Cuando llega un cliente potencial a tu CRM, siempre parece una oportunidad de oro. Al principio. Luego pasas 45 minutos en una llamada de presentación y descubres que su presupuesto es una décima parte de lo que ofreces.
¡Uy!
Por eso, filtrar los clientes potenciales es la mejor forma de ahorrar tiempo para cualquiera que se dedique al marketing de atracción. No todos los clientes potenciales van a encajar. Y en lugar de perder horas persiguiendo a quienes no encajan o no responden, deberías recordar un viejo refrán: más vale prevenir que curar.
En este caso, la mejor prevención es automatizar el proceso de descartar a los candidatos que no encajan. A continuación te explicamos cómo configurar un sistema en Close te ayudará a cribar toda esa grava para encontrar las pepitas de oro.
Paso 1: Utiliza formularios para preseleccionar clientes potenciales de forma automática
La mejor forma de filtrar los clientes potenciales es no hacerlo tú mismo. En su lugar, deja que tu software se encargue de ello.
Imagina que eres un científico de ventas: tienes una hipótesis que quieres demostrar que es errónea. Y tu hipótesis actual es: este cliente potencial parece una oportunidad de oro. Teniendo esto en cuenta, ¿cuáles son las preguntas más rápidas que podrías hacer para demostrar que es errónea?
Podrías incluirlas en tus formularios de admisión como preguntas básicas, por ejemplo…
- ¿De cuánto dispones?
- ¿Cuál es tu prioridad número uno en este momento?
- ¿Cuándo te gustaría empezar?
A continuación, puedes asignar estas respuestas a campos personalizados dentro de Close. De este modo, en cuanto alguien rellene tu formulario, podrás detectar al instante si hay algún indicio de problema.
También puedes configurar reglas en Close excluir automáticamente los clientes que no encajan. Por ejemplo, si su presupuesto es inferior a 5.000 dólares, podrías excluirlos de las vistas inteligentes.
De este modo, tus comerciales solo verán a los clientes con mayor presupuesto, sin necesidad de que tengan que realizar ninguna clasificación manual.
Paso 2: Descalificar en la primera llamada (sin ningún remordimiento)
Aunque no te lo creas, no pasa nada por decir que no.
Incluso está bien ser un poco implacable a la hora de decir «no» con frecuencia.
Claro, si tu equipo tiene la capacidad necesaria para gestionarlo, quizá te interese llamar a todos los clientes potenciales que te lleguen. Pero si no es así, deberías buscar las oportunidades adecuadas y ser implacable en cuanto a la eficiencia. Te conviene formar a todos los miembros de tu equipo para que detecten esos factores de descarte iniciales en los dos primeros minutos de conversación, como por ejemplo:
- No hay una necesidad clara
- No estoy listo para comprar
- Sector equivocado
- «Ah, quería pedirte consejo…»
Incluso podrías incluir esto en tu guion básico para las llamadas. No hace falta que entres en demasiados detalles, pero la calificación de los clientes potenciales debería ser una de las primeras partes de la llamada. Sobre todo si la combinas con la identificación del principal problema del cliente potencial.
Cuando quede claro que un cliente potencial no es viable, pide a tu equipo que registre una actividad personalizada en Close: «Descalificar». Esto permite crear opciones con un solo clic, como «no encaja», «presupuesto», «no es serio» o «es demasiado pronto en el proceso».
Suena un poco despiadado, sí. Pero hay que ser implacable con el tiempo. Gestionar los clientes potenciales de esta manera eliminará los que no cumplen los requisitos de tu flujo de trabajo interno y permitirá a tu equipo saber con mayor claridad en qué dedicar su tiempo de forma más productiva.
Paso 3: Actualizar las vistas inteligentes para descartar los clientes potenciales no aptos
¿Todo ese gran trabajo que acabas de hacer? No servirá de nada si tus clientes potenciales siguen apareciendo en tus listas de llamadas como si fueran un villano indestructible de una película de terror.
Para resolver este problema, te recomendamos que actualices tu lista diaria de llamadas añadiendo un filtro y configurando la opción «Descalificar actividad» para que no aparezca. De este modo , te aseguras de que cualquier persona descalificada en el proceso anterior quede automáticamente excluida de tu lista de llamadas. Se acabó perder el tiempo buscándolos.
¿Por qué actuar así en lugar de limitarse a ignorar los clientes potenciales? Hay ventajas a largo plazo. Puedes guardar esta información para más adelante. Podrás empezar a identificar las razones más comunes por las que las personas no cumplen los requisitos para ser considerados clientes potenciales válidos, y podrás incorporar esas preguntas a tu proceso de ventas. Como resultado, empezarás a descartar a los clientes potenciales más rápidamente.
Paso 4: Aplica la misma lógica a tus Close nativos
Estos filtros garantizan que tu equipo de ventas no pierda el tiempo persiguiendo a clientes potenciales no aptos. Pero hay otra ventaja igual de importante: excluirás a estos clientes potenciales de tus flujos de trabajo automatizados. De este modo, no enviarás correos electrónicos, mensajes de texto ni campañas de goteo a clientes potenciales que ya hayas descartado.
Para ello, actualiza tus Close nativos Close para incluir una lógica básica de exclusión. Por ejemplo:
- Incluye únicamente a los clientes potenciales que indiquen un presupuesto superior a 4.999 $.
Ahora tus flujos de trabajo solo incluyen a aquellos clientes potenciales cualificados que cumplen tus criterios. Siempre puedes modificarlos, sustituirlos o ampliarlos. La idea es evitar que los clientes potenciales no cualificados reciban tus mensajes automáticos, ya que eso solo haría perder el tiempo a todo el mundo.
Además, ahorrarás ancho de banda en la comunicación. No es agradable tener que hacer llamadas de seguimiento incómodas a clientes potenciales que nunca encajarían en tu negocio. Da una imagen descuidada de tu marca y hace que tu equipo de ventas se sienta mal. Así que corta el problema de raíz con Close.
Paso 5: Analiza los clientes potenciales descartados para optimizar tu embudo de ventas
Esta es la parte que te da ventaja. Cuando haces todo lo anterior en Close, puedes llevar un seguimiento de todo lo que has hecho.
- ¿Qué fuentes de clientes potenciales generan más «casos fallidos»?
- ¿Qué respuestas de los formularios de admisión suelen estar relacionadas con los candidatos más adecuados?
- ¿Qué motivos de exclusión se repiten constantemente en tus procesos de trabajo?
Puede que no detectes ningún patrón durante la primera semana tras poner en marcha Close. Pero, con el tiempo, tu capacidad de análisis se agudiza. Podrás afinar la selección de clientes potenciales, modificar las preguntas de tus formularios de registro, detectar antes los casos que no encajan y, en definitiva, dejar de cometer los mismos errores que te hacen perder tiempo.
Sé implacable a la hora de descartar opciones para poder ser generoso con tu tiempo
Una buena visita comercial siempre parece un encuentro predestinado. ¿Por qué? Porque los mejores comerciales no persiguen a todo el mundo. Dedican toda la energía posible a los clientes potenciales adecuados.
Intenta no ver la descalificación como un rechazo. Al contrario, es algo positivo. Significa: «No encajamos con ellos, y ellos no encajan con nosotros». Cuanto antes te des cuenta de ello, mejor para todos.
Si basas tu Close una rápida selección de candidatos, tu equipo dispondrá de más tiempo. Y podrás dedicar a tus compradores reales —las oportunidades verdaderamente rentables— toda la atención que se merecen.
¿Necesitas ayuda para ajustar tus «Smart Views» o flujos de trabajo? Nuestro equipo está aquí para ayudarte. Regístrate para obtener una prueba gratuita de Close y descubre cómo puedes hacer que los mensajes de tu equipo de ventas sean más rápidos y relevantes para cada cliente potencial cualificado.
