, el flujo de trabajo utilizará su lógica para actualizar el cliente potencial, en lugar de crear un duplicado.
Como no te preocupa el precio por acción, n8n puede aprovechar esta oportunidad para poner en orden otros aspectos del CRM. Puede añadir notas y registros de actividad, sin sustituirlos. Puede sobrescribir campos introducidos anteriormente, como el tamaño de la empresa y el sector.
Resultado: no se producen «desviaciones graduales» ni registros duplicados cuando hay clientes potenciales entrantes duplicados. El sistema simplemente los actualiza de tal forma que no afecta a la precisión de tus informes de ventas a lo largo del tiempo.
Ejemplo n.º 3: Automatización y seguimiento tras la llamada
Situación: Acabas de colgar el teléfono tras hablar con un cliente potencial, lo que activa un nuevo webhook en tu herramienta o CRM. Y lo que menos te apetece es tener que hacer el trabajo pesado de actualizar tu CRM manualmente.
Si te gustan los seguimientos constantes, este es el momento perfecto para que tu sistema de automatización entre en acción.
n8n puede extraer los metadatos de la llamada, así como la transcripción de la grabación de la reunión. Con esos datos, también puede rellenar campos del CRM como resultados, objeciones, próximos pasos y mucho más. Incluso puede sugerir borradores de correo electrónico para el seguimiento en función de cómo haya ido la llamada.
Una vez más, todo se integra en los mismos flujos de trabajo, lo que te permite ir añadiendo acciones de automatización sin preocuparte demasiado. No tienes que preocuparte por superar el límite y pasar a un nuevo nivel de precios.
Mientras tanto, n8n ha ido incorporando información a tus flujos de trabajo de CRM. Marca las objeciones para su revisión, redacta los correos electrónicos de seguimiento y avisa al comercial correspondiente. Y nada de esto tiene que hacerse manualmente.
La realidad técnica: seguridad y mantenimiento
Así que n8n te ofrece más control. Probablemente ya te habrás dado cuenta de eso.
Pero el control tiene su lado negativo. Ahora tienes una mayor responsabilidad a la hora de gestionar tú mismo tus automatizaciones.
Ahora entramos en el aspecto técnico. ¿Cómo se consiguen esos flujos de trabajo? Antes de llegar a los procesos optimizados que se describen en los ejemplos anteriores, hay que tomar algunas decisiones:
- Ahí es donde entran en juego términos como «código libre» y «autohospedaje»: al fin y al cabo, n8n te deja decidir dónde ejecutar la aplicación. «Código libre» significa que puedes utilizarlo libremente si tú mismo te haces cargo de los servidores, lo que también se conoce como «autohospedaje».
- Dónde se ejecuta n8n: ¿vas a utilizar tu propio servidor? ¿Un servicio gestionado en la nube? ¿Estás creando tu propia infraestructura interna?
- Cómo se autentican los flujos de trabajo: es hora de decidir cómo se conecta n8N de forma segura a tus otras herramientas mediante claves API. ¿Quién puede acceder a ellas, qué se le permite hacer y quién gestiona los permisos?
- ¿Qué ocurre cuando falla una tarea? ¿Quieres que n8n vuelva a intentar automáticamente las tareas fallidas o que avise a tu equipo? ¿Cuándo es el momento de marcar un fallo para su revisión manual?
- ¿Qué volumen de datos vas a gestionar?: vas a recibir un gran volumen de datos. ¿Dónde los vas a almacenar y durante cuánto tiempo los vas a conservar?
- ¿Quién puede acceder a las automatizaciones? ¿Qué compañeros de equipo podrán ver, editar o implementar tus automatizaciones? ¿Qué credenciales pueden utilizar?
- Modo de instancia única frente a modo de cola: decidir si un flujo de trabajo ejecuta las tareas una por una, lo cual es importante teniendo en cuenta cómo funcionan los niveles de precios de n8n (solo se pueden ejecutar un número limitado a la vez)
- Actualizaciones manuales frente a actualizaciones programadas: ¿quieres controlar cuándo se realizan las actualizaciones del flujo de trabajo y del sistema? ¿Prefieres que se realicen automáticamente? ¿Según un calendario fijo? ¿Qué opinas?
Un mayor control implica que también eres responsable de solucionar los problemas.
Por ejemplo, imagina que uno de tus flujos de trabajo se interrumpe a las 2 de la madrugada de un miércoles. Si utilizas Zapier, es posible que veas la notificación de error de la tarea por la mañana y esperes que funcione cuando lo vuelvas a intentar.
¿En n8n? Tú decides cómo gestionar estos problemas como parte de la política de la empresa. ¿El flujo de trabajo lo vuelve a intentar automáticamente? ¿Debería activar una alerta en el panel de control de un miembro del equipo? Y, si es así, ¿quién es el «responsable» del fallo?
(Probablemente sea mejor que lo sepan de antemano.)
Para ser justos, no es necesario que respondas a todas las preguntas desde el primer día. Pero sí debes ser consciente de lo que esto implica. Lo que estás haciendo es crear todo un sistema de automatización. Habrá que hacer algunos ajustes y pulir algunos detalles antes de que todo funcione a la perfección para tu equipo de ventas.
Integración de Close n8n
¿Por qué considerar n8n junto con un software de CRM como Close?
Close perfectamente con n8n, ya que ambos utilizan componentes básicos claros y predecibles que permiten una automatización eficiente. Por ejemplo:
- API y webhooks: Close los «ganchos» adecuados para poner en marcha flujos de trabajo eficientes. Utilizar n8n en este entorno no será como intentar encajar una pieza cuadrada en un agujero redondo.
- Búsquedas: n8n puede comprobar fácilmente Close evitar la creación de duplicados.
- Enrutamiento y visibilidad del CRM: n8n facilita la asignación de quién ve qué. Las etiquetas y las vistas inteligentes Closepermiten a tu equipo de ventas acceder directamente a esa información con mayor facilidad.
- Enriquecimiento y limpieza de datos: gracias a unos datos más limpios (enriquecidos incluso antes de que tus comerciales los vean), tus comerciales dedican menos tiempo a la gestión de datos.
Traduzcamos eso al lenguaje empresarial.
- Rápida asignación de clientes potenciales: gracias a que el enrutamiento y la asignación de clientes potenciales se realizan de forma automática, los comerciales trabajan con mayor eficiencia. Tus seguimientos se agilizan. La gente empieza a sospechar que eres un robot. En el buen sentido.
- Una atribución de datos más clara. Al haber menos duplicados, a cada comercial le resulta más fácil identificar registros únicos correspondientes a clientes potenciales concretos dentro de tu CRM.
- Los comerciales pueden confiar en tu CRM. Si los datos ya están depurados, las funciones de generación de informes y análisis ganan en precisión y, por lo tanto, resultan más útiles para la formación en ventas.
- Es menos molesto. Eso es una ventaja para el negocio, ¿no? Un sistema que responde a las preguntas automáticamente (si un cliente potencial es nuevo, quién se encarga de él, etc.) hace que los humanos no tengan que hacerlo todo en Slack.
Empieza poco a poco, crece con inteligencia
Sabemos que n8n puede parecer... algo complicado.
Pero no hace falta que renueves hoy mismo todo tu conjunto de herramientas tecnológicas de ventas.
Empieza con un flujo de trabajo. Intenta automatizar algo que ya resulte molesto para tu equipo, como:
- Automatizar la recepción de clientes potenciales con el sistema de distribución, dejando que n8n compruebe y complete los datos. De este modo, puede asignar esos datos a la persona adecuada antes de que el comercial tenga que ocuparse de ellos.
- Evita la duplicación de registros gestionando los clientes potenciales entrantes, comprobando si ya existen en tu CRM y actualizándolos en lugar de crear otros nuevos.
- Gestión de las actualizaciones posteriores a las llamadas mediante la incorporación de notas y los pasos a seguir en tu CRM, lo que reduce la necesidad de realizar un seguimiento manual.
No hace falta que hoy mismo llegues a tener unos «procesos de ventas totalmente automatizados». En su lugar, piensa en n8n como una inversión para aligerar la carga de trabajo. Hacer que tu automatización sea un poco más «inteligente» significa que tendrás menos intervenciones manuales, lo que se traduce en menos trabajo de supervisión para tu equipo de ventas.
(Según un informe de Salesforce en Singapur, los comerciales solo dedicaban el 29 % de su semana a vender. Con n8n, puedes empezar a solucionar ese problema.)
Preguntas frecuentes sobre n8n para ventas
¿Es n8n mejor que Zapier para los equipos de ventas?
n8n suele ser la mejor opción si manejas un gran volumen de datos o prevés que este aumente pronto. Es más económico ampliar su capacidad y se adapta mejor a lógicas más complejas. Sin embargo, Zapier suele ser más fácil de configurar rápidamente para los usuarios sin conocimientos técnicos y resulta ideal para gestionar tareas sencillas en equipos pequeños.
¿Puedo usar n8n de forma gratuita?
Sí, puedes alojarlo tú mismo en tus propios servidores, lo que lo convierte en una opción gratuita. Cuenta con una licencia de código abierto que te permite utilizarlo únicamente con fines internos sin tener que pagar nada más. Si deseas funciones adicionales, es posible que tengas que pagar por la infraestructura del servidor. La buena noticia es que te ahorras las tarifas de automatización por tarea.
¿Es necesario saber programar para usar n8n?
Es una plataforma de bajo código, pero necesitarás tener conocimientos básicos de JavaScript si quieres gestionar la transformación de datos y la lógica avanzada. No es necesario tener conocimientos avanzados de programación para crear flujos de trabajo básicos. Si quieres aprovechar todo el potencial de n8n, te recomendamos tener algunos conocimientos de programación para manejar estos pequeños fragmentos de código.
¿Es seguro alojar n8n en un servidor propio?
El autoalojamiento de n8n es tan seguro como tú lo hagas. Serás responsable de aspectos como el refuerzo de la seguridad del servidor, los certificados SSL y la gestión de los controles de acceso. Un servidor autoalojado puede convertirse en un riesgo de seguridad si tú lo permites. Para más información, te recomendamos que te informes sobre las vulnerabilidades CVSS 10.0.
Ahora que ya sabes qué coño es n8n…
n8n es una infraestructura de automatización «madura»: más avanzada que Zapier y, en teoría, más fácil de escalar.
Si te gusta tener más control, esto te ofrece numerosas ventajas. Gracias a una estructura de precios más sencilla, podrás aplicar más acciones de automatización a cada cliente potencial, lo que te ayudará a automatizar una mayor parte de los flujos de trabajo de tu CRM a medida que los clientes potenciales entrantes llegan a tu empresa.
Además, sus capacidades de toma de decisiones más avanzadas te ofrecen un mayor control, lo que ayuda a tu empresa a evitar problemas como la duplicación de clientes potenciales y la elaboración de informes inexactos. En resumen: dedicas más tiempo a las ventas y menos a estar pendiente de tu suite de automatización.
¿Quieres sacar el máximo partido a n8n? Regístrate para obtener una prueba gratuita de Close y descubre todo lo que puedes lograr cuando tu equipo de ventas deja que el software se encargue de gran parte del trabajo.
