Las herramientas de IA están por todas partes hoy en día. Y eso es genial… cuando resultan útiles.
Pero, ¿qué pasa cuandola «IA»se convierte simplemente en una forma abreviada de decir «una diana a la que nos gusta tirar el dinero»? Es entonces cuando empiezas a sentir que tu empresa necesita más herramientas, cualquier herramienta , solo para no quedarse atrás.
Entra en escena el FOMO: el miedo a perderse algo. En lugar de tomarse su tiempo y reflexionar sobre una estrategia de IA, muchos equipos de ventas se limitan a acumular una herramienta tras otra. En poco tiempo, las «soluciones» de IA se convierten en problemas de IA:
Pilas tecnológicas sobrecargadas, suscripciones que se solapan, flujos de trabajo sin sentido. ¿Y no se suponía que la IA iba a simplificarnos la vida?
Para evitar estos problemas, necesitas un marco práctico que te permita elegir las herramientas de IA de forma más meditada. De este modo, podrás evitar gastar de más en ellas y seleccionar las herramientas que mejor se adapten a tu equipo de ventas. Tenemos algunas ideas que te pueden ayudar.
Empieza por el problema, no por la herramienta
El problema es que, para muchos equipos de ventas, la IA es una solución en busca de un problema. No es lo ideal. Lo que necesitas es un problema para el que una herramienta de IA esté diseñada como una solución clara.
De lo contrario, solo estarás arreglando lo que no está roto.
En el caso de las herramientas de IA, los casos de uso más destacados suelen estar relacionados con tareas que siguen un conjunto concreto de patrones:
- Tareas repetitivas y que requieren mucho tiempo, como la introducción de datos
- Trabaja con datos de entrada y salida bien definidos, como la puntuación de clientes potenciales
- Tareas que se integran en un flujo de trabajo ya existente, como la asignación automática de clientes potenciales dentro de un CRM
En otras palabras, necesitas tener un trabajo que hacer antes de comprar la herramienta. No inviertas en martillos hasta que estés seguro de que tienes muchos clavos que clavar.
Si la IA es tan buena, ¿por qué no invertir dinero en ella con la esperanza de que todo salga bien? Porque el retorno de la inversión dependerá de tus necesidades. Según McKinsey, por ejemplo, una empresa con un gran volumen de atención al cliente que automatizar fue capaz de crear 5.000 agentes de IA. Esto dio lugar a resultados tangibles: la IA aumentó la resolución de incidencias en un 14 % por hora.
Pero lo que resultó realmente revelador de la experiencia de la empresa fueron las mejoras específicas de las herramientas:
- La IA ayudó a resolver los problemas durante los primeros contactos con mucha mayor rapidez
- La IA redujo el tiempo de respuesta global para los clientes que se ponían en contacto con nosotros
- La IA también ayudó al servicio de atención al cliente a aumentar las ventas
Dado que gran parte de sus procesos pasaban por el servicio de atención al cliente, tenía sentido ampliar la plantilla hasta los 5.000 agentes de atención al cliente.
¿Y qué hay de tu negocio ? Quizá no te preocupe que 5.000 clientes se pongan en contacto contigo cada semana.
Echa un vistazo a tus procesos actuales. Los procesos que dependen de programas informáticos son los principales candidatos:
- Trazado de pistas
- Redacción y programación de correos electrónicos de seguimiento
- Limpieza de datos
- Incorporación de los estudios de mercado a los flujos de trabajo del CRM
Si se trata de unflujo de trabajo que encaja en tu CRM, es un buen candidato para la automatización mediante IA. Eso lo convierte en un candidato ideal para generar un retorno de la inversión inmediato al implementarlo, evitando la frustración y la sensación de haber gastado una gran cantidad de dinero en una herramienta con beneficios apenas marginales.
¿Y si no tienes trabajos de ese tipo listos para empezar? Dale al «pausa». Intenta dejar que la sensación de FOMO te invada. Porque, si no lo haces, gastarte el dinero en herramientas de IA solo servirá para crear más roces y más decisiones, lo que al final aumentará la frustración a la hora de sacar el trabajo adelante.
Si aún no tienes claros tus procesos de trabajo, lo más prudente en este momento es no comprar ninguna herramienta.
Pon tus asuntos en orden antes de comprar IA
No te dejes engañar por la expresión «inteligencia artificial». Todavía no se trata de «sabiduría artificial» ni de «pensamiento creativo artificial». La IA aún no es una herramienta que sirva para todo, y no va a arreglar por ti tus flujos de trabajo defectuosos.
Los sistemas de IA son, en esencia, algoritmos. Y solo reflejan la calidad de los datos y los flujos de trabajo que se les proporcionan. Si tus datos de CRM son desordenados o tus flujos de trabajo son inconsistentes, es posible que la IA no te ofrezca respuestas claras.
Este es el tipo de situación que lleva a los líderes empresariales a decir: «¿IA? Ya lo hemos probado. Está sobrevalorada».
La cuestión es que no está sobrevalorado. Si logras superar estos retos y le proporcionas datos limpios y flujos de trabajo predecibles, te sorprenderá lo rápido que funciona. Solo necesitas tener claros tus procesos antes de automatizarlos.
Tomemos como ejemplo la empresa mencionada anteriormente. Invirtió en 5.000 agentes de atención al cliente basados en IA, pero ya contaba con sistemas para medir la rapidez con la que respondía a las consultas de los clientes. Esos agentes se integraron en un flujo de trabajo de atención al cliente ya existente.
Eso es lo que necesitas antes de invertir. No construyas el rascacielos sin haber echado primero los cimientos.
Asigna el trabajo a la categoría de IA adecuada
Muchos directivos evalúan la compra de software basándose en el proveedor. «Bueno, tal y tal tiene buena reputación. Contratemos una suscripción».
Quizá ese no sea el mejor enfoque con las herramientas de IA.
Las herramientas de IA resultan más útiles si se evalúan por categorías, y no solo porque te guste un proveedor concreto. Entre las categorías más habituales se incluyen:
- Herramientas de creación de contenidos
- Automatización de flujos de trabajo
- Apoyo a la toma de decisiones
- Higiene de datos y análisis
- Interacción con el cliente
Algunas herramientas de IA pueden encajar en varias categorías. Y tus necesidades también son diversas.
Pero lo ideal es que sepas qué tipo de herramienta necesitas más, como un CRM. Esto reducirá el abanico de opciones posibles.
Y lo que es más importante, evitará que tu equipo se distraiga con funciones adicionales que sobrecargan la pila tecnológica sin aportar ningún beneficio significativo.
Define el retorno de la inversión antes de la demostración
Deberías hacerte una idea de qué herramientas de IA te convienen. Pero aún te falta una cosa:
Un cambio de mentalidad.
Pregúntate: ¿cómo podemos exigir responsabilidad tanto a nosotros mismos como a la herramienta? Esto te permite establecer tus criterios de rentabilidad antes de decidirte por una demostración o una prueba gratuita.
Para poder evaluar la herramienta en el futuro, céntrate en unas pocas variables:
- ¿A quién le corresponde el resultado? ¿A qué equipo se le asigna la herramienta de IA? ¿Quién la utilizará más? Ellos serán quienes aporten los comentarios más importantes sobre su rendimiento.
- ¿Cuándo vas a analizar los resultados? Ten en cuenta el tamaño de la muestra. Si tienes 5.000 interacciones con clientes al día, el tamaño de la muestra aumenta rápidamente. Si automatizas un flujo de trabajo que solo se activa una vez cada dos días, es posible que necesites un periodo más largo.
- ¿Cómo se mide el éxito? ¿Se puede cuantificar el tiempo ahorrado? ¿Y el dinero ahorrado? ¿O se trata simplemente de una «impresión», en la que se entrevista a los comerciales y se les pregunta si creen que la herramienta de IA les está ayudando o no?
Establece tus métricas ahora mismo, ya que así te situarás por delante del 66 % de las empresas que tienen dificultades para definir el retorno de la inversión antes de poner en marcha sus iniciativas de inteligencia artificial.
(Ah, y por cierto: el 42 % de los proyectos se abandonan debido a la complejidad de su implementación. Otro motivo más para optar por herramientas sencillas.)
Tanto si defines tu ROI en términos de ingresos obtenidos, costes reducidos, tiempo ahorrado o frascos de Excedrin que aún están llenos, primero debes saber qué es lo que pretendes conseguir.
Cuando estás valorando una posible herramienta de IA, verás muchos botones que invitan a solicitar una demostración. Así que lo haces. Es una buena idea, además, a la hora de evaluar herramientas.
Pero recuerda que estas demostraciones están pensadas para impresionarte.
No se adaptan a las necesidades específicas de tu negocio. No te ayudan a definir el retorno de la inversión. No te indican (siempre) qué indicadores debes tener en cuenta. Eres tú quien tiene que establecer estos criterios de antemano.
Cómo tomar una decisión antes de apostar por la IA
Evalúa las herramientas de IA como si fueras a contratar a un compañero de equipo
Comprar software de IA no es tanto como instalar una función adicional, sino más bien como contratar a un «compañero de trabajo digital». Antes de comprarlo, anota tres aspectos clave:
- ¿Qué «gestiona» la herramienta (¿qué proceso? ¿qué métrica?)
- De qué no se encarga la herramienta
- En qué se traduce el éxito (retorno de la inversión, ingresos generados, tiempo ahorrado, etc.)
Al igual que ocurre con las contrataciones reales, la capacidad de tu IA para integrarse también es importante. No te interesa una herramienta que te obligue a pasar semanas configurándola y ajustándola. (Al igual que un empleado que tarda demasiado en entender en qué consiste tu trabajo puede ser una señal de alarma).
Y no olvides tener en cuenta el coste que supone «cuidar» de la herramienta. Alguien de tu equipo tendrá que implementarla, revisar los resultados y corregir cualquier error. Eso se suma al coste en tiempo, lo que afectará a tu retorno de la inversión si tu variable clave es el «tiempo ahorrado».
Realiza experimentos pequeños y de duración limitada
No tienes por qué hacerlo todo a la vez. De hecho, es mejor que no lo hagas.
Las herramientas de IA son más fáciles de evaluar cuando se les proponen primero pequeños experimentos sencillos. Llámalo «programa piloto». Céntrate en un solo equipo o en un flujo de trabajo sencillo, en lugar de lanzarlas a la piscina y ver si la «inteligencia» es capaz de seguir el ritmo.
Dale entre dos y cuatro semanas. Normalmente es tiempo suficiente para ver si tu prueba realmente te ahorra tiempo o mejora los resultados.
Pero un pequeño consejo: define tus criterios de éxito antes de empezar esta prueba.
Evita la proliferación de herramientas antes de que se produzca
La realidad es que las mejores herramientas de IA aligeran la carga que supone la toma de decisiones. No deberían generarla.
Pero la «proliferación de herramientas de IA» se produce cuando se incorporan cada vez más herramientas a las numerosas decisiones de los flujos de trabajo. Con el tiempo, esta proliferación se va instalando poco a poco, y los equipos piensan que «solo una herramienta más» resolverá sus problemas.
Y luego se sorprenden cuando las herramientas se solapan. (Sí, qué sorpresa.)
Para evitar la proliferación de herramientas, crea un documento de trabajo básico en el que anotes todo lo que te gustaría automatizar y, a continuación, asigna:
- Para qué sirve la herramienta
- ¿Qué flujo de trabajo admite la herramienta?
- ¿Quién es el «responsable» de la herramienta a nivel interno?
- Cuánto cuesta
- El retorno de la inversión y cómo medirlo
Un sencillo método para decir «no» a las tentaciones
Y ahora, lo que tanto has estado esperando: el permiso para decirle «no» a tu FOMO.
¿Cómo puedes estar seguro de que no te estás perdiendo nada? Aquí tienes un esquema que nos gusta y que puede ayudarte a decir «no» a esas herramientas de IA que, por muy atractivas que parezcan, no te servirán de nada:
- Recuerda: unas demostraciones impresionantes no equivalen a un buen retorno de la inversión. No todas las herramientas de IA merecen un lugar en tu conjunto de tecnologías solo porque parezcan sofisticadas. Solo vale la pena si ofrecen resultados reales.
- El sesgo hacia la «eficacia discreta». Esperamos que la IA sea impresionante y espectacular. Sin embargo, funciona mejor cuando simplemente se pone en marcha en silencio y se encarga de nuestras viejas, aburridas, manuales y repetitivas tareas.
- Considera la IA como una herramienta para aumentar la productividad, no como una panacea. Evalúala en términos de mejoras, no de soluciones definitivas. ¿Reduce el tiempo dedicado al seguimiento, en lugar de externalizar por completo los correos electrónicos que envían los humanos? ¿Asigna automáticamente los clientes potenciales, pero sigue dejando que sean los humanos quienes se ocupen de ellos? No esperes que lo haga todo todavía.
- Haz pruebas sencillas. Nunca sabes si una herramienta te va bien de verdad hasta que empiezas a clavar esos clavos.
Cómo elegir las herramientas de IA adecuadas
El FOMO existe. No hay forma de evitarlo. Pero, siempre y cuando seas consciente de que no es necesario satisfacer el FOMO, tendrás libertad para elegir herramientas de IA inteligentes y discretamente prácticas que realmente marquen la diferencia.
Tenemos la solución perfecta para ti. Close los equipos Close hacer precisamente eso: ejecutar una IA eficaz directamente dentro de los flujos de trabajo que realmente utilizas: resúmenes de llamadas, seguimientos, priorización de clientes potenciales, visibilidad del pipeline. Y si tu «tarea pendiente» es llamar a todos los clientes potenciales entrantes en cuestión de segundos sin contratar a otro SDR, te presentamos a Chloe: una compañera de ventas con IA integrada directamente en Close mantiene conversaciones de calificación reales, concierta reuniones y registra todo en tu CRM. Sin proveedores externos, sin «Franken-stack».
Si quieres ver cómo funciona en la vida real una IA específica y orientada al retorno de la inversión —y no en el mundo de fantasía del FOMO—, empieza hoy mismo una prueba gratuita de Close pruébala con un flujo de trabajo real. O, si prefieres ser de los primeros en probarla, apúntate a la lista de espera de la beta de Chloe. (Y sí, la incorporación es así de rápida.)
