Si eres un fundador que desempeña múltiples funciones y tienes una lista interminable de tareas pendientes, no puedes permitirte perder más tiempo ni dinero haciendo conjeturas sobre inversiones en IA que prometen mucho y ofrecen poco.

Las inversiones en herramientas de IA tampoco son algo que deba tomarse a la ligera. Cosas como la automatización de voz mediante IA no son la típica adquisición de un servicio SaaS. Hay mucho más en juego cuando tu IA se comunica realmente con tus clientes.

En un mundo ideal, tendrías tiempo para experimentar sin prisas. Pero seamos realistas: tienes que actuar con rapidez.

Por eso te ofrecemos esta guía: para ayudarte a decidir en qué destinar parte de tu presupuesto para IA antes de comprometerte a largo plazo.

En resumen

Define primero cuál es tu problema: identifica tu caso de uso concreto (llamadas salientes, calificación de clientes potenciales, automatización del seguimiento o formación en llamadas) antes de evaluar cualquier herramienta, para evitar compras costosas que no se ajusten a tus necesidades reales.
Busca opiniones sinceras de empresas similares: evita el contenido de afiliados y busca comentarios auténticos en Reddit, foros y redes sociales de empresas que se ajusten a tu estrategia de ventas, al tamaño de tu equipo y a tu caso de uso, para tener unas expectativas realistas.
Calcule el coste total de propiedad real: tenga en cuenta el precio de la suscripción, el tiempo de implementación, los costes de formación y las dificultades de adopción por parte de los comerciales, además del precio base, y compruebe que se cumplen las leyes sobre grabación de llamadas vigentes en su estado.
Utiliza pruebas de uso real para evaluar el rendimiento en la práctica: evalúa cómo gestiona la IA las interrupciones, se recupera de los fallos, mantiene la coherencia y se integra en tus flujos de trabajo reales, en lugar de basarte únicamente en demostraciones pulidas.
Evalúa el esfuerzo que supone su uso y el grado de integración: comprueba la calidad de la atención al cliente, los recursos de incorporación, las capacidades de integración con el CRM y los requisitos de mantenimiento continuo para asegurarte de que la herramienta realmente ahorra tiempo en lugar de generar más trabajo.

Cómo definir con claridad el problema que realmente intentas resolver

Con demasiada frecuencia, los equipos empiezan por el final. Se centran en la herramienta en lugar de en el problema.

Quizá veas a otro fundador publicar en LinkedIn que usar la última y flamante herramienta de IA para ventas le ha «cambiado la vida». Y ahí aparece el miedo a perderse algo (FOMO). Empiezas a pensar: «¿Yo también necesito esa herramienta?».

Pero antes de lanzarte a ello, define tu caso de uso principal, es decir, la función específica (o serie de funciones) para la que puedes implementar esa herramienta de IA hoy mismo. Si tuvieras que hacer una sola cosa con este software de IA, ¿qué sería? ¿Cuál es el objetivo?

Analicemos esto con un ejemplo. En este caso, supongamos que estás evaluando una herramienta de automatización de voz basada en IA.

Tu caso de uso principal podría ser:

Llamadas salientes: Detección de buzón de voz , funciones de desconexión, seguimiento de la «disposición» de la llamada o del estado emocional de la persona que recibe las llamadas
Calificación de clientes potenciales: Calidad en la comprensión del lenguaje natural, integración con el calendario para la reserva instantánea, mapeo con el CRM para capturar los criterios de los clientes potenciales
Automatización del seguimiento: Llamadas basadas en eventos o desencadenantes del CRM, reconocimiento del contexto a partir de interacciones previas con el cliente, detección de opiniones para la escalación
Asesoramiento y análisis de llamadas: Precisión de las transcripciones en tiempo real, etiquetado de palabras clave y temas, comparaciones del rendimiento de los representantes en paralelo

Objetivos diferentes = capacidades y compensaciones diferentes.

Quizá no te importe la desventaja de un programa porque las funciones secundarias no te importan, pero no querrás llevar meses trabajando con una nueva herramienta para luego descubrir que esa desventaja ha sido devastadora para tu objetivo.

Investigar más allá de las listas de características

Las listas de características no reflejan cómo es realmente utilizar un programa. A menos que dispongas de todo el tiempo del mundo para probar diferentes opciones y descubrir qué herramientas son *realmente* buenas, probablemente tendrás que recurrir a recomendaciones y reseñas sinceras de personas con necesidades similares a las tuyas.

Entonces, ¿cómo se pueden encontrar reseñas sinceras?

Los foros web o los hilos de las redes sociales pueden resultar útiles, ya que en ellos suele verse a la gente hablando abiertamente sobre qué software de voz con IA se adapta mejor a sus necesidades. (Piensa en Discord, grupos privados de Slack o WhatsApp, etc.)
Reddit resulta muy útil, sobre todo comunidades específicas como r/SaaS, r/Entrepreneur o r/ArtificialIntelligence. También puedes añadir «Reddit» al final del nombre de cualquier herramienta que busques en Google para ver qué opinan los usuarios sobre ella en un foro público como este.
Las recomendaciones de boca en boca son útiles, sobre todo si puedes publicar en tus redes sociales personales y recibir comentarios de amigos y compañeros de trabajo.

Preguntas que debes hacer para obtener reseñas más sinceras sobre herramientas de IA:

«¿Cuánto tiempo lo utilizasteis hasta que vuestro equipo se sintió totalmente cómodo con su uso?»
«¿Qué es lo único que te hubiera gustado saber antes de comprarlo?»
«¿Cómo es la capacidad de respuesta del servicio de asistencia?»
«¿Funciona bien para [mi caso concreto]?»
«¿Cuál es la tarea de mantenimiento más pesada?

Haz una rápida comprobación de la veracidad de las pruebas sociales y los testimonios

Los foros y las redes sociales son estupendos, pero te recuerdo amablemente que no debes confiar en todo el mundo en Internet.

No te fíes ciegamente de los testimonios. Empieza a preguntarte: «¿Quién dice esto? ¿Es alguien cuyo negocio es similar al mío?».

Algunas cosas que debes tener en cuenta al consultar las redes sociales, las reseñas y los testimonios en Internet:

Tu estrategia de ventas. ¿La persona que escribe el testimonio se dedica al inbound, mientras que tú te centras principalmente en el outbound? ¿Se centran en ampliar el uso de la IA, mientras que tú solo quieres centrarte en utilizar herramientas de IA para formar a los miembros de tu equipo? Busca testimonios de personas que tengan el mismo caso de uso.
Tamaño del equipo o de la empresa. Es posible que un caso de uso similar no funcione tan bien para un equipo pequeño como para uno grande. Intenta hacerte una idea primero del tamaño de la empresa del que habla el testimonio.
Caso práctico. Aunque alguien coincida con tu orientación general (entrante frente a saliente) y el tamaño de tu empresa (por ejemplo, una empresa mediana), ¿qué pasaría si elogiara un software porque califica a los clientes potenciales, algo que para ti no es tan importante? El valor del testimonio se vuelve… incompleto.

¿Y si, sin embargo, todas las historias de éxito parecen provenir de empresas como la tuya? Pues esa es tu señal: probablemente sea un buen momento para comprar.

Cumplimiento normativo, consentimiento y análisis de la realidad jurídica

Si has llegado hasta este punto del proceso de evaluación, es hora de analizar más detenidamente la cuestión del cumplimiento normativo. No todas las herramientas operan en un vacío normativo total, así que, antes de entusiasmarte demasiado con una demostración, quizá te convenga informarte primero sobre los aspectos legales y de cumplimiento normativo de tus herramientas.

Algunos aspectos a tener en cuenta:

Requisitos de grabación y consentimiento. Si utilizas herramientas como los asistentes de voz con IA que graban llamadas o conversaciones, debes tener en cuenta si resides en un estado en el que basta con el consentimiento de una de las partes o si se requiere el consentimiento de ambas. ¿A quién llamas y dónde reside? ¿Incluye la herramienta opciones de consentimiento expreso?
Tratamiento de datos. Asegúrate de que las herramientas de IA que estás barajando anonimizan los datos confidenciales de forma predeterminada.
Controles a nivel de plataforma. Algunas herramientas están pensadas para un uso intensivo. Y, cuando se diseñan así, pueden imponer requisitos adicionales que quizá no necesites, como inicios de sesión redundantes para tus clientes. Asegúrate de que el caso de uso se ajusta a la herramienta.

Puede que no encuentres respuesta a todas tus dudas sobre el cumplimiento normativo simplemente leyendo una reseña en Internet. Pero te sorprendería lo que puedes descubrir con un poco de investigación.

Cómo calcular el coste total de propiedad

Es tentador echar un vistazo rápido a la página de precios de un proveedor y dar el asunto por zanjado, pero las cuotas básicas de suscripción son solo una parte del coste total. Hay que tener en cuenta la configuración. El mantenimiento continuo. Los precios que se ajustan a medida que crece tu organización. Es posible que tengas que controlar el número de usuarios de tu equipo de ventas.

Si no tienes en cuenta el control de calidad, es posible que acabes pasándolo por alto. Y entonces te encontrarás con clientes potenciales mal canalizados o datos erróneos en tu CRM. Y es difícil calcular el coste que eso supone.

Suscripción básica frente a tarifas basadas en el uso. ¿Pagas por créditos o por una cuota fija? Fíjate también en cómo se estructuran los niveles de precios, por ejemplo, en función de minutos, llamadas o usuarios/licencias. Algunas opciones pueden resultar más económicas de lo que crees.
Implementación. ¿Los clientes están encantados con el software, pero se quejan de que la puesta en marcha es larga y de los costes de configuración interna? Quizá se trate más bien de un software a escala empresarial que de algo que una empresa más pequeña pueda gestionar.
Consulta los costes de implementación con tus comerciales. ¿Será necesaria alguna formación adicional? ¿Se opondrán tus comerciales a su funcionamiento, por considerar que les quita trabajo? ¿Cuentas con su apoyo?

Aunque creas que sabes cuál es la opción más económica de tus proveedores favoritos, no lo sabrás con certeza hasta que hayas calculado el coste total de propiedad.

Cómo evaluar el servicio de atención al cliente (antes de que lo necesites)

La cruda realidad sobre la atención al cliente es que no pensamos en ella. Pero en cuanto algo falla, te das cuenta de lo mucho que la necesitas.

Por eso deberías incluir «atención al cliente» en tu lista de verificación. Pero no te limites a comprobar si se ofrece o no este servicio.

Lee las opiniones sinceras. Compara la promesa de «atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana» con la impresión real que tuvieron los clientes sobre el trato recibido.
Fíjate en qué canales de atención al cliente hay disponibles. Aunque eso no lo dice todo, es un factor importante. Si solo hay asistencia por correo electrónico, por ejemplo, es posible que nunca recibas la ayuda en tiempo real que necesitas durante el proceso de incorporación.
Comprueba los tiempos de respuesta. Un buen tiempo de respuesta te permite, como mínimo, tener el control de tu problema.

Recuerda que también estás comprando un conjunto de recursos educativos

Lo ideal es que la implementación de la IA sea sencilla, intuitiva y rápida. Pero cuando, inevitablemente, no sea así, recuerda que también te estás embarcando en un pequeño proceso de aprendizaje.

Así que echa un vistazo a qué tipo de formación ofrecen.

¿Algún tipo de formación?
¿Una sólida base de conocimientos repleta de vídeos tutoriales y contenido útil?
¿Hay algo que pueda agilizar la incorporación y ayudarte a ponerte en marcha?
¿Un especialista en incorporación para ayudar a tu equipo (más bien pequeño)?

Busca proveedores que lo dejen claro: la incorporación, la documentación e incluso ejemplos de cómo utilizan la herramienta los equipos. Si puedes encontrar todo eso en Internet antes de registrarte, suele ser una buena señal.

Cuanto antes aprenda tu equipo a utilizar la IA, más partido le sacarás a la automatización por voz. Al fin y al cabo, la idea es automatizarla con el tiempo. Pero eso no funcionará hasta que no descubras cómo funcionan todos los mecanismos y ajustes.

Lista de verificación de la guía para compradores de IA

Antes de comprar:

¿Y ahora qué? Aquí tienes una breve lista de verificación que puedes utilizar basándote en todo lo que acabas de leer.

Lista de verificación de la guía para compradores de IA

Utiliza esta lista de verificación para evaluar cada plataforma de automatización basada en IA que estés barajando.

A medida que analices y pruebes diferentes soluciones, puntúalas en una escala del 1 al 5 según el rendimiento del proveedor. Una puntuación de 1 significa que no cumplen los requisitos o que aún no has completado ese paso, mientras que un 5 indica que destacan en ese aspecto.

Una vez que hayas puntuado los siete criterios, suma el total. Cualquier plataforma que obtenga más de 28 puntos (80 %) es probablemente una buena opción, mientras que cualquier puntuación inferior a 21 puntos (60 %) debería hacerte sospechar. Mantén una lista de verificación independiente para cada proveedor que evalúes, de modo que puedas compararlos directamente y tomar una decisión basada en datos, en lugar de confiar únicamente en los argumentos de venta.

Preguntas frecuentes sobre la inversión en herramientas de IA

¿De verdad necesito una versión de prueba antes de comprar herramientas de IA?

Sí. Las demostraciones tienen muy buena pinta, pero están diseñadas para que así sea. Las pruebas de uso pondrán de manifiesto los puntos conflictivos que, de otro modo, quizá no llegarías a prever.

¿Cómo puedo encontrar reseñas sinceras que no sean contenido de afiliados?

Acude a lugares donde la gente habla con sinceridad. Las comunidades de Reddit como r/SaaS y r/Entrepreneur, los foros del sector como Hacker News e incluso tus propias redes sociales estarán repletas de respuestas sinceras.

¿Cuánto trabajo continuo debo esperar una vez realizada la instalación?

Depende de la herramienta. No obstante, ten en cuenta que el proceso incluirá ajustes continuos, supervisión y control de calidad. Además, no dudes en preguntar a los usuarios actuales sobre estos aspectos mientras realizas tu investigación.