Si eres fundador o diriges un equipo, probablemente te sientas abrumado por las solicitudes de personas que dependen de ti para recibir comentarios, opiniones, aportaciones y autorizaciones. Cada día, tu bandeja de entrada se inunda de un nuevo aluvión de correos electrónicos que exigen una respuesta para que otra persona pueda hacer su trabajo.
Si otras personas de la organización se ven atrapadas en el cuello de botella que has creado, esto puede ralentizar todo el funcionamiento. Antes de que te des cuenta, tu pequeño equipo de una startup que se financia con recursos propios se moverá con la misma lentitud que una gran empresa.
Tienes que sacar el trabajo adelante y enviar los pedidos. La rapidez es fundamental.
Es más, hacer esperar a tu equipo es desmotivador y les resta fuerza. Ya no eres solo una startup de recursos limitados que avanza a paso lento; la moral también está decayendo y te estás quedando sin esa energía mágica que hace brillar a las startups.
Es probable que no se llegue a ese punto, ya que se trata de un caso extremo. No obstante, el problema es real. ¿Cómo se resuelve?
¡Seguro que podrías contratar a un consultor que te cobraría una fortuna y luego te diría que potenciaras a la gente y les dieras más autonomía! ¡Ayúdalos a convertirse en líderes! ¡Confía más en ellos!
Todo esto suena muy bien sobre el papel, pero ¿cómo se hace?
¿Cómo se resuelve un cuello de botella?
Quiero compartir contigo un método mucho más sencillo. No hace falta que aprendas una nueva técnica de gestión ni que cambies tu forma de ser: simplemente pide a los demás que te envíen tareas con plazos concretos.
Si no respondes dentro del plazo establecido, se considerará que les has dado tu consentimiento para que procedan como mejor les parezca.
El plazo que mejor me viene es de 24 horas (para tareas urgentes) a 48 horas (para tareas no urgentes).
Es un sistema sencillo que puedes empezar a usar de inmediato. Si estás muy ocupado y estresado, puedes simplemente copiar y pegar esto y enviárselo a los miembros de tu equipo:
Soy consciente de que a veces necesitas mi opinión, mis comentarios o mis respuestas, y a menudo he tardado en contestarte. He estado pensando en cómo puedo dejar de ser un obstáculo, y esto es lo que se me ha ocurrido:
A partir de ahora, cada vez que me envíes un correo electrónico que requiera mi opinión, respuesta, comentarios o sugerencias, te ruego que me lo envíes con al menos 48 horas de antelación.
(Si es urgente, reduce el plazo a 24 horas, pero indícalo al principio del correo electrónico.)
Si no respondo antes de que venza el plazo, tienes mi permiso total para seguir adelante como mejor te parezca.
¿Qué puedes esperar al poner en marcha este sistema?
Hay un montón de ventajas en hacer las cosas de esta manera que hemos comprobado en Close:
- Aumenta la productividad del equipo.
- Hay menos estrés en tu vida.
- Los miembros de tu equipo te lo agradecerán mucho más.
- Una vez establecida esta norma, la gente adaptará sus expectativas. No esperarán que respondas en un plazo de cuatro horas tras recibir el correo electrónico en medio de una jornada ajetreada. Y si de vez en cuando surge algo urgente, ahora dejarán muy claro que requiere tu atención.
- Tomarás mejores decisiones. ¿De verdad es necesario que des tu opinión? Ahora es mucho más fácil decir simplemente que no y dejar que los demás se las apañen.
- Animas a los miembros de tu equipo a seguir adelante y a sacar el trabajo adelante cuando no reciben respuesta por tu parte en un plazo razonable.
En general, todo funciona con mucha más fluidez y va mucho más rápido. Trabajar juntos es más divertido, y se consigue mucho más en equipo.
He compartido este consejo con muchos fundadores y ejecutivos, y he recibido muy buenos comentarios al respecto. También puedesescuchar el episodio de mi podcast titulado «Feeling Overwhelmed», en el que compartí este consejo con mi amigo y copresentador, Hiten Shah.
