En resumen
- Los procesos de venta mal definidos provocan una pérdida significativa de ingresos.
- Determina si tu movimiento es de entrada o de salida.
- Esboza tu flujo de trabajo de forma sencilla antes de optimizarlo.
- Identifica los cuellos de botella para mejorar los resultados del proceso de ventas.
- Empieza poco a poco para crear sistemas repetibles y escalables.
Pones en marcha un nuevo CRM y estás entusiasmado. Esta nueva tecnología va a resolver todos tus problemas.
Pero a medida que te adentras en el tema, la cosa se complica. Empiezas a trastear con las funciones del CRM, creas flujos de trabajo personalizados que no encajan con tu estrategia y llegas a una conclusión inevitable:
El CRM no era tu primer problema. Lo era tu proceso de ventas.
Sin duda, un buen CRM resulta útil . Sin embargo, si no se cuenta con un proceso de ventas claramente definido, el CRM no es más que una solución temporal a un problema más profundo. Hasta un 55 % de las empresas han perdido ingresos por no haber definido su proceso de ventas.
Si no dispones de un método sistemático para generar, clasificar y hacer un seguimiento de los clientes potenciales, ¿cómo esperas que un CRM te solucione ese problema?
En este artículo, hablaremos de cómo salvar esa brecha. ¿Por qué parece un caos total cuando te registras en un nuevo CRM? ¿Y cómo pasas del caos a la claridad si ni siquiera sabes por dónde empezar a crear un proceso de ventas?
Por qué a los equipos pequeños les cuesta aprender a crear un proceso de ventas
Si el 55 % de las empresas pierden ingresos por tener un proceso de ventas mal definido, eso plantea una pregunta bastante filosófica. ¿Por qué? Si definir el proceso de ventas en términos claros es tan beneficioso, ¿por qué no lo han hecho ya todos?
Es sencillo: demasiadas empresas piensan en términos de objetivos, no de procesos. Los fundadores están muy ocupados. Se centran en generar ingresos para sostener un negocio en expansión. Les basta con vender basándose en lo que funciona en este momento y optimizar los procesos más adelante.
Pero ese «más tarde» nunca llega.
Esta estrategia de ventas improvisada da lugar a todo tipo de problemas. En primer lugar, no se etiqueta nada, ya que, de todos modos, no existe ningún sistema en el que clasificar esas etiquetas.
De repente, te encuentras con 300 clientes potenciales sin etiquetar en tu CRM. No recuerdas a quién corresponde cada uno. ¿Quién está más interesado? ¿Quién está menos interesado? El resultado es que cada venta potencial en los flujos de trabajo de tu CRM parece que hay que empezar de cero.
Desde luego, no vas a poder adaptar este supuesto «proceso» a medida que tu empresa crezca.
Otro problema es que las empresas no cuantifican sus pérdidas de ingresos. No se puede crear un buen proceso de ventas si no se sabe dónde se cometen los errores más graves. Como escribe George Deeb en Forbes:
«Los ingresos, y los beneficios que de ellos se derivan, suelen ser el principal indicador que utilizan las empresas para medir su éxito. Yo diría que hay un indicador aún mejor, que es el de los “ingresos perdidos”».
Piénsalo como si se tratara de una instalación de fontanería. Un buen cuarto de baño es aquel en el que el desagüe de la ducha funciona y el grifo no gotea. Ese es el único tipo de cuarto de baño que se adapta a un mayor número de compañeros de piso.
Lo mismo ocurre con tu negocio. «La clave está en averiguar cuál de estos motivos es la razón concreta por la que has perdido cada venta, y documentar esos motivos de tal manera que puedas elaborar informes de los que aprender», afirma Deeb.
Así que no necesitas un nuevo CRM de inmediato. Una renovación del software no solucionará un proceso que carece de reflexión. Tienes que definir tu proceso antes de expandirte. Y la ventaja de ser una empresa pequeña es que puedes solucionar esto ahora mismo. Porque si tu negocio crece, la cosa solo se va a complicar más.
El verdadero problema no es el CRM, sino definir tu proceso
Una herramienta nueva y brillante como un CRM resulta atractiva, sobre todo para los fundadores. Pero quizá eso no sea lo primero que necesitas.
Quizás lo único que necesitas es un proceso que tu empresa pueda seguir de verdad.
El problema es que un CRM, por muy bueno que sea, no te dirá eso. Hará lo que pueda con la información que le proporciones. Y tampoco querrás que tu CRM se convierta en un triste recordatorio de lo desorganizado que está tu proceso de ventas. No es una forma agradable de utilizar esa nueva y brillante herramienta.
Lo irónico es que muchos fundadores nunca se dan cuenta de esto. Es posible que ignoren su propio proceso de ventas, desordenado, complicado y «improvisado»… y luego culpen al CRM por tener una interfaz deficiente. Pero la función del CRM no es inventar una solución para tu proceso. Es facilitarte la vida gestionando tu proceso según los parámetros que tú mismo hayas establecido.
Define tu estrategia de ventas: la base de todo buen proceso
Entonces, ¿cómo sería un ejemplo de un proceso de ventas «mejor»? ¿Y cómo se aborda la tarea de crear un proceso de ventas mejor partiendo de cero?
En primer lugar, implica responder a algunas preguntas básicas sobre tu estilo de captación de clientes. ¿Cuál es tu «proceso» de ventas habitual? ¿Te centras principalmente en la captación pasiva? ¿O en la activa? ¿O en una combinación equilibrada? ¿Eres un fundador que trabaja en solitario y que intenta desesperadamente averiguar cómo gestionar ambas cosas?
Si te dedicas principalmente al inbound, eso cambia tus prioridades. Las ventas inbound implican dar prioridad a la rapidez. Algunos informes indican que tienes 21 veces más probabilidades de calificar a un cliente potencial si respondes rápidamente que si esperas 30 minutos. Tus clientes potenciales se han puesto en contacto contigo, por lo que están interesados, pero ese interés puede enfriarse en un abrir y cerrar de ojos.
Si tu estrategia se centra principalmente en las acciones de salida, debes crear procesos que se puedan repetir de forma sistemática. Secuencias de correo electrónico. Programación de puntos de contacto. Establecimiento de una base para un seguimiento constante.
Si tu empresa es nueva, quizá prefieras pasar por alto esta distinción. Piensas: «Ahora mismo necesito clientes potenciales a toda costa. No voy a limitarme a una sola estrategia».
Sin embargo, una vez que hayas definido tu estrategia, puedes convertirla en una secuencia repetible y escalable. Tu CRM debería reflejarlo. Piensa en Close Playmaker, que ofrece un proceso para ayudarte a definir tu estrategia básica en cuestión de minutos. De esta forma, ya no tendrás que «improvisar». Estarás creando flujos de trabajo prácticos para saber cuál es el siguiente paso en todo momento.
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Consigue claridad en 10 minutos definiendo tu proceso de ventas
Supongamos que has puesto en marcha Sales Playmaker y has definido tu estrategia de ventas clave. Ahora es el momento de ver los flujos de trabajo que la componen.
Aquí es donde tenemos que frenarte un poco. No conviene entrar en demasiados detalles en esta fase. Todavía no es el momento de optimizarlo todo. Por ejemplo, supongamos que te dedicas a las ventas proactivas. ¿De verdad necesitas crear una secuencia de correos electrónicos proactivos de 21 pasos con múltiples desencadenantes y mensajes de seguimiento? Quizás todavía estés intentando conseguir esas primeras respuestas. 21 pasos son demasiados.
La razón por la que la mayoría de los fundadores no necesitan las herramientas nuevas y llamativas de inmediato es que estas pueden generar demasiado trabajo innecesario. No hace falta pasar semanas planificándolo. Solo necesitas un proceso básico:
- Tómate diez minutos y coge un bolígrafo y un bloc de notas. En esta fase, basta con una plantilla sencilla del proceso de ventas que esboces en un papel.
- Piensa en tus ventas más recientes y pregúntate qué pasó.
- Esboza un esquema básico de cómo podrías repetir eso. Que sea sencillo: ¿es tan simple como captar clientes potenciales → hacer un seguimiento → gestionar las objeciones → cerrar la venta?
La clave está en empezar poco a poco. Resiste la tentación de complicar demasiado el proceso y darle una magnitud desmesurada. En su lugar, mantén las preguntas sencillas. ¿Qué es lo que desencadena un contacto con un cliente potencial? ¿Qué suele ocurrir después de la llamada? ¿En qué momento, tal y como señalaba antes George Deeb, consideras que el trato se ha «perdido»?
Si observas lo que ya ocurre en tu proceso de ventas, aunque solo sea durante 10 minutos de reflexión, empezarás a identificar los puntos en los que puedes establecer un ritmo repetible.
Si sigues sin saber por dónde empezar, te recomendamos que utilices una de las plantillas de procesos de ventas de Close Pipeline». Es muy probable que alguna de esas plantillas se ajuste a tu negocio.
No te asustes ante la idea de establecer una estructura en esta fase. Quizá te parezca que tu negocio es demasiado «joven» para ello. No pasa nada. Si lo necesitas, puedes limitar la estructura a dos o tres pasos básicos. La clave está en crear una estructura básica que te permita detectar dónde surgen los problemas. Una vez que identifiques dónde están las «fugas» en el proceso, por así decirlo, estarás listo para empezar a optimizarlo.
Al fin y al cabo, no se puede ampliar un proceso de ventas si antes no se ha diseñado dicho proceso.
👉 ¿Sigues sin saber qué hacer? Empieza a usar el generador de guías de ventas y define tu proceso en solo dos minutos.
El «creador de oportunidades» Close : tu atajo hacia un proceso de ventas real
Para ser sinceros, no hace falta que lo resuelvas todo por tu cuenta. Un CRM debería servirte de guía para ir por el buen camino. Si no, ¿para qué molestarse en usar un CRM?
Si utilizas el generador de estrategias Close «Playmaker Builder», puedes dedicar unos minutos al día a ello y conseguir algo de claridad. Descubrirás que:
- Flujos de trabajo listos para usar que puedes integrar al instante, sobre todo si se asemejan a tu proceso actual.
- Consejos para optimizar tu CRM, para que puedas solucionar cualquier problema relacionado con un enfoque demasiado complicado que prefieras simplificar.
- Plantillas de etapas de captación de clientes potenciales y de procesos de ventas ya preparadas para que no tengas que empezar desde cero.
- Una guía de ventas personalizada elaborada para ti en tan solo unos minutos.
Si eres un fundador que ya ha probado todos los sistemas CRM y sigues sintiéndote estancado porque no tienes un proceso de ventas adecuado, no es difícil poner en marcha tus flujos de trabajo con buen pie. Solo necesitas un poco de ayuda.
¿No sabes por dónde empezar? Crea tu proceso de ventas con Close Playmaker.
Preguntas frecuentes sobre cómo mejorar tu proceso de ventas
¿Cuáles son los primeros pasos para crear un proceso de ventas desde cero?
Para crear un proceso de ventas desde cero, empieza por coger lápiz y papel y esbozar los pasos básicos de tus ventas más recientes que hayan tenido éxito. Identifica los factores clave que hicieron avanzar el acuerdo, como el primer contacto de seguimiento, la gestión de las objeciones y la conversación final de cierre. Mantén este esquema inicial sencillo para asegurarte de que sea reproducible antes de intentar añadir flujos de trabajo complejos o automatización.
¿Cómo puedo saber si mi proceso de ventas actual no funciona?
Un proceso de ventas deficiente suele traducirse en un flujo de ventas caótico en el que los clientes potenciales no se etiquetan y los miembros del equipo no pueden recordar el estado de clientes concretos. Es posible que te des cuenta de que cada venta potencial parece empezar de cero porque no existe un sistema estandarizado para la calificación o el seguimiento. Además, si estás perdiendo ingresos pero no puedes identificar exactamente dónde o por qué se están frustrando los acuerdos, es probable que tu proceso carezca de la estructura necesaria.
¿Debería implementar un CRM antes de definir mi proceso de ventas?
Por lo general, es mejor definir el proceso de ventas antes de invertir en un costoso software de CRM, ya que la tecnología no puede solucionar una estrategia que, en el fondo, no funciona. Si implementas un CRM sin un flujo de trabajo claro, corres el riesgo de automatizar el caos y crear flujos de trabajo personalizados que no se ajusten a las necesidades reales de tu empresa. Solo debes introducir software para ampliar y optimizar un proceso que ya hayas definido y cuya eficacia hayas comprobado.
¿Qué nivel de detalle debe tener mi flujo de trabajo de ventas inicial?
Tu flujo de trabajo de ventas inicial debe ser sencillo y centrarse en las etapas fundamentales del ciclo de ventas, en lugar de intentar abarcar todos los escenarios posibles. Crear un sistema excesivamente complejo con docenas de pasos puede generar trabajo innecesario y confusión en tu equipo. Empieza con una estructura básica de tres o cuatro etapas clave para identificar las fugas en el proceso de ventas y, a medida que tu equipo crezca, optimiza y amplía los detalles.
