Tu proceso de ventas tiene fugas y todos tus proyectos están atascados.
¿La buena noticia? No se trata de una emergencia que requiera llamar inmediatamente a un fontanero. Probablemente, tu proceso de ventas esté estancado en el modo manual. Cada vez que recibes un nuevo cliente potencial a través de un formulario en línea, por ejemplo, este aparece en la bandeja de entrada del correo electrónico de alguien, pero no ocurre nada hasta que un comercial interviene y pone las cosas en marcha.
No es un mal sistema si recibes uno o dos clientes potenciales nuevos al día. Pero si tu volumen es mayor, los procesos manuales tienden a atascarse.
El resultado: tu equipo tarda en responder a los posibles clientes potenciales. Eso es peor que un problema en el flujo de datos. Es un problema de ventas. Según Inside Sales, tus tasas de conversión serán ocho veces mayores si respondes en los primeros cinco minutos.
Como dice el viejo refrán: «La suerte está en el seguimiento». Por eso los procesos manuales ya no son suficientes, porque podrías acabar esperando un poco más a que llegue esa suerte.
En esta guía, te mostraremos cómo crear potentes nativos Close para que nunca te pierdas un seguimiento ni pierdas un cliente potencial. Responderás a los clientes con seguimientos más rápidos, reducirás las bajas y te mantendrás en la mente de tus clientes potenciales cuando estén más receptivos.
¿Qué son los flujos de trabajo en Closey por qué son importantes?
En Close, puedes crear tu proceso de ventas automatizado mediante lo que se denomina un «flujo de trabajo». Cada flujo de trabajo es una secuencia nativa de varios pasos compuesta por desencadenantes y respuestas dentro de Close. Un solo desencadenante puede poner en marcha una serie de nuevas acciones, casi como una máquina de Rube Goldberg.
(Pero mucho menos complicado.)
Por ejemplo, un flujo de trabajo podría comenzar con un desencadenante, como el envío de un formulario de contacto por parte de un cliente en tu sitio web. Deberías asignar esto como desencadenante en Close y, a continuación, crear una secuencia de actividades de ventas —como respuestas por SMS o mensajes de seguimiento por correo electrónico— para ponerlo en marcha.
Lo mejor de estos flujos de trabajo es que se pueden automatizar para acelerar los tiempos de respuesta, incluso si el comercial asignado no se encuentra en su puesto. Y cuando esté en su puesto, verá que el nuevo cliente potencial aparece en la parte superior de su Close ».
Cuando gestionas la recepción de clientes potenciales mediante flujos de trabajo automatizados, obtienes varias ventajas:
- Tiempos de respuesta más rápidos. Y dado que hemos comprobado que las tasas de conversión pueden multiplicarse por ocho si se responde en los primeros cinco minutos, este es el momento más crucial del flujo de trabajo. A continuación, te mostraremos cómo configurar un retraso natural para que la respuesta siga pareciendo «humana».
- Seguimiento de tus clientes potenciales. Dado que ahora estos clientes potenciales se registran en Close y se asignan a la persona que elijas de antemano), ya no tendrás que preocuparte por si se pierden en el proceso. A cada cliente potencial se le asigna un comercial dentro del CRM. Incluso podrás registrar si se convierten en clientes o no, lo que te permitirá ver tus índices de éxito en las distintas fases del flujo de trabajo.
- Tu equipo puede centrarse en vender. Como Close se encarga de los seguimientos por SMS y correo electrónico, tu equipo de ventas ya no tendrá que sentir que está siempre persiguiendo a los clientes potenciales. El proceso de ventas se encarga del seguimiento. Ahora tu equipo puede centrarse en el arte de vender. Tu proceso de ventas se vuelve más escalable, lo que permite a los comerciales hacer más con menos.
Pero esa es la razón. Ahora centrémonos en cómo dividir tus flujos de trabajo automatizados en unos pocos pasos básicos.
Paso 1: Configurar un activador inteligente
Todo flujo de trabajo comienza con un desencadenante. El desencadenante es una acción o una condición de datos diseñada para ponerlo todo en marcha: el estímulo que genera la respuesta.
Imagina que tienes una agencia inmobiliaria. Creas un formulario de captación de clientes potenciales en tu página web para que los posibles compradores de vivienda puedan introducir sus datos y ponerse en contacto contigo.
A continuación, crea un formulario con algunas opciones. Supongamos que quieres trabajar con personas que compran su primera vivienda. En ese caso, podrías incluir en tu formulario de captación de clientes potenciales la pregunta «¿Es esta tu primera vivienda?», lo que te permitirá filtrar a tus clientes potenciales antes incluso de que hagan clic en «Enviar».
Una vez que lo hagan, podrás hacer un seguimiento de cada contacto «calificado» en el sector inmobiliario sin tener que mover un dedo más. Este es el proceso:
- Crea el desencadenante. En Close, ve a Flujos de trabajo -> Nuevo flujo de trabajo -> Añadir desencadenante.
- Configure sus filtros. Puede ajustar filtros como «Estado del cliente potencial: ‘Cualificado’» para asegurarse de que solo los clientes potenciales cualificados pasen a su flujo de trabajo de máxima prioridad. Lo mismo ocurre con variables como «Sector: Inmobiliario».
¿Por qué entrar en tantos detalles? Puedes crear varios flujos de trabajo que se adapten a las necesidades específicas de los distintos tipos de clientes. Por ejemplo, podrías derivar a los nuevos compradores de vivienda a un comercial concreto y utilizar un flujo de trabajo más dinámico para crear tus correos electrónicos de seguimiento.
El único límite real aquí es tu imaginación.
No dudes en probar con los desencadenantes e incluso crear varios flujos de trabajo si así lo necesitas. La idea es sencilla: estás creando automáticamente flujos de trabajo muy específicos para dirigir los nuevos clientes potenciales a los comerciales adecuados en el momento oportuno.
(Opcional: utiliza Zapier para herramientas externas)
Oye. ¿Te apetece un poco más de automatización?
Aunque la mayoría de los equipos utilizan Close nativos de Close , se puede recurrir a Zapier cuando sea necesario conectar herramientas externas.
Esto es ideal si quieres disponer de la misma automatización fuera de Close la que tienes dentro de Close. Descubre más sobre la integración de Zapier y Close aquí.
Paso 2: Asignar automáticamente un «responsable del cliente potencial»
Aquí es donde los flujos de trabajo desatascan tus procesos más complicados. Si aprendes a asignar un «responsable» a tus clientes potenciales entrantes —y a hacerlo de forma automática—, podrás dejar de lado todo el trabajo manual y dejar que Close avise a la persona adecuada en todo momento.
En este contexto, el «titular del contacto» es la persona encargada del seguimiento. Es quien recibe los datos y se encarga de ponerse en contacto con el cliente potencial. Y una vez que un nuevo cliente potencial cualificado activa tu flujo de trabajo, tienes varias opciones para asignarlo:
- Asigna un usuario concreto. ¿Se encarga Debra de los compradores de vivienda nueva en tu agencia, mientras que Declan se ocupa de quienes quieren vender? Estupendo. Asigna los contactos de compradores de vivienda nueva a un usuario concreto —Debra, en este caso— y así siempre será la persona adecuada la que se encargue del seguimiento.
- Asigna un equipo. Si tu organización es más grande que la de Debra y Declan, puedes integrar a varios miembros del equipo en Close hacer que todo el equipo asuma la «responsabilidad principal».
- Asigna los clientes potenciales de forma aleatoria. También puedes dejar que el software asigne un «responsable del cliente potencial» al azar. De este modo, la responsabilidad irá rotando entre los miembros del equipo para repartir las tareas. No solo es una forma justa de hacerlo, sino que también ayuda a distribuir la carga de trabajo, para que no te sientas desbordado cuando entren nuevos clientes potenciales en el sistema.
Paso 3: Empieza tu respuesta añadiendo una tarea
Una tarea genera una notificación de seguimiento inmediata dentro de Close , en la que se indica al miembro del equipo que hayas elegido que tiene una nueva tarea, como «Haz un seguimiento de este cliente potencial inmobiliario lo antes posible».
Si configuras la fecha de vencimiento como «inmediatamente» en Close, la tarea pasa automáticamente a la parte superior de Close . Esto es fundamental si quieres lograr una mayor rapidez de respuesta. (No olvides que, según un informe técnico elaborado en colaboración con Google, hasta el 50 % de las ventas B2B se destinan al proveedor que responde primero a los clientes).
Así es como lo harás en Close:
- Añade un paso a la tarea, como «Hacer un seguimiento del cliente potencial inmobiliario lo antes posible».
- Establece la fecha de vencimiento como «inmediata» para que aparezca en la parte superior de la bandeja de entrada de tu comercial.
- Asignalo al responsable correspondiente.
Paso 4: Automatiza tus canales de seguimiento
Tu comercial no tiene por qué estar sentado en su escritorio para hacer un seguimiento inmediato. Close puede encargarse del primer seguimiento mediante un mensaje automático. Estas son las opciones que tienes a tu disposición y cómo ponerlas en práctica.
SMS automáticos
Puedes utilizar plantillas de SMS ya preparadas en Close crear las tuyas propias. Por ejemplo: «Hola, [Nombre], ¡gracias por ponerte en contacto! ¿Te viene bien charlar un rato hoy?». Con una sencilla tarea en tu flujo de trabajo, te habrás asegurado oficialmente de que Close a todos los clientes potenciales que recibas.
Puedes añadir una pausa (por ejemplo, de 5 minutos tras cada paso de la tarea) para que el proceso resulte más natural; de lo contrario, tiende a parecer un poco mecánico.
Otro truco interesante: envía el SMS desde el número del propietario del contacto, lo que le da un toque más personal. Incluso puedes incluir el nombre del propietario del contacto en el SMS dentro de tu flujo de trabajo.
Paso opcional de llamada telefónica
¿Y si no responden a tu SMS? Puedes intentar llamarles a continuación. Añade un paso con un retraso (por ejemplo, 30 minutos después del SMS) y asígnaselo al responsable del cliente potencial.
Pero aquí está el truco: haz que este paso sea opcional. De esta forma, si el responsable del cliente potencial no está en su puesto para marcar la casilla del seguimiento telefónico, el flujo de trabajo seguirá adelante hacia el siguiente evento de seguimiento en cualquier caso.
Correo electrónico de seguimiento
Un punto de contacto final muy habitual en la secuencia de seguimiento es el correo electrónico. No es necesario que lo estructures de esta manera; no dudes en modificarlo y optimizar el flujo de trabajo hasta que se adapte al ritmo de las expectativas de tus clientes.
Cuando automatizas un correo electrónico de seguimiento, puedes elegir una plantilla ya existente en Close crear una nueva adaptada a tu tipo específico de cliente potencial.
«Solo quería saber si has tenido ocasión de revisar nuestras opciones».
El correo electrónico se envía automáticamente cuando tú lo indicas, lo que permite a tu equipo de ventas centrarse en otras tareas además del seguimiento.
Paso 5: Medir y optimizar
Los flujos de trabajo pueden ser una herramienta que, una vez configurada, ya no hay que volver a tocar. Pero debes tratarlos como documentos en constante evolución. Pruébalos. Ajusta su configuración. Prueba cosas nuevas.
Close funciones de generación de informes integradas para que puedas ver qué puntos de contacto de tu flujo de trabajo te están reportando más conversiones. Si la mayoría de los usuarios se convierten en clientes en la fase de la llamada telefónica, ¡genial! Quizás, entonces, no sea necesario enviar el correo electrónico de seguimiento antes de esa etapa.
Utiliza las funciones de generación de informes integradas de Close ver:
- ¿Qué mensajes reciben respuesta?
- ¿Qué pasos generan más conversiones?
- Dónde se registran más abandonos
No dudes en añadir o eliminar retrasos entre los pasos, modificar los mensajes o cambiar el orden de los pasos para optimizar tu flujo de trabajo.
Resumen del flujo de trabajo: ponlo todo en perspectiva
¿Listo para crear un flujo de trabajo? Aquí tienes un ejemplo de cómo podría quedar:
- Desencadenante: Nuevo cliente potencial con el estado «Cualificado» + sector «Inmobiliario»
- Asignar un nuevo responsable del cliente potencial ( es decir, un miembro del equipo inmobiliario)
- Añadir tarea: Hacer un seguimiento inmediato (para informar al responsable del cliente potencial)
- Envía un SMS con un retraso de 5 minutos para garantizar un seguimiento rápido
- Añadir una llamada telefónica opcional con un retraso de 30 minutos
- Si no recibes respuesta, envía un correo electrónico
Por qué los flujos de trabajo hacen que sea casi imposible perder clientes
Los flujos de trabajo son una paradoja. Humanizan tus seguimientos (gracias a las funciones de personalización) y, al mismo tiempo, eliminan el factor humano (gracias a las tareas automatizadas que te permiten ahorrar tiempo). El sistema se encarga del trabajo pesado.
Mientras tanto, tu equipo se centra en el arte de vender y ningún cliente se queda sin atender.
Los flujos de trabajo están disponibles en las versiones Startup, Professional y Enterprise de Close , así que, una vez que hayas probado Close de forma gratuita, plantéate pasar al plan Base para empezar a automatizar tus flujos de trabajo.
