Cada nuevo cliente potencial es muy valioso. Te lanzas a por ellos como quien llega tarde al autobús, temiendo que no haya otro en mucho tiempo.
Pero entonces tu negocio crece. Empieza a cobrar impulso. Y, de repente, ya no te parece que solo haya un autobús. En este punto, el problema no es el volumen de clientes potenciales, sino su gestión. Ya no tienes capacidad para hacer un seguimiento manual de cada oportunidad. Y cuando eso ocurre, algunos clientes potenciales incluso se quedan en el tintero.
Perder algunos clientes potenciales es simplemente el precio que hay que pagar por hacer negocios, ¿no? No exactamente. Una buena automatización puede tapar esas fugas. Con la configuración adecuada en Close, podrás detectar las fugas a tiempo, mantener tu cartera de clientes potenciales al día y asegurarte de que no se te escape ningún cliente potencial cualificado. A continuación te explicamos cómo.
Paso 1: Identificar en qué puntos se pierden los clientes potenciales
La automatización resulta atractiva. Es tentador intentar automatizarlo todo antes de ponerse manos a la obra con el trabajo pesado. Así que lo sentimos: hay un poco de trabajo pesado. Antes de automatizar nada, tienes que averiguar qué es lo que falla en tu sistema de captación de clientes potenciales.
Plantea algunas preguntas clave. ¿Dónde están los comerciales haciendo un seguimiento manual de los clientes potenciales en este momento? ¿Y en qué puntos parece que se les escapan algunos clientes potenciales?
Uno de los problemas más habituales que hemos observado son los clientes potenciales que entraron en tu proceso de ventas pero que nunca se asignaron al siguiente paso del flujo de trabajo. Se trata de clientes potenciales que deberían ser una prioridad absoluta, pero tu organización no ha encontrado la manera de hacerlos avanzar en el proceso de ventas del CRM.
También hay otras lagunas habituales que conviene tener en cuenta:
- Personas que no acudieron a la cita y a las que nunca se les hizo un seguimiento ni se les volvió a concertar una cita
- Clientes potenciales que recibieron un correo electrónico… y luego se esfumaron
- Clientes potenciales que se encuentran en el estado «En contacto», pero que luego permanecen ahí durante semanas
Elabora una lista con tus principales puntos de fricción. Una vez que la tengas, podrás empezar a diseñar procesos para abordarlos.
Paso 2: Crear vistas inteligentes de «señales de alerta» para las oportunidades
La forma más fácil de identificar tus oportunidades de venta estancadas es utilizando los filtros de Close. Ve a la sección «Clientes potenciales» en Close empieza a filtrar según los siguientes criterios:
- Clientes potenciales con una oportunidad activa…
- …pero no hay reuniones previstas
- …o no ha habido contacto en los últimos tres días (llamadas, correos electrónicos o SMS)
- …o cualquier tarea pendiente
Esto genera al instante una lista de clientes potenciales que se han quedado en el tintero. Puedes marcarlos y pasárselos a tu equipo de ventas: «Oye, ¿podemos volver a ponernos en contacto con [cliente potencial]?».
(Una nota rápida: asegúrate de configurar filtros para las próximas reuniones, para que no veas por error clientes potenciales perdidos que sí tienen programados seguimientos).
Ahora que ya tienes configurados estos filtros, te recomendamos que guardes la vista como «Alerta roja: oportunidades». En este momento, el proceso ya es semiautomático. Ahora, los jefes de ventas pueden revisarla a diario y preguntarse:
- ¿Por qué nadie le ha dado seguimiento a esto?
- ¿Quién se encarga de este cliente potencial?
- ¿Tenemos algún plan sobre qué hacer ahora?
También puedes añadir una columna con el nombre del representante o del «responsable», lo que te ayudará a asignar responsabilidades dentro del equipo y a que alguien se encargue de revisar estos clientes potenciales que podrían haberse pasado por alto.
Paso 3: Captar los clientes potenciales entrantes que se van enfriando poco a poco
También deberías utilizar Smart View para revisar los clientes potenciales entrantes con los que no se ha contactado tras el primer intento. Crea una vista inteligente con los siguientes filtros:
- Estado: En contacto
- No ha habido comunicación en los últimos 30 días
- No hay reuniones previstas
- No hay tareas pendientes
- No descalificado
Ahora tienes una lista de clientes potenciales que quizá sigan interesados, pero que, por una u otra razón, simplemente se han perdido de vista. Puedes asignarles una etiqueta como «Alerta: hay que contactar con estos clientes potenciales» y repetir el proceso anterior.
Paso 4: Convierte estas perspectivas en hábitos diarios del equipo
Configurar las vistas inteligentes solo lleva unos minutos, pero lo mejor es que puede ahorrarte horas de trabajo de limpieza del proceso más adelante.
Lo único que tienes que hacer es fijar una hora diaria para que los responsables o los comerciales revisen estas alertas. A partir de ahí, tus comerciales pueden convertirlas en una lista de tareas pendientes:
- Si el cliente potencial aparece en la vista de «bandera roja», deben tomar medidas al respecto hoy mismo.
- A continuación, pueden asignar una llamada, un correo electrónico, una reunión o un motivo de exclusión, si es necesario.
Una vez que hayas configurado las «Smart Views» de esta manera, dispondrás de un método para detectar posibles fallos en tu proceso.
Paso 5: Añadir notificaciones para las deficiencias críticas
Hasta ahora, ese proceso es semiautomático. Pero, ¿y si quieres que estos flujos de trabajo sean un poco más automáticos, de modo que ni siquiera tengas que revisar estas listas a diario?
Puedes automatizar las alertas en Close. Utiliza una integración con Zapier para enviar notificaciones a Slack cuando un cliente potencial pase a una vista de alerta.
Por ejemplo, imagina un cliente potencial con una oportunidad abierta y sin contacto en los últimos 30 días. Esto activaría entonces el envío de un mensaje de Slack al comercial o al responsable de ventas correspondiente.
En lugar de tener que entrar tú mismo en el panel de control y abrir una nueva ventana de Slack, los desencadenantes y los Zaps se encargan de ello. Incluso si estás de vacaciones, estos mensajes seguirán llegando a tu equipo en cuanto un cliente potencial pase a la lista de «alertas».
Sin embargo, no hace falta estar de vacaciones para disfrutar de las ventajas de esta automatización. Basta con integrarla en el canal de Slack de tu equipo (o en tu medio de comunicación preferido) para evitar que los clientes potenciales que quedan pendientes se estanquen durante demasiado tiempo.
Las deficiencias en la divulgación se pueden solucionar con la automatización adecuada
Es posible que tu empresa reciba muchos clientes potenciales. Sin embargo, incluso una estrategia de captación de clientes potenciales eficaz exige que no los desperdicies. En su lugar, crea procesos automatizados y flujos de trabajo que eviten que los clientes potenciales interesados se te escapen. Tu equipo de ventas seguramente te lo agradecerá.
Close muy útil en este caso. Al configurar los filtros y los activadores descritos anteriormente, podrás convertir esa vaga nube de clientes potenciales misteriosos y parcialmente captados en tareas concretas de la lista de tareas pendientes de tu equipo. Da igual si diriges un equipo o si trabajas por tu cuenta: estas «Smart Views» te ayudarán a mantenerte centrado y a actuar de forma proactiva.
¿Quieres automatizar tu CRM para que tu cartera de proyectos siga funcionando a la perfección sin perder ni un solo detalle (ni un solo cliente potencial)? Prueba una demostración interactiva de Close y descubre lo fácil que puede ser la automatización.
