La primera empresa en responder a un cliente potencial suele llevarse el gato al agua. Pero si una solicitud de demostración se queda sin respuesta durante 60 minutos, ese «cliente potencial prometedor» ya se habrá enfriado por completo.
La mayor parte de los ingresos que se pierden no se deben a un fallo del marketing, sino a que el seguimiento no ha funcionado.
¿Te suena?
Para la mayoría de los equipos de inbound, conseguir clientes potenciales no suele ser el problema. Lo importante es lo que ocurre después de que alguien rellene ese formulario.
Un cliente potencial levanta la mano y luego… el contacto queda sin asignar. Sucede a menudo. (Lo sabemos porque lo hemos comprobado.) El seguimiento se retrasa. O peor aún, nadie tiene muy claro a quién le corresponde.
Close resuelve el primer problema al importar al instante los clientes potenciales a Close.
Los flujos de trabajo resuelven este segundo problema garantizando que se lleve a cabo una acción en cuanto llega el cliente potencial.
En conjunto, estas funciones convierten automáticamente el envío de un formulario en el primer paso de tu proceso de ventas inbound.
Hablemos de cómo funciona y de cómo puedes activarlo para tu equipo.
Por qué los formularios y los flujos de trabajo funcionan mejor juntos
Generar oportunidades de venta suele ser la parte fácil. La rapidez y la constancia son los aspectos que más dificultades plantean a los equipos.
Cuando Close conectan formularios a flujos de trabajo, pueden:
- Eliminar el trazado manual de las pistas
- Estandarizar el proceso de incorporación de los clientes potenciales entrantes al canal de ventas
- Activa un seguimiento inmediato sin tener que confiar en la memoria
En lugar de que los comerciales tengan que estar atentos a los nuevos clientes potenciales, Close ello por ellos.
He aquí un ejemplo:
Un cliente potencial solicita una demostración a través del Close de una página de destino. El flujo de trabajo, al instante:
- Asigna el cliente potencial a un SDR/Setter
- Establece el estado en «Potencial»
- Crea una tarea de llamada con vencimiento en 5 minutos
- Envía una notificación interna de Slack
- SDR/Setter llama en un plazo de 5 minutos
¡Bum! Velocidad para liderar = rápido.
Desde el envío hasta el primer contacto (paso a paso)
Así es como suele funcionar para Close que llevan a cabo una estrategia de ventas entrantes.
Paso 1: Un cliente potencial envía un Close
Un visitante rellena un formulario en tu sitio web: una solicitud de demostración, un formulario de contacto o una consulta.
En cuanto lo envíen:
- Se crea un nuevo cliente potencial en Close o se actualiza uno ya existente)
- Los campos introducidos se asignan directamente al registro del cliente potencial
- Las medidas de seguridad integradas ayudan a evitar duplicados y a mantener la limpieza de los datos
Sin integraciones de las que preocuparse. Sin retrasos en la sincronización.
En este punto, ya tenemos el cliente potencial: ¡genial! Pero lo realmente valioso viene a continuación.
Paso 2: Utilizar el envío del formulario como desencadenante del flujo de trabajo
Close un activador de «Formulario enviado» en los flujos de trabajo.
Esto te permite definir una regla sencilla: cuando se envíe este formulario concreto, se ejecutará este flujo de trabajo.
Puedes aplicar esto a un solo formulario o a varios, y, si lo deseas, añadir filtros para conseguir un comportamiento diferente en función de las respuestas del formulario.
Esto es lo que convierte la captación pasiva de clientes potenciales en un proceso activo.
Paso 3: Asignar automáticamente el cliente potencial
La titularidad no debería ser una incógnita.
Con los flujos de trabajo, puedes:
- Asignar el cliente potencial a un responsable concreto
- Distribuye los clientes potenciales de manera equitativa entre los miembros de tu equipo
- La ruta conduce a un grupo como el de los SDR o los representantes de atención al cliente
La asignación se realiza al instante, por lo que cada cliente potencial tiene un responsable claro desde el momento en que entra en tu CRM.
Paso 4: Establecer el estado del cliente potencial automáticamente
A continuación, puedes estandarizar la forma en que los clientes potenciales entrantes se incorporan a tu proceso de ventas.
Por ejemplo:
- Establece el estado del cliente potencial como «Potencial»
- Asegúrate de que todos los envíos de formularios comiencen en el mismo estado
Esto te permite mantener tu cartera de proyectos organizada y facilita la elaboración de informes y el establecimiento de prioridades a medida que aumenta el volumen de trabajo.
Paso 5: Programa el primer seguimiento de inmediato
La rapidez de respuesta es importante, pero no debería depender de que alguien se acuerde de actuar.
Con los flujos de trabajo, Close :
- Crea una tarea de llamada, envía un correo electrónico o un SMS al responsable asignado
- Ponlo en cola inmediatamente después de enviar el formulario
Cuando un comercial abre un caso de Close, su siguiente paso ya le está esperando.
¿Qué cambiará cuando esto entre en funcionamiento?
Una vez que se ha completado esta configuración, Close suelen notar lo siguiente:
- Tiempos de respuesta más rápidos a las consultas recibidas
- Menos envíos perdidos u olvidados
- Una gestión más coherente de las consultas entrantes en todo el equipo
- Menos trabajo manual de limpieza del CRM
Y, como está automatizado, sigue funcionando a medida que tu equipo y el volumen de clientes potenciales crecen.
Errores comunes que hay que evitar
Aquí tienes algunos consejos de expertos que debes tener en cuenta antes de empezar.
Evita:
- Asignar clientes potenciales sin crear una tarea de seguimiento
- Crear una tarea sin asignar un responsable claro
- Una lógica de enrutamiento demasiado compleja en una fase demasiado temprana
- Programar la visita de seguimiento «para mañana» en lugar de para ese mismo momento
¿Listo para ponerlo en práctica?
Si ya utilizas Close , conectarlos a un flujo de trabajo solo te llevará unos minutos y puede tener un impacto enorme en tu proceso de captación de clientes.
Si eres nuevo en Forms, empieza por registrar los clientes potenciales de forma clara en Close. A continuación, utiliza los flujos de trabajo para automatizar los pasos siguientes.
La rapidez para tomar la iniciativa no tiene que ver con el ajetreo. Se trata de crear un sistema que responda en el momento en que alguien da un paso al frente.
Si aún no eres Close , puedes probar esta solución integral con una prueba gratuita. Crea un formulario, conéctalo a un flujo de trabajo y comprueba lo rápido que responde tu equipo cuando todo está en un mismo lugar.
