Die 6 häufigsten CRM-Implementierungsrisiken und wie man sie proaktiv bekämpft

Sie waren begeistert von der Einführung eines neuen CRM für Ihr Vertriebsteam - bisSie von den Risiken der CRM-Implementierung hörten.

Was ist, wenn Sie viel mehr ausgeben, als Sie budgetiert haben? Was ist, wenn das Onboarding ewig dauert? Was ist, wenn Ihre Mitarbeiter das neue CRM hassen?

Um diese "Was-wäre-wenn"-Fragen zu beantworten, brauchen Sie klare Antworten auf die häufigsten Herausforderungen bei der CRM-Implementierung. Deshalb werden wir darüber sprechen:

• CRM-Implementierung: Warum scheitert sie?
• 6 CRM-Implementierungsrisiken: Was am ehesten schiefgehen kann

Am Ende dieses Kapitels sind Sie bestens darauf vorbereitet, sich den Herausforderungen zu stellen und die Hürden bei der Einführung eines neuen CRM zu überwinden.

CRM-Implementierung: Warum scheitert sie?

Wenn Sie versuchen, Probleme bei der CRM-Implementierung zu vermeiden, ist es wichtig, die wichtigsten Hindernisse zu kennen, auf die Sie auf dem Weg dorthin wahrscheinlich stoßen werden.

Auf einige dieser Faktoren haben Sie mehr Einfluss als auf andere, aber wenn Sie sich dieser Faktoren bewusst sind, können Sie den Übergang so reibungslos wie möglich gestalten, bevor Sie mit der Implementierung eines neuen CRM beginnen.

Hier sind die vier Hauptgründe für das Scheitern von CRM-Implementierungen:

• Mangel an angemessener Recherche: Wenn Sie bei Ihrer CRM-Recherche nicht gründlich genug vorgehen, entscheiden Sie sich möglicherweise einfach für ein CRM aufgrund seines bekannten Namens und nicht aufgrund seiner Kompatibilität mit Ihrem Unternehmen und Ihrem Vertriebsprozess.
• Vertrauen auf Technologie statt auf einen soliden Verkaufsprozess: Zu viele Vertriebsleiter sehen in neuen Technologien die ultimative Lösung für Probleme bei der Quotenerfüllung und beim Umsatz. Wenn sich Vertriebsleiter jedoch zunächst auf den Aufbau eines soliden Vertriebsprozesses konzentrieren und dann Technologien hinzufügen, die diesen Prozess ergänzen, können sie ihr Team besser für den Erfolg vorbereiten.
• Ungleichgewicht zwischen Managern und Vertriebsmitarbeitern: Wenn Vertriebsleiter nicht selbst regelmäßig mit dem Verkauf zu tun haben, verlieren sie den Kontakt zu aktuellen Trends und den Bedürfnissen ihres Vertriebsteams. Dies kann dazu führen, dass sie sich für ein CRM entscheiden, das für das Vertriebsteam mehr Probleme schafft als es löst.
• Unzureichende Prognosen: Wenn Sie das Wachstum Ihres Vertriebsprozesses und Ihres Unternehmens nicht genau prognostizieren, kann es passieren, dass Sie mit einem CRM arbeiten, das zwar im Moment funktioniert, aber Ihre Fortschritte auf dem Weg zur Expansion Ihres Unternehmens stark einschränkt.

Unter Berücksichtigung dieser Faktoren sollten wir über die Hauptrisiken sprechen, die mit einem CRM-Wechsel verbunden sind, und darüber, wie man diese Risiken so weit wie möglich minimieren kann.

6 CRM-Implementierungsrisiken: Was am ehesten schiefgehen kann

Ein CRM-Wechsel ist eine große Sache, und jede große Softwareumstellung bringt ihre eigenen Risiken und Herausforderungen mit sich.

Lassen Sie uns also die wichtigsten Herausforderungen bei der CRM-Implementierung erörtern, und wie Sie diese im Voraus planen können, um sie zu überwinden.

Risiko 1: Überschreitung des Budgets

Das ist wahrscheinlich der Albtraum eines jeden, der schon einmal ein großes Projekt organisiert hat.

Die Überschreitung Ihres veranschlagten Budgets kann Ihnen große Kopfschmerzen bereiten. Wie können Sie dies also vermeiden?

Lösung: Stellen Sie sicher, dass Sie alle Fakten über Ihr neues CRM kennen

Bevor Sie eine Entscheidung treffen, müssen Sie sich eingehend mit den Kosten befassen. Das klingt vielleicht ein bisschen offensichtlich, aber es ist wichtig, alle Fakten zu kennen, bevor Sie auf der (virtuellen) gepunkteten Linie unterschreiben.

Deckt der von Ihnen gewählte Preisplan zum Beispiel alle Funktionen ab, die Sie benötigen? Sind notwendige Funktionen in einem Add-on-Paket enthalten? Was ist mit Onboarding und Teamschulung? Sind diese im Abonnement enthalten, oder müssen Sie dafür extra bezahlen?

Wenn Sie diese Dinge wissen, sind Sie besser vorbereitet, um Ihr Budget genau zu prognostizieren (und zu vermeiden, dass Sie zu viel ausgeben).

Risiko 2: Überschreitung des Zeitrahmens

Wahrscheinlich haben Sie ein bestimmtes Datum im Kopf, an dem Sie mit der Nutzung eines neuen CRM beginnen wollen. Aber die Migration all Ihrer Lead- und Kundendaten in ein neues System kann Zeit in Anspruch nehmen, manchmal mehr als Sie erwartet haben.

Das Hauptproblem bei der Überschreitung der Frist sind die Kosten - wenn Sie die Migration falsch planen, müssen Sie am Ende für zwei CRM-Systeme bezahlen, bis die Übertragung abgeschlossen ist. Und in der Zwischenzeit werden Sie versuchen, ein Team zu managen, das zwischen zwei verschiedenen Systemen arbeitet und mit neuen Daten jongliert, während Sie versuchen, die alten Daten zu migrieren.

Lösung: Bereinigen Sie Ihre Daten zu Beginn Ihres Prozesses

Saubere, gut strukturierte Daten sollten der Ausgangspunkt Ihres CRM-Implementierungsprozesses sein. Wenn Sie in der Lage sind, saubere Daten in ein neues CRM zu importieren, wird dies die Zeit, die für die Migration zu einem neuen CRM benötigt wird, unendlich verkürzen.

Und wenn sich die Mitarbeiter zum ersten Mal bei ihrem neuen CRM anmelden und saubere, strukturierte und verständliche Daten sehen, werden sie den Wert des neuen CRM viel schneller zu schätzen wissen.

Risiko 3: Eine steile Lernkurve überwinden

Bei einigen CRM-Systemen können Sie Ihre Daten importieren und vom ersten Tag an arbeiten. Bei anderen verbringt Ihr Team Wochen damit, zu lernen, wie das neue System funktioniert.

Während dieser Zeit sind sie keine produktiven Vertriebsmitarbeiter. Sie werden sich abmühen, ihre Arbeit in einem System zu erledigen, das sie nicht verstehen, und das bedeutet verlorene Zeit (und Einnahmen).

Lösung: Erstellen Sie einen Plan für die Schulung und Einarbeitung Ihres Teams

Kleine, agile Vertriebsteams brauchen ein CRM, das ihnen nicht im Weg steht. Wenn Sie also ein Startup- oder SMB-Vertriebsteam leiten, sollte Ihr Plan mit der Wahl eines CRM beginnen, das nicht so schwer zu erlernen ist.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, dass ein komplexeres CRM die Lernkurve für Ihr Team wert ist, denken Sie daran, praktische Einführungs- und Schulungsmaßnahmen für Ihr Team einzuplanen, damit es sich mit dem neuen System vertraut machen kann.

Risiko 4: Niedrige Annahmequoten

Wenn Ihr Team von dem neuen CRM-System nicht begeistert ist, haben Sie es mit einer häufigen Ursache für das Scheitern von CRM-Implementierungen zu tun. Eine niedrige Akzeptanzrate bedeutet, dass Ihr Team Schwierigkeiten hat, vom alten System umzusteigen, oder dass es das neue System einfach nicht nutzt.

Die Lösung: Auf die Bedürfnisse Ihres Teams abstimmen

Um niedrige Akzeptanzraten nach der Umstellung zu vermeiden, müssen Vertriebsleiter sicherstellen, dass ihre Prioritäten mit den Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter übereinstimmen, bevor sie eine Entscheidung treffen.

Wann haben Sie das letzte Mal eine Stunde mit dem Dialer verbracht und Kaltakquise betrieben? Wie oft senden Sie Verkaufssequenzen an potenzielle Kunden?

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Wenn Sie als Vertriebsleiter regelmäßig Zeit mit Ihrem Team verbringen, wissen Sie genau, was es braucht (und was nicht), noch bevor Sie mit der Suche nach einem neuen CRM beginnen.

Risiko 5: Unfähigkeit, im Laufe der Zeit zu skalieren

Vielleicht haben Sie jetzt das perfekte CRM für Ihr Unternehmen gefunden, aber wie sieht es in 6 Monaten oder einem Jahr aus? Wird dieses CRM immer noch zu Ihrem Unternehmen, Ihrem Vertriebsprozess und Ihren Kunden passen?

Vorsicht: Viele CRM-Systeme mit niedrigen Preisen für kleine Unternehmen verlangen saftige Gebühren, sobald Sie einen bestimmten Schwellenwert für Leads, Outreach und andere Aspekte überschritten haben.

Lösung: Prognostizieren Sie das kurzfristige und langfristige Wachstum bei der Entscheidung für ein CRM

Verwerfen Sie die Grenzen Ihrer bevorzugten Preisstufe nicht, nur weil sie noch in weiter Ferne zu liegen scheinen. Nutzen Sie Ihre Prognosen, um festzustellen, wie lange Sie voraussichtlich brauchen werden, um diese Grenzen zu erreichen, und um zu entscheiden, ob es sich lohnt, bei diesem System zu bleiben oder sich nach einem System umzusehen, das im Laufe der Zeit einfacher (und billiger) zu skalieren ist.

Risiko 6: Verpassen von wichtigen Funktionen, die später integriert werden sollen

Der Vertrieb ist ein sich ständig wandelndes Spiel, in dem jedes Jahr neue Akteure und interessante Technologien auftauchen. Wenn Sie keine Technologie verwenden, die sich von Jahr zu Jahr weiterentwickelt, werden Sie mit veralteter, komplexer Software feststecken.

Lösung: Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte CRM regelmäßig aktualisiert und verbessert wird

Informieren Sie sich über Produktaktualisierungen in ihrem Blog, sehen Sie sich ihr Help Center an und lesen Sie, was in neueren Bewertungen über sie gesagt wird. Wenn Sie sehen, dass ein Unternehmen seine Funktionen ständig aktualisiert, neue Technologien nutzt und die Integration mit aufstrebender Vertriebssoftware optimiert, wissen Sie, dass Sie eine CRM-Software gefunden haben, die im Laufe der Zeit weiter wachsen und sich verbessern wird. Viele CRM-Anbieter haben ein öffentliches Änderungsprotokoll oder einen eigenen Bereich für Produktaktualisierungen in ihrem Blog.

Wann Sie die Ergebnisse einer erfolgreichen CRM-Einführung sehen sollten

Selbst eine erfolgreiche CRM-Implementierung wird einige Zeit brauchen, um echte, messbare Ergebnisse zu erzielen. Wie lange es letztlich dauert, hängt von der Phase Ihres Unternehmens ab und sollte dem gleichen Rahmen folgen, den Sie für die Zielplanung verwenden.

Ein Startup in der Anfangsphase betrachtet beispielsweise seine Ziele oft von Woche zu Woche. Jede größere Änderung - wie der Wechsel des CRM-Systems - führt also zu messbaren Ergebnissen im Wochenvergleich.

Mittelständische Unternehmen betrachten ihre Kennzahlen oft von Quartal zu Quartal. Die ersten Ergebnisse Ihrer CRM-Implementierung werden Sie also im nächsten Quartal sehen.

Bei großen Unternehmen sehen Sie oft Berichte, in denen die Metriken von einem Jahr zum nächsten angegeben werden. Ein Unternehmen wie dieses müsste wahrscheinlich mindestens ein Jahr warten, um messbare Ergebnisse aus dieser Art von Veränderung zu erzielen.

Kurz gesagt: Je kleiner Ihr Unternehmen ist, desto schneller werden Sie nach der Implementierung eines neuen CRM Ergebnisse sehen, die Sie verfolgen und messen können.

Planen Sie im Voraus und verhindern Sie ein Scheitern der CRM-Implementierung in Ihrem Team

Jedes Projekt birgt Risiken, aber Sie können Ihre eigenen CRM-Implementierungsherausforderungen proaktiv bekämpfen, bevor sie auftauchen.

Denken Sie im Voraus über die Risiken nach, die Sie bei der Einführung eines neuen CRM für Ihr Team wahrscheinlich eingehen werden. Werden Sie das Budget mit ausgefallenen Funktionen und teuren Add-ons wahrscheinlich überziehen? Ist es wahrscheinlicher, dass Ihr Team in einem endlosen Lernprozess für die Nutzung des neuen CRM stecken bleibt? Wird das von Ihnen gewählte System im Laufe der Zeit mit Ihrem Unternehmen mitwachsen?

Wenn Sie im Vorfeld einen klaren Präventionsplan aufgestellt haben, verfügen Sie über die richtigen Ressourcen und die richtige Einstellung, um diese Herausforderungen zu meistern und mit Ihrem neuen CRM erfolgreich zu sein. Im nächsten Kapitel erfahren Sie mehr über die Budgetierung und die Kosten der Implementierung eines neuen CRM. →‍