Aunque, en teoría, ponerse en contacto con los clientes no es una carrera, la rapidez con la que respondes es tan importante que bien podría serlo. Los estudios demuestran que contactar con los clientes potenciales en los 90 segundos siguientes a su consulta aumenta las tasas de conversión. De hecho, el 78 % de los clientes comprará a la primera empresa que responda a su consulta.
No hace falta que seas perfecto. Tu presentación no tiene por qué ser impecable. Solo tienes que ser más rápido que la competencia, y tus posibilidades de cerrar la venta mejorarán considerablemente.
Es cierto; no siempre es posible que tu equipo de ventas haga un seguimiento de un cliente potencial en menos de 90 segundos. Por suerte, con Close puedes automatizar gran parte del trabajo que supone realizar seguimientos rápidos. A continuación te explicamos cómo.
Paso 1: Desviar automáticamente los datos de los clientes potenciales a Close
El primer paso es la captación. La velocidad aumenta cuando los datos de un cliente potencial llegan directamente al escritorio de la persona adecuada en cuanto este hace clic en «Enviar» en un formulario web.
Si utilizas Close , tu contacto se crea al instante en Close. Y si utilizas formularios de terceros (Typeform, Webflow, Facebook Lead Ads, etc.), también puedes conectarlos, ya sea a través de integraciones nativas cuando estén disponibles, o mediante Zapier como alternativa.
Con Close , puedes automatizar el envío de un correo electrónico de seguimiento en cuanto hagan clic en el botón de enviar. Pan comido. El objetivo principal es contar con datos limpios y evitar cualquier retraso. Así que esto es lo que debes saber a la hora de crear flujos de seguimiento de clientes potenciales:
- Utiliza la opción «Buscar cliente potencial » dentro de Close, y no «Crear cliente potencial». (Esto te ayudará a evitar la duplicación de registros.)
- Utiliza los datos de correo electrónico y número de teléfono como identificadores únicos más fiables para cada cliente potencial. «Sam», por ejemplo, no es suficiente para distinguir a un Sam de otro.
- Recopila toda la información que necesitan tus comerciales. Tendrás que hacerlo a través de tu formulario web. ¿Qué necesitan tus comerciales? Pregúntales: ¿nombres de pila? ¿Correos electrónicos? ¿Fuentes de los clientes potenciales? ¿Alguna pregunta de selección?
- Utiliza campos personalizados para las bonificaciones .. Añade «motivo del contacto» o «mayor reto», y tu equipo ya tendrá algunos temas de conversación listos para usar.
Lo ideal es que tu comercial no vea el contacto hasta que ya esté preparado, procesado y contenga toda la información necesaria para el seguimiento. Con suerte, la venta será inminente.
Paso 2: Activar respuestas automáticas por correo electrónico y SMS
Los clientes no se hacen ilusiones de que puedas responder a la velocidad de la luz. Pero les gusta saber que su solicitud se ha recibido. Así que, en cuanto un cliente potencial pase a Close, utiliza los flujos de trabajo para enviar rápidamente mensajes de seguimiento por correo electrónico y SMS. («Rápidamente» significa: de inmediato).
¿Te preocupa que esto suene impersonal? Se trata más bien de decir: «Hola, hemos visto que has enviado nuestro formulario. Espera un momento». Puede que tu agente esté atendiendo otra llamada —o incluso tomándose un almuerzo más largo de lo habitual—, pero de esta forma, tu cliente potencial seguirá recibiendo una respuesta de inmediato.
No le des demasiadas vueltas a este paso. Puede ser muy sencillo:
Hola, {{nombre}}, hemos visto que acabas de solicitar más información. Echa un vistazo a tu bandeja de entrada; nos pondremos en contacto contigo en breve.
No dudes en adaptarlo al estilo de tu marca o, si lo consideras oportuno, incluir enlaces a más información. Pero lo más importante es que tu cliente potencial reciba noticias tuyas de inmediato.
Esta es tu red de seguridad. Una primera respuesta bien redactada refuerza la confianza desde el primer contacto.
Paso 3: Utiliza las vistas inteligentes para realizar llamadas en un santiamén
Si los correos electrónicos y los SMS son el entrante, la llamada telefónica es el plato principal.
Configura las «Smart Views» en Close los comerciales sepan siempre cuál es la siguiente llamada más adecuada. Esto les ayudará a saber exactamente a quién llamar y cuándo.
(Un consejo: dado que Smart Views es tan importante y que tus comerciales deberían «moverse» en esta vista, quizá te interese seguirlo visualmente: echa un vistazo a la explicación de Forrest sobre Smart Views en Close.)
A continuación te ofrecemos algunos consejos para configurar las «Vistas inteligentes» y que te indiquen a qué comerciales debes llamar y cuándo:
- Crea una lista de llamadas urgentes. Establece el estado como «en contacto», sin llamadas realizadas, sin reuniones, sin tareas pendientes y sin oportunidades. Estos son los clientes potenciales de mayor prioridad, ya que necesitan que te pongas en contacto con ellos lo antes posible.
- Configura un segundo Smart View para los seguimientos diarios. Se trata de los clientes potenciales que no respondieron al primer intento, pero a los que no se les ha llamado recientemente y siguen marcados como «en proceso de contacto». Nota: Quizás te interese limitar las llamadas a veinte por cliente potencial antes de darlo por perdido.
Paso 4: Personaliza Close adaptarlo a tu proceso de ventas
No hay dos equipos de ventas que funcionen igual, así que aquí no hay soluciones universales. Close debe reflejar la forma en que tu equipo prefiere trabajar.
Pero, ¿cómo se hace eso? Aquí tienes algunos consejos para personalizar tu configuración:
- Utiliza campos personalizados para hacer un seguimiento de los criterios de selección, sobre todo si tu oferta de servicios es única y difícil de abordar con las opciones predeterminadas. De esta forma, los comerciales podrán descartar más rápidamente los clientes potenciales poco prometedores.
- Añade fuentes de clientes potenciales específicas para que los flujos de trabajo reflejen las diferentes vías que han seguido los clientes para encontrarte. Por ejemplo, un cliente que se haya descargado tu libro electrónico tendrá información diferente a la de un cliente que ya haya reservado una demostración.
- Puedes realizar pruebas A/B con tus mensajes de seguimiento en Close aún no tienes del todo claro cómo funciona tu estrategia de marca. Solo recuerda etiquetar cada flujo de trabajo para hacer un seguimiento de las conversiones por tipo de mensaje.
Y eso es todo. No es difícil, y a medida que vayas probando, tu equipo empezará a descubrir de dónde proceden tus mejores clientes potenciales. También empezarás a cogerle el ritmo a la rapidez con la que debes responderles para aprovechar la oportunidad.
Convertir la «rapidez» en «ventas»
A veces, la rapidez es cuestión de suerte. Pero cuando sistematizas tu rapidez, consigues que la suerte juegue a tu favor. Si utilizas Close integras algunas automatizaciones sencillas, podrás crear sistemas repetibles que te permitan ser el primero en contactar con un nuevo cliente potencial.
Esto mantendrá tu cartera de clientes potenciales activa, a tus comerciales centrados en cerrar ventas y tus tasas de conversión por las nubes. (¿Y si no es así? Siempre puedes ajustar el sistema hasta que esas tasas sean altas.)
¿Estás deseando probarlo todo? Si te han gustado las funciones de Close, puedes echarle un vistazo al software registrándote para obtener una prueba gratuita.
